CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI BỆNH VIỆN 1. Khái luận về hoạt động tổ chức sự kiện tại bệnh viện 1. Một số khái niệm cơ bản về hoạt động tổ chức sự kiện tại bệnh viện 1. Khái niệm về hoạt động tổ chức sự kiện * Sự kiện Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội.
Sự kiện là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội nghị, hội thảo, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng và các hoạt động khác có liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục tập quán,. Sự kiện là một sự việc diễn ra tại một thời điểm hoặc trong một khoảng thời gian nhất định, tập trung ý tưởng, nguồn lực nhằm truyền đạt một thông điệp xác định, tạo ấn tượng và thu hút sự quan tâm, chú ý đến đối tượng tham gia xác định. Sự kiện thuộc nhóm công cụ tuyên truyền, mang tích chất điểm tụ thu hút số đông nhằm nâng cao hiêu quả quan hệ công chúng giữa một cá nhân, tổ chức hay xã hội với đối tượng mà sự kiện hướng đến. * Tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện là một ngành nghề dịch vụ khá phổ biến trên thế giới.
Ở những nước phát triển, tổ chức sự kiện đã trở thành ngành công nghiệp dịch vụ đặc thù và tại Việt Nam, lĩnh vực này dần dần thu hút được sự quan tâm của các cá nhân, tổ chức, xã hội, là một công cụ quan trọng trong hoạt động truyền thông, gia tăng thương hiệu. Thuật ngữ tổ chức sự kiện được hiểu trên những trền tảng căn bản sau: Theo văn bản Thông tin liên quan đến lĩnh vực tổ chức sự kiện, Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch: Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của chủ sở hữu sự kiện và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng tham dự sự kiện.[5, Tr9] Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể sao cho sự kiện diễn ra theo đúng mục đích của ban tổ chức. Khái niệm về hoạt động tổ chức sự kiện tại bệnh viện 2 * Bệnh viện Bệnh viện là một cơ sở y tế trong khu vực dân cư bao gồm giường bệnh, đội ngũ cán bộ có trình độ kỹ thuật và năng lực quản lý, có trang thiết bị, cơ sở hạ tầng để phục vụ người bệnh. Bệnh viện là nơi khám, chữa trị, hồi phục và nâng cao sức khỏe cho khách hàng; là nơi thực hiện chức năng đảm bảo cho nhân dân được săn sóc toàn diện về sức khỏe.
Ngoài ra, bệnh viện còn là trung tâm giảng dạy y học và nghiên cứu sinh vật xã hội. Phân loại bệnh viện: - Theo mục tiêu phục vụ của bệnh viện: Bệnh viện phục vụ mục tiêu nghiên cứu và đào tạo, bệnh viện đa khoa, bệnh viện chuyên khoa. - Theo chủ sở hữu của bệnh viện: Bệnh viện công, bệnh viện bán công, bệnh viện tư nhân, các trung tâm tình nguyện. - Theo phân tuyến kỹ thuật của bệnh viện: Bệnh viện tuyến TW, bệnh viện Tỉnh/ Thành phố thuộc TW, bệnh viện khu vực, bệnh viện huyện/ quận.
- Theo phân hạng của bệnh viện: Bệnh viện hạng 1, bệnh viện hạng 2, bệnh viện hạng 3. * Hoạt động tổ chức sự kiện tại bệnh viện Hoạt động tổ chức sự kiện là các hoạt động liên quan đến việc tổ chức thực hiện một sự kiện bao gồm: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền tải thông tin về lĩnh vực y tế và các vấn đề sức khỏe cho đối tượng tham dự sự kiện và cộng đồng, sao cho sự kiện diễn ra theo đúng mục đích của ban tổ chức. Mục đích của hoạt động tổ chức sự kiện tại bệnh viện Tổ chức sự kiện được coi là các hoạt động tuyên truyền nhằm xây dựng hình ảnh tốt đẹp của người tổ chức sự kiện trong cộng đồng. Không chỉ các bệnh viện là đơn vị hoạt động kinh doanh, cung ứng các dịch vụ y tế với mục đích chủ yếu là sinh lời chú trọng tới mối quan hệ với công chúng, mà các bệnh viện là đơn vị sự nghiệp cũng cần gia tăng mối quan hệ này.
Lĩnh vực y tế liên quan đến sức khỏe của mỗi cá nhân, ảnh hưởng trực tiếp tới tính mạng con người. Việc gây dựng được lòng tin trong khách hàng đòi hỏi chất lượng dịch vụ y tế đảm bảo, đồng thời, cần tạo thông tin truyền miệng tích cực để củng cố lòng tin khách hàng. Và tổ chức sự kiện là một công cụ hữu ích giúp bệnh viện đạt được mục đích đã đề ra. Nhận thức được tầm quan trọng của việc tổ chức sự kiện, các bệnh viện đã tiến hành tổ chức những loại hình sự kiện: hội thảo, hội nghị, lễ kỉ niệm,.phù hợp với chủ đề của sự kiện để khằng định hình ảnh, uy tín của bệnh viện, cung ứng nhiều hơn các dịch vụ y tế, nỗ lực nâng cao sức khỏe toàn dân.
Mục đích bệnh viện tiến hành tổ chức sự kiện được cụ thể hóa như sau: 3 - Xây dựng và phát triển hình ảnh tốt đẹp trong tâm trí khách hàng. - Giúp khách hàng biết đến chất lượng khám, điều trị bệnh của bệnh viện, thúc đẩy số lượng sản phẩm, dịch vụ y tế được cung ứng. - Gây được sự chú ý cho sản phẩm, dịch vụ y tế của bệnh viện, tạo sự quan tâm hơn nữa từ phía khách hàng, gia tăng hiệu quả hoạt động của bệnh viện. - Thu hút sự quan tâm, chú ý của giới truyền thông và nhóm đối tượng công chúng mục tiêu.
- Xây dựng, tạo lập và duy trì mối quan hệ của bệnh viện với các nhóm đối tượng công chúng. - Giúp công chúng tiếp cận được với những thông tin liên quan đến tình hình hoạt động của bệnh viện. - Công bố rộng rãi trong cộng đồng những công trình, những loại thuốc mới được nghiên cứu, thử nghiệm thành công và được áp dụng trong công tác khám, điều trị bệnh, nâng cao sức khỏe. - Giúp công chúng kịp thời nắm bắt những vấn đế y tế cần được quan tâm, những dịch bệnh sẽ hoặc đang lây lan.
- Nâng cao đời sống tinh thần cho đội ngũ y bác sỹ, nhân viên; thúc đẩy sự nhiệt tình, thoải mái trong cômg việc; khuyến khích sự đoàn kết, gắn bó giữa toàn thể nhân viên với nhau. - Tổ chức sự kiện là việc đánh bóng hình ảnh, tiếng tăm của một bệnh viện, giúp khách hàng dễ dàng tìm hiểu thông tin về lĩnh vực, tình hình hoạt động, yên tâm khi tiếp cận và sử dụng dịch vụ y tế của bệnh viện. - Tổ chức sự kiện tạo ra một cái cớ tốt, tạo ra luồng thông tin tích cực nhằm thu hút sự chú ý, đồng tình, giành được cái nhìn thiện cảm của giới truyền thông và công chúng. Nội dung về hoạt động tổ chức sự kiện tại bệnh viện 1.
Xác định nhu cầu và mục tiêu tổ chức sự kiện Một sự kiện trước khi bắt tay vào chuẩn bị phải xác định được nhu cầu, mong muốn tổ chức sự kiện đó là gì? Chủ sở hữu của sự kiện là người nảy sinh nhu cầu và thông qua tổ chức sự kiện để thỏa mãn nhu cầu của mình. Đối với tổ chức sự kiện trong bệnh viện, người làm sự kiện phải thỏa mãn nhu cầu, sự kiện được tổ chức phải phù hợp với văn hóa tổ chức của bệnh viện. Nhu cầu tổ chức sự kiện tại bệnh viện đến từ cơ quan Nhà nước, Chính phủ; từ các đơn vị xã hội trong nước hay nước ngoài đồng tổ chức sự kiện và từ nội bộ bệnh viện. Cơ quan Nhà nước, Chính phủ và các đơn vị xã hội với nhu cầu phục vụ cộng đồng các thông tin trong lĩnh vực y tế, về các vấn đề liên quan đến sức khỏe, tạo cơ hội để công chúng tiếp cận với tình tình y tế trong nước và nước ngoài ở hiện tại và tương lai.
Tổ chức sự kiện trong nội bộ bệnh viện bao gồm 4 các buổi gặp mặt khách hàng, kỉ niệm ngày thành lập bệnh viện, lễ tuyên dương nhận chức,. tất cả nhằm thỏa mãn nhu cầu gia tăng uy tín, hình ảnh của bệnh viện trong công chúng. Sau khi xác định được nhu cầu tổ chức sự kiện cần xác định mục tiêu tổ chức trên cơ sở thỏa mãn nhu cầu của chủ sở hữu. Mục tiêu của sự kiện ảnh hưởng tới phương thức lập kế hoạch, cần xây dựng mục tiêu tổ chức một cách cụ thể nhằm đảm bảo kế hoạch có tính hiệu quả, bám sát theo mục tiêu, không gây lãng phí về ngân sách.
Đồng thời, mục tiêu phải thể hiện được nét văn hóa riêng biệt với thông điệp chứa đựng ý nghĩa hướng tới người tham dự sự kiện và nhóm công chúng quan tâm. Xác định chủ đề và loại hình tổ chức sự kiện Chủ đề của một sự kiện rất quan trọng, qua đó mà người tổ chức sự kiện sẽ lựa chọn loại hình sự kiện, cách trang trí, hình thức giải trí, hệ thống âm thanh ánh sáng, nhằm tạo được hiệu ứng tốt nhất với người tham dự. Bên cạnh đó, mỗi chủ đề phải mang đến một thông điệp vừa ý nghĩa, vừa mang tính sáng tạo, độc đáo, giới thiệu được mục đích tổ chức sự kiện một cách ấn tượng nhất. Người tổ chức sự kiện nên tránh lựa chọn tên của chủ đề đã được mình sử dụng trước đó hoặc những tên quá mờ nhạt, tên chủ đề phải toát lên được sự mới mẻ, tạo cảm giác lần đầu được tham dự sự kiện này, đánh vào tâm lý thu hút được sự chú ý của đối tượng tham gia và nhóm công chúng quan tâm.