Mở đầu và Kết luận, Luận văn đƣợc chia thành 3 chƣơng: Chƣơng 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát chi bảo hiểm xã hội tại cơ quan bản hiểm xã hội. Chƣơng 2: Thực trạng công tác chi bảo hiểm xã hội tại bảo hiểm xã hội thị xã An Nhơn. Chƣơng 3: Hoàn thiện công tác chi bảo hiểm xã hội tại bảo hiểm xã hội thị xã An Nhơn. 7 CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI 1.
Lý luận chung về kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm, mục tiêu kiểm soát nội bộ a) Khái niệm: Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400) định nghĩa: “KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị đƣợc kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”. Theo hƣớng dẫn INTOSAI năm 2013: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình xử lý toàn bộ đƣợc thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong đơn vị, quá trình này đƣợc thiết lập để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt đƣợc các mục tiêu, nhiệm vụ chung của tổ chức”. Kiểm soát nội bộ là một quá trình không thể thiếu của tổ chức nhằm đạt đƣợc các mục tiêu về: Tính hữu hiệu và hiệu quả hoạt động trong đơn vị, tôn trọng pháp luật và các quy định có liên quan, thiết lập và báo cáo các thông tin quản lý và thông tin tài chính đáng tin cậy và đảm bảo tính kịp thời, bảo vệ nguồn lực không thất thoát, hƣ hỏng và sử dụng sai mục đích.
Nhƣ vậy, kiểm soát nội bộ là một phƣơng pháp nhằm giảm thiểu những yếu tố gây tác động xấu tới hoạt động của một đối tƣợng nào đó. Kiểm soát trong quản lý là việc thực hiện đối chiếu kết quả đạt đƣợc với những quy phạm, quy định chung với kế hoạch để từ đó đánh giá, điều chỉnh làm cho quá 8 trình tác động của chủ thể quản lý lên đối tƣợng quản lý có hiệu quả, hiệu lực hơn nhằm đạt mục tiêu đƣợc lập trƣớc. b) Mục tiêu: Kiểm soát nội bộ nhằm giúp tổ chức đạt đƣợc các mục tiêu nhƣ: - Mục tiêu hoạt động: mục tiêu này liên quan đến tính hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực trong hoạt động của đơn vị, các hoạt động của đơn vị đƣợc thực hiện một cách có kỷ cƣơng, có đạo đức, có tính kinh tế, hiệu quả và thích hợp; thực hiện đúng trách nhiệm. - Mục tiêu về báo cáo: mục tiêu này liên quan đến việc hƣớng dẫn về quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ và biện pháp giảm thiểu gian lận, từ đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động và tăng cƣờng năng lực giám sát của tổ chức.
Mục tiêu này nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp. - Mục tiêu tuân thủ: liên quan đến việc tuân thủ pháp luật hiện hành, các nguyên tắc, các điều ƣớc quốc tế và các quy định có liên quan. - Mục tiêu về quản lý nguồn lực: Mục tiêu này là phần chi tiết hóa mục tiêu về hoạt động của đơn vị, nhƣng do đặc thù của khu vực công nên INTOSAI muốn nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của việc sử dụng hợp lý nguồn ngân sách, tránh lạm dụng, lãng phí nguồn lực quốc gia, bảo vệ các nguồn lực chống thất thoát, sử dụng sai mục đích và tổn thất. * Ý nghĩa kiểm soát nội bộ trong khu vực công Kiểm soát nội bộ là một chức năng thƣờng xuyên của quản lý, đƣợc thiết lập nhằm giúp cho nhà quản lý kiểm soát và hạn chế đƣợc rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động của tổ chức nhƣ: + Giúp cho việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị hiệu quả, giảm bớt mọi nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong quá trình sản xuất kinh doanh.
+ Đảm bảo mọi nhân viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động 9 của tổ chức cũng nhƣ các quy định của pháp luật. + Đảm bảo tổ chức hiệu quả, sử dụng tối ƣu các nguồn lực và đạt đƣợc mục tiêu đặt ra. + Bảo vệ tài sản có thể bị hƣ hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, sử dụng sai mục đích. Đảm bảo tính chính xác, kịp thời các số liệu, các báo cáo kế toán.
Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Theo INTOSAI năm 2013, hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 yếu tố: a) Môi trường kiểm soát: Môi trƣờng kiểm soát nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức. Môi trƣờng kiểm soát đƣợc thể hiện thông qua tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý, phong cách điều hành. Môi trƣờng kiểm soát ảnh hƣởng đến cách thức kinh doanh của một tổ chức, đến các mục tiêu đƣợc thiết lập, đến các bộ phận còn lại của KSNB. Các yếu tố của môi trƣờng kiểm soát là: Tính trung thực và giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên, năng lực nhân viên, triết lý và phong cách lãnh đạo, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự.
b) Đánh giá rủi ro: KSNB giúp tổ chức đạt đƣợc mục tiêu của mình, việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng vì nó ghi nhận các sự kiện đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức. Phân tích đánh giá rủi ro nhằm thu hẹp vào những rủi ro chủ yếu mà thôi. Việc nhận dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, không chỉ vì nó liên quan đến những đe dọa của rủi ro mà còn liên quan đến sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực đối phó rủi ro. Đánh giá rủi ro bao gồm: nhận dạng rủi ro, đánh giá rủi ro, đánh giá khả năng chịu các rủi ro của tổ chức, đối phó rủi ro.
Đánh giá rủi ro nhƣ một 10 phần của KSNB, đóng vai trò quan trọng trong việc lựa chọn các hoạt động kiểm soát thích hợp để thực hiện. Nó là quá trình xác định và phân tích rủi ro liên quan đến việc đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức và xác định phù hợp phƣơng pháp để quản lý rủi ro. Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng và phân tích các rủi ro một cách thích hợp để đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp xử lý phù hợp. Để kiểm soát đƣợc rủi ro, vấn đề quan trọng không chỉ là nhận ra các rủi ro tồn tại, mà còn là đánh giá tầm quan trọng, tác hại mà rủi ro gây ra và khả năng xảy ra rủi ro.
Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro, tránh né rủi ro và xử lý hạn chế rủi ro. Trong phần lớn các trƣờng hợp các rủi ro phải đƣợc xử lý hạn chế và đơn vị duy trì KSNB để có những biện pháp thích hợp, bởi vì quản lý tài chính công phải sử dụng hiệu quả nguồn lực để phát triển kinh tế - xã hội. Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài. Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập các mục tiêu.
Mục tiêu phải đƣợc thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán. Dựa trên các mục tiêu đƣợc thiết lập, ngƣời quản lý cần nhận dạng và phân tích rủi ro để đƣa ra những biện pháp để quản trị chúng. c) Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý đƣợc thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức. Để đạt đƣợc hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, có hiệu quả, dễ hiểu đƣợc, đáng tin cậy và liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát.
Hoạt động kiểm soát bao gồm các loại hoạt động kiểm soát phòng ngừa và phát hiện rủi ro. Mọi hoạt động kiểm soát đều bao gồm hai 11 yếu tố là: - Chính sách kiểm soát: Là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát. Chính sách kiểm soát có thể đƣợc tài liệu hóa đầy đủ và có hệ thống hoặc đƣợc lƣu hành theo kiểu truyền miệng. - Thủ tục kiểm soát: Là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát.
Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát cần phải cân đối mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí, cân đối giữa hoạt động kiểm soát và rủi ro phát sinh. Các hoạt động kiểm soát phổ biến trong đơn vị: soát xét của nhà quản lý, quản trị hoạt động, phân chia trách nhiệm hợp lý; kiểm soát quá trình xử lý thông tin; kiểm soát vật chất; phân tích vật chất. Để có hiệu quả, hoạt động kiểm soát cần phải: - Phù hợp (có nghĩa là các kiểm soát phải đúng nơi và tƣơng xứng với rủi ro liên quan). - Thực hiện thƣờng xuyên theo kế hoạch trong thời gian dài (nghĩa là đƣợc tuân thủ một cách cẩn thận bởi tất cả các nhân viên có liên quan và không bỏ qua khi nhà quản lý cấp cao không có mặt tại đơn vị hoặc khối lƣợng công việc nhiều).
- Đạt đƣợc hiệu quả chi phí (nghĩa là các chi phí thực hiện sự kiểm soát không đƣợc vƣợt quá lợi ích thu đƣợc). - Đầy đủ, hợp lý và liên quan trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát. d) Thông tin và truyền thông: Một hệ thống thông tin thích hợp phải tạo ra các báo cáo về hoạt động, tài chính, những vấn đề tuân thủ hỗ trợ cho việc điều hành và kiểm soát những hoạt động. Nó không chỉ bao gồm những dữ liệu bên trong mà còn xem xét các thông tin bên ngoài, những điều kiện và hoạt động cần thiết ra quyết định và báo cáo.
Mọi bộ phận và cá nhân trong đơn vị đều phải có những thông tin cần 12 thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình. Vì vậy những thông tin cần thiết cần phải đƣợc xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời và thích hợp.