Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của ngành xây dựng tại Việt Nam, công tác thanh toán và quyết toán hợp đồng xây dựng giữ vai trò then chốt trong việc đảm bảo tiến độ, chất lượng và hiệu quả đầu tư các dự án. Theo ước tính, hàng năm có hàng trăm hợp đồng xây dựng lớn nhỏ được ký kết và thực hiện, trong đó việc hoàn thành hợp đồng được xác định khi hợp đồng đó đã được quyết toán đầy đủ. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp còn gặp khó khăn trong việc thực hiện công tác thanh toán, quyết toán do các nguyên nhân như chậm trễ nghiệm thu, phối hợp chưa đồng bộ giữa các bộ phận, thủ tục chưa kịp thời và thiếu nhất quán.

Luận văn tập trung nghiên cứu công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng tại Công ty Donacoop – một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực đầu tư xây dựng hạ tầng và bất động sản tại tỉnh Đồng Nai, với hàng trăm hợp đồng xây dựng được triển khai hàng năm. Mục tiêu nghiên cứu nhằm hệ thống hóa lý thuyết và chế độ hiện hành về thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng; phân tích thực trạng công tác thanh toán, quyết toán tại Donacoop; đồng thời đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả công tác này. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các hợp đồng xây dựng được thực hiện tại Donacoop trong giai đoạn từ năm 2008 đến 2013, với trọng tâm là các dự án lớn như Trung tâm Thương mại Long Thành Plaza.

Nghiên cứu có ý nghĩa thiết thực trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, đảm bảo tiến độ thi công và tăng cường sự minh bạch trong hoạt động xây dựng, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp và ngành xây dựng nói chung.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý hợp đồng xây dựng, trong đó nhấn mạnh vai trò của hợp đồng như một công cụ pháp lý ràng buộc quyền và nghĩa vụ giữa các bên tham gia. Hai lý thuyết chính được áp dụng gồm:

  1. Lý thuyết quản lý hợp đồng xây dựng: Đề cập đến các nguyên tắc ký kết, thực hiện và quản lý hợp đồng nhằm đảm bảo tính pháp lý, minh bạch và hiệu quả trong quá trình thi công. Lý thuyết này bao gồm các khái niệm về loại hợp đồng (trọn gói, đơn giá cố định, theo thời gian, tỷ lệ phần trăm), các hình thức thanh toán (tạm ứng, thanh toán theo khối lượng, quyết toán) và nguyên tắc điều chỉnh hợp đồng khi có phát sinh.

  2. Mô hình quản lý tài chính dự án xây dựng: Tập trung vào quy trình thanh toán và quyết toán hợp đồng, bao gồm các bước lập hồ sơ thanh toán, nghiệm thu khối lượng công việc, kiểm tra chứng từ, phê duyệt và giải ngân vốn. Mô hình này nhấn mạnh sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận như Ban Quản lý Dự án, Tư vấn Giám sát, Ban Kiểm soát, Phòng Tài chính – Kế toán và Ban Tổng Giám đốc.

Các khái niệm chuyên ngành quan trọng bao gồm: hợp đồng xây dựng, thanh toán tạm ứng, thanh toán theo khối lượng, quyết toán hợp đồng, điều chỉnh giá hợp đồng, điều chỉnh tiến độ, nghiệm thu công trình, bảo lãnh thực hiện hợp đồng.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu kết hợp, dựa trên nền tảng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, bao gồm:

  • Phương pháp phân tích: Phân tích các quy định pháp luật, lý thuyết quản lý hợp đồng và tài liệu nội bộ của Donacoop để làm rõ cơ sở lý thuyết và thực trạng công tác thanh toán, quyết toán.

  • Phương pháp thống kê: Thu thập và xử lý số liệu về các hợp đồng xây dựng tại Donacoop, bao gồm số lượng hợp đồng, giá trị thanh toán, tiến độ thực hiện, tỷ lệ tạm ứng và quyết toán.

  • Phương pháp tổng hợp và so sánh: So sánh thực trạng công tác thanh toán, quyết toán tại Donacoop với các quy định pháp luật và thực tiễn ngành để nhận diện tồn tại, hạn chế.

Nguồn dữ liệu chính gồm hồ sơ hợp đồng, báo cáo thanh toán, quyết toán các dự án xây dựng của Donacoop từ năm 2008 đến 2013, đặc biệt tập trung vào dự án Trung tâm Thương mại Long Thành Plaza. Cỡ mẫu nghiên cứu là toàn bộ các hợp đồng xây dựng đang được triển khai và đã hoàn thành trong giai đoạn này. Phương pháp chọn mẫu là chọn toàn bộ hợp đồng có giá trị lớn và có ảnh hưởng đến hoạt động tài chính của công ty.

Timeline nghiên cứu kéo dài trong khoảng 6 tháng, từ thu thập dữ liệu, phân tích đến đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng thanh toán hợp đồng tại Donacoop còn nhiều tồn tại: Qua phân tích hồ sơ thanh toán hợp đồng số 421/2011/HĐXD thuộc dự án Long Thành Plaza, tổng số tiền tạm ứng đã chi là 48,781 triệu đồng, thanh toán theo khối lượng đến tháng 9/2011 là 20,998 triệu đồng. Việc thu hồi tạm ứng được thực hiện dần dần, kết thúc khi giá trị thanh toán đạt 80% giá trị hợp đồng. Tuy nhiên, có hiện tượng chậm trễ trong việc nghiệm thu và thanh toán, ảnh hưởng đến tiến độ thi công.

  2. Khối lượng công việc thay đổi ảnh hưởng đến thanh quyết toán: Tại tầng 8 của dự án, việc sử dụng thép có đường kính nhỏ hơn thiết kế ban đầu đã làm giảm chi phí nhưng phải trừ lại phần chênh lệch tương ứng 16 triệu đồng khi thanh toán. Ngoài ra, nhà thầu bị phạt 10 triệu đồng do chậm tiến độ thi công tầng 13, thể hiện sự ảnh hưởng trực tiếp của tiến độ đến giá trị thanh toán.

  3. Quy trình thanh toán và quyết toán được thực hiện theo quy định nhưng còn thiếu sự phối hợp đồng bộ: Quy trình thanh toán tại Donacoop bao gồm các bước từ lập hồ sơ thanh toán, kiểm tra của Ban Kiểm soát, phê duyệt của Tổng Giám đốc và phòng Tài chính – Kế toán. Thời gian hoàn tất kiểm tra hồ sơ thanh toán của Ban Kiểm soát là 4 ngày làm việc, phòng Tài chính – Kế toán là 3 ngày làm việc. Tuy nhiên, việc điều chỉnh, bổ sung hồ sơ thường gây kéo dài thời gian thanh toán.

  4. Phân quyền và trách nhiệm các bộ phận rõ ràng nhưng chưa tối ưu: Sơ đồ phân quyền của Donacoop quy định rõ vai trò của từng phòng ban trong công tác thanh toán, quyết toán. Tuy nhiên, thực tế cho thấy sự chồng chéo và thiếu phối hợp kịp thời giữa Ban Quản lý Dự án, Tư vấn Giám sát và Ban Kiểm soát dẫn đến tồn đọng hồ sơ và chậm trễ thanh toán.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các tồn tại trên xuất phát từ việc chưa thực hiện nghiêm túc các quy định về nghiệm thu, hồ sơ thanh toán chưa đầy đủ và kịp thời, cũng như sự phối hợp chưa chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan. So với các nghiên cứu trong ngành xây dựng, tình trạng chậm trễ thanh toán và điều chỉnh hợp đồng do phát sinh khối lượng công việc là phổ biến, nhưng Donacoop có thể cải thiện bằng cách hoàn thiện quy trình và nâng cao năng lực quản lý.

Việc trình bày dữ liệu qua các bảng tổng hợp thanh toán, biểu đồ tiến độ thanh toán theo từng đợt và so sánh giá trị hợp đồng với giá trị quyết toán sẽ giúp minh bạch hơn trong quản lý tài chính dự án. Điều này cũng góp phần nâng cao uy tín của công ty với nhà thầu và các đối tác.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện quy trình thanh toán, quyết toán hợp đồng: Xây dựng và triển khai quy trình chuẩn hóa, rút ngắn thời gian kiểm tra hồ sơ thanh toán, quyết toán. Đặt mục tiêu giảm thời gian xử lý hồ sơ xuống còn tối đa 7 ngày làm việc. Chủ thể thực hiện: Ban Quản lý Dự án phối hợp Phòng Tài chính – Kế toán, Ban Kiểm soát.

  2. Nâng cao năng lực chuyên môn cho cán bộ liên quan: Tổ chức đào tạo định kỳ về nghiệp vụ thanh toán, quyết toán hợp đồng xây dựng cho cán bộ Ban Quản lý Dự án, Ban Kiểm soát và Phòng Tài chính – Kế toán nhằm nâng cao hiệu quả phối hợp và xử lý hồ sơ. Thời gian thực hiện: trong 6 tháng đầu năm.

  3. Tăng cường phối hợp giữa các bộ phận: Thiết lập cơ chế họp giao ban định kỳ hàng tuần giữa Ban Quản lý Dự án, Tư vấn Giám sát, Ban Kiểm soát và Phòng Tài chính – Kế toán để kịp thời giải quyết các vướng mắc trong quá trình thanh toán, quyết toán. Chủ thể thực hiện: Ban Tổng Giám đốc chỉ đạo.

  4. Hoàn thiện hồ sơ thanh toán, quyết toán: Xây dựng bộ hồ sơ mẫu chuẩn, hướng dẫn chi tiết các loại chứng từ cần thiết, đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ trước khi trình duyệt. Thời gian áp dụng: ngay trong quý tiếp theo. Chủ thể thực hiện: Phòng Pháp chế phối hợp Ban Quản lý Dự án.

  5. Áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hợp đồng: Triển khai phần mềm quản lý hợp đồng và thanh toán để theo dõi tiến độ, giá trị thanh toán, cảnh báo các rủi ro về tiến độ và tài chính. Thời gian thực hiện: trong vòng 1 năm. Chủ thể thực hiện: Ban Tổng Giám đốc phối hợp Phòng Công nghệ thông tin.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo và quản lý dự án xây dựng: Giúp hiểu rõ các quy trình, nguyên tắc và thực trạng công tác thanh toán, quyết toán hợp đồng, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và tiến độ dự án.

  2. Phòng Tài chính – Kế toán các doanh nghiệp xây dựng: Cung cấp kiến thức về các hình thức thanh toán, quy trình kiểm tra hồ sơ và trách nhiệm của từng bộ phận trong công tác thanh toán, quyết toán hợp đồng.

  3. Nhà thầu xây dựng và tư vấn giám sát: Nắm bắt các yêu cầu về hồ sơ thanh toán, trách nhiệm nghiệm thu và phối hợp với chủ đầu tư để đảm bảo quyền lợi và tiến độ thi công.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành quản lý xây dựng, quản trị dự án: Là tài liệu tham khảo thực tiễn về quản lý hợp đồng xây dựng, giúp hiểu sâu về các vấn đề pháp lý, kỹ thuật và tài chính trong công tác thanh toán, quyết toán.

Câu hỏi thường gặp

  1. Thanh toán tạm ứng trong hợp đồng xây dựng là gì?
    Thanh toán tạm ứng là khoản tiền mà bên giao thầu thanh toán trước cho bên nhận thầu để triển khai công việc theo hợp đồng. Ví dụ, Donacoop quy định mức tạm ứng tối thiểu 10-25% giá trị hợp đồng tùy loại hợp đồng, nhằm đảm bảo nhà thầu có vốn triển khai thi công.

  2. Quy trình thanh toán theo khối lượng được thực hiện như thế nào?
    Nhà thầu lập hồ sơ thanh toán dựa trên khối lượng công việc đã hoàn thành và được nghiệm thu. Ban Quản lý Dự án, Tư vấn Giám sát kiểm tra, Ban Kiểm soát xác nhận, sau đó Phòng Tài chính – Kế toán thực hiện thanh toán. Thời gian kiểm tra hồ sơ tại Donacoop là khoảng 7 ngày làm việc.

  3. Những yếu tố nào ảnh hưởng đến việc quyết toán hợp đồng xây dựng?
    Các yếu tố chính gồm khối lượng công việc thay đổi, điều chỉnh giá hợp đồng do biến động giá nguyên vật liệu, điều chỉnh tiến độ do các sự kiện bất khả kháng hoặc thay đổi thiết kế. Ví dụ, tại Donacoop, khối lượng phát sinh lớn hơn 20% phải thỏa thuận lại đơn giá.

  4. Trách nhiệm của nhà thầu trong công tác thanh toán, quyết toán là gì?
    Nhà thầu chịu trách nhiệm về chất lượng, khối lượng công việc, lập hồ sơ thanh toán, nghiệm thu công trình và phối hợp với các bên liên quan để hoàn thiện hồ sơ thanh toán, quyết toán hợp đồng.

  5. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả công tác thanh toán, quyết toán hợp đồng?
    Cần hoàn thiện quy trình, nâng cao năng lực cán bộ, tăng cường phối hợp giữa các bộ phận, áp dụng công nghệ thông tin và xây dựng hồ sơ chuẩn. Donacoop đã đề xuất các giải pháp này nhằm rút ngắn thời gian và nâng cao tính minh bạch trong công tác thanh toán.

Kết luận

  • Công tác thanh toán, quyết toán hợp đồng xây dựng tại Donacoop có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án, tuy nhiên còn tồn tại nhiều hạn chế về quy trình và phối hợp.
  • Thực trạng thanh toán tại dự án Long Thành Plaza cho thấy sự chậm trễ trong nghiệm thu, thu hồi tạm ứng và xử lý phát sinh khối lượng công việc.
  • Quy trình thanh toán, quyết toán được thực hiện theo quy định nhưng cần được hoàn thiện để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro tài chính.
  • Đề xuất các giải pháp gồm hoàn thiện quy trình, đào tạo nhân sự, tăng cường phối hợp và ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao chất lượng công tác thanh toán, quyết toán.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 6-12 tháng, đồng thời theo dõi, đánh giá hiệu quả để điều chỉnh kịp thời. Đề nghị Ban lãnh đạo Donacoop và các phòng ban liên quan phối hợp thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý dự án xây dựng.