CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TM VÀ SX TBYT NHẬT ANH 1. Đặc điểm NVL tại Công ty TNHH TM và SX TBYT Nhật Anh Đặc điểm - Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định. Trong quá trình sản xuất kinh doanh nguyên liệu, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên hình thể của sản phẩm. Còn xét về mặt giá trị nguyên vật liệu kết chuyển hết một lần vào giá thành sản phẩm.
như ống hộp Inox, cuộn, tấm. - Yêu cầu của nguyên vật liệu: trong quá trình sản xuất nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng cao trong tổng số tài sản lưu động, mặt khác trong tổng chi phí và giá thành sản phẩm tỉ trọng nguyên vật liệu chiếm đáng kể do đó việc sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả nguyên liệu, vật liệu trong kinh doanh là một biện pháp quan trọng để hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Danh mục NVL tại công ty TBYT Nhật Anh Bảng 1.1: Danh mục NVL tại công ty Ký hiệu NVL Tên nguyên vật liệu O 32 Ống phi 32 O 13 Ống phi 13 C 201 Cuộn Inox 201 C 304 Cuộn Inox 304 H 25x25 Hộp 25 x 25 ………………… ………………… ( Nguồn: Phòng kinh doanh- Công ty Hải Tân) Phân loại NVL Sinh viên: Nguyễn Hồng Quân Lớp FNE3 Chuyên đề tốt nghiệp 3 GVHD: ThS. Phí Văn Trọng Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL bao gồm nhiều loại, nhiều thứ với nội dung kinh tế, tính năng yêu cầu quản lý khác nhau.
Vì vậy, việc phân chia NVL giúp kế toán quản lý chặt chẽ từng loại, thứ NVL. Từ đó, có biện pháp thích hợp trong công việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả, phục vụ cho công tác quản trị. Doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại NVL. - Phân loại theo NVL Nguyên liệu, vật liệu chính: là các nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm : ống hộp inox.
trong NVL chính còn bao gồm bán thành phẩm mà doanh nghiệp mua ngoài Vật liệu phụ: là các loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể, mà nó có thể kết hợp với nguyên liệu, vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình tạo sản phẩm được thực hiện bình thường như nỉ bông, nỉ xám, khí cônng nghiệp dùng để hàn tig, mic….phục vụ cho việc đánh bóng sản phẩm. Phế liệu: là loại vật liệu thừa ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như: vụn inox hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Để phục vụ cho công tác quản lý và kế toán NVL trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể căn cứ vào các đặc điểm tính lý hóa của từng loại để phân chia thành từng nhóm, từng thứ NVL một cách tỉ mỉ, chi tiết … Cách tính giá NVL tại đơn vị: Công ty TNHH TM và SX TBYT Nhật Anh tính giá xuất kho theo giá thực tế đích danh. Đối với NVL mua ngoài nhập kho: Giá thực tế NVL nhập kho được tính như sau: Giá thực tế = Giá mua + Chi phí Chiết khấu thương NVL nhập ghi trên - mại và giảm giá thu mua trong kì hóa đơn hàng bán Sinh viên: Nguyễn Hồng Quân Lớp FNE3 Chuyên đề tốt nghiệp 4 GVHD: ThS.
Phí Văn Trọng Trong đó: - Giá mua ghi trên hóa đơn là giá mua chưa tính thuế GTGT (vì công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế). - Chi phí thu mua là chi phí vận chuyển NVL. - Chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán: công ty mua hàng với số lượng lớn nên nhà cung cấp sẽ có những khoản chiết khấu thương mại cho công ty hoặc những hợp đồng giao hàng không đúng thời gian quy định thì công ty được hưởng 1 khoản giảm giá hàng bán. Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0007588 ngày 04 tháng 5 năm 2016, công ty mua vật tư của công ty TNHH PTTM và XNK Bình Minh là hàng Cuộn inox 201 với số lượng 2,509kg, đơn giá 32,727 đ/ kg (giá mua chưa bao gồm thuế GTGT 10%), ta có: giá nhập kho của cuộn Inox 201 trên sẽ là: 2,509 x 32,727 = 82,112,043 đồng 1.
Đặc điểm luân chuyển NVL của Công ty TNHH TM và SX TBYT Nhật Anh Khi có phát sinh nhu cầu về NVL của các bộ phận trong phân xưởng, thủ kho báo thiếu NVL xuất dùng yêu cầu cần nhập mua mới hoặc kế toán đối chiếu lượng hàng tồn kho thấy thấp hơn lượng hàng tồn kho tối thiểu theo kế hoạch của công ty và yêu cầu mua thêm bổ sung. Khi được giám đốc duyệt thì sẽ xin tạm ứng tiền mua vật tư tại phòng kế toán. Sau đó phòng phòng kế hoạch vật tư tiến hành thu mua NVL. Việc thu mua NVL được tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa 2 bên: công ty và bên cung cấp.
Hình thức thanh toán cũng được thoả thuận phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Thông thường trước khi thực hiện 1 phân xưởng hay dự án, phòng kế hoạch – kĩ thuật sẽ tiến hành nghiên cứu tìm hiểu nhà cung cấp vật liệu đáp ứng được các yêu cầu kĩ thuật đồng thời tiết kiệm được chi phí vận chuyển để kí hợp đồng dài hạn với họ. Chính vì vậy nhà cung cấp vật tư thường là các công ty có uy tín trong kinh doanh, những bạn hàng lâu năm của công ty nên quá trình cung cấp NVL diễn ra đúng kế hoạch, đủ về chủng loại và số lượng, Sinh viên: Nguyễn Hồng Quân Lớp FNE3 Chuyên đề tốt nghiệp 5 GVHD: ThS. Phí Văn Trọng đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất và hiệu quả kinh doanh.
Và NVL công ty mua thường có đặc điểm cồng kềnh, số lượng nhiều nên nhà cung cấp thường cũng là người chuyên chở vật liệu đến các kho tại chân phân xưởng. Sau khi nhân viên kĩ thuật phòng kế hoạch vật tư kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng NVL nếu đạt yêu cầu thì sẽ được nhập kho. Việc thu mua nguyên vật liệu ở kho tiến hành theo kế hoạch định mức và căn cứ vào tiến độ sản xuất phân xưởng do bộ phận kế hoạch kỷ thuật lập; như vậy công ty đã kiểm soát đầu vào của chi phí này, do vậy để đảm bảo linh hoạt kịp thời phục vụ cho sản xuất, nguyên tắc xuất dùng nguyên vật liệu ở công ty đơn giản cụ thể: Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất vật liệu của tổ trưởng sản xuất, đội trưởng phân xưởng kiểm tra, ký duyệt chuyển phòng kế hoạch vật tư lập phiếu xuất kho và thủ kho xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất sản phẩm. Sản phẩm từ khi bắt đầu có lệnh sản xuất cho đến khi hoàn thành thành phẩm bàn giao đưa vào nhập kho kéo dài tùy theo từng đơn hàng.
Nó phụ thuộc vào quy mô, tính phức tạp cảu sản phẩm về kỹ thuật của từng thành phẩm. Quá trình sản xuất được chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại chia thành nhiều công việc khác nhau,. Công ty bảo quản vật liệu trong kho tại mỗi phân xưởng nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành sản xuất. Và kho bảo quản của công ty khô ráo, tránh ôxy hoá vật liệu, có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau.
Riêng các loại vật tư chính được đưa thẳng tới phân xưởng. Để bảo vệ tài sản trong kho, công ty bố trí các bảo vệ theo dõi tại các nhà xưởng thường xuyên kiểm tra theo dõi quá trình vận chuyển vật tư ra, vào phân xưởng. Tổ chức quản lý NVL của Công ty TNHH TM và SX TBYT Nhật Anh Từ đặc điểm vật liệu của công ty và cách phân loại vật liệu như trên đòi hỏi công tác quản lý vật liệu của công ty phải chặt chẽ ở tất cả các khâu từ việc thu mua đến việc sử dụng vật liệu phải đảm bảo về giá mua, chi phí thu mua cũng như xác định mức sử dụng vật tư cho mỗi loại sản phẩm. Chính vì vậy mà Sinh viên: Nguyễn Hồng Quân Lớp FNE3 Chuyên đề tốt nghiệp 6 GVHD: ThS.
Phí Văn Trọng tổ chức kế toán vật liệu được thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo công ty có những thông tin chính xác, kịp thời, về việc sử dụng vật liệu của công ty, về nguồn cung cấp, chất lượng, giá cả cũng như sử dụng vật liệu thay thế.Mặt khác quản lý chặt chẽ vật liệu thông qua việc sử dụng hợp lý tiết kiệm giảm định mức tiêu hao.để từ đó giảm chi phí vật liệu để giảm giá thành sản phẩm của công ty. Công ty TNHH TM và SX TBYT Nhật Anh tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến – chức năng trong đó có sự phân chia thành các phòng ban, bộ phận riêng biệt với các chức năng quản lý chuyên môn. Phương thức này tạo điều kiện cho công tác quản lý NVL được thực hiện 1 cách hiệu quả, chính xác. Các khâu như lên kế hoạch thu mua, quá trình thu mua, quá trình xuất NVL theo nhu cầu và trách nhiệm quản lý, dự trữ NVL được giao cho các bộ phận, cá nhân riêng, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng.
Nhiệm vụ của Giám đốc công ty: - Giám đốc có nhiệm vụ xem xét xem các bản kế hoạch về việc cung ứng, dự trữ nguyên vật liệu khi phòng kế hoạch – kĩ thuật đưa lên sát với điều kiện thực tế, phù hợp với quy mô phân xưởng, đảm bảo cho việc sản xuất phân xưởng không bị ngưng trệ hay ứ đọng vốn. Nếu các kế hoạch đặt ra có tính khả thi và đạt yêu cầu thì giám đốc sẽ kí duyệt để thực hiện kế hoạch trên. - Phòng kế hoạch – kĩ thuật có trách nhiệm chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch, kiểm nghiệm chất lượng kĩ thuật, số lượng, đơn giá của từng NVL khi nhập kho vật tư. Khi nhập kho vật tư, dựa vào hóa đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư thì cán bộ vật tư lập phiếu nhập kho.
Và khi có phiếu yêu cầu xuất vật tư thì phòng kế hoạch sẽ lập phiếu xuất kho. - Nhằm quản lý lượng NVL sử dụng cho sản xuất để tiết kiệm NVL thì phòng kế hoạch lập định mức sử dụng vật tư cho từng đội sản xuất và theo dõi việc thực hiện kế hoạch.