CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Dự toán Ngân sách – Và lợi ích của việc lập Dự toán Ngân sách: 1.1 Dự toán Ngân sách: 1.1 Khái niệm Dự toán Ngân sách: - Dự toán là những tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu mà tổ chức cần phải đạt được đồng thời chỉ rõ cách thức huy động nguồn lực để thực hiện mục tiêu mà tổ chức đặt ra. Dự toán được xác định bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoảng thời gian xác định trong tương lai. Dự toán là cơ sở, là trung tâm của kế hoạch và tiền đề cho dự toán là dự báo - Dự toán ngân sách là một công cụ định lượng phục vụ cho chức năng hoạch định và kiểm soát của các nhà quản trị doanh nghiệp. Đó là những tính toán dự kiến một cách toàn diện và phối hợp về cách thức huy động các nguồn lực cho các hoạt động kinh doanh của một tổ chức, được xác định thông qua các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoảng thời gian cụ thể trong tương lai.
Bản chất của dự toán chính là kế hoạch hoạt động kinh doanh của một tổ chức trong từng giai đoạn được thể hiện thông qua ngôn ngữ kế toán quản trị. - Dự toán ngân sách là sự ước tính hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai, chỉ rõ những khối lượng công việc cần phải thực hiện. Sự ước tính này chịu tác động của các nhân tố sau: • Nhóm các nhân tố tác động đến các hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp vì mang tính chất khách quan, tác động từ bên ngoài và vượt khỏi phạm vi kiểm soát của doanh nghiệp như điều kiện kinh doanh, chính sách, chế độ, thể lệ của Nhà nước, quy mô các thành phần dân cư, sự biến động của nền kinh tế,… • Nhóm các nhân tố tác động đến các hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp như trình độ sử dụng lao động, trình độ sử dụng yếu tố vật chất của quá trình sản xuất, trình độ nhận thức và vận dụng các nhân tố khách quan,… - Dự toán ngân sách phải được phối hợp giữa các chi tiết một cách toàn diện, nghĩa là mọi hoạt động giao dịch của doanh nghiệp cần phải được xem xét. Ngân sách được lập cho từng đơn vị, từng phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp phải nghiên cứu, căn cứ vào thực trạng của các bộ phận và phải lập một cách hài hoà LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Trang 4 tương đối với nhau.
Tổng hợp dự toán ngân sách ở từng bộ phận sẽ hình thành dự toán ngân sách tổng thể cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. - Dự toán ngân sách phải chỉ rõ nguồn lực và cách thức huy động nguồn lực cho các hoạt động. Nghĩa là phải lập kế hoạch về các nguồn lực, cách thức sử dụng các nguồn lực như nguồn tài nguyên, nguồn vốn, nguồn nhân lực, điều kiện môi trường để phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp. Trong hoạt động kinh doanh trước đây, các nhà kinh tế thường chỉ tập trung khai thác, sử dụng các nguồn vật chất, lao động.
Ngày nay, khi đề cấp đến nguồn lực cần phải chú ý đến nguồn lực là điều kiện môi trường. Hoạt động của doanh nghiệp được phản ánh qua các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lợi nhuận,… Vì vậy, ngân sách phải lường được những nguồn lực từ vật chất, nhân lực, và kể cả chi phí điều kiện môi trường để đảm bảo cho các hoạt động tạo ra doanh thu tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, lao vụ, dịch vụ, đảm bảo cho chi phí phát sinh tương xứng trong quá trình thực hiện doanh thu đó, đảm bảo cho mức lợi nhuận cần phải đạt được trong từng thời kỳ. - Dự toán ngân sách thường gắn liền với một thời hạn cụ thể trong tương lai. Nếu không có yếu tố thời gian, dự toán ngân sách trở nên vô nghĩa.
Mỗi một thời điểm, thời kỳ khác nhau, sự tác động của các nhân tố chủ quan, khách quan, nguồn lực sử dụng đến hoạt động của doanh nghiệp sẽ khác nhau, nên những phương án, những giải pháp, những dự tính của doanh nghiệp cũng sẽ khác nhau. - Hệ thống các chỉ tiêu cho thấy lập dự toán ngân sách phải theo một trình tự và đảm bảo tính logic. Các hoạt động và giao dịch khác nhau được thể hiện bằng các đơn vị đo lường khác nhau, cụ thể như số lượng nguyên vật liệu, số lượng sản phẩm sản xuất, số lượng lao động…Bên cạnh sử dụng chỉ tiêu về số lượng để đo lường các số tương đối cần gộp chúng vào một kế hoạch tổng thể, nên phải sử dụng thước đo tiền tệ làm mẫu chung quy đổi các đối tượng. Như vậy, dự toán ngân sách sẽ xác định một cách cụ thể các chỉ tiêu về số lượng giá trị.
- Dự toán ngân sách có một ý nghĩa hết sức quan trọng trong quản trị doanh nghiệp, điều này thể hiện qua những vấn đề cơ bản : Dự toán ngân sách là cơ sở để triển khai hoạt động, giám sát hoạt động và đánh giá chất lượng quản lý tại doanh nghiệp trong từng thời kỳ nhất định. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Trang 5 Dự toán ngân sách giúp doanh nghiệp phối hợp sử dụng khai thác tốt hơn các nguồn lực, các hoạt động, các bộ phận để đảm bảo hơn cho mục tiêu của doanh nghiệp. Dự toán ngân sách là cơ sở giúp doanh nghiệp phát hiện, ngăn ngừa, hạn chế những rủi ro trong hoạt động. Ngoài ra, dự toán ngân sách là cơ sở để xây dựng và đánh giá trách nhiệm quản lý của các nhà quản trị.2 Chức năng của Dự toán Ngân sách: - Dự toán là quá trình tính toán chi tiết cho kỳ tới, nhằm huy động và sự dụng các nguồn lực theo các mục tiêu kế hoạch đề ra trong từng thời kỳ cụ thể.
Dự toán có 2 chức năng chủ yếu: Chức năng hoạch định: thể hiện ở việc hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể như hoạch định về sản lượng tiêu thụ, sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng, v.v… dự toán ngân sách được xem là công cụ để lượng hóa các kế hoạch của nhà quản trị. Chức năng kiểm soát: thể hiện ở việc dự toán ngân sách được xem là cơ sở, là thước đo chuẩn để so sách, đối chiếu với số liệu thực tế đạt được của công ty thông qua các báo cáo kế toán quản trị. Lúc này thì dự toán ngân sách đóng vai trò kiểm tra, kiểm soát. Khi đóng vai trò kiểm soát, dự toán ngân sách quan sát việc thực hiện kế hoạch chiến lược, đánh giá mức độ thành công và trong trường hợp cần thiết có thể có phương án sửa chữa, khắc phục yếu điểm.
Dự toán ngân sách là công cụ quản lý đa chức năng. Tuy nhiên chức năng nổi bật của dự toán ngân sách vẫn là hoạch định và kiểm soát.2 Lợi ích của việc lập Dự toán ngân sách: Việc lập dự toán ngân sách một cách cẩn thận, phù hợp sẽ làm lợi cho doanh nghiệp trên những mặt sau đây: - Dự toán ngân sách truyền đạt kế hoạch, mục tiêu, chiến lược của nhà quản trị đến tất cả các bộ phận trong tổ chức. - Dự toán ngân sách buộc các nhà quản trị nghĩ đến kế hoạch cho tương lai. Nếu không có dự toán ngân sách nhà quản trị sẽ tốn rất nhiều thời gian cho việc xử lý tình trạng khẩn cấp xảy ra hàng ngày trong tổ chức.
- Dự toán ngân sách sẽ báo trước những vấn đề khó khăn của tổ chức. Thông qua dự toán ngân sách nhà quản trị dự báo trước những rủi ro có thể xảy ra, những khó khăn về tài chính trong một thời kỳ để từ đó có kế hoạch kịp thời đối phó với những khó khăn, tránh tình trạng bị động với những khó khăn. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Trang 6 - Thông qua việc lập dự toán ngân sách các nhà quản trị phải chú ý đến các mục tiêu, chiến lược kinh doanh và các yếu tố môi trường bên ngoài tác động đến tổ chức như đối thủ cạnh tranh, chính sách kinh tế của Nhà nước, luật pháp, lãi suất, nhu cầu thị trường… Chính vì vậy, dự toán ngân sách tăng cường nhận thức của nhà quản trị về môi trường kinh doanh bên ngoài tác động đến doanh nghiệp. - Trong quá trình lập dự toán ngân sách sẽ giúp cho nhà quản trị có phương hướng và quyết định phân phối nguồn lực một cách có hiệu quả - Dự toán ngân sách giúp phối hợp các hoạt động của đơn vị, bộ phận trong tổ chức.
Khi soạn thảo một dự toán ngân sách đòi hỏi phải phối hợp giữa các phòng ban, các bộ phận trong tổ chức. Ví dụ: từ dự toán tiêu thụ của bộ phận bán hàng, bộ phận sản xuất phải phối hợp sản xuất sao cho đủ lượng hàng để bán và đủ hàng tồn kho, bộ phận cung ứng vật liệu phải phối hợp để đảm bảo đầy đủ nguyên liệu cho quá trình sản xuất. Vì vậy, dự toán ngân sách phải phối hợp các hoạt động của các đơn vị trong tổ chức để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. - Khi lập dự toán ngân sach nhà quản lý cấp cao phải kết nối tất cả các mối quan hệ của mình và của cả các cấp quản lý trong tổ chức sao cho không mâu thuẫn nhau đồng thời phải kết nối được các bộ phận trong tổ chức.
Dự toán ngân sách giúp tổ chức hạn chế những cố gắng tạo dựng lợi ích riêng lẻ, mở rộng cách nghĩ của nhà quản lý các cấp thấp vượt ra ngoải chính bộ phận của họ và loại bỏ những thành kiến cố ý hay vô ý vì lợi ích cá nhân của từng bộ phận. Tất cả mọi người trong tổ chức sẽ hướng đến mục tiêu và chiến lược chung của tổ chức. - Dự toán ngân sách tạo thước đo chuẩn cho việc nhận xét, đánh giá việc thi hành mọi hoạt động kinh doanh của từng bộ phận trong tổ chức, đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức. Dự toán ngân sách dự kiến được chi phí dự kiến và dòng tiền thu, chi của mỗi bộ phận trong tổ chức.
- Vì vậy, nếu dự toán ngân sách một các khoa học và hợp lý sẽ tạo một thước đo chuẩn cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động của mỗi đơn vị trong tổ chức.2 Phân loại dự toán Ngân sách: 1.