Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường mở cửa và hội nhập quốc tế, hoạt động thương mại của các doanh nghiệp ngày càng mở rộng nhằm hướng tới mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Để nâng cao năng lực cạnh tranh và thúc đẩy doanh thu, nhiều doanh nghiệp áp dụng các chính sách tín dụng thương mại nới lỏng, cho phép khách hàng mua chịu hàng hóa và dịch vụ. Tuy nhiên, việc thiếu hụt các quy trình quản lý công nợ chặt chẽ dẫn đến tình trạng nợ đọng kéo dài, chiếm dụng vốn lẫn nhau, thậm chí mất khả năng thu hồi vốn, ảnh hưởng trực tiếp đến tính thanh khoản và hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Bên cạnh đó, các khoản phải thu và phải trả là những chỉ tiêu tài chính quan trọng phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh và lưu chuyển dòng tiền. Đây cũng là những khoản mục có tính chất nhạy cảm, dễ phát sinh sai sót, gian lận hoặc bị cố tình điều chỉnh nhằm phản ánh sai lệch tình hình tài chính thực tế của doanh nghiệp. Xuất phát từ thực tiễn trên, nhóm nghiên cứu đã thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp: "Hoàn thiện công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả tại Công ty TNHH Unique" (ngành Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Công nghiệp TP.HCM, do ThS. Tăng Thành Minh Xuân hướng dẫn, hoàn thành tháng 05/2019). Nhóm sinh viên thực hiện gồm 5 thành viên: Võ Thị Huyền (MSSV: 15079791), Nguyễn Thị Lệ Hằng (MSSV: 15077611), Nguyễn Thị Hòa (MSSV: 15013841), Trần Thị Như Quỳnh (MSSV: 14043151) và Nguyễn Hải Quỳnh (MSSV: 14043391).

Mục tiêu nghiên cứu được tác giả xác định cụ thể gồm 4 nhiệm vụ:

  1. Hệ thống hóa các cơ sở lý luận nền tảng về tổ chức công tác kế toán các khoản phải thu và phải trả trong doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, tìm hiểu tổng quan về Công ty TNHH Unique và phản ánh thực trạng công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả đang vận hành tại đơn vị.
  3. So sánh, đối chiếu giữa lý luận kế toán hiện hành với thực tế áp dụng tại doanh nghiệp nhằm xác định các mặt đạt được cùng những tồn tại, hạn chế cụ thể.
  4. Đề xuất các giải pháp mang tính ứng dụng thực tế nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy, quy trình xử lý chứng từ, phương pháp hạch toán và kiểm soát công nợ tại Công ty TNHH Unique.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận được xác lập rõ ràng:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Thực hiện tại Phòng Kế toán của Công ty TNHH Unique.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và chứng từ kế toán khảo sát trong Quý III và Quý IV năm 2016.

Ý nghĩa thực tiễn của đề tài thể hiện ở việc hỗ trợ ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt chính xác hiện trạng luân chuyển vốn, kiểm soát công nợ khách hàng và nhà cung cấp, giảm thiểu nguy cơ chiếm dụng vốn và thất thoát tài sản, đồng thời cung cấp thông tin minh bạch cho các đối tác tín dụng và nhà đầu tư.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và chuẩn mực áp dụng

Đề tài xây dựng trên cơ sở hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) và chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Các quy định pháp lý và nguyên tắc kế toán trọng tâm được trích dẫn gồm:

  • Kế toán nợ phải thu (TK 131, TK 133, TK 136, TK 138): Căn cứ theo Điều 18 (TK 131), Điều 19 (TK 133, TK 136) và Điều 21 (TK 138) Thông tư 200/2014/TT-BTC. Nợ phải thu được phân loại theo thời hạn thanh toán (ngắn hạn $\le 1$ năm; dài hạn $> 1$ năm); phản ánh theo giá trị thuần có thể thực hiện được; theo dõi chi tiết từng khách nợ, từng lần thanh toán và từng loại nguyên tệ.
  • Kế toán nợ phải trả (TK 331, TK 333, TK 334, TK 335, TK 336, TK 338): Căn cứ theo Điều 51 (TK 331) cùng các điều khoản hướng dẫn kế toán thuế và các khoản phải nộp Nhà nước, chi phí phải trả và nghĩa vụ đối với người lao động. Nợ phải trả cho nhà cung cấp được theo dõi chi tiết từng đối tượng, bao gồm cả số tiền trả trước nhưng chưa nhận hàng hóa, dịch vụ; các khoản mua hàng chưa có hóa đơn phải hạch toán theo giá tạm tính.
  • Nguyên tắc xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái: Khi phát sinh nợ phải thu hoặc phải trả bằng ngoại tệ, kế toán quy đổi ra Đồng Việt Nam (VND) theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (tỷ giá mua ngoại tệ đối với nợ phải thu; tỷ giá bán ngoại tệ đối với nợ phải trả từ ngân hàng thương mại giao dịch). Khi tất toán nợ, áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh hoặc bình quân gia quyền di động; cuối kỳ kế toán thực hiện đánh giá lại số dư gốc ngoại tệ theo quy định.

Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận thuộc loại hình nghiên cứu ứng dụng mô tả và phân tích trường hợp điển hình (case study), kết hợp các phương pháp cụ thể:

  • Phương pháp thu thập thông tin và dữ liệu: Thu thập hệ thống chứng từ gốc (hóa đơn thương mại, vận đơn vận tải, phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, chứng từ mở L/C), sổ chi tiết, sổ tổng hợp và báo cáo tài chính trực tiếp từ Phòng Kế toán Công ty TNHH Unique.
  • Phương pháp phỏng vấn chuyên sâu: Tiến hành phỏng vấn trực tiếp nhân viên phụ trách các phần hành kế toán để tìm hiểu quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán và cách thức đối chiếu công nợ thực tế.
  • Phương pháp quan sát thực địa: Quan sát trực tiếp các khâu nhập liệu, kiểm tra chứng từ, luân chuyển hồ sơ thanh toán và thao tác hạch toán trên phần mềm kế toán tại văn phòng công ty.
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Rà soát, đối chiếu các văn bản quy phạm pháp luật, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và các tài liệu chuyên ngành về quản trị tài chính doanh nghiệp.
  • Phương pháp phân tích và so sánh: Tổng hợp, xử lý dữ liệu thực tế thu thập được, so sánh đối chiếu giữa quy định lý luận chuẩn tắc và thực tế thực hiện tại đơn vị để rút ra các ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân tồn tại.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu đề tài nghiên cứu

Chương 1 trình bày lý do lựa chọn đề tài nghiên cứu xuất phát từ tầm quan trọng của việc quản lý dòng tiền và công nợ trong bối cảnh các doanh nghiệp đẩy mạnh bán chịu nhưng năng lực quản trị rủi ro nợ khó đòi còn yếu. Tác giả xác định rõ ràng 4 mục tiêu nghiên cứu, khẳng định ý nghĩa thực tiễn đối với công tác điều hành và báo cáo tài chính của doanh nghiệp, giới hạn phạm vi nghiên cứu tại Công ty TNHH Unique trong hai quý cuối năm 2016, đồng thời nêu rõ kết cấu tổng thể của khóa luận gồm 5 chương.

Chương 2: Cơ sở lý luận về kế toán các khoản phải thu, phải trả

Tác giả hệ thống hóa toàn bộ khung lý luận về kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, bao gồm khái niệm, nguyên tắc ghi nhận, tài khoản sử dụng và phương pháp định khoản các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:

  • Kế toán nợ phải thu: Trình bày chi tiết tài khoản 131 (Phải thu khách hàng), tài khoản 133 (Thuế GTGT được khấu trừ - tách riêng TK 1331 hàng hóa dịch vụ và TK 1332 tài sản cố định), tài khoản 136 (Phải thu nội bộ) và tài khoản 138 (Phải thu khác - gồm TK 1381 tài sản thiếu chờ xử lý, TK 1385 thu về cổ phần hóa và TK 1388 phải thu khác). Tác giả cung cấp các sơ đồ hạch toán tổng hợp từ Sơ đồ 2.1 đến Sơ đồ 2.4.
  • Kế toán nợ phải trả: Trình bày nguyên tắc và sơ đồ định khoản tài khoản 331 (Phải trả người bán), tài khoản 333 (Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước), tài khoản 334 (Phải trả người lao động), tài khoản 335 (Chi phí phải trả), tài khoản 336 (Phải trả nội bộ) và tài khoản 338 (Phải trả, phải nộp khác). Các nghiệp vụ liên quan đến nhập khẩu ủy thác, mua hàng chưa có hóa đơn ghi nhận theo giá tạm tính, xử lý chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng mua và đánh giá lại chênh lệch tỷ giá hối đoái được phân tích cụ thể qua các Sơ đồ 2.5 đến 2.10.
Nhóm tài khoản Tài khoản cấp 1 Tài khoản cấp 2 / cấp 3 tiêu biểu Mục đích hạch toán chính
Phải thu TK 131 Theo dõi chi tiết theo khách hàng Phản ánh nợ bán chịu hàng hóa, dịch vụ; số tiền nhận trước của người mua
TK 133 TK 1331, TK 1332 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ và tài sản cố định
TK 136 TK 1361, TK 1362, TK 1363, TK 1368 Phải thu giữa doanh nghiệp độc lập với các đơn vị cấp dưới trực thuộc
TK 138 TK 1381, TK 1385, TK 1388 Tài sản thiếu chờ xử lý, các khoản bồi thường, chi hộ, lãi đầu tư phải thu
Phải trả TK 331 Theo dõi chi tiết theo nhà cung cấp Nợ mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ chưa thanh toán; tiền ứng trước người bán
TK 333 TK 3331 (33311, 33312), TK 3332, TK 3333 Thuế GTGT đầu ra, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, phí, lệ phí
TK 334 Theo dõi theo bộ phận, cá nhân Tiền lương, tiền công và các khoản thanh toán cho người lao động
TK 338 TK 3381, TK 3382, TK 3383, TK 3388 Bảo hiểm xã hội, BHYT, KPCĐ, tài sản thừa chờ xử lý, các khoản thu hộ

Chương 3: Thực trạng công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả tại Công ty TNHH Unique

Chương này đi sâu khảo sát thực tiễn tại doanh nghiệp:

  • Đặc điểm kinh doanh và tổ chức bộ máy: Công ty TNHH Unique hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực gia công hàng may mặc xuất khẩu cho các khách hàng nước ngoài. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán FAST để quản lý và lên hệ thống sổ sách, báo cáo tài chính.
  • Thực trạng công tác kế toán nợ phải thu: Công ty phát sinh các nghiệp vụ bán chịu và gia công xuất khẩu với đối tác quốc tế, thanh toán chủ yếu thông qua phương thức tín dụng thư (L/C). Kế toán ghi nhận nợ phải thu trên TK 131, kê khai thuế GTGT đầu vào trên TK 133 và theo dõi một số khoản chi hộ trên TK 138. Tuy nhiên, đơn vị không mở hệ thống sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng bằng tiếng Việt mà theo dõi tổng quát qua Bảng báo cáo thanh toán hàng tháng (monthly payment report).
  • Thực trạng công tác kế toán nợ phải trả: Doanh nghiệp theo dõi công nợ nhà cung cấp nguyên phụ liệu may mặc trên TK 331, nghĩa vụ thuế với Nhà nước trên TK 333 và nghĩa vụ trả lương trên TK 334. Doanh nghiệp áp dụng hình thức trả lương theo thời gian cố định từng tháng cho người lao động.

Chương 4: Hoàn thiện kế toán các khoản phải thu, phải trả tại Công ty TNHH Unique

Tác giả chỉ rõ 6 nhóm hạn chế, nhược điểm nổi cộm trong công tác kế toán tại doanh nghiệp:

  1. Về tổ chức bộ máy nhân sự: Nhân sự kế toán thiếu hụt so với khối lượng công việc ngày càng gia tăng. Kế toán tổng hợp phải kiêm nhiệm quá nhiều phần hành (kế toán thanh toán, kế toán công nợ, kế toán bán hàng), dẫn đến quá tải và dễ phát sinh sai sót. Trình độ ngoại ngữ của nhân viên kế toán còn hạn chế, gặp khó khăn khi đọc hiểu các bộ chứng từ ngoại thương bằng tiếng Anh (L/C, bill of lading, commercial invoice).
  2. Về kiểm soát nội bộ và luân chuyển chứng từ: Quy trình luân chuyển chứng từ qua quá nhiều khâu phê duyệt trung gian, gây chậm trễ trong tiến độ thanh toán. Đặc biệt, tồn tại lỗ hổng nghiêm trọng: chứng từ thu chi (phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi) được Kế toán trưởng ký khống sẵn; kế toán tổng hợp chỉ việc tự điền số tiền và ký phát hành, tạo rủi ro gian lận và thất thoát ngân quỹ.
  3. Về tiến độ hạch toán: Chứng từ thường bị dồn về cuối tháng hoặc đầu tháng sau, gây áp lực công việc rất lớn vào ngày khóa sổ, dễ phát sinh lỗi nhập liệu trên phần mềm FAST.
  4. Về hạch toán sai tài khoản kế toán: Tác giả đưa ra minh chứng thực tế: Ngày 01/10/2016, kế toán công ty nhận hóa đơn số 22161 về mua khóa kéo may mặc với giá trị hàng 19.480, thuế GTGT 10% là 1.448 (tổng thanh toán 21.928), chưa trả tiền người bán. Kế toán công ty định khoản sai bản chất nghiệp vụ:
    • Định khoản thực tế của công ty: Nợ TK 1522: 19.480; Nợ TK 1331: 1.448 / Có TK 1388: 21.928.
    • Yêu cầu hoàn thiện của tác giả: Nghiệp vụ mua nguyên vật liệu chưa trả tiền phải ghi nhận vào Có TK 3311 (Phải trả người bán), không thể hạch toán vào TK 1388 (Phải thu khác).
  5. Về quản trị nợ phải thu: Doanh nghiệp không mở sổ chi tiết theo dõi từng khách hàng, không phân loại tuổi nợ, không xây dựng quy chế thu hồi công nợ và hoàn toàn không trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi (bỏ trống tài khoản 2293).
  6. Về quản trị nợ phải trả và lao động: Doanh nghiệp chưa mở sổ chi tiết thời hạn thanh toán cho từng nhà cung cấp, dẫn đến việc thanh toán trễ hạn và chịu thêm chi phí phạt/lãi trả chậm không đáng có. Hình thức trả lương theo thời gian làm giảm động lực lao động, năng suất kém khiến tiến độ đơn hàng chậm trễ và phát sinh thêm chi phí tăng ca.

Trên cơ sở đó, tác giả xây dựng phương hướng và giải pháp hoàn thiện chi tiết:

  • Tái cơ cấu phòng kế toán theo Sơ đồ 4.1: Tách bạch rõ ràng chức danh Kế toán trưởng và 4 bộ phận chuyên trách trực thuộc gồm: Kế toán tổng hợp, Kế toán mua hàng, Kế toán thanh toán, Thủ quỹ và Thủ kho.
  • Tổ chức các khóa đào tạo tiếng Anh chuyên ngành cho nhân viên kế toán tập trung vào chứng từ thanh toán quốc tế và thuật ngữ xuất nhập khẩu.
  • Chấm dứt tình trạng ký khống trên chứng từ thanh toán; chỉ ký duyệt khi chứng từ đã đầy đủ nội dung hợp lệ; ban hành quy định về thời hạn nộp chứng từ từ các phòng ban về phòng kế toán.
  • Bổ sung tài khoản 2293 (Dự phòng nợ phải thu khó đòi) vào hệ thống tài khoản vận hành trên phần mềm FAST.
  • Xây dựng quy trình theo dõi và xử lý nợ phải thu khách hàng theo độ tuổi nợ chi tiết gồm 5 cấp độ xử lý.
  • Lập bảng theo dõi kỳ hạn thanh toán nhà cung cấp để thanh toán đúng hạn; kết hợp trả lương theo sản phẩm và khen thưởng năng suất để giảm chi phí nhân công tăng ca.

Chương 5: Kết luận

Chương 5 tóm lược lại các nội dung chính đã nghiên cứu. Khóa luận khẳng định vai trò sống còn của công tác kế toán công nợ đối với sự ổn định tài chính của Công ty TNHH Unique, ghi nhận những nỗ lực áp dụng phần mềm FAST tại đơn vị, đồng thời bày tỏ mong muốn các kiến nghị cải tiến về tổ chức bộ máy, chứng từ và quy trình kiểm soát nợ sẽ sớm được doanh nghiệp xem xét ứng dụng thực tế. Tác giả cũng nêu rõ các giới hạn khách quan của đề tài và gửi lời tri ân đến giảng viên hướng dẫn cùng ban lãnh đạo doanh nghiệp.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính và số liệu thực tế

Khóa luận đã phản ánh trung thực thực trạng công tác kế toán thanh toán tại một doanh nghiệp gia công may mặc xuất khẩu quy mô vừa, phát hiện những sai lệch cụ thể trong quá trình hạch toán và kiểm soát:

  • Chỉ ra sai sót nghiệp vụ hạch toán công nợ mua hàng ngày 01/10/2016 theo hóa đơn số 22161 (mua khóa kéo giá trị 19.480, thuế GTGT 1.448, tổng số tiền 21.928) ghi nhầm vào Có TK 1388 thay vì Có TK 3311.
  • Ghi nhận lỗ hổng kiểm soát nội bộ nghiêm trọng khi Kế toán trưởng ký khống vào phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi chưa ghi nội dung.
  • Xác nhận doanh nghiệp hoàn toàn chưa áp dụng tài khoản 2293 để trích lập dự phòng rủi ro nợ phải thu khó đòi theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Hệ thống giải pháp đề xuất

Tác giả đóng góp một hệ thống các biện pháp hoàn thiện mang tính thực tế cao cho Công ty TNHH Unique:

  • Mô hình tổ chức bộ máy kế toán (Sơ đồ 4.1): Phân định trách nhiệm rõ ràng, bổ sung nhân sự chuyên trách cho kế toán mua hàng và kế toán thanh toán tách biệt với kế toán tổng hợp.
  • Quy trình quản trị và xử lý nợ phải thu theo tuổi nợ: Đề xuất chính sách xử lý công nợ chuẩn hóa theo từng nhóm thời gian:
Nhóm tuổi nợ Hành động xử lý quy chuẩn Trách nhiệm thực hiện
Nợ trong hạn Hàng tuần rà soát thời hạn các hóa đơn chưa thanh toán; gửi email hoặc gọi điện thông báo, nhắc nợ khách hàng. Kế toán công nợ
Quá hạn 1 - 30 ngày Gửi email/gọi điện nhắc nợ kèm bảng kê chi tiết công nợ; cảnh báo nguy cơ áp dụng lãi trả chậm; ghi nhận biên bản làm việc (ngày, giờ, nội dung). Kế toán công nợ
Quá hạn 31 - 60 ngày Tiếp tục gọi điện yêu cầu thanh toán kèm bảng kê công nợ và cảnh báo lãi phạt; lập biên bản ghi nhận; báo cáo Kế toán trưởng và Giám đốc để xử lý. Kế toán công nợ, Kế toán trưởng, Giám đốc
Quá hạn 61 - 90 ngày Phát hành thư cảnh báo chính thức gửi khách hàng kèm bảng đối chiếu nợ chi tiết; tiếp tục gọi điện thúc ép thanh toán. Kế toán công nợ, Ban Giám đốc
Quá hạn $> 90$ ngày Gửi văn bản thông báo khởi kiện; lập hồ sơ khởi kiện ra cơ quan chức năng để thu hồi công nợ tồn đọng. Kế toán công nợ, Bộ phận pháp lý, Ban Giám đốc
  • Quản lý công nợ phải trả và chi phí lao động: Đề xuất lập bảng theo dõi hạn nợ người bán để chủ động dòng tiền thanh toán đúng hẹn, tránh lãi phạt trả chậm; kiến nghị cải tiến chính sách tiền lương từ hình thức trả lương thời gian cố định sang trả lương kết hợp theo sản phẩm và khen thưởng hoàn thành tiến độ.

Đóng góp về mặt học thuật và thực tiễn

Khóa luận đã làm rõ khoảng cách giữa việc nắm vững lý luận chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC với việc vận hành thực tế tại doanh nghiệp may mặc có quan hệ thương mại quốc tế. Nghiên cứu cung cấp tài liệu minh chứng sinh động về các lỗi kiểm soát nội bộ và lỗi định khoản thường gặp trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, đồng thời đưa ra bộ công cụ giải pháp có khả năng chuyển giao và áp dụng ngay.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận thẳng thắn thừa nhận một số hạn chế nhất định xuất phát từ điều kiện thực hiện:

  • Giới hạn về thời gian và phạm vi khảo sát: Thời gian thực tập của nhóm sinh viên tương đối ngắn, nguồn dữ liệu khảo sát thực tế bị giới hạn trong phạm vi Quý III và Quý IV năm 2016 tại một doanh nghiệp duy nhất (Công ty TNHH Unique).
  • Giới hạn về kinh nghiệm chuyên môn: Kiến thức và kỹ năng thực tế của nhóm sinh viên còn trong giai đoạn hoàn thiện nên việc tiếp cận một số nghiệp vụ thanh toán quốc tế phức tạp chưa thật sự toàn diện.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo: Khuyến nghị các nghiên cứu tiếp sau mở rộng phạm vi thời gian khảo sát nhiều năm để phân tích biến động các chỉ số thanh toán và chu chuyển công nợ; đồng thời đánh giá hiệu quả kinh tế sau khi triển khai các biện pháp tái cơ cấu bộ máy và chính sách phân loại tuổi nợ tại doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận tốt nghiệp này có giá trị tham khảo hữu ích đối với các nhóm độc giả:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Tài liệu cung cấp cấu trúc chuẩn mực cho một khóa luận tốt nghiệp dạng hoàn thiện phần hành kế toán công nợ (TK 131, TK 331, TK 133, TK 333); là nguồn tham khảo cụ thể về phương pháp thu thập chứng từ, vẽ lưu đồ luân chuyển chứng từ và phân tích đánh giá ưu - nhược điểm tại doanh nghiệp.
  • Kế toán viên và cán bộ quản lý tài chính tại các doanh nghiệp dệt may, gia công xuất nhập khẩu: Tham khảo trực tiếp quy trình kiểm soát chứng từ thanh toán quốc tế (L/C, vận đơn), mô hình ma trận xử lý nợ theo 5 nhóm tuổi nợ, phương pháp trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và giải pháp khắc phục các sơ hở trong kiểm soát nội bộ quỹ tiền mặt.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận nghiên cứu số liệu kế toán của Công ty TNHH Unique trong khoảng thời gian nào và áp dụng văn bản pháp lý nào làm căn cứ đối chiếu?
Nghiên cứu thu thập và phân tích dữ liệu, sổ sách kế toán phát sinh trong Quý III và Quý IV năm 2016 tại Công ty TNHH Unique. Khung pháp lý và cơ sở lý luận đối chiếu xuyên suốt khóa luận là Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.

2. Nghiệp vụ sai phạm cụ thể trong hạch toán công nợ mua hàng ngày 01/10/2016 tại doanh nghiệp được tác giả phát hiện là gì?
Ngày 01/10/2016, công ty mua khóa kéo may mặc theo hóa đơn số 22161 với giá trị 19.480, thuế GTGT 10% là 1.448 (tổng giá thanh toán 21.928) nhưng chưa trả tiền người bán. Kế toán công ty định khoản sai bản chất vào bên Có TK 1388 (Nợ TK 1522: 19.480; Nợ TK 1331: 1.448 / Có TK 1388: 21.928). Tác giả kiến nghị sửa lại đúng chuẩn mực kế toán là ghi nhận vào bên Có TK 3311 (Phải trả người bán).

3. Lỗ hổng kiểm soát nội bộ nghiêm trọng nhất đối với chứng từ thanh toán tiền tệ tại Công ty TNHH Unique là gì?
Chứng từ thanh toán như phiếu thu, phiếu chi và ủy nhiệm chi tại công ty có sẵn chữ ký khống của Kế toán trưởng từ trước. Khi có nghiệp vụ thu chi phát sinh, kế toán tổng hợp chỉ việc tự điền số tiền, nội dung rồi ký phát hành để chi hoặc rút tiền mà không qua khâu duyệt hồ sơ trực tiếp của cấp trên, tiềm ẩn nguy cơ tham ô, gian lận và thất thoát tài sản doanh nghiệp.

4. Vì sao nhóm tác giả kiến nghị Công ty TNHH Unique cần đào tạo tiếng Anh chuyên ngành cho nhân viên kế toán?
Do Công ty TNHH Unique hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực may mặc gia công cho các khách hàng nước ngoài, các giao dịch tài chính sử dụng phương thức tín dụng thư (L/C) mở bằng tiếng Anh và toàn bộ bộ chứng từ ngoại thương (hóa đơn thương mại quốc tế, vận đơn vận tải...) đều sử dụng tiếng Anh. Trình độ ngoại ngữ của nhân viên kế toán còn yếu dẫn đến tình trạng không đọc hiểu nội dung chứng từ, khó khăn trong việc đối chiếu, kiểm tra xác nhận hàng hóa và xử lý điều khoản thanh toán.

5. Nhóm tác giả đề xuất phân loại và xử lý nợ phải thu khách hàng theo các mốc tuổi nợ cụ thể nào?
Tác giả đề xuất quy trình gồm 5 mốc: (1) Nợ trong hạn: rà soát hàng tuần và gửi email/gọi điện nhắc nhở; (2) Quá hạn 1 - 30 ngày: gửi email/điện thoại kèm bảng kê công nợ và cảnh báo lãi phạt trả chậm; (3) Quá hạn 31 - 60 ngày: tiếp tục gọi điện thúc ép, gửi bảng kê và báo cáo Ban Giám đốc; (4) Quá hạn 61 - 90 ngày: gửi thư cảnh báo chính thức; (5) Quá hạn trên 90 ngày: gửi văn bản thông báo khởi kiện và chuẩn bị hồ sơ khởi kiện ra cơ quan chức năng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của nhóm tác giả đã phản ánh trung thực và toàn diện thực trạng công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả tại Công ty TNHH Unique trong hai quý cuối năm 2016. Nghiên cứu đã làm rõ những bất cập điển hình của doanh nghiệp gia công may mặc vừa và nhỏ như kiêm nhiệm nhân sự quá mức, thiếu hụt kỹ năng ngoại ngữ chuyên ngành, sơ hở ký khống chứng từ tiền mặt, định khoản sai tài khoản công nợ và bỏ trống khâu trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Hệ thống giải pháp được đề xuất—từ việc tái cơ cấu phòng kế toán theo Sơ đồ 4.1, bổ sung tài khoản 2293, đến việc thiết lập ma trận thu hồi nợ theo 5 nhóm tuổi nợ—mang tính thực tiễn cao, hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc củng cố kiểm soát nội bộ và bảo toàn tính thanh khoản tài chính.