CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VE CONG TÁC QUAN LÝ DỰ ÁN TẠI DOANH NGHIEP. Khai niệm, đặc điểm của quản lý dự án tại doanh nghiệp. Khai niệm quản lý dự án. Theo giáo trình Quản lý dự án, nhà xuất bản Trường Đại học Kinh tế quốc dan: “Quan lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm dam bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thật và chất lượng sản phẩm dịch vụ bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép”.
Từ khái niệm quản lý dự án ở bên trên ta có khái niệm quản lý dự án xây dựng. Quản lý dự án xây dựng là quá trình lập kế hoạch và tiến độ, tổ chức, thực hiện và kiểm soát nguồn nhân lực vật lực trong khoảng thời gian nhất định để có thé hoàn thành các mục tiêu và dự định của dự án xây dựng. Đặc điểm quản lý dự án. Quản lý dự án có một số đặc điểm như sau: Thứ nhát, chủ thé của quản lý dự án chính là người quản lý dự án.
Khách thé của quán lý dự án liên quan đến phạm vi công việc của dự án xây dựng (toàn bộ nhiệm vụ công việc, các hạng mục của dự án). Những công việc này tạo ra thành quá trình vận động của hệ thong dự án. Quá trình vận động nay được gọi là chu ky ton tai cua du an. Thứ hai, tô chức dy án là một tổ chức tam thời.
Tổ chức quản ly dự án được hình thành dé phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn. Trong thời gian tồn tại dự án, nhà quản lý dự án thường hoạt động độc lập với các phòng ban chức năng. Sau khi kết thúc dự án, cần phải tiến hành phân công lại lao động, bồ trí lại máy móc thiết bị. Thứ ba, quan hệ giữa chuyên viên quản lý dự án với phòng chức năng trong tô chức.
Công việc của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều phòng chức năng. Người đứng đầu dự án và những người tham gia quản lý dự án có trách nhiệm phối hợp mọi nguồn lực, mọi người từ các phòng chuyên môn nhằm thực hiện và hoàn thành mục tiêu của dự án. Tuy nhiên, thường nảy sinh mâu thuẫn về van đề nhân sự, chi phi, thời gian và mức độ thỏa mãn các yêu cầu kỹ thuật. Nội dung quản lý dự án tại doanh nghiệp Quản lý dự án là hoạt động vô cùng cần thiết nhằm đảm bảo tiến độ cũng như chất lượng công việc.
Đề đạt được hiệu quả, người làm nhiệm vụ quản lý thực hiện các công việc. Chịu trách nhiệm quản lý tiễn độ và chất lượng dự án thông qua việc kiểm soát, đánh giá những gi đã làm được và chưa làm được. Ngoài ra, đối chiếu những thông tin này với bảng kế hoạch đặt ra ban đầu dé có phương hướng điều chỉnh dam bảo hoàn thành mục tiêu đúng tiễn độ. Liên tục kiểm tra chỉ phí quản lý dự án: Mỗi một dự án được tô chức, doanh nghiệp rót một lượng vốn nhất định do vậy phải liên tục kiểm tra chất lượng tiền được dùng vào việc gì và lập báo cáo.
Điều này có vai trò quan trọng bởi nguồn vốn quyết định dự án có tiếp tục tiến hành được hay không. Quản lý an toàn cho nhân viên: Hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí quan trọng nhưng cũng không thé vì nó mà bỏ qua yếu tố an toàn lao động. Đặc biệt với các dự án thi công xây dựng. Quản lý rủi ro: Mọi biến động về môi trường, lãi suất, khách hàng hay đối thủ đều có thể gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ thực hiện công việc.
Những thay đổi có thê tốt nhưng cũng có thé xấu mà nhà quản trị cản quản lý tốt và đưa ra phương án ứng pho kip thoi. Các công tác quan ly dự án khác: Nhà quan ly cũng cần quan tâm, xử lý các van dé phát sinh khác trong quá trình thực hiện dự án. Ngoài ra cũng cần lập báo cáo đến ban quản lý dự án, nhà lãnh đạo tỏng công ty về tình trạng, hiệu quả và thiếu sót trong công việc 12. Tổ chức quản lý dự án.
Tổ chức quan ly dự án thé hiện thông qua số lượng thành viên, hệ thống các quy định, nhiệm vụ, quyền và mối liên hệ tác động qua lại giữa các bộ phận trong cơ cau dự án. Bao gồm cơ cau tô chức và cách thức tô chức. Dựa vào mục tiêu, ngân sách, thời hạn, yêu cầu cụ thé tương ứng với từng công việc dé phan chia nhiém vu, quyén hạn cho mỗi thành viên, từng bộ phận chức năng trong bộ máy quản lý và thực thi. Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi dự án lại có tổ chức quan lý khác nhau tuy nhiên sẽ phân thành 3 cấp: Cấp lãnh đạo, cấp điều hành và cấp thực hiện.
Mỗi dự án được tô chức quản lý khoa học thé hiện ở cơ cấu tô chức phù hợp với nhu cầu và phạm vi. Ở bất kỳ một sơ đồ nào luôn bao gồm các đối tượng va mối quan hệ ràng buộc, một sơ đồ tổ chức cơ cau cũng tương tự, quan hệ giữa các cấp, phòng ban, các thành viên là yếu tố cơ bản tác động đến tiến độ công việc. Khi các mục tiêu, lợi ích riêng tác động lẫn nhau góp phần mục tiêu chung được đảm bảo. Tổ chức dự án đa phan các dự án được triển khai theo cơ cầu nguồn lực gióng nhau, tuy nhiên ở lĩnh vực khác nhau thì quy mô không giống nhau, cơ cấu cụ thể của dự án được điều chỉnh phù hợp với mục tiêu và tối ưu tài nguyên.
Ở một số dự án quy mô nhỏ, khi yêu cầu kiểm soát đơn giản, không quá phức tạp thì gộp một số chức năng quản trị giữa các phòng ban là cách giúp tiết kiệm nguồn lực hiệu quả. Quy trình quản lý dự án tại doanh nghiệp. Quản lý dự án xây dựng cũng giống như dự án đầu tư nói chung gồm 3 giai đoạn chủ yếu là lập kế hoạch, điều phối thực hiện và giám sát các công việc dự án nhằm đạt những mục tiêu xác định. Giai đoạn điều phối thực hiện có nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian và chỉ phí.
Lập kế hoạch là giai đoạn xay dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án xây dựng va là quá trình phat triển một kế hoạch hành động thống nhất, theo trình tự logic, có thể biểu diễn dưới dạng các sơ đồ hệ thống hoặc theo phương pháp lập kế hoạch truyền thống. Điều phối thực hiện dự án là quá trình phân phối nguồn lực vốn, lao động , trang thiết bị và quan trọng là điều phối, quản lý tiến độ thời gian. Giai đoạn này cần chỉ tiết hóa thời gian, lập lịch trình cho từng công việc và toàn bộ dự án xây dựng như khi nao bắt đầu hạng mục công trình, khi nao kết thúc và trên cơ sở đó dé bồ trí vốn, nhân lực và trang thiết bị cho phù hợp trong quá trình thực hiện dự án xây dựng. Giám sát là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện dự án.
Bên cạnh việc giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ và cudi kỳ cũng được thực hiện dé tổng kết rút kinh nghiệm, đưa ra kiến nghị các pha sau của dự án xây dựng lân sau của doanh nghiệp. Lập kế hoạch ——> e_ Thiết lập mục ` tiêu e Du tinh nguôn lực e Xây dựng kế hoạch Giám sát Điều phối thực hiện e Do lường kết quả e_ Bồ trí tiến độ thời gian e So sánh với mục tiêu e_ Phân phối nguồn lực e Báo cáo ; ¬ e Phối hợp các hoạt động e Giải quyết các vân dé e Khuyến khích động t OT Sơ đồ 1.1: Quy trình quan lý dự án tại doanh nghiệp. Nguồn: Giáo trình quản lý dự án. Quan lý dự an theo nội dung doanh nghiệp.
Giống như quản lý dựa án nói chung, quản lý dự án xây dựng theo nội dung cũng bao gồm lập kế hoạch tông quan, quản lý phạm vi dự án, quản lý thời gian dự án, quản lý chỉ phí dự án, chất lượng dự án, hợp đồng và mua bán. Lập kế hoạch tổng quan: là quy trình tổ chức dự án theo trình tự logic, chỉ tiết hóa các mục tiêu cụ thé và kế hoạch định một chương trình thực hiện những công việc nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ. Quản lý phạm vi dự án: xác định, phân phối và giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nao thuộc về dự án cần phải thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi dự án. Quản lý thời gian dự án: là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án.
Chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài thời gian bao lâu, khia nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành. Quản lý chi phí dự án: là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phi theo tiến độ cho từng công việc vả toàn bộ dự án, là việc tô chức phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chỉ phí. Quản lý chất lượng dự án: là quá trình triển khai giam sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm của dự án phải đáp ứng mong muốn của nhà đầu tư. Quản lý nhân lực dự án: là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án.
Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào. Quản lý thông tin dự án: là quá trình dam bảo các dòng thông tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau. Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời 3 câu hỏi: ai cần thông tin dự án, mức độ chi tiết và các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào.