Hoàn thiện quy trình tổ chức công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần V Lotus Holdings

Khóa luận hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần V Lotus Holdings

• Tác giả: Cù Hoàng Phúc
• Người hướng dẫn: TS. Lê Thị Mỹ Nương
• Trường học: Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Hoàn thiện quy trình tổ chức công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần V Lotus Holdings
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng quan về kế toán thanh toán tại V Lotus Holdings

Công ty Cổ phần V Lotus Holdings là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại tại TP. Hồ Chí Minh. Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Niên độ kế toán tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng là Đồng Việt Nam (VND). Hình thức kế toán áp dụng là Nhật ký chung. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo kê khai thường xuyên. Phương pháp khấu hao tài sản cố định theo đường thẳng. Phương pháp tính giá vốn hàng bán theo bình quân gia quyền. Thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ. Phần mềm kế toán hỗ trợ toàn bộ quy trình ghi nhận và theo dõi nghiệp vụ phát sinh. Kế toán thanh toán đóng vai trò then chốt trong hoạt động tài chính. Quy trình này bao gồm theo dõi công nợ phải thu, phải trả và các khoản tạm ứng. Hệ thống tài khoản được mở thêm cấp 2, cấp 3 nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý chi tiết. Điều này giúp phản ánh trung thực tình hình tài chính của doanh nghiệp theo từng thời kỳ.

1.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của V Lotus Holdings

V Lotus Holdings là công ty cổ phần hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Chu kỳ sản xuất kinh doanh kéo dài 12 tháng. Công ty có bộ phận kế toán – tài chính chuyên trách, đảm bảo theo dõi đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ được ghi nhận liên tục và kịp thời. Các giao dịch thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp được kiểm soát chặt chẽ. Hợp đồng mua bán được lập đầy đủ khi giao dịch có giá trị lớn, đảm bảo quyền lợi cả hai bên.

1.2. Hệ thống tài khoản kế toán thanh toán áp dụng

V Lotus Holdings sử dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Tài khoản 131 theo dõi phải thu khách hàng. Tài khoản 141 phản ánh các khoản tạm ứng. Tài khoản 331 ghi nhận phải trả người bán. Ngoài tài khoản cấp 1, công ty mở thêm tài khoản cấp 2 và cấp 3 để quản lý chi tiết từng đối tượng. Phần mềm kế toán hỗ trợ tự động hóa việc ghi sổ, lập báo cáo và kiểm soát số dư tài khoản theo thời gian thực.

II. Phân tích thực trạng kế toán thanh toán tại V Lotus Holdings

Thực trạng kế toán thanh toán tại V Lotus Holdings cho thấy quy trình vận hành tương đối bài bản. Tuy nhiên, một số hạn chế vẫn tồn tại cần được khắc phục. Hệ số khả năng thanh toán tổng quát, hiện hành và nhanh được theo dõi định kỳ. Số vòng quay các khoản phải thu và phải trả được phân tích để đánh giá hiệu quả quản lý công nợ. Quy trình thu tiền từ khách hàng gồm bốn bước chính: xác nhận nghĩa vụ thanh toán, lập chứng từ, xác nhận thực tế thanh toán và ghi nhận vào sổ kế toán. Hóa đơn GTGT được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Công nợ khách hàng được theo dõi liên tục, bao gồm cả trường hợp trả lại hàng hoặc yêu cầu điều chỉnh. Tuy nhiên, công tác đối chiếu công nợ định kỳ chưa được thực hiện đều đặn. Một số chứng từ thanh toán chưa được lưu trữ có hệ thống. Sự phối hợp giữa bộ phận kế toán và bộ phận kinh doanh đôi khi chưa kịp thời, dẫn đến chậm trễ trong ghi nhận nghiệp vụ.

2.1. Thực trạng quy trình thu tiền khách hàng

Quy trình thu tiền tại V Lotus Holdings được thực hiện theo bốn bước cụ thể. Đầu tiên, kế toán xác nhận nội dung nghĩa vụ thanh toán của khách hàng. Tiếp theo, lập chứng từ phù hợp với từng hình thức thanh toán. Sau đó, xác nhận thực tế thanh toán và ghi nhận vào sổ kế toán. Hóa đơn GTGT được lập để xác định doanh thu và thuế đầu ra. Khi khách hàng đặt mua số lượng lớn, hợp đồng bán hàng được lập kèm đầy đủ điều khoản về phương thức thanh toán, bảo hành và giao nhận hàng.

2.2. Hạn chế trong công tác quản lý công nợ phải trả

Công tác quản lý công nợ phải trả tại V Lotus Holdings còn tồn tại một số điểm yếu. Việc đối chiếu số liệu với nhà cung cấp chưa được thực hiện định kỳ. Một số hóa đơn đầu vào chưa được kiểm tra kỹ trước khi ghi nhận. Chứng từ thanh toán đôi khi lưu trữ rời rạc, gây khó khăn khi tra cứu. Thời gian xử lý chứng từ từ khi nhận đến khi phê duyệt thanh toán còn kéo dài. Điều này ảnh hưởng đến độ chính xác của số liệu báo cáo tài chính định kỳ.

III. Giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán tại V Lotus Holdings

Để hoàn thiện kế toán thanh toán, V Lotus Holdings cần thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp. Trước tiên, cần xây dựng quy trình chuẩn hóa từng bước trong công tác thu tiền và chi tiền. Quy trình phải được văn bản hóa rõ ràng và phổ biến đến toàn bộ nhân viên liên quan. Thứ hai, tăng cường công tác đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng và nhà cung cấp. Định kỳ hàng tháng, kế toán cần gửi xác nhận số dư công nợ cho từng đối tác. Thứ ba, nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán hiện có. Phần mềm cần được cấu hình để cảnh báo các khoản công nợ quá hạn. Thứ tư, tổ chức đào tạo định kỳ cho nhân viên kế toán về cập nhật chế độ kế toán mới. Thứ năm, tăng cường kiểm soát nội bộ đối với quy trình phê duyệt thanh toán. Mỗi khoản chi phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ và chữ ký phê duyệt từ cấp có thẩm quyền. Các biện pháp này giúp nâng cao chất lượng thông tin kế toán và hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định hiệu quả hơn.

3.1. Hoàn thiện quy trình kiểm soát chứng từ thanh toán

Kiểm soát chứng từ là nền tảng của kế toán thanh toán hiệu quả. V Lotus Holdings cần ban hành quy định rõ ràng về loại chứng từ bắt buộc cho từng nghiệp vụ. Mỗi phiếu thu, phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi phải được kiểm tra tính hợp lệ trước khi ghi sổ. Chứng từ cần được lưu trữ theo thứ tự thời gian và phân loại theo từng loại nghiệp vụ. Hệ thống lưu trữ điện tử cần được triển khai để tránh thất lạc hồ sơ và hỗ trợ tra cứu nhanh chóng khi cần kiểm tra.

3.2. Tăng cường phân tích khả năng thanh toán định kỳ

Phân tích khả năng thanh toán giúp đánh giá sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. V Lotus Holdings cần tính toán định kỳ các hệ số: thanh toán tổng quát, thanh toán hiện hành và thanh toán nhanh. Số vòng quay khoản phải thu và phải trả cần được theo dõi theo từng quý. Kết quả phân tích phải được báo cáo lên ban giám đốc để kịp thời điều chỉnh chính sách công nợ. Điều này giúp tránh rủi ro mất khả năng thanh toán và tối ưu hóa dòng tiền hoạt động.

IV. Kết luận và ứng dụng thực tiễn kế toán thanh toán

Hoàn thiện kế toán thanh toán tại V Lotus Holdings là yêu cầu cấp thiết trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô. Hệ thống kế toán hiện tại đã đặt nền tảng tốt với việc tuân thủ Thông tư 200/2014/TT-BTC. Phần mềm kế toán đang sử dụng có khả năng hỗ trợ nâng cao nếu được khai thác triệt để. Các giải pháp đề xuất tập trung vào ba nhóm: chuẩn hóa quy trình, tăng cường kiểm soát nội bộ và nâng cao năng lực nhân sự. Việc áp dụng đồng bộ các giải pháp này sẽ giúp thông tin kế toán thanh toán trở nên chính xác, kịp thời và đáng tin cậy hơn. Ban giám đốc sẽ có cơ sở dữ liệu tốt hơn để ra quyết định quản trị. Rủi ro tài chính từ công nợ khó đòi hoặc thanh toán chậm trễ sẽ được giảm thiểu đáng kể. Ngoài ra, uy tín doanh nghiệp với đối tác và khách hàng cũng được củng cố thông qua việc thanh toán đúng hạn và minh bạch. Kinh nghiệm từ V Lotus Holdings có thể là bài học tham khảo cho các doanh nghiệp thương mại có quy mô tương đương đang trong quá trình hoàn thiện hệ thống kế toán.

4.1. Tác động của hoàn thiện kế toán đến hiệu quả doanh nghiệp

Một hệ thống kế toán thanh toán hoàn thiện mang lại lợi ích đa chiều. Dòng tiền được quản lý hiệu quả hơn khi công nợ được theo dõi sát sao. Chi phí phát sinh từ sai sót kế toán được giảm thiểu đáng kể. Báo cáo tài chính phản ánh trung thực hơn tình hình tài chính thực tế. Ban lãnh đạo có thể dự báo nhu cầu vốn lưu động chính xác hơn. Quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng được cải thiện nhờ thanh toán đúng hạn và minh bạch trong giao dịch tài chính.

4.2. Định hướng phát triển kế toán thanh toán trong tương lai

V Lotus Holdings cần xây dựng lộ trình dài hạn cho công tác kế toán thanh toán. Trước mắt, cần hoàn thiện quy trình và nâng cao trình độ nhân sự. Trong giai đoạn tiếp theo, có thể xem xét tích hợp hệ thống ERP để tự động hóa toàn bộ chu trình kế toán. Việc cập nhật liên tục theo các thay đổi của chính sách thuế và chế độ kế toán là bắt buộc. Đầu tư vào đào tạo và công nghệ sẽ tạo nền tảng bền vững cho sự phát triển tài chính của doanh nghiệp.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong điều kiện kinh tế thị trường và xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, đặc biệt sau khi Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), các doanh nghiệp kinh doanh thương mại và dịch vụ chịu sự chi phối mạnh mẽ của quy luật giá trị, quy luật cung - cầu và quy luật cạnh tranh. Để đạt được mục tiêu tối ưu hóa lợi nhuận và duy trì hoạt động ổn định, doanh nghiệp cần tổ chức khoa học các khâu vận hành, trong đó hoạt động mua bán hàng hóa và việc tổ chức bộ máy kế toán giữ vị trí then chốt. Việc sắp xếp bộ máy kế toán hợp lý giúp phát huy tối đa chức năng kiểm soát, tiết giảm chi phí vận hành và giải quyết kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất - kinh doanh, thương mại - dịch vụ, các mối quan hệ kinh tế phát sinh liên tục với mật độ cao, trọng tâm là các quan hệ thanh toán với nhà cung cấp, khách hàng và tạm ứng nội bộ. Xuất phát từ thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần V Lotus Holdings — đơn vị phụ trách khối F&B của Lotus Group — tác giả Cù Hoàng Phúc đã thực hiện đề tài nhằm nhận diện vai trò và giải quyết các vướng mắc trong khâu thanh toán của doanh nghiệp.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể theo 3 nội dung:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán phải thu khách hàng, kế toán thanh toán tạm ứng nội bộ và thanh toán khoản phải trả nhà cung cấp.
2. Phân tích thực trạng kế toán phải thu khách hàng, kế toán thanh toán tạm ứng nội bộ và thanh toán khoản phải trả nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần V Lotus Holdings.
3. Đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần V Lotus Holdings.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần V Lotus Holdings.
• Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần V Lotus Holdings.
• Phạm vi thời gian: Từ ngày 01/01/2025 đến ngày 01/04/2025.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các quy định pháp luật hiện hành và các nghiên cứu chuyên ngành về kế toán, phân tích tài chính doanh nghiệp:

Hệ thống văn bản pháp lý và chuẩn mực kế toán áp dụng gồm:

• Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính: Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp (quy định chi tiết nguyên tắc hạch toán Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng, Tài khoản 141 - Tạm ứng, Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán).
• Thông tư số 75/2015/TT-BTC ngày 18/05/2015 và Thông tư số 53/2016/TT-BTC ngày 21/03/2016 của Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 200/2014/TT-BTC (đặc biệt là quy định về tỷ giá hối đoái và xử lý chênh lệch tỷ giá).
• Thông tư số 48/2019/TT-BTC ngày 08/08/2019 của Bộ Tài chính: Hướng dẫn việc trích lập và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng.
• Thông tư số 45/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính: Hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
• Nghị định số 222/2013/NĐ-CP ngày 31/12/2013 của Chính phủ về thanh toán bằng tiền mặt; Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam năm 2010; Thông tư số 46/2014/TT-NHNN và Thông tư số 04/2023/TT-NHNN về dịch vụ thanh toán và phương thức nhờ thu; Thông tư số 09/2015/TT-BTC liên quan đến thanh toán trả chậm.

Hệ thống lý thuyết trích dẫn các công trình nghiên cứu:

• Khái niệm về thanh toán và phương thức thanh toán thương mại theo Nguyễn Văn Tiến (2008) và Trần Nguyễn Hợp Châu (2018).
• Nghiên cứu về phương thức thanh toán quốc tế và thư tín dụng dự phòng (SBLC) của Lê Minh Anh (2019).
• Lý thuyết phân tích chỉ tiêu khả năng thanh toán của doanh nghiệp theo Nguyễn Năng Phúc (2013) và Trần Thụy Ái Phương (2022).

Khung công thức phân tích khả năng thanh toán được tác giả tổng hợp gồm các chỉ số sau:

Tên chỉ số	Công thức xác định	Ý nghĩa kinh tế
Hệ số thanh toán tổng quát ($H_{tq}$)	$\text{Tổng tài sản} / \text{Nợ phải trả}$	Phản ánh mức độ đảm bảo của tổng tài sản đối với các khoản nợ phải trả. Nếu $H_{tq} > 2$: khả năng thanh toán cao; $1 \le H_{tq} < 2$: ổn định; $0 \le H_{tq} < 1$: rủi ro mất khả năng thanh toán.
Hệ số thanh toán hiện hành ($H_{ht}$)	$\text{Tài sản ngắn hạn} / \text{Nợ ngắn hạn}$	Đo lường năng lực tài chính ngắn hạn. $H_{ht} > 1$ thể hiện khả năng thanh toán tốt các khoản nợ đến hạn; $H_{ht} < 1$ cảnh báo khó khăn thanh khoản.
Hệ số thanh toán nhanh ($H_{nh}$)	$(\text{Tài sản ngắn hạn} - \text{Hàng tồn kho}) / \text{Nợ ngắn hạn}$	Đánh giá khả năng thanh toán nợ ngắn hạn ngay lập tức mà không cần thanh lý hàng tồn kho ($H_{nh} \ge 0,5$ được đánh giá khả quan).
Hệ số vòng quay các khoản phải thu	$\text{Doanh thu bán hàng} / \text{Các khoản phải thu bình quân}$	Đo lường số lần các khoản phải thu chuyển đổi thành tiền trong một kỳ kinh doanh.
Kỳ thu tiền bình quân	$365 / \text{Vòng quay các khoản phải thu}$	Số ngày trung bình doanh nghiệp cần có để thu hồi nợ từ khách hàng.
Số vòng quay các khoản phải trả	$\text{Giá vốn hàng bán} / \text{Bình quân khoản phải trả}$	Đo lường tốc độ luân chuyển và mức độ tận dụng nguồn vốn tín dụng thương mại từ nhà cung cấp.
Thời gian trả tiền bình quân	$365 / \text{Bình quân khoản phải trả}$	Khoảng thời gian trung bình doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ trả nợ người bán.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai gồm 3 kỹ thuật:

• Phương pháp phỏng vấn: Tiếp cận và phỏng vấn trực tiếp các nhân viên kế toán, trọng tâm là kế toán thanh toán, nhằm thu thập thông tin về luồng chứng từ, quy trình tác nghiệp và những rào cản thực tế trong theo dõi nợ.
• Phương pháp quan sát: Quan sát quy trình thanh toán thực tế tại Công ty Cổ phần V Lotus Holdings từ bước tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ, trình ký duyệt đến khi lập chứng từ thu/chi và ghi sổ; theo dõi sự luân chuyển giữa các phòng ban.
• Phương pháp thống kê mô tả: Hệ thống hóa số liệu, tính toán các chỉ số thanh toán và vòng quay nợ qua các năm để đánh giá xu hướng và hiệu quả quản lý dòng tiền.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần V Lotus Holdings

Chương 1 khái quát lịch sử hình thành, mô hình vận hành và bộ máy kế toán của đơn vị khảo sát:

• Thông tin pháp lý: Công ty Cổ phần V Lotus Holdings (tên viết tắt: V Lotus Holdings; tên quốc tế: V Lotus Holdings Joint Stock Company), mã số thuế 0312225168, thành lập ngày 08/04/2013. Người đại diện theo pháp luật là bà Lê Vân Mây. Trụ sở chính đặt tại số 10 Đường 23, Khu phố 2, Phường An Khánh, TP. Thủ Đức, TP.HCM; văn phòng làm việc tại 9-9A Nơ Trang Long, Phường 7, Quận Bình Thạnh, TP.HCM. Vốn điều lệ ghi nhận là 26.000 VNĐ; quy mô lao động đạt 2.500 cán bộ công nhân viên.
• Mạng lưới và lĩnh vực hoạt động: Là công ty đứng đầu khối F&B thuộc tập đoàn Lotus Group (thành lập từ năm 1996, gồm 3 công ty con: V Lotus Holdings, Toridoll V Lotus và Okano). V Lotus Holdings quản lý mạng lưới hơn 40 nhà hàng nhượng quyền các thương hiệu Nhật Bản như Marukame Udon, Coco Ichibanya, Yoshinoya, Ussina Snow Aging Beef, Ushi Mania, Conservo, Tenku – Japanese Modern Kaiseki & Bar. Doanh nghiệp có 6 chi nhánh trực thuộc tại TP.HCM (Landmark 81, Thảo Điền, AEON Tân Phú, Lý Tự Trọng), Hà Nội (Vincom Center Liễu Giai) và Hải Phòng (Vincom Plaza Imperia).
• Giá trị văn hóa doanh nghiệp: Bộ giá trị cốt lõi "LOTUS" tương ứng với Love (con người là trung tâm), Open (học hỏi và đổi mới), Trust (trung thực và kỷ luật), Upward (khát vọng vươn lên), Sincere (chân thành và tử tế).
• Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu bộ máy quản lý phân tầng từ Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, Ban điều hành (gồm Ban kiểm toán và Ban kiểm soát - tái cấu trúc) đến Khối nhà hàng (quản lý, giám sát, trưởng ca, nhân viên) và Khối văn phòng (Phòng Thu mua, Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Kinh doanh, Phòng Marketing, Phòng Phát triển dự án, Phòng Kế toán - Tài chính).
• Tổ chức bộ máy kế toán: Phân định nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí chức danh: Kế toán trưởng (điều hành chung, giám sát tính tuân thủ pháp luật kế toán - thuế), Kế toán tổng hợp (phân tích, tổng hợp báo cáo tài chính), Kế toán thu - chi (theo dõi dòng tiền mặt, hóa đơn đầu vào), Kế toán thuế (kê khai thuế GTGT, TNDN, quyết toán thuế), Kế toán thanh toán (lập phiếu thu/chi, đối chiếu sổ sách tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, quản lý công nợ người bán), và Thủ quỹ (quản lý kho tiền, quỹ tiền mặt tại các nhà hàng).
• Chính sách và hình thức kế toán áp dụng: Áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12, đơn vị tiền tệ là Đồng Việt Nam (VND). Hàng tồn kho hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Tài sản cố định trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng (Thông tư 45/2013/TT-BTC). Thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ. Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung; hệ thống phần mềm kế toán chính đang sử dụng là MISA AMIS và đang trong quá trình thử nghiệm chuyển đổi sang phần mềm Fast trong năm 2024.

Chương 2: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán thanh toán

Chương 2 chuẩn hóa toàn bộ nền tảng lý thuyết và quy chuẩn kế toán về thanh toán trong doanh nghiệp:

• Bản chất và phân loại: Hệ thống hóa phương thức thanh toán trong nước (thanh toán ngay bằng tiền mặt, chuyển khoản; thanh toán chậm thông qua tín dụng thương mại) và thanh toán quốc tế khi mua hàng nhập khẩu (chuyển tiền - Remittance, ghi sổ - Open account, nhờ thu trơn/nhờ thu kèm chứng từ - Collection of Payment, thư tín dụng dự phòng - SBLC).
• Kế toán nợ phải thu khách hàng (TK 131): Phân tích nguyên tắc ghi chép chi tiết theo đối tượng, kỳ hạn; nguyên tắc đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ; quy định kết cấu tài khoản 131 (bên Nợ phản ánh số phải thu phát sinh, bên Có phản ánh số đã thu hoặc các khoản giảm trừ doanh thu, chiết khấu). Trình bày cơ chế trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo Thông tư 48/2019/TT-BTC với các khung định mức: 30% (quá hạn 6 tháng đến dưới 1 năm), 50% (từ 1 năm đến dưới 2 năm), 70% (từ 2 năm đến dưới 3 năm) và 100% (quá hạn từ 3 năm trở lên).
• Kế toán tạm ứng nội bộ (TK 141): Nêu rõ nguyên tắc tạm ứng theo Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC. Tạm ứng chỉ cấp cho người lao động của doanh nghiệp để giải quyết công việc SXKD được duyệt; người nhận tạm ứng không được chuyển tiền cho người khác, phải quyết toán dứt điểm kỳ trước mới được ứng kỳ sau; số dư không sử dụng phải hoàn nhập quỹ hoặc trừ vào lương.
• Kế toán nợ phải trả người bán (TK 331): Phân tích chi tiết quy trình theo dõi nợ nhà cung cấp theo nguyên tệ và từng hóa đơn. Quy định xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ vào TK 515 hoặc TK 635 (Thông tư 53/2016/TT-BTC) và đánh giá lại số dư gốc ngoại tệ cuối kỳ theo tỷ giá chuyển khoản của ngân hàng thương mại nơi giao dịch thường xuyên.
• Phương pháp phân tích tài chính: Thiết lập hệ thống 5 chỉ tiêu thanh toán (thanh toán tổng quát, hiện hành, nhanh, vòng quay khoản phải thu, vòng quay khoản phải trả) làm căn cứ đánh giá sức khỏe tài chính.

Chương 3: Thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần V Lotus Holdings

Chương 3 đi sâu vào thực tế tổ chức hành vi kế toán tại V Lotus Holdings trong quý 1 năm 2025:

• Đặc thù kế toán nợ phải thu khách hàng (TK 131): Doanh nghiệp phân định rõ hai mảng kinh doanh với tính chất công nợ hoàn toàn khác biệt:
  • Mảng bán lẻ tại hệ thống nhà hàng: Khách hàng cá nhân tiêu dùng trực tiếp, thanh toán ngay qua tiền mặt, thẻ ngân hàng hoặc ví điện tử. Giao dịch được xử lý qua hệ thống POS tích hợp dữ liệu tức thời với phần mềm kế toán. Cuối ngày, quản lý nhà hàng nộp tiền mặt/chuyển khoản và đối chiếu doanh thu, do đó hầu như không phát sinh công nợ đọng (ngoại trừ các đơn đặt tiệc có đặt cọc trước hoặc dịch vụ giao hàng thanh toán sau trong vòng vài ngày).
  • Mảng bán hàng nội bộ tại công ty: Khách hàng là các đơn vị thành viên trực thuộc Lotus Group (Công ty Cổ phần OKANO, Công ty Cổ phần Toridoll). Các giao dịch này có giá trị đơn hàng lớn, được cấp mã khách hàng riêng trên phần mềm và thanh toán theo kỳ hạn thỏa thuận nội bộ, kiểm soát chặt chẽ để giảm thiểu rủi ro nợ xấu. Hàng tháng, kế toán lập báo cáo công nợ chi tiết và gửi biên bản đối chiếu xác nhận.
• Quy trình bán hàng và thanh toán: Thực hiện tuần tự qua 4 giai đoạn: (1) Tiếp nhận đơn đặt hàng (thông qua website, điện thoại, email; kiểm tra tồn kho và rà soát lịch sử thanh toán); (2) Xuất kho và giao hàng (ký hợp đồng, lập phiếu xuất kho trình Kế toán trưởng và Giám đốc duyệt, lập biên bản bàn giao); (3) Lập hóa đơn và hợp đồng (kế toán xuất hóa đơn GTGT, ghi nhận doanh thu Nợ TK 131 / Có TK 511, Có TK 3331); (4) Thu tiền (lập chứng từ thu, xác nhận thanh toán, hạch toán Nợ TK 111, 112 / Có TK 131).
• Công tác kế toán tạm ứng (TK 141) và phải trả người bán (TK 331): Theo dõi danh mục nhân viên tạm ứng, danh mục nhà cung cấp, lập các sổ chi tiết, sổ cái và sổ tổng hợp công nợ trên phần mềm MISA AMIS.
• Đánh giá khả năng thanh toán: Thực hiện tính toán và phân tích các chỉ tiêu hệ số thanh toán tổng quát, hiện hành, nhanh, số vòng quay khoản phải thu và số vòng quay khoản phải trả để tổng hợp bức tranh công nợ và dòng tiền của công ty.

Chương 4: Nhận xét và kiến nghị

Chương 4 đưa ra đánh giá thực trạng và đề xuất các giải pháp khắc phục tồn tại trong công tác kế toán thanh toán:

• Đánh giá hạn chế: Doanh nghiệp còn gặp bất cập trong việc phân loại và trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi; một số quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán giữa khối nhà hàng và văn phòng còn thiếu đồng bộ; việc vận hành song song hoặc chuyển đổi giữa phần mềm MISA AMIS và phần mềm Fast phát sinh lỗi thao tác; việc theo dõi công nợ chi tiết đối với một số nhà cung cấp chưa thật sự chặt chẽ.
• Hệ thống kiến nghị hoàn thiện:
  • Công tác lập dự phòng: Thực hiện nghiêm túc việc rà soát thời hạn các khoản nợ theo hướng dẫn của Thông tư 48/2019/TT-BTC, trích lập dự phòng đầy đủ vào chi phí quản lý để phản ánh trung thực kết quả kinh doanh.
  • Chuẩn hóa quy trình: Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán chuẩn hóa cho toàn hệ thống nhà hàng, rút ngắn thời gian phê duyệt tạm ứng và thanh toán chi phí.
  • Nâng cấp phần mềm kế toán: Đẩy nhanh tiến độ hoàn thiện chuyển đổi sang phần mềm Fast, đảm bảo tính liên kết dữ liệu mượt mà giữa hệ thống bán hàng POS tại các nhà hàng với phần mềm kế toán trung tâm.
  • Đào tạo nhân sự: Tổ chức các chương trình tập huấn nâng cao năng lực cho đội ngũ kế toán viên về xử lý nghiệp vụ, cập nhật chính sách thuế và kỹ năng vận hành phần mềm mới.
  • Tăng cường quản lý công nợ: Định kỳ lập biên bản đối chiếu công nợ với 100% nhà cung cấp và khách hàng nội bộ; kiểm soát chặt chẽ hạn mức và thời gian thu hồi nợ.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh chi tiết thực trạng quản lý tài chính - kế toán tại Công ty Cổ phần V Lotus Holdings với các kết quả cụ thể:

• Phân tích rõ nét mô hình hạch toán doanh thu và công nợ hai tầng: tầng bán lẻ trực tiếp (dùng hệ thống POS, không phát sinh nợ phải thu tồn đọng) và tầng bán hàng nội bộ tập đoàn (hạch toán chi tiết mã khách hàng trên TK 131 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC).
• Mô tả toàn diện thực trạng luân chuyển chứng từ và hạch toán các tài khoản thanh toán chủ chốt: TK 131 (phải thu khách hàng), TK 141 (tạm ứng nội bộ), TK 331 (phải trả nhà cung cấp).
• Làm rõ tiến trình chuyển đổi công nghệ kế toán thực tế tại doanh nghiệp: từ phần mềm MISA AMIS sang phần mềm Fast trong niên độ 2024 - 2025.
• Đề xuất 5 nhóm giải pháp xuất phát trực tiếp từ thực tế vận hành: xây dựng quy trình đối soát nợ, trích lập dự phòng theo Thông tư 48/2019/TT-BTC, nâng cấp hạ tầng phần mềm, chuẩn hóa luân chuyển chứng từ và đào tạo nhân sự kế toán.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế nghiên cứu: Phạm vi khảo sát về mặt thời gian tương đối ngắn (từ 01/01/2025 đến 01/04/2025, tương ứng quý 1 năm tài chính), do đó số liệu phản ánh chủ yếu mang tính thời điểm, chưa thể hiện trọn vẹn chu kỳ kinh doanh cả năm hoặc sự biến động mang tính mùa vụ của ngành F&B. Ngoài ra, việc nghiên cứu tập trung tại văn phòng chính của V Lotus Holdings nên chưa đi sâu vào chi tiết kế toán thực tế tại từng chi nhánh tỉnh xa (Hà Nội, Hải Phòng).
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng khảo sát toàn diện chu kỳ năm tài chính; nghiên cứu sâu hơn về công tác kế toán hợp nhất công nợ giữa các pháp nhân trong tập đoàn Lotus Group (V Lotus Holdings, Toridoll V Lotus, Okano); đánh giá tác động toàn diện sau khi hoàn tất triển khai phần mềm kế toán Fast trên toàn hệ thống nhà hàng.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo chuyên môn phù hợp cho:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp về đề tài kế toán thanh toán, kế toán công nợ hoặc phân tích khả năng thanh toán.
• Kế toán viên và cán bộ quản lý tài chính tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực F&B, chuỗi nhà hàng nhượng quyền có mô hình kết hợp giữa bán lẻ thu tiền ngay qua POS và bán buôn/nội bộ trả chậm.
• Các phần nội dung có giá trị tham khảo cao: Sơ đồ quy trình thanh toán với người mua (Sơ đồ 3.1); quy trình hạch toán TK 131, TK 141, TK 331 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; phương pháp xây dựng hệ thống chỉ tiêu phân tích khả năng thanh toán trong doanh nghiệp thương mại dịch vụ.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần V Lotus Holdings đang vận hành những thương hiệu nhà hàng nào và thuộc tập đoàn nào?
Công ty Cổ phần V Lotus Holdings là đơn vị đứng đầu khối F&B của Lotus Group (thành lập từ năm 1996, gồm 3 công ty con: V Lotus Holdings, Toridoll V Lotus, Okano). V Lotus Holdings quản lý mạng lưới hơn 40 nhà hàng nhượng quyền từ Nhật Bản, bao gồm các thương hiệu: Marukame Udon, Coco Ichibanya, Yoshinoya, Ussina Snow Aging Beef, Ushi Mania, Conservo, Tenku – Japanese Modern Kaiseki & Bar.

2. Công tác theo dõi nợ phải thu khách hàng (TK 131) tại V Lotus Holdings có điểm gì khác biệt giữa khối nhà hàng và khối công ty?
Tại các nhà hàng, khách hàng cá nhân thanh toán trực tiếp qua tiền mặt hoặc thẻ/chuyển khoản, dữ liệu đồng bộ qua phần mềm POS nên hầu như không phát sinh công nợ (chỉ phát sinh ngắn hạn khi đặt cọc tiệc hoặc giao hàng). Tại văn phòng công ty, khách hàng chủ yếu là các công ty thành viên trong Lotus Group (như Công ty Cổ phần OKANO, Công ty Cổ phần Toridoll); các giao dịch này có giá trị lớn, được cấp mã khách hàng riêng trên phần mềm và thanh toán theo kỳ thỏa thuận.

3. Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán và hệ thống phần mềm kế toán nào?
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 75/2015/TT-BTC và Thông tư 53/2016/TT-BTC), hình thức sổ Nhật ký chung. Về phần mềm, công ty sử dụng MISA AMIS và trong năm 2024 - 2025 đang chạy thử nghiệm chuyển đổi sang phần mềm Fast.

4. Khóa luận sử dụng các chỉ tiêu tài chính nào để đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp?
Khóa luận thiết lập hệ thống 5 chỉ tiêu: Hệ số thanh toán tổng quát ($H_{tq} = \text{Tổng tài sản} / \text{Nợ phải trả}$), Hệ số thanh toán hiện hành ($H_{ht} = \text{Tài sản ngắn hạn} / \text{Nợ ngắn hạn}$), Hệ số thanh toán nhanh ($H_{nh} = (\text{Tài sản ngắn hạn} - \text{Hàng tồn kho}) / \text{Nợ ngắn hạn}$), Hệ số vòng quay các khoản phải thu (và Kỳ thu tiền bình quân), cùng Hệ số vòng quay các khoản phải trả (và Thời gian trả tiền bình quân).

5. Tỷ lệ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo Thông tư 48/2019/TT-BTC được trình bày trong khóa luận như thế nào?
Mức trích lập dự phòng được quy định cụ thể theo thời gian quá hạn: trích 30% giá trị đối với nợ quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm; trích 50% đối với nợ quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm; trích 70% đối với nợ quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm; và trích 100% đối với nợ quá hạn từ 3 năm trở lên.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Cù Hoàng Phúc đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán thanh toán nợ phải thu, nợ phải trả và tạm ứng nội bộ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC cùng các văn bản tài chính liên quan. Thông qua việc phân tích thực tế tại Công ty Cổ phần V Lotus Holdings trong quý 1 năm 2025, công trình đã làm sáng tỏ quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ công nợ đặc thù của doanh nghiệp kinh doanh chuỗi nhà hàng F&B. Đồng thời, đề tài đã chỉ ra các hạn chế trong khâu trích lập dự phòng, theo dõi nợ và chuyển đổi phần mềm, từ đó đưa ra hệ thống kiến nghị hoàn thiện có giá trị ứng dụng thiết thực cho đơn vị.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN V LOTUS HOLDINGS 1. Tổng quan về công ty Cổ phần V Lotus Holdings. Giới thiệu sơ lược công ty.1: Logo Công ty cổ phần V Lotus Holdings Thông tin chung về công ty: - Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN V LOTUS HOLDINGS - Tên quốc tế: V LOTUS HOLDINGS JOINT STOCK COMPANY - Tên viết tắt: V LOTUS HOLDINGS - Loại hình pháp lý: Công ty cổ phần ngoài Nhà nước - Văn phòng công ty: 9-9A Nơ Trang Long, phường 7, quận Bình Thạnh, TP HCM - Trụ sở Công ty: 10 Đường 23, Khu phố 2, Phường An Khánh, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam - Số điện thoại: [phone] - Mã số thuế: 0312225168 - Ngày thành lập: 08/04/2013 - Website: https://lotusgroup.vn/ - Người đại diện pháp luật: Lê Vân Mây - Vốn điều lệ: 26.000VNĐ - Tổng số cán bộ công nhân viên: 2500 người Các chi nhánh: Chi nhánh 1 Công ty TNHH Đầu tư V Lotus Giấy phép kinh doanh: 0312225168-001 4 Lĩnh vực: Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống lưu động Địa chỉ: Lô L2-12, Tầng L2 TTTM Vincom Center Landmark 81, số 772 Điện Biên Phủ, Phường 22, quận Bình Thạnh, Thành Phố Hồ Chí Minh Chi nhánh 2 Công ty TNHH Đầu tư V Lotus Giấy phép kinh doanh: 0312225168-002 Lĩnh vực: Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống lưu động Địa chỉ: số 38 đường Trần Ngọc Diện, Phường Thảo Điền, Quận 2, TP Hồ Chí Minh Chi nhánh 3 Công ty TNHH Đầu tư V Lotus Giấy phép kinh doanh: 0312225168-003 Lĩnh vực: Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống lưu động Địa chỉ: L2-13-14-15, tầng L2 TTTM Vincom Center, 29 Liễu Giai, Phường Ngọc Khánh, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội Chi nhánh 4 Công ty TNHH Đầu tư V Lotus Giấy phép kinh doanh: 0312225168-004 Lĩnh vực: Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống lưu động Địa chỉ: L3-04-05-06, tầng 3 TTTM Vincom Plaza Imperia, Phường Thượng Lý, Quận Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng Chi nhánh 5 Công ty TNHH Đầu tư V Lotus Giấy phép kinh doanh: 0312225168-005 Lĩnh vực: Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống lưu động Địa chỉ: Lô T26, Tầng 3, Trung tâm mua sắm AEON Tân Phú, Số 30 Đường Bờ Bao Tân Thắng, Phường Sơn Kỳ, Quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh Chi nhánh 6 Công ty TNHH Đầu tư V Lotus – Nhà hàng Yoshinoya Giấy phép kinh doanh: 0312225168-006 Lĩnh vực: Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống lưu động Địa chỉ: 13 Lý Tự Trọng, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh 1. Lịch sử hình thành và phát triển.

Lotus Group bao gồm 3 công ty con là Công Ty Cổ Phần V Lotus Holdings, Công Ty Cổ Phần Toridoll V Lotus, Công Ty Cổ Phần Okano. Công Ty Cổ Phần V Lotus Holdings (Lotus Group) là một trong những tập đoàn hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và phân phối thực phẩm, hàng tiêu dùng từ Nhật 5 Bản. Tập đoàn được thành lập vào năm 1996 và đã có những bước phát triển vượt bậc kể từ đó. Tính đến nay công ty đã hoạt động trong lĩnh vực này trên 20 năm với rất nhiều đối tác uy tín trong cả nước và nước ngoài.

Công ty cổ phần V Lotus Holdings là Công ty đứng đầu khối F&B của Lotus Group với mạng lưới nhà hàng rộng khắp từ bắc đến nam với hơn 40 nhà hàng và chủ yếu hoạt động ở lĩnh vực nhà hàng nhượng quyền của các thương hiệu đến từ Nhật Bản như Marukame Udon, Ussina, Chiyoda Sushi, Yoshinoya, Coco Ichibanya,. ● Giai đoạn đầu: Lotus Group tập trung vào việc nhập khẩu và phân phối các sản phẩm thực phẩm chất lượng cao từ Nhật Bản, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của người tiêu dùng Việt Nam về các sản phẩm cao cấp.