CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm cơ bản: - Hàng hóa: Toàn bộ hàng hóa còn nằm lại trong kho của sản xuất, hàng hóa đang trên đường, hàng hóa đang nằm trong kho của doanh nghiệp, hàng nằm ở các trạm, các cửa hàng, quầy hàng, hàng hóa có thể mang bán ngay, cũng có thể hàng hóa phải chọn lọc, chỉnh lý, bao gói. - Dự trữ hàng hóa: là việc lưu giữ những hàng hoá hay nguyên liệu trong kho của chính doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp cũng như nhu cầu sản phẩm của khách hàng. - Kho bãi dự trữ: Kho bãi đc hiểu đơn giản là những điều kiện cơ sở vật chất để dự trữ hàng hóa phục vụ hàng hóa cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. + Kho bãi phục vụ thu mua, tiếp nhận hàng hóa là loại kho bãi thường đặt ở nơi thu mua hoặc tiếp nhận hàng hóa.
+ Kho bãi dự trữ: Là loại kho dùng để dữ trữ hàng hóa đáp ứng nhu cầu bán ra hàng ngày của doanh nghiệp. Loại kho này có thể bao gồm nhà kho, bãi hoặc tại các điểm bán hàng. + Kho bãi trung chuyển: Là loại kho bãi phục vụ nhu cầu vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp, thường nằm ở nhà ga, bến cảng để nhận hàng hóa từ phương tiện vận chuyển này sang phương tiện vận chuyển khác. - Quản trị dự trữ: Quản trị dự trữ là tổng hợp các hoạt động xác định nhu cầu dự trữ, tổ chức dự trữ và đánh giá công tác dự trữ nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu của doanh nghiệp.
Quản trị dự trữ hàng hóa có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp. - Tổ chức dự trữ hàng hóa: Bao gồm các hoạt động tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ hàng hóa, tổ chức quản trị hàng hóa về mặt hiện vật và giá trị. - Tổ chức quản lý dự trữ hàng hóa về mặt hiện vật: là việc giữu gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, hư hỏng hàng hóa trong kho. - Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa: Là xây dựng, tổ chức các hoạt động của con người nhằm baoor đảm nguyên vẹn giá trị sử dụng của hàng hóa.
- Kiểm kê hàng hóa là quá trình kiểm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hàng hoa vào danh mục kiểm kê 6 Luan van - Thẻ kho là công cụ dùng để ghi toàn bộ dữ liệu dự trữ gồm các phần: ghi tên mô tả từng loại hàng hóa và nguyên liệu, đơn giá mua hàng, đơn giá từng loại mặt hàng, điểm đặt hàng bổ sung, lượng hàng dự trữ ban đầu, thời điểm cần đặt mua thêm, toàn bộ số lượng hàng bị hỏng, toàn bộ số lượng hàng mua thêm, toàn bộ số hàng đã được bán. - Mã số mã vạch: là sự thể hiện thông tin trong các dạng nhìn thấy trên các bề mặt mà máy móc có thể đọc được.Có thể được đọc bởi các thiết bị quét quang học nhằm nâng cao hiệu quả, công suất trong trong bán hàng.2 Các nội dung cơ bản của tổ chức dự trữ hàng hóa 1.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp thương mại Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ Kho bãi được hiểu đơn giản là những điều kiện cơ sở vật chất để dự trữ hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: hệ thống nhà kho, sân bãi, trang thiết bị để chứa đựng bảo quản sản phẩm. Tổ chức quản lý kho bãi bao gồm các công việc chính sau như xác định nhu cầu kho bãi, quy hoạch mạng lưới kho bãi, đầu tư cơ sở hạ tầng và mua sắm trang thiết bị kho bãi. Với doanh nghiệp thương mại, hệ thống kho bãi bao gồm các loại chính sau: - Kho bãi phục vụ thu mua, tiếp nhận hàng hóa, loại kho bãi này thường đặt ở nơi thu mua hoặc tiếp nhận hàng hóa.
- Kho bãi dự trữ: Loại kho này dùng để dữ trữ hàng hóa đáp ứng nhu cầu bán ra hàng ngày của doanh nghiệp. Loại kho này có thể bao gồm nhà kho, bãi hoặc tại các điểm bán hàng. - Kho bãi trung chuyển: Loại kho bãi này phục vụ nhu cầu vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp, thường nằm ở nhà ga, bến cảng để nhận hàng hóa từ phương tiện vận chuyển này sang phương tiện vận chuyển khác. Kho bãi của doanh nghiệp có thể được chia theo các tiêu chí khác nhau như theo độ bền (kho kiên cố, kho tạm thời…), theo sở hữu (kho của doanh nghiệp, kho đi thuê…), theo tính chất chuyên dụng (kho hóa chất, kho đông lạnh, kho độc hại…), theo quy mô (tổng kho, kho trung bình, kho nhỏ…).
7 Luan van Doanh nghiệp xác định nhu cầu kho bãi cần căn cứ vào định mức dự trữ hàng hóa của mình. Diện tích cần có thường bao gồm: + Diện tích nghiệp vụ chính của kho: Dùng để tiếp nhận và xuất hàng hóa, bảo quản hàng hóa và xử lý hàng hóa (bao gói lại, đánh mã vạch…) + Diện tích khác: Bao gồm diện tích văn phòng kho (nếu cần), diện tích cho bộ phận bảo vệ, diện tích dừng đỗ xe, diện tích cho lắp đặt và vận hành trang thiết bị. Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp có thể sử dụng kết hợp nhiều phương pháp khác nhau: - Phương pháp kinh nghiệm: Đây là phương pháp được sử dụng phổ biến nhất. Doanh nghiệp căn cứ trên định mức dự trữ của mình bao gồm định mức dự trữ tối đa, định mức dự trữ bình quân để xác định nhu cầu kho bãi.
Để thuận tiện, doanh nghiệp sẽ xác định từng loại diện tích dự trữ cho từng nhóm hàng, ngành hàng, diện tích nghiệp vụ chính, diện tích hành chính…Trên cơ sở các loại nhu cầu diện tích cụ thể, doanh nghiệp lên phương án tổng thể và vẽ sơ đồ tổng thể. Phương pháp kinh nghiệm thường áp dụng tính toán các diện tích hành chính, diện tích vận hành kho bãi… - Phương pháp tính theo tải trọng: Diện tích tính theo tải trọng áp dụng trong trường hợp kho bãi có sức chứa theo tải trọng. Phương pháp này thường áp dụng cho các hàng hóa chất xếp trên giá, kệ, chất đống… D S= s Trong đó: S là diện tích kho bãi cần có. D là định mức dữ trữ theo ngày và s là tải trọng trên m2.
Thông thường doanh nghiệp có thể tính toán cân đối ba định mức diện tích: S tối thiểu: Theo định mức dự trữ tối thiểu S tối đa: Theo định mức dự trữ tối đa S bình quân: Theo định mức dữ trữ bình quân - Phương pháp tính theo thể tích: Phương pháp này áp dụng cho những hàng hóa chứa đựng và bảo quản theo đơn vị m3. 8 Luan van V= D/v Trong đó V là thể tích cần có và v là hệ số thể tích chứ đựng cần có cho một đơn vị sản phẩm. Tương tự S, V có thể tính theo V tối đa, V tối thiểu, V bình quân. Với doanh nghiệp thương mại, hàng hóa thường là thành phẩm và có bao bì bảo quản.
Do đó các thông số về diện tích, tải trọng, thể tích đều có tiêu chuẩn rõ ràng. Mỗi loại hàng hóa có đặc tính riêng về hình dáng, kích thước, tính chất cơ lí hóa, hình thức bao gói, điều kiện bảo quản, thời hạn dự trữ…Do vậy các doanh nghiệp cần phải lựa chọn các kho dự trữ cho phù hợp với những đặc tính của hàng hóa. Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ. Căn cứ vào nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp triển khai thiếp lập hệ thống kho bãi.
Bao gồm các công việc chủ yếu như xác định địa diểm đặt kho bãi, quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi, lên danh mục và triển khai đầu tư và trang thiết bị dự trữ. - Quyết định địa điểm đặt kho bãi. Một địa điểm tốt đáp ứng các yêu cầu sau: + Đáp ứng được nhu cầu kho bãi của doanh nghiệp, đầy đủ về diện tích, giao thông, giá cả, bốc xếp thuận lợi. + Chi phí kho bãi thấp nhất: gồm chi phí thuê kho và chi phí vận chuyển + Thời gian vận chuyển nhanh nhất, đảm bảo không ảnh hưởng đến nhịp độ bán ra.
+ Đảm bảo an ninh trật tự, vệ sinh, môi trường. - Quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi. Doanh nghiệp không nhất thiết phải đầu tư kho bãi vì có rất nhiều doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ hậu cần kinh doanh kho bãi. Do đó nếu đi thuê có thể làm chi phí cố định giảm đi và bài toán chi phí tổng thể sẽ thấp hơn tự đầu tư.
Doanh nghiệp sẽ cân nhắc phương án có lợi để triển khai đáp ứng nhu cầu kho bãi của riêng mình. - Lên danh mục và triển khai đầu tư thiết bị kho bãi: Hệ thống trang thiết bị tài sản dự trữ bao gồm các tài sản thuộc về các nhóm chủ yếu sau : + Các bục, kệ , giá ,tủ ….dùng để chứa, đựng hàng hóa dự trữ + Trang thiết bị bảo quản chuyên dụng + Hệ thống chiếu sáng + Hệ thống điều hòa hút ẩm 9 Luan van + Trang thiết bị bao gói, nâng hạ + Trang thiết bị phòng cháy chữa cháy + Trang thiết bị, tài sản phục vụ quản lý dự trữ ….2 Theo dõi và quản lý hàng hóa về mặt hiện vật Mục đích là để giữ hàng hóa về giá trị và giá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, hư hỏng hàng hóa trong kho. Mặt khác tổ chức quản lý hàng hóa dự trữ về mặt hiện vật còn giúp cho việc chất xếp , xuất – nhập hàng trong kho được dễ dàng, các nhà quản trị luôn nắm được số lượng từng loại hàng trong kho để kịp thời đưa ra quyết định đúng đắn về cung ứng hàng hóa. Tổ chức quản lý hàng hóa dự trữ về mặt hiện vật được bao gồm 4 nhóm công việc chính: - Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho - Tổ chức theo dõi bảo quản hàng hóa - Tổ chức giao xuất hàng hóa - Tổ chức kiểm kê hàng hóa Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Nhận đúng số lượng, chất lượng theo hợp đồng, phiếu giao hàng, hóa đơn và vận đơn… - Chuyển nhanh hàng hóa từ nơi nhận về nơi bảo quản hoặc chế biến - Cần có kế hoạch phối hợp hoạt động giữa các khâu nhận hàng, bốc xếp, vận chuyển, bảo quản và chế biến của kho.