CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. Lịch sử hình thành và phát triển Ngay từ khi hoạt động sản xuất kinh doanh ra đời, con người đã có những biện pháp kiểm soát nhằm bảo vệ tài sản cũng như thành quả do quá trình sản xuất kinh doanh tạo ra và khi hoạt động kinh doanh ngày càng phát triển, các tài sản mà người chủ doanh nghiệp đầu tư càng nhiều, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng phức tạp thì các thủ tục kiểm soát cũng phát triển theo. Giai đoạn sơ khai Cuối thế kỷ 19, khi các kênh cung cấp vốn phát triển mạnh mẽ, trong đó ngân hàng là kênh cung cấp vốn chủ yếu. Để có thể cung cấp vốn, ngân hàng cần sự tin cậy về tình hình tài chính của doanh nghiệp thông qua Bảng cân đối kế toán.
Điều này đòi hỏi một số người có năng lực, độc lập đảm nhiệm chức năng xác định tính trung thực và hợp lý của các thông tin trên báo cáo tài chính và từ đó có sự ra đời của các công ty kiểm toán độc lập. Khi thực hiện chức năng nhận xét báo cáo tài chính, kiểm toán viên nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống nội bộ của DN được kiểm tra. Cụ thể, trong quá trình kiểm toán rất nhiều công ty, các kiểm toán viên nhận thấy rằng mức độ gian lận ở các công ty là khác nhau và sau khi đi sâu vào tìm hiểu thì kết luận được đưa ra là tại các công ty mà gian lận và sai sót ít xảy ra, họ có một số những thủ tục kiểm soát rất chặt chẽ trong khi đó tại các công ty có gian lận và sai sót nhiều các thủ tục nay rất lỏng lẻo hoặc hầu như không có. Vì vậy, các kiểm toán viên bắt đầu quan tâm đến KSNB.
Tuy nhiên trước năm 1900, kiểm soát nội bộ được biết đến với hình thức là kiểm soát tiền. Nguyên nhân là do trong giai đoạn này hệ thống ngân hàng chưa phát triển các giao dịch chủ yếu là bằng tiền vì vậy nó được chú ý nhiều nhất. Đến năm 1905, tác giả Robert Montgomery đã bắt đầu đưa ra khái niệm và một số vấn đề liên quan đến “kiểm soát nội bộ” trong tác phẩm “Lý thuyết và thực hành kiểm toán” của mình. Trong đó, ông đưa ra ý kiến rằng các kiểm toán viên nên tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của các công ty trước khi đi vào các thử nghiệm cơ bản.
Sau khi TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 7 tác phẩm này ra đời, một số các tổ chức, các cơ quan chức năng bắt đầu đề cập cụm từ “kiểm soát nội bộ” trong các văn bản của mình. Năm 1929, thuật ngữ kiểm soát nội bộ được đề cập chính thức trong một công bố của Cục dự trữ liên bang Hoa Kỳ. Theo đó, KSNB được định nghĩa là một công cụ bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động. Năm 1936, trong một công bố của AICPA - Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ đã định nghĩa kiểm soát nội bộ”… là các biện pháp và cách thức chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách”.
Những năm tiếp theo, kiểm soát nội bộ càng được chú trọng đặc biệt là sau sự thất bại trong cuộc kiểm toán cho Công ty Mc Kesson&Robbins – một công ty dược phẩm có tổng tài sản lên đến hơn 100 triệu USD vào năm 1937 - do công ty kiểm toán Price Waterhouse thực hiện. Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ (SEC) phát hiện 20 triệu USD hàng tồn kho và nợ phải thu đã bị khai khống và hơn 20% tài sản không hiện hữu trong thực tế. Trong khi đó công ty kiểm toán Price Waterhouse đã không phát hiện ra điều này trong quá trình kiểm toán của mình, một trong những nguyên nhân chủ yếu là do hệ thống kiểm tra và kiểm soát nội bộ không được quan tâm đúng mức. Vì vậy, SEC cho rằng KSNB cần được chú trọng hơn, không chỉ hạn chế ở lĩnh vực kế toán mà kiểm toán viên cần có kiến thức đầy đủ hơn về cách thức mà các nghiệp vụ trên được thực hiện.
Giai đoạn đoạn hình thành Năm 1949, trong một báo cáo của AICPA đã định nghĩa KSNB là”… cơ cấu tổ chức các biện pháp, cách thức liên quan được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của người quản lý.” Đến năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) lần đầu tiên phân biệt kiểm soát nội bộ về quản lý và kiểm soát nội bộ về kế toán. Và những năm tiếp theo, CAP tiếp tục ban hành SAP 33 và SAP 54 để làm rõ hơn về sự phân biệt trên đồng thời là cơ sở để xây dựng chuẩn mực kiểm toán. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 8 Tuy nhiên, trong giai đoạn này các kiểm toán viên quan tâm nhiều hơn đến kiểm soát nội bộ về phương diện kế toán, còn về phương diện quản lý không nhận được nhiều sự quan tâm của các kiểm toán viên. Như vậy trong suốt thời kỳ trên, khái niệm kiểm soát nội bộ đã không ngừng được mở rộng ra khỏi những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán.
Tuy nhiên trước khi báo cáo COSO (1992) ra đời, kiểm soát nội bộ vẫn mới dừng lại như là một phương tiện phục vụ cho kiểm toán viên trong kiểm toán báo cáo tài chính. Giai đoạn đoạn phát triển và sự ra đời của COSO 1992 Vào những thập niên 1970-1980, cùng với sự phát triển về kinh tế, các vụ gian lận cũng ngày càng tăng gây tổn thất đáng kể cho nền kinh tế. Vào năm 1973, vụ tai tiếng chính trị Watergate diễn ra liên quan đến việc vận động tranh cử trái phép và rửa tiền. Đến năm 1977 thì Luật về chống hối lộ nước ngoài ra đời.
Từ sự kiện này SEC đã tiến hành tìm hiểu và phát hiện ra rằng một trong những sai lầm lớn trong Quản trị công ty đó là các công ty không quan tâm đến hệ thống kiểm soát nội bộ. Đến năm 1979, SEC bắt buộc các công ty phải báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công tác kế toán ở đơn vị mình. Quyết định này của SEC đã vấp phải sự phản đối gay gắt của nhiều công ty vì họ cho rằng các tiêu chuẩn để đánh giá sự hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội bộ rất mơ hồ. Trước tình hình đó, việc thành lập ủy ban COSO(1985) là một kết quả tất yếu.
COSO là một ủy ban thuộc hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận trên báo cáo tài chính dưới sự bảo trợ của 5 tổ chức nghề nghiệp bao gồm: Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA- American Accounting Association) Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA- American Institute of Certified Public Accountants) Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI-Financial Executives Institue) Hiệp hội Kế toán viên quản trị(IMA-Institue of Management Accountants) Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA-Institue of Internal Auditors) TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 9 Năm 1992, COSO đã phát hành Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đã đưa ra khuôn mẫu lý thuyết về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ thống. Đặc điểm nổi bật của báo cáo này là cung cấp một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị trong đó kiểm soát nội bộ không chỉ còn là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà được mở rộng ra cho các phương tiện hoạt động và tuân thủ. Báo cáo COSO 1992 gồm 4 phần: Phần 1- Bản tóm lược: Tổng quan về KSNB cho nhà quản lý cấp cao Phần 2- Hệ thống lý luận: Định nghĩa về KSNB, mô tả các yếu tố của KSNB và chỉ ra những tiêu chí để kiểm soát hệ thống liên quan đến tài chính. Phần 3-Báo cáo cho các thành viên bên ngoài: hướng dẫn cách thức báo cáo cho các đối tượng bên ngoài về KSNB Phần 4-Các công cụ đánh giá: Bao gồm các bảng biểu phục vụ cho việc đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB.
Sau COSO 1992, sự ra đời của COSO 2004 là bước ngoặt lớn trong quá trình chuyển đổi cách tiếp cận kiểm soát nội bộ dưới góc nhìn của kiểm toán sang góc nhìn của quản trị và đặc biệt là quản trị rủi ro. Nguyên nhân của bước tiến này là do những cuộc khủng hoảng và sụp đổ của nền kinh tế thế giới. Trong giai đoạn sau này, hoạt động của doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều loại rủi ro, những rủi ro này có thể phát sinh do bản thân của doanh nghiệp hay từ môi trường kinh tế, chính trị, xã hội bên ngoài. Nếu không có sự chuẩn bị và những công cụ phòng ngừa thì các doanh nghiệp khó có thể đứng vững trước những biến động xấu xung quanh.
Lúc này hệ thống kiểm soát nội bộ trở thành một công cụ hữu hiệu của các nhà quản trị trong quá trình thực hiện các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Qua các giai đoạn phát triển trên ta thấy, cách tiếp cận lý thuyết kiểm soát nội bộ trên phương diện kiểm toán dần dần được thay thế bằng cách tiếp cận về quản trị làm cho hệ thống kiểm soát nội bộ không đơn thuần chỉ phục vụ cho mục đích kiểm toán báo cáo tài chính của các kiểm toán viên mà nó còn là một công cụ hữu hiệu giúp cho các nhà quản trị công ty điều hành các hoạt động thường ngày của các doanh nghiệp được suôn sẻ và sẵn sàng đương đầu với những rủi ro trong một nền kinh tế đầy biến động. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail. Khái niệm về kiểm soát nội bộ 1.
Theo báo cáo COSO 1992 Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình bị chi phối bởi Ban Giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau: - Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động - Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính - Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành Định nghĩa trên chủ yếu liên quan đến các khái niệm: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.