Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận về kế toán nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả người bán trong doanh nghiệp Chương 3: Thực trạng công tác kế toán các khoản nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả người bán tại công ty Trách nhiệm hữu hạn sản xuất – thương mại – dịch vụ Danh Toàn Phát Chương 4: Kết luận và khuyến nghị 7 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 2. Khái quát về nợ phải thu khách hàng và phải trả người bán • Nợ phải thu khách hàng tại công ty Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các khoản nợ phải thu và theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp với khách hàng, bao gồm tiền từ việc bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư (BĐSĐT), tài sản cố định (TSCĐ), các khoản đầu tư tài chính và cung cấp dịch vụ. Nó cũng phản ánh các khoản phải thu từ người nhận thầu xây dựng cơ bản (XDCB) với người giao thầu về khối lượng công việc XDCB đã hoàn thành. Tài khoản này không bao gồm các nghiệp vụ thu tiền ngay lập tức.
(Bộ Tài Chính, 2014) Các khoản phải thu từ khách hàng cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng, từng nội dung phải thu và theo dõi kỳ hạn thu hồi, chia làm hai loại: trên 12 tháng hoặc không quá 12 tháng kể từ thời điểm lập báo cáo. Mỗi lần thanh toán phải được ghi chép cụ thể. Đối tượng phải thu chủ yếu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp, bao gồm mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, BĐSĐT và các khoản đầu tư tài chính. (Bộ Tài Chính, 2014) Các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu đối với bên giao ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu cũng được ghi nhận vào tài khoản này như các giao dịch bán hàng và cung cấp dịch vụ thông thường.
(Bộ Tài Chính, 2014) Trong quá trình hạch toán chi tiết, kế toán cần phân loại các khoản nợ thành nợ có thể thu hồi đúng hạn, nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được. Điều này giúp xác định số tiền cần trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi và có biện pháp xử lý đối với các khoản nợ không đòi được. Thiệt hại từ các khoản phải thu khó đòi, sau khi trừ số dự phòng đã trích lập, sẽ được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ báo cáo. Các khoản nợ khó đòi đã được xử lý và sau đó thu hồi được sẽ được hạch toán vào thu nhập khác.
(Bộ Tài Chính, 2014) 8 Trong trường hợp sản phẩm, hàng hóa, tài sản cố định, bất động sản đầu tư hoặc dịch vụ được cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế, khách hàng có thể yêu cầu giảm giá hoặc trả lại hàng đã nhận. (Bộ Tài Chính, 2014) Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán Phương thức thanh toán: Đây là cách thức được cả hai bên trong hợp đồng mua bán thống nhất để thực hiện việc thanh toán. - Doanh nghiệp nhận hàng nhưng chưa thực hiện việc thanh toán ngay cho người bán, có thể do chưa có đủ khả năng tài chính tại thời điểm đó. Việc thanh toán sẽ được thực hiện sau theo điều kiện tín dụng ưu đãi đã thỏa thuận giữa hai bên.
- Doanh nghiệp thanh toán ngay cho người bán sau khi nhận hàng. Hình thức thanh toán có thể là tiền mặt, tiền từ khoản tạm ứng của cán bộ, chuyển khoản hoặc bằng hàng hóa. Hình thức thanh toán: Định nghĩa các phương pháp để thực hiện việc trả tiền - Thanh toán bằng tiền mặt Phương thức này có thể bao gồm việc sử dụng tiền mặt, ngoại tệ, trái phiếu hoặc các khoản tương đương tiền để thực hiện thanh toán. Khi mua hàng, bên mua cần trả tiền trực tiếp cho bên bán bằng tiền mặt.
Tuy nhiên, phương thức này thường chỉ áp dụng cho các giao dịch có giá trị nhỏ. Đối với những đơn hàng có giá trị lớn, nên sử dụng các phương thức thanh toán khác để giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. - Thanh toán bằng séc Séc, còn được gọi là chi phiếu, là một văn bản pháp lý không có điều kiện, yêu cầu ngân hàng trích một số tiền nhất định từ tài khoản của người viết séc để trả cho người được chỉ định trong séc, hoặc theo lệnh của người đó, hoặc cho người cầm séc. Số tiền này có thể được trả dưới dạng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Ngoài ra séc cũng có thể được định nghĩa là một hối phiếu ký phát đòi tiền một ngân hàng, thanh toán ngay khi có yêu cầu. 9 Séc chuyển khoản: Séc chuyển khoản chỉ được áp dụng trong phạm vi thanh toán chuyển khoản giữa các khách hàng, cá nhân có cùng tài khoản ở cùng một chi nhánh nhưng các chi nhánh này có tham gia giao nhận chứng từ trực tiếp cho nhau theo quy định từ trước, thời gian hiệu lực của tờ séc tối đa là 10 ngày làm việc. Séc bảo chi: Séc bảo chi có phạm vi thanh toán rộng hơn séc chuyển khoản. Ngoài việc sử dụng cho các giao dịch giữa những chủ tài khoản tại cùng một chi nhánh ngân hàng hoặc giữa hai ngân hàng có tham gia thanh toán bù trừ trong cùng khu vực, séc bảo chi còn được sử dụng để thanh toán giữa các khách hàng mở tài khoản tại các chi nhánh khác nhau thuộc cùng một hệ thống ngân hàng trên toàn quốc.
- Thanh toán bằng thẻ tín dụng Thẻ tín dụng là một công cụ tài chính mà ngân hàng cung cấp cho khách hàng, mang tính chất chi tiêu trước – trả tiền sau trong hạn mức tín dụng cho phép. Khi khách hàng sử dụng thẻ tín dụng ngân hàng để thực hiện giao dịch thanh toán hoặc rút tiền mặt thì sẽ phát sinh khoản nợ được gọi là dư nợ. Dư nợ thẻ tín dụng chính khoản tiền khách hàng đã sử dụng trong kỳ sao kê. Chủ thẻ có nghĩa vụ thanh toán số tiền này lại cho ngân hàng theo đúng kỳ hạn quy định.
(HDBank, 2023) - Thanh toán bằng L/C Thư tín dụng (L/C) là một tài liệu do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người mua (người nhập khẩu), cam kết thanh toán một khoản tiền cụ thể cho người bán (người xuất khẩu) trong một khoảng thời gian nhất định. Việc thanh toán này sẽ dựa trên bộ chứng từ hợp lệ mà người bán phải xuất trình, tuân thủ các điều kiện đã quy định trong thư tín dụng. - Hình thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu/chi Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Việc ngân hàng thực hiện theo một đề nghị từ bên thụ hưởng để thu hộ một số tiền nhất định tại tài khoản thanh toán bên trả tiền với mục đích chuyển tiền tới bên thụ hưởng dựa trên cơ sở thỏa thuận 10 của bên trả tiền cùng với bên thụ hưởng bằng văn bản về ủy nhiệm thu. (Tô Thị Phương Dung, 2023) Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Theo TG.
Lê Minh Trường (2021) là việc giao cho trung gian thanh toán thực hiện việc trích tiền từ tài khoản của chủ tài khoản để trả cho người thụ hưởng. (Tô Thị Phương Dung, 2023) • Nợ phải trả người bán tại công ty - Các khoản nợ phải trả được theo dõi chi tiết theo thời hạn thanh toán, đối tượng nợ, loại ngoại tệ và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Phân loại các khoản nợ phải trả bao gồm: o Nợ phải trả cho nhà cung cấp, bao gồm các khoản phát sinh từ giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ, tài sản. Đây cũng bao gồm các khoản phải trả từ giao dịch nhập khẩu được thực hiện qua người nhận ủy thác.
o Nợ phải trả nội bộ, bao gồm các khoản phải trả giữa các đơn vị trong hệ thống hạch toán phụ thuộc. o Nợ phải trả khác, bao gồm các khoản không liên quan đến giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, ví dụ như chi phí tài chính như lãi vay, cổ tức và lợi nhuận phải trả, chi phí hoạt động đầu tư tài chính, chi hộ bên thứ ba, và các khoản phải trả không mang tính thương mại như phạt, bồi thường, và tài sản thừa chờ xử lý. - Khi lập báo cáo tài chính, việc phân loại khoản nợ là dài hạn hay ngắn hạn dựa trên thời hạn còn lại của nó. - Đối với các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ, doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết theo từng loại ngoại tệ và từng đối tượng thanh toán, thực hiện theo các nguyên tắc sau: o Khi phát sinh nợ phải trả, kế toán quy đổi sang đồng tiền ghi sổ theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh.
Riêng đối với việc ứng trước tiền cho nhà cung cấp bằng ngoại tệ, giá trị tài sản mua về hoặc chi phí phát sinh được ghi nhận theo tỷ giá thực tế tại thời điểm ứng trước. (Bộ Tài Chính, 2014) 11 o Khi thanh toán nợ phải trả, doanh nghiệp có thể lựa chọn tỷ giá ghi sổ bình quân hoặc tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thanh toán. Đối với việc ứng trước tiền cho nhà cung cấp, tỷ giá ghi sổ sẽ được áp dụng theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước. (Bộ Tài Chính, 2014) o Nếu sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế để hạch toán, sẽ xảy ra chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ, tùy thuộc vào hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
(Bộ Tài Chính, 2014) o Tại thời điểm lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp sẽ đánh giá lại các khoản nợ ngoại tệ dựa trên tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch. (Bộ Tài Chính, 2014) Phương thức thanh toán: - Thanh toán trực tiếp: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thanh toán ngay tiền cho người bán, có thể bằng tiền mặt, tiền cán bộ tạm ứng, bằng chuyển khoản, có thể thanh toán bằng hàng (hàng đổi hàng)… - Thanh toán chậm trả: Doanh nghiệp đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán. Thời gian và quy cách thanh toán được quy định trong hợp đồng. Đối với phương thức thanh toán, có hai lựa chọn chính là thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Kế toán nợ phải thu khách hàng 2.