CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG CHO CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG AN PHÚ 1. Các khái niệm có liên quan + Khái niệm bán hàng: Bán hàng là một hoạt động giao tiếp mà người bán khám phá nhu cầu hoặc làm phát sinh nhu cầu của đối tượng, đồng thời khẳng định khả năng đáp ứng nhu cầu đó bằng những lợi ích sản phẩm thỏa mãn nhu cầu của cả người bán và người mua. + Khái niệm quản trị bán hàng: Có nhiều cách tiếp cận quản trị bán hàng và do vậy cũng có nhiều khái niệm về quản trị bán hàng theo mỗi cách tiếp cận khác nhau. - Theo cách tiếp cận quản trị tác nghiệp: Quản trị bán hàng là một trong những nội dung, một hoạt động quản trị cấu thành hệ thống quản trị tác nghiệp của doanh nghiệp.
- Theo cách tiếp cận chức năng của quản trị: Quản trị bán hàng là một quá trình bao gồm các hoạt động các hoạt động cơ bản như xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm soát công tác bán hàng của doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu bán hàng và qua đó góp phần đạt mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. - Theo cách tiếp cận thương vụ: Quản trị bán hàng theo thương vụ là quá trình tổ chức thực hiện các hoạt động trước khi tiến hành thương vụ; Triển khai thương vụ và thực hiện các dịch vụ hậu mãi. - Theo cách tiếp cận quy trình bán hàng: Quản trị bán hàng theo quy trình là việc tổ chức thực hiện bán hàng theo các bước của quy trình bán hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. + Khái niệm lực lượng bán hàng: Lực lượng bán hàng là lực lượng chủ yếu thực hiện kế hoạch và mục tiêu bán hàng, bao gồm các bộ phận và cá nhân tham gia trực tiếp vào hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.
+ Khái niệm tổ chức lực lượng bán hàng Tổ chức lực lượng bán hàng chính là việc nhà quản trị bán hàng dựa trên hệ thống chức danh bán hàng đã xác định theo một mô hình tổ chức mạng lưới đã lựa chọn để xây dựng, hình thành và phát triển đội ngũ bán hàng cho doanh nghiệp nhằm 7 triển khai hoạt động bán hàng và đạt được các mục tiêu. Quá trình này bao gồm việc xác định quy mô của lực lượng bán hàng, xây dựng các định mức (hay hạn ngạch) cho lực lượng bán hàng, tuyển dụng, đào tạo huấn luyện và tạo động lực cho lực lượng bán hàng. + Quy mô lực lượng bán hàng Được hiểu là số lượng nhân sự cần thiết cho lực lượng bán hàng theo từng chức danh bán hàng và ở một thời điểm nhất định. + Định mức (hạn ngạch) bán hàng cho lực lượng bán hàng Định mức hay hạn ngạch bán hàng là mức chuẩn về doanh số hoặc kết quả bán hàng giao cho mỗi các nhân hay đơn vị kinh doanh thuộc lực lượng bán hàng phải đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.
+ Tuyển dụng lực lượng bán hàng Tuyển dụng lực lượng bán hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân sự đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp về các chức danh bán hàng. + Đào tạo lực lượng bán hàng Đào tạo lực lượng bán hàng được hiểu là quá trình cung cấp kiến thức, hoàn thiện kỹ năng và rèn luyện phẩm chất nghề nghiệp cho lực lượng bán hàng để họ hoàn thành các công việc được giao. + Đãi ngộ lực lượng bán hàng Là quá trình chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho lực lượng bán hàng để họ có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và qua đó góp phần hoàn thành mục tiêu bán hàng và mục tiêu chung của doanh nghiệp. Các nội dung lý luận của công tác tổ chức lực lượng bán hàng cho công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng An Phú 1.
Xác định quy mô và định mức lực lượng bán hàng 1. Xác định quy mô lực lượng bán hàng + Xác định quy mô lực lượng bán hàng là các hoạt động nhằm xác định nhu cầu (số lượng, chất lượng, thời điểm), nhân sự cần thiết cho lực lượng bán hàng. Quá trình này thực chất nhằm trả lời 3 câu hỏi: Doanh nghiệp cần những chức danh bán hàng gì? Số lượng nhân sự cho từng chức danh bán hàng? Thời điểm cần? 8 + Thông thường quy mô lực lượng bán hàng của các công ty khác nhau thì khác nhau, nhưng thường được xác định cho từng sự kiện, chương trình bán hàng, chu kỳ kinh doanh. + Các căn cứ xác định quy mô định mức bán hàng: - Các mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp Mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp là cơ sở để xác định về số lượng và chất lượng nhân viên bán hàng cần có.
- Kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp Cùng với mục tiêu bán hàng, kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp ở từng thời kỳ nhất định sẽ giúp xác định chính xác, đầy đủ nhu cầu về số lượng, chất lượng và cơ cấu đối với lực lượng bán hàng. Kế hoạch triển khai thực hiện hoạt động bán hàng trong từng giai đoạn cụ thể sẽ chi phối nhiệm vụ bán hàng của nhân viên bán hàng trong giai đoạn đó và do vậy sẽ tác động đến nhu cầu nhân viên bán hàng trong kỳ kinh doanh đó. - Quy mô lực lượng bán hàng hiện có Quy mô lực lượng bán hàng hiện có của doanh nghiệp bao gồm về số lượng, chất lượng, cơ cấu và khả năng biến động của đội ngũ này sẽ là cơ sở để xác định mức cung nội bộ của doanh nghiệp đối với nhu cầu về lực lượng bán hàng cần có trong tương lai. - Năng suất lao động bình quân Năng suất lao động bình quân của lực lượng bán hàng trong các năm trước là cơ sở để xác định nhu cầu về mặt số lượng lực lượng bán hàng mà doanh nghiệp cần có trong kỳ kinh doanh tiếp.
Năng suất lao động bình quân của lực lượng bán hàng có thể được thể hiện qua hạn ngạch bán hàng và phụ thuộc vào trình độ đội ngũ và công nghệ bán hàng áp dụng. trong trường hợp doanh nghiệp không có thời gian, ngân sách và các điều kiện khác để có được lực lượng bán hàng chất lượng cao, khi đó doanh nghiệp sẽ phải tăng quy mô lực lượng bán hàng nhằm đảm bảo thực hiện được mục tiêu bán hàng. Năng suất lao động bình quân được chi phối trực tiếp bởi tỷ lệ quỹ lương của nhân viên bán hàng/doanh thu đạt được. Doanh nghiệp thường ấn định tỷ lệ quỹ lương cho nhân viên bán hàng/doanh thu để xác định số lượng nhân viên bán hàng cần thiết.
9 - Tầm hạn quản lý của nhà quản trị bán hàng Tầm hạn quản lý của nhà quản trị bán hàng thể hiện ở số lượng các đầu mối phụ thuộc vào khả năng tài chính hay quỹ lương mà doanh nghiệp đó có thể chi trả cho hoạt động bán hàng. Với một doanh nghiệp khó khăn về tài chính thì sẽ buộc phải giảm tối đa số lượng nhân viên bán hàng cần thiết hoặc lựa một doanh nghiệp có khả năng tài chính ổn định, sẵn sàng chi trả số tiền lớn dành cho công tác bán hàng thì có thể có điều kiện lựa chọn lực lượng bán hàng có chất lượng cao hay thường xuyên tổ chức những chương trình đào tạo để nâng cao chất lượng cho đội ngũ lực lượng bán hàng. - Định mức bán hàng Mỗi doanh nghiệp khi xác định quy mô lực lượng bán hàng còn phải căn cứ vào định mức lực lượng bán hàng hay còn gọi là hạn ngạch bán hàng. Cụ thể, định mức bán hàng là gì thì sẽ được trình bày chi tiết trong nội dung 1.2 nhưng có thể hiểu một cách đơn giản, đây là kết quả bán hàng mà bắt buộc lực lượng bán hàng phải đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.
Thông thường, đối với những định mức bán hàng cao thì sẽ đòi hỏi số lượng nhân viên bán hàng lớn với các chức danh cần thiết để đảm bảo hoàn thành định mức. Xác định định mức lực lượng bán hàng + Khái niệm về định mức bán hàng Định mức, hay hạn ngạch bán hàng là mức chuẩn về doanh số hoặc kết quả bán hàng đặt ra với mỗi cá nhân hay đơn vị kinh doanh thuộc lực lượng bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định. + Mục đích của xác định lực lượng bán hàng Mục đích của việc xác định các định mức của lực lượng bán hàng là: - Thứ nhất, định mức lực lượng bán hàng được sử dụng làm tiêu chuẩn kiểm soát: Một giám đốc bán hàng chịu trách nhiệm về các nhân viên bán hàng không thể giành tất cả thời gian để kiểm soát hoạt động của họ. Lúc này hạn ngạch được coi là công cụ tìm kiếm để kiểm soát hàng ngày trong hoạt động quản trị.
- Thứ hai, định mức bán hàng là cơ sở để định hướng hoàn thành mục tiêu và khích lệ lực lượng bán hàng: Việc hoàn thành hạn ngạch thường gắn liền với những lợi ích tài chính mà nhân viên bán hàng có thể được hưởng. Vì vậy việc đề ra hạn ngạch có tác dụng lớn trong việc khuyến khích nhân viên bán hàng hoàn thiện hạn ngạch đã 10 đề ra. - Thứ ba, định mức bán hàng là cơ sở đánh giá năng suất và hiệu quả làm việc của lực lượng bán hàng. Đây được coi là tiêu chuẩn quan trọng để đánh giá việc thực hiện của nhân viên bán hàng, các nhân viên không đảm bảo hoàn thành hạn ngạch có thể sẽ nhận được sự quan tâm nhiều hơn từ nhà quản trị (hướng dẫn, động viên.) + Các loại định mức bán hàng - Định mức trên cơ sở kết quả Định mức trên cơ sở kết quả là định mức dựa trên kết quả của lực lượng bán hàng, thường được thể hiện thông qua các chỉ tiêu khối lượng hàng bán, số lượng khách hàng hay các chỉ tiêu tài chính.
Đây là loại định mức được sử dụng phổ biến nhất tại các doanh nghiệp, nó đóng vai trò rất quan trọng đối với hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thường được thể hiện thông qua: Khối lượng hàng bán: Hạn ngạch này được thể hiện thông qua tổng khối lượng bán được giao cho một bộ phận nhất định. Đơn vị đo lường thể hiện qua khối lượng bán hoặc doanh thu. Cả công ty thương mại và sản xuất đều có thể sử dụng.
Số lượng khách hàng: loại hạn ngạch này tập trung vào giữ và thu nhận khách hàng. Là sự phản ánh trực tiếp chiến lược của công ty.