CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 1.1 Các vấn đề lý luận chung về dự toán ngân sách 1.1 Khái niệm Dự toán: là những tính toán, dự kiến, một cách toàn diện mục tiêu mà tổ chức cần đạt được đồng thời nó chỉ rõ cách thức huy động các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu mà tổ chức đã đặt ra. Dự toán được xác định bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoảng thời gian xác định trong tương lai. Dự toán là cơ sở là trung tâm của kế hoạch và tiền đề cho việc dự toán là dự báo. Hoạt động của doanh nghiệp là một hoạt động có định hướng thông qua các kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn.
Kế hoạch dài hạn nhằm thực hiện những mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp như sự sống còn, thị phần, lợi nhuận lâu dài của doanh nghiệp, sự thỏa mãn khách hàng…Những mục tiêu dài hạn đó được thực hiện trong các giai đoạn nối tiếp nhau thông qua kế hoạch ngắn hạn. Kế hoạch ngắn hạn cụ thể hóa các mục tiêu dài hạn thành các chỉ tiêu cần đạt được trong thời gian ngắn. Để thực hiện các mục tiêu đó cần thiết phải có các nguồn lực tài chính, nghĩa là cần thiết phải lập dự toán ngân sách. Dự toán ngân sách: là sự tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu kinh tế, tài chính mà doanh nghiệp cần đạt được trong kỳ hoạt động, đồng thời chỉ rõ cách thức huy động, sử dụng vốn và các nguồn lực khác để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.
Dự toán ngân sách là một hệ thống gồm nhiều dự toán như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán vốn đầu tư, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán. Dự toán ngân sách là cơ sở để đánh giá thành quả hoạt động của LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4 từng bộ phận, của mỗi cá nhân phụ trách từng bộ phận, từ đó xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận nhằm phục vụ tốt cho quá trình tổ chức và hoạch định.2 Mục đích, chức năng của dự toán ngân sách 1.1 Mục đích của dự toán ngân sách Dự toán có năm mục đích cụ thể: Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị cụ thể hóa các mục tiêu của doanh nghiệp bằng số liệu Dự toán ngân sách cung cấp cho nhà quản trị doanh nghiệp toàn bộ thông tin về kế hoạch sản xuất kinh doanh trong từng thời gian cụ thể và cả quá trình sản xuất kinh doanh Dự toán ngân sách là căn cứ để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, tình hình thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ. Trên cơ sở đó đề ra các giải pháp để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ theo đúng tiến độ Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị kiểm soát quá trình hoạt động của doanh nghiệp và đánh giá trách nhiệm quản lý của từng bộ phận, từng cá nhân trong tổ chức Dự toán ngân sách là căn cứ để khai thác các khả năng tiềm tàng về nguồn lực nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh.2 Chức năng của dự toán ngân sách Chức năng dự báo Chức năng này đề cập đến việc dự báo các tác động từ bên ngoài đến hoạt động của doanh nghiệp. Một vài bộ phận của dự toán không khác hơn là dự báo vì trong thực tế dự toán có thể được sử dụng cho kiểm soát nhưng đôi khi lại không thể do có những yếu tố khách quan không thể kiểm soát được.
Có thể nói dự toán trong những trường hợp này chỉ mang tính chất dự báo mà thôi. Chức năng hoạch định LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 Chức năng hoạch định của dự toán ngân sách thể hiện ở việc hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể như hoạch định về sản lượng tiêu thụ, sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng … dự toán ngân sách được xem là công cụ để lượng hóa các kế hoạch của nhà quản trị. Chức năng điều phối Chức năng điều phối của dự toán ngân sách thể hiện ở việc huy động và phân phối các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu của nhà quản trị. Nhà quản trị kết hợp giữa hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể và việc đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh thực tế của từng bộ phận để điều phối các nguồn lực của doanh nghiệp tới các bộ phận sao cho việc sử dụng đạt hiệu quả cao nhất.
Chức năng kiểm soát Chức năng kiểm soát thể hiện ở việc dự toán ngân sách được xem là cơ sở, là thước đo chuẩn để so sánh, đối chiếu với số liệu thực tế đạt được của công ty thông qua các báo cáo kế toán quản trị. Thông qua vai trò kiểm tra, kiểm soát, dự toán ngân sách quan sát việc thực hiện các kế hoạch chiến lược, đánh giá mức độ thành công và trong trường hợp cần thiết có thể có phương án sửa chữa, khắc phục yếu điểm. Chức năng thông tin Chức năng thông tin thể hiện ở chỗ dự toán ngân sách là văn bản cụ thể, súc tích truyền đạt các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp đến nhà quản lý các bộ phận, phòng ban. Thông qua các con số trong báo cáo dự toán nhà quản trị đã truyền thông điệp hoạt động cho các bộ phận và các bộ phận xem các chỉ tiêu này là kim chỉ nam cho mọi hoạt động hằng ngày Chức năng do lường, đánh giá Chức năng đo lường, đánh giá của dự toán ngân sách thể hiện ở việc dự toán ngân sách cung cấp một thước đo chuẩn để đánh giá hiệu quả của nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu đã đặt ra LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 Dự toán là công cụ quản lý đa chức năng.
Tuy nhiên chức năng cơ bản nhất của dự toán ngân sách là hoạch định và kiểm soát.2 Phân loại dự toán ngân sách Dự toán ngân sách là công cụ quản lý rất hữu ích, tuy nhiên để có thể phát huy được tính hữu ích của dự toán đòi hỏi nhà quản lý phải am hiểu các loại dự toán để thích ứng với từng nhu cầu riêng lẻ và từng hoàn cảnh cụ thể của từng tổ chức trong từng thời kỳ, từng giai đoạn. Tùy thuộc vào tiêu thức phân loại sẽ có các loại dự toán ngân sách sau đây: 1.1 Phân loại theo chức năng Dự toán hoạt động Dự toán hoạt động bao gồm các dự toán liên quan đến hoạt động cụ thể của doanh nghiệp: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán mua hàng…. Trong đó dự toán tiêu thụ nhằm phán đoán tình hình tiêu thụ của công ty qua kỳ dự toán, dự toán sản xuất áp dụng cho các công ty sản xuất nhằm dự tính các chi phí sản xuất ra thành phẩm, dự toán mua hàng được dùng cho các doanh nghiệp thương mại nhằm dự toán khối lượng hàng cần thiết phải mua để đủ cho nhu cầu tiêu thụ và tồn kho Dự toán tài chính Dự toán tài chính bao gồm các dự toán về tiền tệ, vốn đầu tư, báo cáo cân đối kế toán và lưu chuyển tiền tệ. Trong đó dự toán tiền tệ là kế hoạch chi tiết việc thu và chi tiền; dự toán vốn đầu tư là kế hoạch đầu tư thêm các tài sản cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh ở các năm kế tiếp; dự toán bảng cân đối kế toán trình bày tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty ở thời điểm cố định trong kỳ dự toán; dự toán lưu chuyển tiền tệ là chất kết dính các dự toán trên lại với nhau.2 Phân loại theo phương pháp lập Dự toán ngân sách cố định LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 Dự toán ngân sách cố định là dự toán các số liệu tương ứng với một mức độ hoạt động ấn định trước.
Dư toán cố định chỉ dựa vào một mức độ hoạt động mà không xét tới mức độ này có thể bị biến động trong kỳ dự toán. Nếu dùng dự toán này để đánh giá thành quả kinh doanh của một doanh nghiệp mà các nghiệp vụ luôn biến động thì khó đánh giá được tình hình thực hiện dự toán của doanh nghiệp. Dự toán ngân sách cố định chỉ phù hợp với doanh nghiệp có hoạt động kinh tế ổn định. Dự toán ngân sách linh hoạt Dự toán ngân sách linh hoạt là dự toán ngân sách được lập tương ứng với nhiều mức độ hoạt động khác nhau.
Dự toán linh hoạt được lập theo mối quan hệ với quá trình hoạt động giúp ta xác định các chi phí tương ứng với các mức độ, phạm vi hoạt động khác nhau. Thông thường dự toán linh hoạt được lập ở ba mức độ cơ bản là mức độ hoạt động bình thường, mức độ hoạt động khả quan nhất, mức độ hoạt động bất lợi nhất. Dự toán linh hoạt có ưu điểm là có thể thích ứng với sự thay đổi của hoạt động kinh doanh, mở rộng phạm vi dự toán, tránh được việc sửa đổi dự toán một cách phiền phức khi mức độ hoạt động thay đổi 1.3 Phân loại theo thời gian Dự toán ngân sách ngắn hạn Dự toán ngân sách ngắn hạn còn được gọi là dự toán ngân sách chủ đạo (master budget) đây là dự toán ngân sách được lập cho kỳ kế hoạch là một năm và được chia ra từng thời kỳ hạn ngắn hơn (quý, tháng). Dự toán ngắn hạn thường liên quan đến các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng, bán hàng, sản xuất, thu, chi…Dự toán ngân sách ngắn hạn được lập hàng năm trước khi niên độ kế toán kết thúc để định hướng nguồn tài chính cho hoạt động của doanh nghiệp trong năm kế hoạch.
Dự toán ngân sách dài hạn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 Dự toán ngân sách dài hạn được gọi là dự toán ngân sách vốn (capital budget) dài hạn, đây là dự toán được lập liên quan đến nguồn tài chính cho đầu tư, mua sắm tài sản dài hạn, loại tài sản này được sử dụng vào hoạt động kinh doanh nhiều năm.