CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM, YÊU CẦU QUẢN LÝ VÀ NHIỆM VỤ NLVL TRONG CÁC DOANH NGHIỆP. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu quản lý của NLVL 1.1 Khái niệm Nguyên liệu vật liệu là một bộ phận trọng yếu của tư liệu sản xuất, nguyên liệu vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng chủ yếu cho quá trình chế tạo ra sản phẩm.2 Đặc điểm Nguyên liệu vật liệu là khi tham gia vào từng chu kỳ sản xuất và chuyển hóa thành sản phẩm, do đó giá trị của nó là một trong những yếu tố hình thành nên giá thành sản phẩm. - Về mặt giá trị: giá trị của nguyên liệu vật liệu khi đưa vào sản xuất thường có xu hướng tăng lên khi NLVL đó cấu thành nên sản phẩm.
- Về mặt hình thái: khi đưa vào quá trình sản xuất thì nguyên liệu vật liệu thay đổi về hình thái và sự thay đổi này hoàn toàn phụ thuộc vào hình thái vật chất mà sản phẩm đó do nguyên vật liệu tạo ra. - Giá trị sử dụng: Khi sử dụng nguyên liệu vật liệu dùng để sản xuất thì nguyên liệu vật liệu đó sẽ tạo ra thêm những giá trị sử dụng khác. Yêu cầu quản lý của NLVL Trong khâu thu mua: NLVL thường đa dạng chủng loại, mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau nên trong khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về tình hình số lượng, chất lượng, quy cách chủng loại, giá cả, chi phí,. Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cung cấp đầy đủ cho quá trình sản xuất được bình 3 thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng NVL không kịp thời hoặc gây ứ động vốn do dự trữ quá nhiều.
Trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình Nhập - Xuất - Tồn vật liệu, công cụ dụng cụ đúng trong sản xuất kinh doanh. Định kỳ tiến hành việc phân tích tình hình sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ cũng là những khoản chi phí vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến tăng hoặc giảm chi phí vật liệu cho một đơn vị sản phẩm, khuyến khích việc phát huy sáng kiến cải tiến, sử dụng tiết kiệm vật liệu, công cụ dụng cụ, tận dụng phế liệu… 1. Nhiệm vụ của kế toán NLVL Thu thập đầy đủ chứng từ có liên quan đến đối tượng kế toán vật tư theo đúng chuẩn mực kế toán số 02 “Chuẩn mực hàng tồn kho”. Tổ chức phản ánh chính xác kịp thời số lượng, chất lượng và giá trị thực tế của từng loại từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá nhập - xuất - tồn kho cũng như tình hình tiêu hao, sử dụng vật liệu, công cụ, dụng cụ cho sản xuất, kinh doanh.
- Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật tư; hướng dẫn kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc, thủ tục nhập, xuất, thực hiện đầy đủ đúng chế độ hạch toán ban đầu về vật tư (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở các loại sổ sách, thẻ chi tiết về vật tư đúng chế độ, đúng phương pháp quy định giúp cho việc lãnh đạo và chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành và toàn bộ nền kinh tế. - Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ và sử dụng vật tư; phát hiện và xử lý kịp thời vật tư thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất; ngăn ngừa việc sử dụng vật tư, hàng hoá phi pháp, lãng phí. - Tham gia kiểm kê, đánh giá lại vật tư theo chế độ quy định của Nhà nước, lập báo cáo kế toán về vật tư, tham mưu, đề xuất với lãnh đạo về công tác quản lý, điều hành và phân tích kinh tế. PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU 1.
Phân loại NLVL Tuỳ theo loại hình doanh nghiệp, nội dung kinh tế, vai trò và công dụng của vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh mà vật liệu có sự phân chia khác nhau, song nhìn chung trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên liệu, vật liệu được chia thành các loại như sau. a) Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất nguyên liệu, vật liệu được chia thành: - Nguyên liệu, vật liệu chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài): Là những thứ nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy khái niệm nguyên liệu, vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể. Trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại, dịch vụ.
không đặt ra khái niệm vật liệu chính vật liệu phụ. Nguyên liệu vật liệu chính cũng bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài. Ví dụ sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy cơ khí, doanh nghiệp xây dựng cơ bản; bông trong các doanh nghiệp kéo sợi; sợi trong doanh nghiệp dệt; vải trong các doanh nghiệp may; hạt giống, phân bón, cây con, con giống, thức ăn trong các doanh nghiệp trồng trọt và chăn nuôi Bán thành phẩm mua ngoài là những chi tiết, bộ phận sản phẩm do đơn vị khác sản xuất ra doanh nghiệp mua về để lắp ráp hoặc gia công với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo ra sản phẩm. Ví dụ doanh nghiệp sản xuất xe đạp mua săm, lốp, xích.
lắp ráp thành xe đạp. - Vật liệu phụ: Là những thứ vật liệu khi tham gia vào sản xuất không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lượng sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo 5 quản đóng gói; phục vụ cho quá trình lao động, ví dụ: thuốc nhuộm, tẩy trong doanh nghiệp dệt, sơn véc ni trong doanh nghiệp sản xuất xe đạp, doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ, thuốc trừ sâu, thuốc thú y, chất kích thích sự tăng trưởng trong doanh nghiệp trồng trọt và chăn nuôi; mỳ chính, hạt tiêu, muối mắm, phẩm màu, dầu mỡ, hành tỏi. trong dịch vụ ăn uống hoặc để đảm bảo cho điều kiện lao động được tiến hành bình thường như: xà phòng, giẻ lau hoặc dùng để bảo quản tư liệu lao động: dầu mỡ, thuốc chống ẩm, chống rỉ. - Nhiên liệu: Là những thứ vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường.
Về thực chất nhiên liệu tham gia vào sản xuất cũng chỉ được coi là loại vật liệu phụ nhưng do tính chất lý hoá và tác dụng của nó nên cần quản lý và hạch toán riêng. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn như than, củi; thể lỏng như xăng dầu; ở thể khí như ga, khí đốt. - Vật tư thay thế: Là những vật tư mà doanh nghiệp mua về phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết cụ thể của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ, từng quy cách khác nhau.
b) Căn cứ vào mục đích công dụng của vật liệu cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán, thì vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: - Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. - Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như: phục vụ, quản lý sản xuất ở các phân xưởng tổ đội sản xuất, bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp. c) Căn cứ vào nguồn nhập, vật liệu chia thành vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự gia công chế biến, nhận góp vốn liên doanh, vật liệu thu nhặt. Đánh giá NLVL 1.1 Đánh giá NLVL nhập kho NLVL trong doanh nghiệp có thể được đánh giá theo trị giá gốc (hay còn gọi là giá vốn thực tế) và giá hạch toán.
*Đánh giá theo trị giá gốc Theo từng nguồn nhập mà giá gốc của NLVL nhập kho được xác định: - Giá gốc của NLVL mua ngoài bao gồm: giá mua ghi trên hóa đơn, các khoản thuế không được Nhà nước hoàn lại (như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT hàng nhập khẩu không được khấu trừ, thuế bảo vệ môi trường phải nộp nếu có) cộng với các chi phí mua thực tế như chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, chi phí phân loại, bảo hiểm, công tác phí của cán bộ thu mua hàng, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua NLVL và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có). Chú ý: + Trường hợp mua NLVL dùng cho SXKD sản phẩm dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế thì giá mua ghi trên hóa đơn là giá mua chưa có thuế GTGT + Trường hợp mua NLVL dùng cho SXKD sản phẩm dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc thuộc đối tượng không phải nộp thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án thì giá mua ghi trên hóa đơn là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT. - Giá gốc của NLVL tự chế biến, bao gồm giá thực tế của NVL xuất chế biến cộng với chi phí chế biến - Giá gốc của NLVL thuê ngoài gia công chế biến, bao gồm giá thực tế của NVL xuất thuê ngoài gia công chế biến, chi phí vận chuyển từ doanh nghiệp đến nơi chế biến và ngược lại, tiền thuê ngoài gia công chế biến. 7 - Giá gốc NLVL nhận vốn góp liên doanh, liên kết, nhận vốn góp của công ty mẹ, vốn cổ phần hoặc thu hồi vốn góp, là giá trị được các bên tham gia góp vốn thống nhất đánh giá chấp thuận.
- Giá trị NLVL thu nhặt, phế liệu thu hồi là giá ước tính có thể sử dụng được hoặc giá có thể bán được trên thị trường. - Giá trị NLVL vay, mượn tạm thời của đơn vị khác, giá trị nhập kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó.