CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ T-TECH VIỆT NAM.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Công nghệ T -Tech Việt Nam 1.1 Danh mục hàng bán của Công ty Cổ phần Công nghệ T -Tech Việt Nam Công ty là một doanh nghiệp nhỏ được thành lập theo Giấy phép kinh doanh số 0101479607 cấp ngày 06-10-2009 tại chi cục thuế quận Từ Liêm, với tên gọi chính thức là Công ty Cổ phần Công nghệ T -Tech Việt Nam, tên giao dịch là T- Tech, CORP. Công ty chủ yếu kinh doanh các mặt hàng điện tử, thiết bị âm thanh bao gồm: Tivi, Điều hòa nhiệt độ, Âm ly, Loa … và một số dịch vụ lắp đặt, bảo trì và sửa chữa thiết bị điện tử. Các loại mặt hàng của công ty bao gồm: Bảng 1.1: Danh mục hàng bán của Công ty Cổ phần Công nghệ T -Tech Việt Nam Đơn vị STT Mã hàng Tên hàng tính 1 DAUMIDI Đầu MiDi Roramax Chiếc 2 TX21X88 Tivi SAM 21 DA X 88 Chiếc 3 TV21X8 Tivi SAM 21 DA X 8 Chiếc 4 TV21X9 Tivi SAM 21 DA X 9 Chiếc 5 TV21X99 Tivi SAM 21 DA X 99 Chiếc 6 TV17 Tivi 17 ink Chiếc 7 TV17Pa Tivi 17 ink Parasany Chiếc 8 TV21X88UL Tivi SAM 21 DA X 88 Ultra slim Chiếc 9 AL503 Âm ly Jarugaer 503 A Chiếc 10 AL801 Âm ly Jarugaer 801 A Chiếc 11 AL901 Âm ly Jarugaer 901 A Chiếc 12 AL5200 Âm ly Jarugaer 5200 A Chiếc 13 AL4500 Âm ly Jarugaer 4500 A Chiếc 14 AL900 Âm ly Jarugaer 900 A Chiếc 15 AL909 Âm ly Jarugaer 909 A Chiếc 7 Trường Đại học kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập 16 TV21X99UL Tivi Sam 21DA X 99 Ultra slim Chiếc 17 DHF Điều hòa Funiki SPC09E Bộ 18 DHNA Điều hòa Nagakawa 1800 BTU Bộ 19 DHLGS09EN Điều hòa LG S09 EN Bộ 20 DHLGF12CE Điều hòa LG F12CE 1200 BTU Bộ 21 DHSSAS12U Điều hòa Sam Sung AS 12UU Bộ 22 DHMI Điều hòa Mitshubishi MS – GC 10VD Bộ 23 DHE09 Điều hòa Electrolux ESM – 09CRA Bộ 24 DHH12 Điều hòa H 12 DN1 Bộ 25 DHF1200 Điều hòa Funiki 1200 BTU Bộ 26 LOA Loa vi tính Bộ 27 DTKTS Đầu thu KTS mặt đất Bộ 1.2 Thị trường của Công ty Cổ phần Công nghệ T -Tech Việt Nam Là một doanh nghiệp nhỏ nhưng trải qua gần 4 năm hình thành và phát triển, Công ty cổ phần công nghệ T-Tech Việt Nam đã dần đứng vững và chiếm lĩnh được thị trường Hà Nội và một số tỉnh lân cận nên thị trường. Công ty Cổ phần Công nghệ T -Tech Việt Nam cung cấp chủ yếu là các sản phẩm điện tử, điện lạnh, đồ điện dân dụng cho các đại lý, cửa hàng nhỏ và các hộ gia đình.
Đặc biệt, Công ty là nhà cung cấp độc quyền các sản phẩm Tivi SAM tại khu vực các tỉnh Miền bắc. Ngoài ra, Công ty còn cung cấp các sản phẩm điện tử, điện lạnh của các hãng sản xuất hàng đầu thế giới như LG, Sam Sung, … cho khu vực Hà Nội. Đời sống của nhân dân ngày một tăng, nhu cầu về đồ dùng gia đình cũng không ngừng tăng. Nắm bắt được nhu cầu đó, các sản phẩm của công ty cung cấp chủ yếu tập trung và các sản phẩm điện tử, điện lạnh dân dụng.
Thực tế cho thấy các sản phẩm của công ty tiêu thụ tương đối tốt, doanh thu của công ty tương đối ổn định. Điều đó càng được chứng tỏ khi đầu năm 2012, công ty đã đầu tư mua một ô tô tải để vận chuyển hàng về kho và giao hàng cho khách hàng.3 Phương thức bán hàng của Công ty Cổ phần Công nghệ T -Tech Việt Nam 8 Trường Đại học kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập Công ty Cổ phần Công nghệ T -Tech Việt Nam sử dụng 2 phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn qua kho và bán lẻ thu tiền ngay. Phương thức bán hàng buôn qua kho: Hiện tại, Công ty có một kho hàng hoá, khi có nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào hợp đồng ký kết Công ty có thể vận chuyển hàng đến cho khách hàng (bán buôn qua kho bằng cách chuyển hàng) hoặc khách hàng đến kho của xí nghiệp nhận hàng (bán buôn qua kho bằng cách giao hàng trực tiếp). Hoá đơn bán hàng thì sử dụng hoá đơn GTGT mẫu 01GTGT3/001 ban hành theo thông tư 39/2010/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 của Bộ Tài Chính.
Bán buôn qua kho bằng cách giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng, doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho đại diện của bên mua. Sau khi bên mua ký nhận đủ hàng đồng thời bên mua đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng mới được xác định là tiêu thụ. Bán buôn qua kho bằng cách chuyển hàng: Theo hình thức này căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết với bên mua, doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng giao cho bên mua ở nội địa điểm thoả thuận trước giữa hai bên. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp thương mại.
Số hàng này được xác nhận là tiêu thụ khi doanh nghiệp thương mại đã nhận được tiền của bên mua hoặc bên mua chấp nhận thanh toán. Trong phương thức bán buôn, công ty sử dụng chủ yếu là hình thức thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng. Phương thức bán lẻ thu tiền ngay: Công ty Cổ phần Công nghệ T -Tech Việt Nam tổ chức bán lẻ tại chính Công ty. Tổ chức bán lẻ của công ty như sau: khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh nhân viên kinh doanh lập hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho gửi cho bộ phận kho xuất hàng bán cho khách hàng.
Công ty vẫn sử dụng mẫu hoá đơn bán hàng theo mẫu 01GTGT3/001 phụ lục 5 ban hành theo thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 của Bộ Tài Chính. Sau khi giao hàng cho khách hàng công ty sẽ yêu cầu 9 Trường Đại học kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng (nếu giá trị thanh toán trên 20 triệu đồng).2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Công nghệ T -Tech Việt Nam 1.1 Tổ chức quản lý chung tại công ty Sơ đồ 1.1 – Bộ máy tổ chức và điều hành của công ty CP CÔNG NGHỆ T – TECH VIỆT NAM Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng tài chính- kế toán Phòng dịch vụ 1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận liên quan đến kế toán bán hàng 1. Chức năng, nhiệm vụ của Giám đốc liên quan đến kế toán bán hàng a. Chức năng - Hoạch định chiến lược kinh doanh của công ty, phát triển hệ thống kinh doanh, phân phối sản phẩm, hàng hóa; - Quản lý, điều hành hoạt động của các phòng ban nhằm thực hiện các hoạt động kinh doanh, bán hàng đạt hiệu quả; b.
Nhiệm vụ - Hoạch định, quyết định các chính sách, kế hoạch kinh doanh, phương án hoạt động phù hợp của công ty trong từng giai đoạn; 10 Trường Đại học kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập - Gặp gỡ các khách hàng, bàn bạc thảo luận về các hợp đồng kinh tế, ký kết các hợp đồng kinh tế; - Duyệt các yêu cầu, hóa đơn, quyết định xuất hàng, phiếu xuất kho. Khi hàng hóa đã được tiêu thụ và khách hàng thanh toán bằng tiền mặt (trường hợp bán lẻ) giám đốc kí ở phiếu thu. Chức năng, nhiệm vụ của phòng kinh doanh liên quan đến kế toán bán hàng a. Chức năng - Phòng Kinh doanh là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về công tác bán các sản phẩm & dịch vụ của Công ty (chào bán, tìm kiếm khách hàng, nhà cung cấp); công tác nghiên cứu & phát triển thị trường; công tác xây dựng & phát triển mối quan hệ khách hàng.
Nhiệm vụ - Tham mưu xây dựng chính sách bán hàng, bao gồm chính sách về giá, khuyến mãi, chiết khấu & các chương trình quảng bá, tiếp cận đến khách hàng để trình Giám đốc phê duyệt. - Đề xuất chính sách cho khách hàng, nhóm khách hàng, trình Giám đốc và thực hiện theo chính sách được phê duyệt. - Lập mục tiêu, kế hoạch bán hàng trình Giám đốc phê duyệt định kỳ và thực hiện tổ chức triển khai bán các sản phẩm & dịch vụ thuộc chức năng nhằm đạt mục tiêu đã được phê duyệt. Tuân thủ các quy định của Công ty trong công tác đề xuất các chính sách cho khác hàng khi cung cấp các sản phẩm & dịch vụ thuộc chức năng nhiệm vụ.
- Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới thuộc nhóm khách hàng mục tiêu của Công ty. - Chủ trì soạn thảo và quản lý các hợp đồng kinh tế, phối hợp cùng các phòng nghiệp vụ kiểm tra theo dõi các công tác liên quan đến việc thực hiện các hợp đồng kinh tế, - Giao hàng, vận chuyển hàng đến cho khách hàng. Thực hiện thanh quyết toán hợp đồng kinh tế đã ký kết với khách hàng. 11 Trường Đại học kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập - Tìm kiếm, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng.
Chăm sóc khách hàng theo chính sách của Công ty. - Thu thập và quản lý thông tin khách hàng và hồ sơ khách hàng theo quy định. Đầu mối về việc thu nhập, quản lý thông tin khách hàng để phục vụ cho công tác đánh giá xếp hạng khách hàng, thẩm định và tái thẩm định các hồ sơ khách hàng. Chức năng, nhiệm vụ của phòng tài chính – kế toán liên quan đến kế toán bán hàng a.
Chức năng - Tập hợp, ghi nhận những nghiệp vụ phát sinh trong quá trình bán hàng, lưu trữ các chứng từ liên quan; - Lập hóa đơn gửi cho khách hàng khi việc tiêu thụ hàng hóa hoàn thành. Nhiệm vụ - Xét duyệt phiếu xuất kho, lập hóa hóa đơn bán hàng và gửi cho kế toán trưởng ký; - Lập phiếu thu khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, tiếp nhận giấy báo có của ngân hàng khi khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản. Căn cứ vào các chứng từ chứng từ gốc: phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo có kế toán viên tiến hành ghi sổ sau đó tiến hành lưu trữ các chứng từ trên một cách cẩn thận. 12 Trường Đại học kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ T – TECH VIỆT NAM 2.