Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế quốc dân, công nghiệp dệt may là ngành kinh tế trọng điểm, giữ vị trí xuất khẩu chủ lực chỉ sau ngành dầu khí của Việt Nam. Khi Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), việc bãi bỏ các hàng rào thuế quan đã mở rộng thị trường nhưng đồng thời gia tăng áp lực cạnh tranh gay gắt đối với các doanh nghiệp sản xuất trong nước. Trong cơ cấu giá thành sản phẩm dệt may, chi phí nguyên vật liệu luôn chiếm tỷ trọng áp đảo. Do đó, việc quản trị, sử dụng tiết kiệm và hạch toán chính xác chi phí nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ đến xuất dùng là yếu tố then chốt giúp hạ giá thành và nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Công ty TNHH một thành viên Dệt 8-3 là doanh nghiệp nhà nước có lịch sử thành lập từ năm 1959, trải qua gần 60 năm hoạt động tại địa chỉ 460 Minh Khai, phường Vĩnh Tuy, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội. Doanh nghiệp chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm dệt kim, sợi, may mặc phục vụ thị trường nội địa và xuất khẩu dưới nhiều hình thức như bán buôn, bán lẻ, bán hàng ủy thác và ký gửi. Xuất phát từ thực tế công tác hạch toán tại đơn vị, tác giả Phùng Phương Thảo (sinh viên lớp Kế toán tổng hợp 27B.01, Viện Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) đã thực hiện chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên Dệt 8-3" dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Phạm Đức Cường.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của chuyên đề được xác định gồm ba nội dung chính:

  1. Nghiên cứu đặc điểm sản xuất, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty TNHH MTV Dệt 8-3.
  2. Khảo sát và phân tích thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty, bao gồm việc lập chứng từ ban đầu, hạch toán chi tiết, tính giá nhập - xuất kho và hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu.
  3. Đánh giá những ưu điểm, chỉ ra những hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tổ chức hạch toán.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là toàn bộ quy trình kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp. Phạm vi nghiên cứu về không gian được thực hiện tại Phòng Kế toán Tài chính và hệ thống các kho, xí nghiệp thuộc Công ty TNHH MTV Dệt 8-3. Phạm vi thời gian tập trung vào số liệu hạch toán thực tế phát sinh trong kỳ kế toán đầu năm 2017 (trọng tâm là tháng 02 năm 2017).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề được xây dựng dựa trên hệ thống lý luận kế toán doanh nghiệp sản xuất và các quy định kế toán hiện hành của Bộ Tài chính Việt Nam, cụ thể là Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 về ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp (vận dụng trong hệ thống tài khoản và mẫu biểu sổ kế toán như Mẫu S05-DN - Sổ chi tiết tài khoản 331).

Tác giả vận dụng các phương pháp nghiên cứu chuyên ngành kế toán để thực hiện đề tài:

  • Phương pháp thu thập và kiểm tra chứng từ kế toán: Khảo sát trực tiếp các chứng từ gốc phản ánh biến động tăng, giảm nguyên vật liệu tại đơn vị như Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu nhập kho, Giấy đề nghị xuất vật tư, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư.
  • Phương pháp phân tích và đối chiếu số liệu: So sánh số liệu giữa chứng từ gốc với Thẻ kho, Bảng tổng hợp hàng nhập mua, Bảng tổng hợp hàng xuất kho, Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, Sổ số dư và hệ thống Nhật ký chứng từ (NKCT số 1, 2, 5, 7 và Bảng kê số 4).
  • Phương pháp tổng hợp và mô hình hóa: Mô tả quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho, quy trình ghi Sổ số dư và sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại doanh nghiệp.

Nguồn dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu là số liệu kế toán thực tế phát sinh tại Công ty TNHH MTV Dệt 8-3 trong tháng 02/2017, kết hợp với các tài liệu nội bộ về danh điểm vật tư, quy chế quản lý kho và hệ thống định mức tiêu hao của công ty.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên Dệt 8-3

Chương 1 tập trung phân tích đặc thù nguyên vật liệu trong ngành dệt và cơ cấu tổ chức quản lý của công ty:

  • Đặc điểm nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, sau mỗi chu kỳ sản xuất sẽ tiêu hao hoàn toàn hoặc biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể sản phẩm. Do sản phẩm dệt may đa dạng về chủng loại nên danh mục nguyên vật liệu đầu vào rất lớn, có tính chất cơ lý khác nhau (đặc biệt là bông có tính hút ẩm cao, trọng lượng biến đổi theo thời tiết, đòi hỏi kiểm soát chặt chẽ độ ẩm khi nhập - xuất kho).
  • Phân loại nguyên vật liệu: Công ty phân chia nguyên vật liệu theo công dụng và tình hình sử dụng thành 5 nhóm:
    • Vật liệu chính: Bông, sợi, chỉ (nguyên liệu chủ yếu cấu thành sản phẩm).
    • Vật liệu phụ: Bao bì, túi PP, thuốc tẩy, thuốc nhuộm, hồ, thanh kim mũi chải...
    • Phụ tùng thay thế: Chi tiết sửa chữa máy móc thiết bị như cọc sợi, dây săng, dây thừng sợi, dây đai omega, dây đai XPA.
    • Nhiên liệu: Xăng, dầu, than phục vụ cung cấp nhiệt lượng và vận hành công nghệ sản xuất.
    • Phế liệu: Phế phẩm thu hồi từ sản xuất như đầu sợi, vải vụn, chun...
  • Hệ thống mã danh điểm vật tư: Được quản lý trên máy vi tính với tiền tố mã số 51 (cho kho bông) và mã số 52 (cho vật tư xí nghiệp sợi và phụ liệu).
Nhóm danh điểm Mã vật tư Tên quy cách nguyên vật liệu Đơn vị tính
BONG01 (Bông Tây Phi) 51003C / 51003D Bông Tây Phi lô 01/2017, lô 02/2017 Kg
BONG02 (Bông Mỹ) 51002C / 51002D Bông Mỹ EMOT, SM, 1.3/32” lô 04/2016, 05/2016 Kg
BONG03 (Bông Brazil) 51004F / 51004G Bông Brazil lô 6/2016, 7/2016, 1/2017, 2/2017 Kg
PTSOI / BAOTUI 521002 - 521013 Bao PP (83x120), Bao PP (75x110), Túi PP (40x45)... Cái / Kg
CUNGCHAI / DAYDAI 524010 / 520123 Thanh kim mũi chải, Dây đai omega 2000, Ống côn giấy Cái
  • Hệ thống kho tàng và nhân sự: Doanh nghiệp bố trí 12 kho thuộc 6 nhóm (1 kho bông, 5 kho vật liệu phụ, 2 kho phụ tùng, 1 kho nhiên liệu, 2 kho công cụ dụng cụ, 1 kho phế liệu). Công tác kế toán vật liệu do 3 nhân sự đảm nhiệm: một người phụ trách vật liệu chính và CCDC; một người phụ trách vật liệu phụ, phụ tùng, nhiên liệu, phế liệu; một người lập báo cáo tổng hợp.
  • Bộ máy quản lý: Tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm Ban Giám đốc (1 Tổng Giám đốc và 2 Phó Tổng Giám đốc phụ trách Kỹ thuật, Sản xuất kinh doanh, Tổ chức lao động), các phòng ban nghiệp vụ (Kế toán tài chính, Kế hoạch tiêu thụ, KCS, Xuất nhập khẩu, Kế hoạch văn phòng kinh doanh, TCLĐ, Ban CBĐT, TT TM) và 7 xí nghiệp sản xuất trực thuộc (XN Sợi, XN Sợi Ý, XN Dệt, XN Nhuộm, XN May, XN Cơ điện, XN Dịch vụ).

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên Dệt 8-3

Chương này phân tích toàn bộ quy trình kế toán từ khâu tính giá, lập chứng từ ban đầu đến kế toán chi tiết và tổng hợp:

  • Phương pháp tính giá nguyên vật liệu:
    • Giá nhập kho: Đối với hàng mua ngoài nhập kho, giá thực tế = Giá mua trên hóa đơn + Chi phí thu mua liên quan. Đối với vật liệu tự chế biến, giá thực tế = Giá xuất chế biến + Chi phí chế biến. Đối với phế liệu, ghi nhận theo giá ước tính có thể sử dụng.
    • Giá xuất kho: Công ty áp dụng phương pháp giá hạch toán. Riêng đối với nguyên liệu bông, cuối tháng kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế thông qua hệ số giá ($H_g$):

$$\text{Hệ số giá } (H_g) = \frac{\text{Giá thực tế tồn đầu kỳ} + \text{Giá thực tế nhập trong kỳ}}{\text{Giá hạch toán tồn đầu kỳ} + \text{Giá hạch toán nhập trong kỳ}}$$

$$\text{Giá thực tế NVL xuất dùng} = \text{Giá hạch toán NVL xuất dùng} \times H_g$$

Số liệu thực tế tháng 02/2017 của vật liệu phụ (TK 152.1):

  • Tồn đầu kỳ: Giá hạch toán = 4.500.000 đồng; Giá thực tế = 5.057.000 đồng.

  • Nhập trong kỳ: Giá hạch toán = 8.424.000 đồng; Giá thực tế = 7.601.000 đồng.

  • Hệ số giá: $H_g = \frac{5.057.000 + 7.601.000}{4.500.000 + 8.424.000} \approx 0,9794$.

  • Giá hạch toán xuất trong kỳ = 4.361.000 đồng $\rightarrow$ Giá thực tế xuất dùng = 4.334.000 đồng.

  • Kế toán ban đầu và luân chuyển chứng từ:

    • Nghiệp vụ tăng: Hàng nhập khẩu căn cứ tờ khai hải quan và biên bản kiểm nghiệm của VinaControl. Hàng mua trong nước căn cứ hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm của Ban kiểm nghiệm (gồm cán bộ KCS Nguyễn Sơn Hải). Phòng nghiệp vụ lập Phiếu nhập kho gồm 3 liên (1 liên lưu hồ sơ gốc, 1 liên chuyển phòng KTTC để thanh toán, 1 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển kế toán vật liệu).
    • Nghiệp vụ giảm: Đơn vị sử dụng lập Giấy đề nghị xuất vật tư (như bộ phận bao gói, bộ phận bông chải). Phòng nghiệp vụ duyệt và lập Phiếu xuất kho 3 liên (1 liên lưu phòng nghiệp vụ, 1 liên giao người lĩnh hàng, 1 liên thủ kho giữ vào thẻ kho rồi chuyển kế toán).

  • Kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Doanh nghiệp áp dụng Phương pháp Sổ số dư:

    • Tại kho: Thủ kho sử dụng Thẻ kho mở cho cả năm cho từng danh điểm vật tư, chỉ ghi chép về mặt số lượng hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất.
    • Tại phòng kế toán: Định kỳ kế toán kiểm tra thẻ kho, nhập dữ liệu chứng từ vào phần mềm máy tính. Cuối tháng, máy in ra Bảng tổng hợp hàng nhập mua, Bảng tổng hợp hàng xuất kho, Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn và Sổ số dư cho từng kho để đối chiếu số lượng và giá trị giữa thủ kho và kế toán.

  • Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ. Các tài khoản sử dụng gồm TK 152 (152.1 - Vật liệu chính, 152.2 - Vật liệu phụ...), TK 331, TK 111, TK 112... Các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán được theo dõi trên Sổ chi tiết TK 331 (theo đối tượng người bán như Công ty Paul Reinhart AG, Công ty TNHH Hai Pha Việt Nam), NKCT số 5 (ghi Có TK 331), NKCT số 1, 2, 7 và Bảng kê số 4.

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên Dệt 8-3

Dựa trên thực trạng hạch toán, tác giả đưa ra các đánh giá và nhóm giải pháp:

  • Nhận xét chung:
    • Ưu điểm: Danh điểm vật tư được mã hóa khoa học trên máy tính; hệ thống kho bãi được bố trí chuyên biệt; áp dụng phương pháp Sổ số dư giúp giảm khối lượng ghi chép chi tiết trùng lặp giữa kho và phòng kế toán; việc luân chuyển chứng từ có sự phối hợp giữa bộ phận cung tiêu, kỹ thuật KCS và tài chính kế toán.
    • Hạn chế: Việc sử dụng phương pháp giá hạch toán đối với nguyên liệu bông còn điểm chưa hợp lý do quy trình tính giá bị lặp lại hai lần; việc đối chiếu số liệu ở một số bảng kê tổng hợp vào cuối tháng còn dồn ép thời gian; công tác quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu tại một số phân xưởng cần được theo dõi chặt chẽ hơn; việc quản lý thuế GTGT đầu vào trong khâu lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ và vật tư phụ cần được hoàn thiện.
  • Giải pháp hoàn thiện:
    1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu: Nâng cao kiểm soát định mức cấp phát và hao hụt nguyên vật liệu tại các xí nghiệp thành viên, hoàn thiện khâu nghiệm thu chất lượng bông nhập khẩu.
    2. Về sổ sách kế toán tổng hợp: Tinh giản quy trình tính giá xuất kho của bông, tối ưu hóa các mẫu biểu bảng kê trên phần mềm máy tính để phản ánh kịp thời biến động giá vật tư.
    3. Về hạch toán thuế GTGT đầu vào: Tối ưu hóa việc hạch toán thuế GTGT đầu vào được khấu trừ gắn liền với việc đánh giá, lựa chọn các nhà cung cấp vật tư, hàng hóa và dịch vụ vận chuyển nhằm tối ưu hóa chi phí sản xuất kinh doanh.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu đã tổng hợp được bức tranh toàn diện về số liệu nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu của Công ty TNHH MTV Dệt 8-3 trong tháng 02/2017:

Danh mục vật tư chính / phụ Đơn vị tính Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ
Bông Tây Phi (Lô 01/2017 & 02/2017) Kg 201.601 130.011
Bông Mỹ (Lô 04/2016 & 05/2016) Kg 3.554 56.928
Bông Brazil (Lô 6/2016, 7/2016, 1/2017, 2/2017) Kg 19.711 333.325
Bao PP, Túi PP Cái / Kg 18.000 16.000
Ống côn giấy Cái 243.000 224.334
Dầu mỡ Đơn vị 10 6
Dây đai XPA 1750 Sợi 4 4
Dây đai 720 D8M20 Sợi 2 2

Đóng góp của chuyên đề thể hiện ở việc hệ thống hóa rõ nét quy trình vận hành phương pháp Sổ số dư kết hợp ứng dụng tin học trong một doanh nghiệp dệt may có quy mô lớn và chuỗi sản xuất khép kín. Các giải pháp do tác giả đề xuất bám sát vào những bất cập trong tính giá bông và hạch toán thuế GTGT, mang tính ứng dụng trực tiếp cho công tác tài chính của công ty.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Chuyên đề thực hiện nghiên cứu dựa trên chu kỳ khảo sát thực tế ngắn hạn, tập trung chủ yếu vào số liệu của tháng 02 năm 2017 tại một doanh nghiệp nhà nước đơn lẻ. Nghiên cứu chưa so sánh đối chiếu sâu với mô hình hạch toán nguyên vật liệu của các doanh nghiệp dệt may tư nhân hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) cùng ngành.
  • Hướng mở rộng: Mở rộng nghiên cứu sang việc tích hợp hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trong quản trị chuỗi cung ứng vật tư dệt may, cũng như nghiên cứu chuyển đổi phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế (IFRS).

Giá trị tham khảo

Chuyên đề là tài liệu tham khảo thiết thực cho sinh viên các chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Quản trị kinh doanh khi tìm hiểu về:

  • Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo Phương pháp Sổ số dư trong thực tế doanh nghiệp sản xuất.
  • Kỹ thuật tính giá xuất kho bằng phương pháp giá hạch toán và hệ số giá.
  • Bộ chứng từ kế toán thực tế đối với hàng dệt may nhập khẩu, bao gồm Tờ khai hải quan, Biên bản kiểm nghiệm VinaControl, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho và Sổ chi tiết tài khoản 331 theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH MTV Dệt 8-3 áp dụng phương pháp nào để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu?
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp Sổ số dư. Theo phương pháp này, tại kho, thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng trên Thẻ kho mở cho cả năm theo từng mã danh điểm. Tại phòng kế toán, kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị thông qua phần mềm máy tính, cuối tháng in ra Sổ số dư và Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn để đối chiếu với Thẻ kho của thủ kho.

2. Nguyên vật liệu chính của doanh nghiệp gồm những loại nào và được nhập khẩu từ đâu?
Nguyên vật liệu chính của công ty là Bông và Sợi. Nguồn nguyên liệu bông chủ yếu được nhập khẩu từ nước ngoài, bao gồm Bông Tây Phi (lô 01/2017, 02/2017), Bông Mỹ (EMOT, SM, 1.3/32”) và Bông Brazil (các lô năm 2016 và 2017).

3. Phương pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu được thực hiện như thế nào?
Công ty áp dụng phương pháp giá hạch toán. Hàng ngày khi xuất kho, vật tư được tính theo giá hạch toán cố định. Cuối tháng, kế toán tính hệ số giá ($H_g$) dựa trên tỷ lệ giữa giá trị thực tế và giá trị hạch toán của tồn đầu kỳ cộng nhập trong kỳ, sau đó nhân với giá hạch toán xuất dùng để quy đổi về giá trị thực tế.

4. Cơ cấu hệ thống kho dự trữ của công ty được phân chia như thế nào?
Hệ thống kho dự trữ của công ty gồm 12 kho được chia thành 6 loại: Kho chứa NVL chính (Kho bông); Kho chứa vật liệu phụ (5 kho: thiết bị, tạp phẩm, hóa chất, sắt thép, bột); Kho chứa phụ tùng (2 kho: cơ điện sợi, cơ điện dệt); Kho chứa nhiên liệu (Kho xăng dầu); Kho chứa công cụ dụng cụ (2 kho: công cụ, cơ điện); Kho chứa phế liệu (Kho phế liệu).

5. Trong hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu bông, những chứng từ ban đầu nào bắt buộc phải có?
Hồ sơ nhập kho bông nhập khẩu gồm có Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, Hóa đơn của người bán nước ngoài, Biên bản kiểm nghiệm chất lượng và khối lượng thực nhập do VinaControl lập, kết hợp với Phiếu nhập kho 3 liên do phòng nghiệp vụ của công ty phát hành.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Phùng Phương Thảo đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên Dệt 8-3 trong giai đoạn đầu năm 2017. Bằng việc phân tích chi tiết quy trình tính giá hạch toán, luân chuyển chứng từ và phương pháp Sổ số dư, đề tài đã làm rõ cơ chế quản lý kho bãi và ghi chép sổ sách của một doanh nghiệp dệt may quy mô lớn. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất trong chuyên đề có giá trị thực tiễn, góp phần nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí nguyên vật liệu và hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị.