CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ CHO THUÊ TÀI CHÍNH 1. Những khái niệm cơ bản 1.1 Thông tin (information), dữ liệu (data) và vai trò của chúng trong kinh tế- xã hội. a) Định nghĩa thông tin và vật mang tin: a1) Theo nghĩa thông thường thông tin là các thông báo hoặc các tài liệu được truyền từ một nguồn phát tin đến các đối tượng nhận tin nhằm mang lại sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin. A1) Trong HTTT: Thông tin là các dữ liệu đã đựợc xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dùng cho người sử dụng được truyền đi từ một nguồn phát tin đến đối tượng nhận tin.
A2) Vật mang tin: Vỏ vật chất chuyên chở thông tin. b) Định nghĩa dữ liệu (Data): Dữ liệu là các số liệu hoặc các tài liệu được thu thập chưa qua xử lý. c) Nội dung của thông tin: Khối lượng tri thức mà một thông tin mang lại. ¾Ý nghĩa của thông tin phụ thuộc rất nhiều vào đối tượng nhận tin.
d) Vai trò của thông tin: ª Trong chiến tranh: “Biết địch, biết ta, trăm trận, trăm thắng” ª Trong kinh tế: Thông tin là nguồn tài nguyên cực kỳ quan trọng, giúp lập kế hoạch xây dựng và phát triển. Nghiêm Sỹ Thương 11 HV: Đinh Hàm Long Lớp QTKD2 – Khóa 2010B Luận văn tốt nghiệp Trong cạnh tranh: Thông tin cho phép dành ưu thế trong cạnh tranh trên thị trường. Thông tin là nền tảng của kinh tế tri thức. Dữ liệu → Thông tin → Tri thức e) Giá thành của thông tin: Toàn bộ chi phí tạo ra thông tin.
f) Giá trị của thông tin: Lợi ích thu được của việc thay đổi phương án quyết định do thông tin mang lại. Ví dụ: Thông tin “Bắt đầu từ 10 giờ 00 ngày 21 tháng 7 năm 2008 giá bán lẻ xăng A92 tăng từ 14500 đồng lên thành 19000 đồng một lít”. Phương án A: Bán bình thường theo giá cũ như khi chưa biết thông tin. Phương án B: Dừng việc bán hàng, đến sau 10 giờ mới bán tiếp theo giá mới.
g) Tổ chức: ⊗ Khái niệm: Hệ thống được tạo ra từ các cá thể, có mục đích, mục tiêu rõ ràng, thực hiện hợp tác và phân công lao động. ⊗ Ba cấp quản lý (quyết định) trong tổ chức: ″ Quản lý chiến lược: xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức. Từ đó thiết lập các chính sách và đường lối chung cho tổ chức. Trong doanh nghiệp: Bao gồm Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc.
Quyết định chiến lược: những quyết định xác định mục tiêu, đường lối xây dựng và phát triển tổ chức. Quản lý chiến thuật: Kiểm soát quản lý, dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược đã đặt ra (tìm kiếm những nguồn lực cần thiết để GVHD: PGS. Nghiêm Sỹ Thương 12 HV: Đinh Hàm Long Lớp QTKD2 – Khóa 2010B Luận văn tốt nghiệp thực hiện mục tiêu chiến lược, thiết lập các chiến thuật mua sắm, tung ra các sản phẩm mới, thiết lập và theo dơi ngân sách,…). Trong doanh nghiệp: bao gồm trưởng các phòng ban (trưởng phòng tài vụ, trưởng phòng tổ chức hay trưởng phòng cung ứng,…).
Quyết định chiến thuật: những quyết định cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực. Quản lý tác nghiệp: Quản lý việc sử dụng sao cho có hiệu quả những phương tiện và nguồn lực đã được phân bổ để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhưng phải tuân thủ những ràng buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật. Trong doanh nghiệp: Bao gồm thủ kho, trưởng nhóm, đốc công của những đội sản xuất,. Quyết định tác nghiệp: Những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ.
h) Các đầu mối thông tin bên trong doanh nghiệp Sơ đồ 2.Các đầu mối thông tin bên trong doanh nghiệp GVHD: PGS. Nghiêm Sỹ Thương 13 HV: Đinh Hàm Long Lớp QTKD2 – Khóa 2010B Luận văn tốt nghiệp Sơ đồ 2.Các đầu mối thông tin bên ngoài doanh nghiệp 1.2 Thông tin kinh tế và quy trình xử lý TT kinh tế a) Định nghĩa thông tin kinh tế: Tồn tại, vận động trong các thiết chế kinh tế, các tổ chức doanh nghiệp phản ánh tình trạng kinh tế của các chủ thể đó. b) Quy trình xử lý thông tin kinh tế: Thu thập thông tin: Dựa vào yêu cầu của công tác quản lý mà xác định những thông tin cần thu thập. Xử lý thông tin:Sắp xếp,tổng hợp,phân phối thông tin.
Lưu trữ thông tin: Lưu thông tin đã xử lý để sử dụng lâu dài. Truyền thông tin: Thông tin đã xử lý phải truyền đến đúng nơi, đúng lúc, đúng đối tượng cần thông tin. Nghiêm Sỹ Thương 14 HV: Đinh Hàm Long Lớp QTKD2 – Khóa 2010B Luận văn tốt nghiệp 1.3 Các giai đoạn phát triển của quá trình xử lý thông tin kinh tế. ¾ Giai đoạn xử lý thủ công: Hệ thống quản lý quy mô nhỏ, trình độ sản xuất thấp, xử lý giản đơn.
Mọi thao tác của quy trình xử lý đều thực hiện thủ công. ¾ Giai đoạn xử lý tin học hoá từng phần: Máy tính được đưa vào một số bộ phận quản lý quan trọng, các bộ phận khác vẫn xử lý thủ công. ¾ Giai đoạn xử lý tin học hoá đồng bộ: Đưa máy tính vào tất cả các bộ phận, xây dựng mạng LAN, kết nối INTERNET trao đổi thông tin trong toàn bộ tổ chức và với bên ngoài, xây dựng một CSDL thống nhất trong toàn hệ thống phục vụ cho công tác quản lý hiệu quả.4 Hệ thống thông tin (HTTT) a) Định nghĩa HTTT: Tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp các hoạt động ra quyết định trong một tổ chức. Ví dụ: Hệ thống trả lương theo ngày công/sản phẩm Hệ thống quản lý siêu thị.
b) Các bộ phận cấu thành HTTT: GVHD: PGS. Nghiêm Sỹ Thương 15 HV: Đinh Hàm Long Lớp QTKD2 – Khóa 2010B Luận văn tốt nghiệp Sơ đồ 2. Các bộ phận cấu thành HTTT: c) Phân loại HTTT trong một tổ chức ªHTTT xử lý giao dịch (TPS): Thu thập, xử lý dữ liệu đến từ các giao dịch bên trong và bên ngoài hệ thống. ªHTTT quảnlý (MIS):Trợ giúp các hoạt động quản lý.
ª Hệ trợ giúp quyết định (DSS): Có các công cụ mô hình và giải bt, trợ giúp các hoạt động ra quyết định. ª Hệ chuyên gia (ES): Biểu diễn tri thức của các chuyên gia bằng các công cụ tin học. ª HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh (ISCA): được xây dựng cho đối tượng bên ngoài tổ chức, tạo điều kiện thuận lợi trong giao dịch, dành ưu thế cạnh tranh. d) Phân loại HTTT kinh tế ¾HTTT dự báo: Thu thập, xử lý các thông tin phục vụ công tác dự báo.
Dự báo ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. ¾ HTTT kế hoạch: Thu thập, xử lý các thông tin phục vụ lập kế hoạch: Kế hoạch chiến lược, Kế hoạch chiến thuật, Kế hoạch tác nghiệp. ¾ HTTT khoa học-công nghệ: Khoa học cơ bản, Khoa học kỹ thuật, Khoa học kinh tế, Khoa học nhân văn,. ¾ HTTT thực hiện: Sử dụng các công cụ thống kê, kế toán để kiểm tra, phân tích, đánh giá quá trình, tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Dựa vào đó các nhà quản lý có thể điều chỉnh, bổ sung kế hoạch sản xuất kinh doanh. Nghiêm Sỹ Thương 16 HV: Đinh Hàm Long Lớp QTKD2 – Khóa 2010B Luận văn tốt nghiệp e) Tài nguyên phần mềm trong HTTT Sơ đồ 2. Tài nguyên phần mềm trong HTTT f) Tài nguyên nhân lực trong HTTT GVHD: PGS. Nghiêm Sỹ Thương 17 HV: Đinh Hàm Long Lớp QTKD2 – Khóa 2010B Luận văn tốt nghiệp Sơ đồ 2.
Tài nguyên nhân lực trong HTTT g) Tài nguyên phần cứng trong HTTT Sơ đồ 2. Tài nguyên phần cứng trong HTTT GVHD: PGS. Nghiêm Sỹ Thương 18 HV: Đinh Hàm Long Lớp QTKD2 – Khóa 2010B Luận văn tốt nghiệp h) HTTT kế toán Sơ đồ 2. Tài nguyên dữ liệu trong HTTT đối với tổ chức DN 1.
Các HTTT cho thuê tài chính 1.1 Hệ thống xử lý giao dịch TPS HTTT thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền thông tin và dữ liệu trong giao dịch kinh tế và thương mại. ªQuy trình xử lý giao dịch: Thu thập thông tin, dữ liệu Xử lý thông tin dữ liệu giao dịch Tạo báo cáo Xử lý các yêu cầu ª Xử lý theo lô: Các dữ liệu giao dịch được tích luỹ trong một thời gian nhất định thành các lô sau đó được xử lý theo trình tự của các lô. Quy trình xử lý theo lô: Tích luỹ dữ liệu nhận được từ ccác giao dịch theo từng nhóm (lô). Nghiêm Sỹ Thương 19 HV: Đinh Hàm Long Lớp QTKD2 – Khóa 2010B Luận văn tốt nghiệp Ghi lại các giao dịch theo lô Sắp xếp các lô vào một danh sách có cấu trúc kiểu FIFO (first in-first out) theo trình tự thời gian.
Chuyển các lô số liệu về một máy tính trung tâm để xử lý. Ưu điểm:Rất hiệu quả khi xử lý số lượng lớn giaodịch Nhược điểm: Không thể nhận được kết quả xử lý ngay. *) Xử lý thời gian thực: Các dữ liệu được xử lý ngay lập tức sau mỗi giao dịch và đưa kết quả ra ngay sau khi xử lý. Các hệ thống xử lý thời gian thực: HTTT thu thập dữ liệu HTTT tra cứu Hệ thống xử lý tệp Hệ thống cập nhật CSDL Hệ thống soạn thảo văn bản và báo cáo.2 Hệ thống thông tin phục vụ quản lý(MIS) - Tài chính-kế toán a) HTTT tài chính: Thu thập, xử lý, lưu trữ các thông tin, dữ liệu liên quan đến hoạt động tài chính trong doanh nghiệp: Quản lý ngân sách, vốn đầu tý, dự báo và lập kế hoạch tài chính.
b) HTTT kế toán: Thu thập, xử lý các thông tin trong các giao dịch thương mại, thực hiện các thủ tục kế toán, xây dựng các báo cáo tài chính trong tổ chức, doanh nghiệp. Các quy trình: Xử lý đơn đặt hàng, kiểm tra kho hàng, kế toán tài khoản khách hàng, tài khoản nhà cung cấp, thanh toán lương, kế toán tổng hợp. Nghiêm Sỹ Thương 20 HV: Đinh Hàm Long Lớp QTKD2 – Khóa 2010B Luận văn tốt nghiệp Sơ đồ 2. HTTT kế toán - Quản lý khách hàng: Thu thập, xử lý, phân tích các thông tin, dữ liệu nội bộ cũng nhý ngoài môi trường nhằm cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin cần thiết trong đưa ra hạn mức và đánh giá rủi ro tín dụng.
