CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. Sự cần thiết phải quản lý và tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Vật liệu, dụng cụ đều là hàng tồn kho thuộc tài sản lưu động.
Đặc điểm chung của vật liệu, công cụ dụng cụ là thời gian luân chuyển ngắn, thường là trong vòng một chu kỳ sản xuất kinh doanh hoặc trong một năm. Tuy nhiên, mỗi loại có công dụng, mục đích sử dụng hoặc đặc điểm khác nhau. Vật liệu là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hoá. Trong các doanh nghiệp, vật liệu được sử dụng phục vụ cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng, quản lý doanh nghiệp.
Đặc điểm của vật liệu: + Được mua sắm bằng vốn lưu động. + Nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định. Sau chu kỳ sản xuất giá trị được bảo tồn và dịch chuyển toàn bộ vào sản phẩm. + Vật liệu được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau: Mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp liên doanh.
Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động chưa đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định (giá trị < 10,000,000đ, thời gian sử dụng < 1 năm). Đặc điểm của công cụ dụng cụ. + Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, khi sử dụng bị hao mòn dần, khi bị hư hỏng có thể sửa chữa, hỏng hẳn có thể thu hồi phế liệu, sau mỗi chu kỳ sản xuất giá trị dịch chuyển dần vào giá trị sản phẩm. + Được mua bằng vốn lưu động, bảo quản ở kho như bảo quản vật liệu.
Họ và Tên: Nguyễn Thị Thuỷ 3 Chuyên đề tốt nghiệp Lớp: TCĐHKT4-K1 Luan van Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế + Công cụ dụng cụ sử dụng trong các doanh nghiệp để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động bán hàng và hoạt động quản lý doanh nghiệp. Nó được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau: Mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp.trong đó, chủ yếu là mua ngoài. Vị trí, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất. * Vị trí: Khi nhắc đến quá trình sản xuất là nhắc đến quá trình kết hợp của 3 yếu tố cơ bản: Đối tượng lao động, tư liệu lao động và sức lao động.
Thiếu một trong ba yếu tố đó thì doanh nghiệp không thể sản xuất được hoặc sản xuất sẽ gặp phải khó khăn. Do đó vật liệu chiếm một vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Việc quản lý chặt chẽ vật liệu co một ý nghĩa rất lớn trong việc phấn đấu giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và tăng thu nhập cho doanh nghiệp. Chính vì vậy việc tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu đóng một vai trò quan trọng và có ý nghĩa lớn đối với công tác quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp.
* Yêu cầu quản lý vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh: Quản lý vật liệu là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Trong điều kiện như hiện nay, nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở đáp ứng đầy đủ nhu cầu xã hội. Sản phẩm tiêu thu nhiều thì doanh thu đem lại càng cao, việc sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm hợp lý, có hiệu quả ngày càng được coi trọng. Trước hết phải quản lý chặt chẽ quá trình thu mua, vận chuyển bảo quản, sử dụng vật tư để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành một cách thuận lợi và nhanh chóng.
Qua đó tạo điều kiện tốt cho việc thực hiện tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, không ngừng nâng cao chất lượng cuả sản phẩm, hàng hoá, là cơ sở để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Họ và Tên: Nguyễn Thị Thuỷ 4 Chuyên đề tốt nghiệp Lớp: TCĐHKT4-K1 Luan van Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế Ngoài ra, quản lý vật liệu chăth chẽ tránh những mất mát hư hỏng, giảm bớt những rủi ro thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quá trình sản xuất kinh doanh. Mặt khác, quản lý tốt vật liệu còn là điều kiện tốt để xác định và đánh giá tài sản của một đơn vị một cách đầy đủ, xác thực, đảm bảo tính trung thực khách quan của số liệu, thông tin trình bày trên báo cáo tài chính. Với những ý nghĩa đó, việc quản lý vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Trong khâu thu mua: Phải quản lý về mặt số lượng, quy cách, chất lượng và đúng chủng loại, Giá mua và chi phí thu mua của vật liệu phải được phản ánh đầy đủ và chính xác, kế hoạch thu mua vật liệu phải đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Trong khâu bảo quản: Tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu nhằm hạn chế tới mức thấp nhất những hư hỏng, mất mát có thể xảy ra. - Trong khâu sử dụng: Tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh chính xác kịp thời tình hình xuất dùng vật liệu, đảm bảo sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự toán về nguyên vật liệu. - Trong khâu dự trữ: để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra bình thường, không bị ngừng trệ hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn quá nhiều, đòi hỏi các doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu. * Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh: Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trường, việc cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp là điều không thể tránh khỏi.
Trong cuộc tranh đua này ai biết cách quản lý, bố trí sắp xếp công việc nhịp nhàng theo một guồng máy, không để sản xuất bị ngừng trệ thì doạh nghiệp đó sẽ thuận lợi và phát triển hơn. Họ và Tên: Nguyễn Thị Thuỷ 5 Chuyên đề tốt nghiệp Lớp: TCĐHKT4-K1 Luan van Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế Vật liệu là những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, nếu quản lý và sử dụng tốt sẽ tạo cho các yếu tố đầu ra những cơ hội tốt để tiêu thụ. Vì vậy trông quá trình luân chuyển, việc giám sát chặt chẽ số lượng mua vào, xuất dùng đảm bảo đúng yêu cầu đòi hỏi cán bộ kế toán vật liệu phải thực hiện những nhiệm vụ sau: Thứ nhất: Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời vật liệu cho quá trình sản xuất, kiểm tra giá cả vật liệu và tính đúng giá thực tế của vật liệu mua vào. Thứ hai: áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vê vật liệu, mở sổ thẻ kế toán chi tiết để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình biến động tăng, giảm của vật liệu.
Tính toán đúng trị giá vốn vật liệu xuất dùng,cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Thứ ba: Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu, kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch mua vật liệu, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch giá thành vật liệu mua vào, kiểm tra việc tuân thủ các định mức tiêu hao vật liệu dùng vào sản xuất. Thứ tư: Tham gia kiểm kê đánh giá lại vật liệu tồn kho theo đúng chế độ nhà nước quy định, lập báo cáo về vật liệu phục vụ cho công tác quản lý, tiến hành phân tích tình hình thu mua bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm đưa ra đầy đủ thông tin cần thiết cho quá trình quản lý. Như vậy tổ chức công tác kế toán vật liệu sẽ góp phần thúc đẩy cung ứng kịp thời, đồng bộ vật liệu cần thiết cho sản xuất, nâng cao hiệu quả sử dụng.
Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. * Phân loại vật liệu: Họ và Tên: Nguyễn Thị Thuỷ 6 Chuyên đề tốt nghiệp Lớp: TCĐHKT4-K1 Luan van Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vât liệu được sử dụng với khối lượng lớn, bao gồm nhiều loại khác nhau, vai trò công cụ kinh tế tính năng lý hoá khác nhau và biến động thường xuyên liên tục hàng ngày. Để quản lý vật liệu một cách chặt chẽ, khoa học, hợp lý thì phải phân loại theo những tiêu thức nhất định.
Tuy nhiên việc phân loại cũng tuỳ thuộc vào từng loại hình trong doanh nghiệp sản xuất khác nhau. Xong nhìn chung các doanh nghiệp sản xuất việc phân loại vật liệu được chia thành các loại sau: Phân loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế: - Nguyên vật liệu chính : Là đối tượng chủ yếu của doanh nghiệp, đó là nguyên vật liệu mà khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm như sắt, thép trong công nghiệp cơ khí. bông trong công nghiệp dệt, vải trong công nghiệp may mặc. - Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hoặc dùng để bảo quản, tăng chất lượng sản phẩm, tăng giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hóa ví dụ như: Thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, hương liệu, xà phòng, dầu mỡ, giẻ lau, thuốc chống ẩm.
- Nhiên liệu: Là vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất như than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt. - Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng dùng để sủa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, như: Vòng bi, vòng đệm, săm lốp. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ.) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản.