Tổng quan nghiên cứu

Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động và quản lý tài chính của các tổ chức, đặc biệt là trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu như trường cao đẳng kỹ thuật. Tại Việt Nam, mặc dù KSNB đã phát triển mạnh trong doanh nghiệp, nhưng trong các đơn vị sự nghiệp, khái niệm này còn khá mới mẻ và chưa được phổ biến rộng rãi. Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cao Thắng, với lịch sử hơn 107 năm và quy mô đào tạo hơn 10.000 học viên mỗi năm, đang đứng trước thách thức lớn khi được giao quyền tự chủ tài chính và quản lý hoạt động. Nghiên cứu nhằm mục tiêu tìm hiểu, phân tích thực trạng hệ thống KSNB tại trường, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, bảo vệ tài sản, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Phạm vi nghiên cứu tập trung tại Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cao Thắng trong giai đoạn từ tháng 1 đến tháng 9 năm 2013. Việc hoàn thiện hệ thống KSNB không chỉ góp phần nâng cao chất lượng đào tạo mà còn tăng cường sự minh bạch, hiệu quả trong quản lý tài chính và nguồn lực, đáp ứng yêu cầu phát triển và hội nhập của giáo dục nghề nghiệp Việt Nam.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên hai khung lý thuyết chính về kiểm soát nội bộ: báo cáo COSO 1992 và hướng dẫn INTOSAI 2004. Báo cáo COSO định nghĩa KSNB là một quá trình do nhà quản lý và nhân viên thực hiện nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động, tin cậy báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật. INTOSAI mở rộng định nghĩa này cho khu vực công, nhấn mạnh KSNB là công cụ quản lý rủi ro, bảo vệ tài sản và thực hiện sứ mệnh tổ chức. Năm thành phần cấu thành hệ thống KSNB theo INTOSAI gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Các khái niệm chuyên ngành như “môi trường kiểm soát” (bao gồm tính chính trực, năng lực nhân viên, triết lý quản lý), “đánh giá rủi ro” (xác định, phân tích, phản ứng rủi ro), và “hoạt động kiểm soát” (ủy quyền, phân công nhiệm vụ, kiểm tra, đối chiếu) được vận dụng để phân tích thực trạng tại trường.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp luận khoa học kết hợp định tính và định lượng. Nguồn dữ liệu chính bao gồm khảo sát bằng bảng câu hỏi gửi đến cán bộ quản lý, giảng viên và nhân viên các phòng ban của trường; phỏng vấn sâu với các đối tượng chủ chốt; quan sát thực tế các hoạt động kiểm soát nội bộ; và phân tích tài liệu nội bộ của trường. Cỡ mẫu khảo sát gồm 30 cán bộ quản lý và nhân viên thuộc các phòng ban như Ban giám hiệu, Phòng Kế hoạch – Tài chính, Phòng Đào tạo, Khoa Cơ khí, Bộ môn Kinh tế. Phương pháp phân tích dữ liệu bao gồm tổng hợp số liệu khảo sát, so sánh tỷ lệ phần trăm các câu trả lời “có” và “không”, phân tích nội dung phỏng vấn và đối chiếu với lý thuyết. Thời gian nghiên cứu kéo dài từ tháng 1 đến tháng 9 năm 2013, đảm bảo thu thập dữ liệu đầy đủ và khách quan.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát còn hạn chế về tính chính trực và giá trị đạo đức: Khoảng 67% cán bộ cho biết nhà trường đã xây dựng các nguyên tắc đạo đức nhưng chỉ 33% đánh giá việc phổ biến và hướng dẫn thực hiện còn hạn chế, đặc biệt đối với các đối tượng ngoài giảng viên. Ban giám hiệu được đánh giá là tấm gương đạo đức nhưng văn bản quy định còn chung chung.

  2. Năng lực nhân viên chưa đồng đều: 90% cán bộ được khảo sát cho biết công việc được phân công dựa trên năng lực, tuy nhiên chỉ 70% nhân viên hiểu rõ vai trò của mình trong hệ thống KSNB. Đội ngũ giảng viên có trình độ khá cao với 253 cán bộ cơ hữu, trong đó có 19 thạc sĩ và 11 nghiên cứu sinh, nhưng nhân viên hành chính chủ yếu dựa vào kinh nghiệm hơn là kiến thức chuyên môn.

  3. Phong cách quản lý linh hoạt nhưng còn kiêm nhiệm nhiều chức năng: Ban giám hiệu thường xuyên lấy ý kiến các phòng ban (100%) và 90% có ủy quyền cho nhân viên thực hiện công việc. Tuy nhiên, 70% cán bộ quản lý cho biết họ phải kiêm nhiệm nhiều chức năng, gây áp lực và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

  4. Cơ cấu tổ chức phù hợp nhưng còn thiếu sự chuyên môn hóa: 90% đánh giá cơ cấu tổ chức phù hợp với hoạt động của trường, quyền hạn và trách nhiệm được phân định rõ. Tuy nhiên, 40% cán bộ quản lý chưa có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý.

  5. Chính sách nhân sự chưa phát huy hiệu quả tối đa: Quy trình tuyển dụng được thực hiện bài bản với 9 bước từ xác định nhu cầu đến ký hợp đồng thử việc, nhưng chỉ 60% cán bộ cho rằng chính sách khen thưởng và động viên tạo động lực tốt. Việc đào tạo sau tuyển dụng còn hạn chế, chỉ 50% nhân viên được đào tạo đầy đủ.

Thảo luận kết quả

Kết quả khảo sát cho thấy hệ thống KSNB tại Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cao Thắng đã có nền tảng vững chắc với sự quan tâm của Ban giám hiệu và cơ cấu tổ chức rõ ràng. Tuy nhiên, các hạn chế về truyền thông nội bộ, năng lực nhân viên hành chính và chính sách nhân sự chưa đồng bộ làm giảm hiệu quả kiểm soát. So với các nghiên cứu trong ngành giáo dục nghề nghiệp, tỷ lệ nhân viên hiểu rõ vai trò trong KSNB thấp hơn mức trung bình khoảng 80% trong một số đơn vị tương tự. Việc kiêm nhiệm nhiều chức năng cũng là nguyên nhân phổ biến gây áp lực và giảm hiệu quả quản lý. Các biểu đồ thể hiện tỷ lệ phần trăm câu trả lời khảo sát sẽ minh họa rõ hơn các điểm mạnh và điểm yếu của từng thành phần KSNB. Việc hoàn thiện hệ thống KSNB sẽ góp phần nâng cao tính minh bạch, giảm thiểu rủi ro gian lận và nâng cao chất lượng đào tạo, phù hợp với yêu cầu tự chủ tài chính và phát triển bền vững của trường.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường truyền thông và đào tạo về đạo đức nghề nghiệp: Xây dựng và ban hành bộ quy tắc đạo đức chi tiết cho tất cả cán bộ, giảng viên và nhân viên, tổ chức các buổi tập huấn định kỳ nhằm nâng cao nhận thức về vai trò của KSNB. Mục tiêu đạt 100% cán bộ hiểu và thực hiện đúng quy định trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban giám hiệu phối hợp Phòng Tổ chức Hành chính.

  2. Nâng cao năng lực nhân viên hành chính: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên môn, kỹ năng quản lý và nhận thức về KSNB cho nhân viên hành chính, đặc biệt là các phòng ban hỗ trợ. Mục tiêu tăng tỷ lệ nhân viên hiểu rõ vai trò trong KSNB lên 90% trong 18 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Đào tạo phối hợp Phòng Tổ chức Hành chính.

  3. Tái cấu trúc cơ cấu tổ chức và phân công nhiệm vụ: Rà soát, điều chỉnh cơ cấu tổ chức để giảm kiêm nhiệm, phân công rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm, đảm bảo mỗi cán bộ chỉ phụ trách các chức năng phù hợp với năng lực. Mục tiêu giảm 30% số lượng kiêm nhiệm trong 24 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban giám hiệu.

  4. Hoàn thiện chính sách nhân sự và khen thưởng: Xây dựng chính sách khen thưởng minh bạch, công bằng, tạo động lực làm việc cho cán bộ, đồng thời tăng cường đào tạo sau tuyển dụng và đánh giá hiệu quả công việc định kỳ. Mục tiêu nâng cao mức độ hài lòng của cán bộ lên 85% trong 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Tổ chức Hành chính phối hợp Ban giám hiệu.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban giám hiệu và quản lý các trường cao đẳng, đại học: Giúp hiểu rõ về vai trò và cách thức xây dựng hệ thống KSNB phù hợp với đặc thù đơn vị sự nghiệp giáo dục có thu, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn lực.

  2. Cán bộ phòng Tổ chức Hành chính và Phòng Tài chính Kế toán: Áp dụng các giải pháp hoàn thiện chính sách nhân sự, quy trình kiểm soát tài chính và quản lý nhân lực nhằm tăng cường tính minh bạch và hiệu quả hoạt động.

  3. Giảng viên và nhân viên hành chính trong các đơn vị giáo dục nghề nghiệp: Nâng cao nhận thức về vai trò của từng cá nhân trong hệ thống KSNB, từ đó chủ động tham gia và thực hiện các hoạt động kiểm soát nội bộ.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành kế toán, kiểm toán, quản trị giáo dục: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn về KSNB trong khu vực công, đặc biệt là trong lĩnh vực giáo dục nghề nghiệp, làm tài liệu tham khảo cho các nghiên cứu tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì và tại sao nó quan trọng trong trường cao đẳng?
    Hệ thống KSNB là tập hợp các quy trình, chính sách nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả, bảo vệ tài sản và tuân thủ pháp luật. Trong trường cao đẳng, nó giúp quản lý tài chính, nâng cao chất lượng đào tạo và giảm thiểu rủi ro sai sót, gian lận.

  2. Những yếu tố nào cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI?
    Theo INTOSAI, hệ thống KSNB gồm năm thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Mỗi thành phần đóng vai trò hỗ trợ lẫn nhau để đạt mục tiêu chung.

  3. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ?
    Hiệu quả được đánh giá qua việc hệ thống vận hành đúng thiết kế, giảm thiểu rủi ro, đảm bảo tuân thủ quy định và đạt mục tiêu tổ chức. Các công cụ như khảo sát, phỏng vấn, kiểm tra tài liệu và giám sát định kỳ được sử dụng.

  4. Tại sao năng lực nhân viên lại ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ?
    Nhân viên có năng lực phù hợp sẽ hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và thực hiện đúng các thủ tục kiểm soát, từ đó nâng cao hiệu quả hệ thống. Ngược lại, thiếu năng lực dẫn đến sai sót và rủi ro gia tăng.

  5. Chính sách nhân sự cần được cải thiện như thế nào để hỗ trợ KSNB?
    Cần xây dựng quy trình tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và khen thưởng minh bạch, công bằng, tạo động lực làm việc và phát triển năng lực nhân viên, đồng thời xử lý nghiêm các vi phạm để duy trì tính kỷ luật.

Kết luận

  • Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cao Thắng đã có nền tảng vững chắc nhưng còn nhiều hạn chế về truyền thông, năng lực nhân viên và chính sách nhân sự.
  • Môi trường kiểm soát, đặc biệt là tính chính trực và giá trị đạo đức, cần được củng cố thông qua quy định và đào tạo cụ thể hơn.
  • Cơ cấu tổ chức phù hợp nhưng cần giảm kiêm nhiệm và nâng cao chuyên môn quản lý để tăng hiệu quả hoạt động.
  • Các giải pháp đề xuất tập trung vào đào tạo, tái cấu trúc tổ chức, hoàn thiện chính sách nhân sự và tăng cường truyền thông nội bộ.
  • Nghiên cứu mở ra hướng đi cho việc hoàn thiện hệ thống KSNB trong các đơn vị sự nghiệp giáo dục, góp phần nâng cao chất lượng quản lý và đào tạo trong bối cảnh tự chủ tài chính.

Hành động tiếp theo: Ban giám hiệu và các phòng ban liên quan nên triển khai ngay các giải pháp đề xuất, đồng thời thiết lập hệ thống giám sát và đánh giá định kỳ để đảm bảo hiệu quả thực thi. Để biết thêm chi tiết và áp dụng hiệu quả, quý độc giả và các đơn vị có thể tham khảo toàn bộ luận văn.