CHƯƠNG 1 LÍ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. Những vấn đề chung về nguyên vật liệu 1. Khái niệm Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành và chất lượng sản phẩm. Theo mục a, khoản 1, điều 25, thông tư 200/2014/TT-BTC: “Nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp”.
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02: “Nguyên vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho, sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm cả NVL tồn kho, NVL gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường”. Ngoài ra theo quan điểm của Mác, nguyên vật liệu là đối tượng lao động, nhưng đối tượng lao động không phải lúc nào cũng là nguyên vật liệu, đối tượng lao động chỉ trở thành nguyên vật liệu khi có tác động của con người làm thay đổi để trở nên có ích. Đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1. Đặc điểm Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu mà chuyển hóa thành các sản phẩm mới.
Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất kinh doanh, giá trị của chúng được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kì. Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp (DN) bao gồm nhiều chủng loại có tính chất vật lí và hóa học khác nhau, do đặc điểm sử dụng một cách thường xuyên trong hoạt động sản xuất kinh doanh nên bao giờ cũng cần có nguyên vật liệu dự trữ. Nguồn: Giáo trình KTTC1 trang 171 trường Học viện Ngân Hàng xuất bản năm 2017 SV: Nguyễn Thị Thu Hoài Lớp: K17KTD 4 Học viện Ngân Hàng Khoa Kế toán - Kiểm Toán 1. Vai trò Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu tham gia thường xuyên vào quá trình sản xuất sản phẩm, quyết định tính chất, chất lượng sản phẩm.
Nếu NVL có chất lượng tốt, sử dụng đúng quy định sẽ tạo điều kiện cho sản xuất tiến hành thuận lợi, chất lượng sản phẩm được đảm bảo, đồng thời sẽ tạo điều kiện để doanh nghiệp có thể hạ giá thành sản phẩm tạo khả năng cạnh tranh trên thị trường. Nguyên vật liệu là một yếu tố quan trọng, chiếm tỉ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm. Vì vậy cần có chính sách quản lí trong các khâu sử dụng, thu mua, dự trữ, bảo quản để có thể sử dụng NVL một cách hợp lí, tiết kiệm mà hiệu quả nhất. Việc hạch toán nguyên vật liệu có đảm bảo được tốt thì sẽ giúp cho việc cung cấp vật tư kịp thời và đồng bộ cho nhu cầu sản xuất, kiểm tra giám sát chặt chẽ việc chấp hành các mức dự trữ và tiêu hao nguyên vật liệu.
Yêu cầu trong công tác quản lí nguyên vật liệu Xuất phát từ đặc điểm và vai trò của NVL trong sản xuất kinh doanh cũng như các hoạt động khác của doanh nghiệp, đòi hỏi phải nâng cao hiệu quả công tác quản lý NVL ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản cho đến sử dụng và dự trữ để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để công tác quản lý này đạt hiệu quả cần đảm bảo các yêu cầu sau: - Phải có đầy đủ thông tin tổng hợp NVL cả về hiện vật và giá trị về tình hình nhập, xuất, tồn kho. Tuỳ theo điều kiện và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà có thể cần những thông tin chi tiết hơn. - Phải tổ chức hệ thống kho tàng đảm bảo an toàn cho NVL cả về số lượng và chất lượng, phát hiện và ngăn ngừa những biểu hiện vi phạm làm thất thoát NVL.
- Quản lý định mức dự trữ NVL, tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm NVL, ảnh hưởng đến tình trạng tài chính và tiến độ sản xuất của doanh nghiệp. Trên cơ sở các yêu cầu quản lý đó, nội dung công tác quản lý nguyên vật liệu tại các khâu như sau: SV: Nguyễn Thị Thu Hoài Lớp: K17KTD 5 Học viện Ngân Hàng Khoa Kế toán - Kiểm Toán Khâu thu mua: Lập kế hoạch và tìm nguồn thu mua NVL đảm bảo đáp ứng theo yêu cầu của sản xuất cả về số lượng và chất lượng với chi phí tối thiểu, đáp ứng kịp thời tránh việc thiếu NVL cho sản xuất. Khâu bảo quản: Xây dựng và bố trí hệ thống kho tàng, thiết bị kỹ thuật đầy đủ trên cơ sở phân loại theo tính chất cơ, lý, hóa của từng loại nguyên vật liệu để có biện pháp bảo quản tốt nhất. Khâu dự trữ: Doanh nghiệp cần xác định các mức dự trữ tối đa, mức dự trữ tối thiểu và mức dự trữ trung bình cho doanh nghiệp mình căn cứ vào yêu cầu đặc điểm của hoạt động sản xuất.
Khâu xuất nguyên vật liệu: Bên cạnh việc đảm bảo xuất dùng, xuất đủ cho sản xuất cần phải xác định được chính xác giá xuất kho thực tế của NVL phục vụ cho công tác tính giá thành một cách chính xác. Phân loại Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều vai trò và công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Khi tiến hành phân loại NVL, doanh nghiệp có thể căn cứ vào các tiêu thức khác nhau, cụ thể là: 1. Phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp Căn cứ vào nội dung kinh tế, yêu cầu quản trị doanh nghiệp, NVL được chia thành các loại: Nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu và thiết bị xây dựng, vật liệu khác.
Nguyên liệu, vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm sản xuất ra bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài. Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên liệu chính không giống nhau. Nguyên liệu, vật liệu phụ: Là những loại NVL khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có thể làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm, làm cho sản phẩm thêm đa dạng về mẫu mã và phong phú về chủng loại, hoặc đảm bảo cho các công cụ dụng cụ hoạt động được bình thường, như: Thuốc nhuộm, thuốc tẩy,… SV: Nguyễn Thị Thu Hoài Lớp: K17KTD 6 Học viện Ngân Hàng Khoa Kế toán - Kiểm Toán Nhiên liệu: Là những loại NVL có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, gồm: Xăng, dầu, than, củi, khí gas… Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, truyền dẫn… Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm những NVL, thiết bị, công cụ, dụng cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản. Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu hồi từ hoạt động thanh lí tài sản cố định.
Tác dụng của cách phân loại theo nội dung kinh tế: Là cơ sở để xác định mức tiêu hao, dự trữ cho từng thứ, từng loại NVL và tổ chức hạch toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp. Theo mục đích, công dụng Vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh: Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, NVL dùng trực tiếp cho quản lí ở các phân xưởng, cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lí doanh nghiệp. Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác, như: Nhượng bán, đem góp vốn liên doanh, đem biếu tặng. Phân loại theo nguồn hình thành Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Là nguyên vật liệu được hình thành do mua ngoài, nhận góp vốn liên doanh, nhận biếu tặng.
Nguyên vật liệu tự chế: Là những nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất. Tác dụng của cách phân loại: Làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định số vốn thực tế NVL kho. Đánh giá nguyên vật liệu 1. Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một yếu tố quan trọng cấu thành nên sản phẩm, vì vậy việc đánh giá NVL được xem như một bước quan trọng không thể thiếu trong việc hạch toán SV: Nguyễn Thị Thu Hoài Lớp: K17KTD 7 Học viện Ngân Hàng Khoa Kế toán - Kiểm Toán đúng đắn tình hình tài sản cũng như chi phí sản xuất.
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho” gồm có các nguyên tắc sau: Nguyên tắc giá gốc: Nguyên vật liệu phải được đánh giá theo giá gốc. Giá gốc hay còn gọi là trị giá gốc của NVL là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được những NVL ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Nguyên tắc thận trọng: Nguyên vật liệu phải được tính theo giá gốc, nhưng trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá NVL phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó thống nhất trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Việc tính giá nguyên vật liệu nhập kho phải tuân thủ theo nguyên tắc giá gốc.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở thời điểm và trạng thái hiện tại (sẵn sàng sử dụng). Tùy từng nguồn hình thành mà giá gốc hàng tồn kho được xác định theo cách khác nhau.