CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Tổng quan về kiểm soát nội bộ 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ Hoạt động kiểm soát luôn là khâu quan trọng trong quá trình quản lý, điều hành của nhà quản trị nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức. Để thực hiện được hoạt động kiểm soát, nhà quản lý thường sử dụng công cụ chủ yếu là kiểm soát nội bộ (KSNB). Lịch sử phát triển kiểm soát nội bộ có thể tóm tắt qua các giai đoạn sau: 1.1 Giai đoạn sơ khai Kiểm soát nội bộ đã tồn tại từ thời cổ đại. Khi Hy Lạp có chính quyền kép, với việc phân chia trách nhiệm giữa các quan chức chịu trách nhiệm thu thuế và giám sát việc thu thuế.
Hình thức ban đầu của KSNB là kiểm soát tiền và bắt đầu từ cuộc cách mạng công nghiệp. Để có thể phát triển, các công ty cần có vốn và từ đó đưa đến nhu cầu tăng cường quản lý vốn và kiểm tra thông tin về việc sử dụng vốn. Thuật ngữ kiểm soát nội bộ bắt đầu xuất hiện từ giai đoạn này. Năm 1929, KSNB chính thức được đề cập trong Federal Seserve Bulletin.
Thông qua đó, khái niệm KSNB và vai trò của hệ thống KSNB trong công ty chính thức được công nhận như là một cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên. Khi thực hiện chức năng nhận xét báo cáo tài chính, kiểm toán viên nhận thức rằng không cần thiết kiểm tra tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà chỉ cần chọn mẫu để kiểm tra dựa sự hiểu biết về hệ thống KSNB mà doanh nghiệp được kiểm toán đã thiết lập, vận hành và tập hợp thông tin để lập báo cáo tài chính. Vì vậy, KSNB lúc bấy giờ được hiểu rất đơn giản như là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động. Việc nghiên cứu và đánh giá hệ thống KSNB ngày càng được chú trọng trong cuộc kiểm toán từ năm 1936, khi một công bố của Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã định nghĩa về KSNB là “… là các biện pháp và thách LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 thức được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và tài sản, cũng như kiểm tra việc ghi chép chính xác số liệu”.2 Giai đoạn hình thành Năm 1949, một báo cáo đặc biệt của AICPA, định nghĩa KSNB là: “… cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của người quản lý”.3 Giai đoạn phát triển Trong hơn 40 năm sau đó, AICPA đã soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực đề cập đến những khái niệm và khía cạnh khác nhau của KSNB: - SAP 29 (1958) “Phạm vi kiểm toán viên độc lập xem xét KSNB”, trong đó lần đầu tiên đề cập phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán.
- SAP 54 (1972) “Tìm hiểu về đánh giá KSNB”, đã đưa ra bốn mục tiêu của kiểm soát kế toán - SAS 55 (1988) “Xem xét KSNB trong kiểm toán báo cáo tài chính”, đã đưa ba yếu tố của KSNB là môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm toán. Vào thập niên 1970- 1980, nền kinh tế Hoa Kỳ phát triển mạnh mẽ kéo theo các vụ gian lận ngày càng tăng về số lượng lẫn quy mô, gây ra tổn thất đáng kể cho nền kinh tế. Năm 1977, sau vụ bê bối Watergate, quốc hội Hoa Kỳ đã ban hành Luật chống hối lộ ở nước ngoài. Điều luật này nhấn mạnh đến vai trò của KSNB trong việc ngăn ngừa những khỏan thanh toán bất hợp pháp và dẫn đến nhu cầu ghi chép đầy đủ trong mọi hoạt động.
Lần đầu tiên, yêu cầu về báo cáo hoạt động KSNB được đề cập trong một văn bản pháp luật, trong đó quy định bắt buộc phải có báo cáo về hệ thống KSNB đối với công tác kế toán ở công ty (1979); yêu cầu trên đã thực sự gây chú ý và sự quan tâm của công chúng về vấn đề KSNB vì trên thực tế có nhiều định nghĩa, quan điểm khác nhau về KSNB cũng như cách thức đánh giá LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 hệ thống KSNB giữa cơ quan quản lý nhà nước, các hội nghề nghiệp, giới doanh nhân và học giả. Năm 1985, với sự sụp đỗ của các công ty cổ phần có niêm yết làm cho các nhà ban hành luật càng quan tâm đến hoạt động KSNB của công ty. Nhiều quy định hướng dẫn về KSNB của các cơ quan chức năng Hoa Kỳ được ban hành trong giai đoạn này như: Ủy Ban chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ năm 1998, Ủy Ban Chứng khoán Hoa Kỳ năm 1998, Tổ chức nghiên cứu kiểm toán nội bộ năm 1991. Trước tình hình này, Ủy Ban COSO đã được thành lập.
Đây là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (thường gọi tắt là Ủy ban Treedway), thành lập vào năm 1985 dưới sự bảo trợ của 5 tổ chức: Hiệp hội kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA); Hội kế toán Mỹ (American Accounting Association); Hiệp hội quản trị viên tài chính (The Financial Executives Institute –FEI); Hiệp hội kế toán viên quản trị (Institute of Management Accountants –IMA); Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (The Institute of Internal Auditors –IIA). Quá trình tìm hiểu về gian lận đã cho thấy KSNB của các công ty có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng xảy ra gian lận, vì vậy việc nghiên cứu và đưa ra một khuôn khổ chung đã được đưa ra. Trước tiên, COSO đã sử dụng chính thức từ KSNB thay vì từ kiểm soát nội bộ về kế toán. Đến năm 1992, Ủy ban COSO đã chính thức ban hành Báo cáo 1992.
Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đưa ra khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống. Báo cáo này có tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong đó KSNB không chỉ dừng lại ở vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà được mở rộng ra phương diện hoạt động của doanh nghiệp và tuân thủ các chính sách.5 Giai đoạn hiện đại Báo cáo COSO ra đời nhằm đưa ra một định nghĩa, một cách hiểu được chấp nhận rộng rãi về KSNB và cũng hỗ trợ cho các nhà quản trị kiểm soát công ty một cách tốt hơn. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 Báo cáo COSO 1992 chưa thật sự hoàn chỉnh nhưng đã tạo lập được một cơ sở lý thuyết rất cơ bản và được xem là nền tảng về KSNB. Sau đó, hàng loạt các nghiên cứu phát triển về KSNB trong nhiều lĩnh vực khác nhau đã ra đời như phát triển về Quản trị rủi ro (ERM 2004), về công ty nhỏ, phát triển theo hướng công nghệ thông tin (COBIT), theo hướng kiểm toán độc lập, chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể và giám sát (2008), cụ thể như sau: Phát triển về phía quản trị Năm 2001, COSO tiếp tục triển khai nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp (ERM) trên cơ sở của Báo cáo COSO 1992.
Bản dự thảo đã hình thành và được công bố vào tháng 7. Trong bản dự thảo, ERM được định nghĩa gồm 8 bộ phận: Môi trường nội bộ, thiết lập mục tiêu, nhận diện sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát. Đền 2004, ERM đã được chính thức ban hành, theo đó ERM không nhằm thay thế cho báo cáo COSO 1992 mà chỉ được xem là cánh tay nối dài của báo cáo này. Phát triển theo hướng công nghệ thông tin Năm 1996, Ban tiêu chuẩn có tên “Các mục tiêu kiểm soát trong công nghệ thông tin và các lĩnh vực liên quan (COBIT- Control Objectives for Information and Related Technology) do Hiệp hội về kiểm soát và kiểm toán thông tin (Information Systerm Audit and Control Foundation (ISACF) viên quản trị công nghệ thông tin (ITGI- Information Technology Governance Institute) thành lập.
COBIT cung cấp cho nhà quản trị, kiểm toán viên và người sử dụng công nghệ thông tin các giải pháp được chấp thuận, các chỉ tiêu đánh giá, quy trình và hoạt động thích hợp để hỗ trợ họ trong việc tối đa hóa các lợi ích thu được thông qua việc sử dụng công nghệ thông tin và phát triển việc quản lý, kiểm soát công nghệ thông tin trong công ty. Phát triển theo hướng kiểm toán độc lập Các Chuẩn mực kiểm toán của Hoa Kỳ cũng chuyển sang sử dụng báo cáo COSO làm nền tảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, gồm: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 - SAS 78 (1995): Xem xét kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính. Các định nghĩa, nhân tố của kiểm soát nội bộ trong báo cáo COSO (1992) đã được đưa vào chuẩn mực này. - SAS 94 (20001): Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính.
Hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA cũng sử dụng báo cáo của COSO khi yêu cầu xem xét hệ thống KSNB trong kiểm toán BCTC, cụ thể là: ISA 315 “Hiểu biết về tình hình kinh doanh, mọi trường hoạt động đơn vị và đánh giá rủi ro các sai sót trọng yếu”, ISA 265 “thông báo về những khiếm khuyết của KSNB” đã yêu cầu Kiểm toán viên cần có hiểu biết đầy đủ về KSNB. Như vậy định nghĩa về KSNB theo ISA 315 và 265 đã dựa trên định nghĩa về KSNB của báo cáo COSO 1992. Phát triển theo hướng kiểm toán nội bộ Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ định nghĩa các mục tiêu KSNB bao gồm: độ tin cậy và tính trung thực của thông tin; tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và quy định; bảo vệ tài sản; sử dụng hiệu quả các nguồn lực; hoàn thành các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động hoặc chương trình. Phát triển theo hướng kiểm toán ngành nghề cụ thể Lĩnh vực ngân hàng là lĩnh vực đã có những nghiên cứu khá đầy đủ và chi tiết về KSNB trong ngành nghề của mình.
Báo cáo Basel (1998) đã đưa ra công bố về khuôn khổ KSNB trong ngân hàng. Báo cáo trên đã định nghĩa KSNB: “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi hội đồng quản trị, các nhà quán lý cao cấp và nhân viên.