CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI 1. KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ 1. Khái niệm, mục tiêu kiểm soát 1. Khái niệm Theo các tác giả Jones và George cho rằng kiểm soát là quá trình nhà quản lý giám sát và điều tiết tính hiệu quả và hiệu lực của một tổ chức và các thành viên trong việc thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
Kiểm soát trong quản lý là việc thực hiện đối chiếu kết quả đạt được với những quy phạm, quy định chung, với kế hoạch để từ đó đánh giá, điều chỉnh làm cho quá trình tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý có hiệu quả, hiệu lực hơn nhằm đạt đƣợc mục tiêu đƣợc lập từ trước. Có nhiều khái niệm về kiểm soát: Theo từ điển tiếng Việt do Viện ngôn ngữ học biên soạn thì kiểm soát là “kiểm tra, xem xét, nhằm ngăn ngừa những sai phạm các quy định”; Theo từ điển giải thích thuật ngữ hành chính kiểm soát là “xem xét để phát hiện, ngăn ngừa kịp thời việc làm sai trái với thoả thuận, với quy định”, “Kiểm soát thường do các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền bố trí việc tiến hành các địa điểm dễ xảy ra vi phạm, hoặc ở một khâu trong quá trình hoạt động của các đối tượng cần kiểm soát”. Luật Kế toán 2015 cho rằng, “Kiểm soát là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong đơn vị về các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”. Kiểm soát có thể hiểu là cách thức để nắm lấy và điều hành đối tượng hoặc khách thể quản lý.
Với ý nghĩa đó, kiểm soát có thể hiểu theo nhiều 9 cách: cấp trên kiểm soát cấp dưới thông qua chính sách hoặc các biện pháp cụ thể; đơn vị kiểm soát đơn vị khác thông qua chi phối đáng kể quyền sở hữu và lợi ích tương ứng; nội bộ đơn vị kiểm soát lẫn nhau thông qua quy chế và các thủ tục quản lý. Từ các khái niệm trên, tác giả rút ra khái niệm về kiểm soát như sau: “Kiểm soát là công việc nhằm soát xét lại những quy định, những quá trình thực thi các quyết định quản lý được thể hiện trên các nghiệp vụ, những thao tác cụ thể nhằm nắm bắt và điều hành được những nghiệp vụ đó”. Bản chất của kiểm soát - Kiểm soát là việc xây dựng các chính sách, thủ tục, các bước kiểm soát do lãnh đạo đơn vị xây dựng có tính chất bao trùm tất cả mọi lĩnh vực trong đơn vị, thiết lập mục tiêu cần đạt đến, xây dựng các hoạt động và thủ tục để nắm bắt và điều hành hoạt động của đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện được mục tiêu đã định. - Kiểm soát là quá trình nhà quản lý giám sát và điều tiết tính hiệu quả và hiệu lực của một tổ chức và các thành viên trong việc thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
- Kiểm soát trong quản lý là việc thực hiện đối chiếu kết quả đạt được với những quy phạm, quy định chung, với kế hoạch để từ đó đánh giá, điều chỉnh làm cho quá trình tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý có hiệu quả, hiệu lực hơn nhằm đạt được mục tiêu được lập từ trước. - Kiểm soát có phạm vi rất rộng, có liên quan đến mọi lĩnh vực hoạt động của đơn vị cả lĩnh vực kinh tế, tài chính và phi tài chính bao gồm cả kiểm soát nội bộ và bản thân con người cùng với những phương tiện có tính chất kỹ thuật, cấu trúc hướng vào kiểm soát mang tính bền vững, ổn định, đảm bảo và lâu dài. - Các đơn vị phải có trách nhiệm xây dựng, duy trì một hệ thống kiểm soát khoa học, phù hợp và hiệu quả để đảm bảo kiểm soát hoạt động trong 10 phạm vi đơn vị, ngăn ngừa sai phạm, đạt được mục tiêu, yêu cầu mà đơn vị đặt ra. Tuy nhiên, một hệ thống kiểm soát có khoa học và hiệu lực, hiệu quả đến đâu cũng luôn có những hạn chế cố hữu hay hạn chế vốn có của nó không thể tránh khỏi.
Mục tiêu kiểm soát Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được, để từ đó xác định các chiến lược cần thực hiện, có thể là mục tiêu chung của toàn đơn vị hay là mục tiêu cụ thể nào đó cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị. Có thể chia các mục tiêu kiểm soát của đơn vị cần thiết lập thành 3 nhóm: - Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động của cơ quan tổ chức bao gồm việc sử dụng nguồn lực, lập dự toán. Mục tiêu hoạt động là đạt mục tiêu cụ thể đã được thiết lập trong mối quan hệ đánh giá tổng thể (Mỗi mục tiêu cụ thể đều đạt được nhưng mục tiêu hoạt động chung có thể không đạt được); Khai thác, sử dụng tối ưu (kinh tế, hiệu quả, an toàn) các nguồn lực. - Nhóm mục tiêu về báo cáo: nhấn mạnh đến tính trung thực, kịp thời và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà đơn vị, tổ chức cung cấp.
Mục tiêu này dựa trên những yêu cầu, kỳ vọng của đơn vị, tổ chức. - Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định. Cho nên, mục tiêu này phụ thuộc chủ yếu cách thức tổ chức các hoạt động nằm trong sự kiểm soát của đơn vị, tổ chức. Tăng cường tính hiệu lực về mặt điều hành, hiệu năng quản lý, hiệu quả kinh doanh của đơn vị (quyết định quản lý phù hợp và hiệu lực, quản lý phải đem lại kết quả; kinh doanh phải thu được lợi nhuận cao).
Việc “bảo đảm” cho những mục đích trên đây của hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ là sự bảo đảm hợp lý theo từng góc độ nhìn nhận và từng giai đoạn cụ thể chứ không thể là bảo đảm tuyệt đối ở mọi góc độ và mọi giai đoạn. Phân loại các hoạt động kiểm soát. - Căn cứ vào nội dung kiểm soát: + Kiểm soát quản trị tập trung vào các thể thức kiểm tra nhằm đảm bảo cho việc điều hành công tác ở đơn vị có nề nếp, nghiêm minh và hiệu quả. + Kiểm soát kế toán bao gồm lập kế hoạch tổ chức và thực hiện các trình tự cần thiết cho việc bảo vệ tài sản và độ tin cậy của sổ sách tài chính kế toán - Theo thời điểm kiểm soát: + Kiểm soát trước hay còn gọi là kiểm soát lường trước, kiểm soát hướng về tương lai.
Mục đích của kiểm soát này là nhằm khắc phục độ trễ thời gian trong kiểm soát thực hiện, nó tiên liệu những diễn biến có thể xảy ra trong quá trình tác nghiệp, đề phòng những rủi ro và các khó khăn tiềm ẩn. Hoạt động kiểm soát này đặc biệt quan trọng, tuy nhiên nó chưa phổ biến về mặt kỹ thuật và còn rất hạn chế do yêu cầu về con người thực hiện kiểm soát phải là những người thực sự có trình độ và có nhiều kinh nghiệm thực tế để có thể tiên liệu trước những rủi ro có thể xảy ra, mặt khác chi phí cho hoạt động này khá lớn. + Kiểm soát hiện hành hay còn gọi là kiểm soát tác nghiệp là hoạt động kiểm soát được tiến hành ngay trong quá trình tác nghiệp nhằm ngăn ngừa, phát hiện kịp thời những sai lầm có thể xảy ra trong quá trình thực hiện các thao tác tác nghiệp. Do vậy nếu làm tốt công tác kiểm soát tác nghiệp thì mức độ rủi ro trong quá trình tác nghiệp sẽ giảm đi, đảm bảo được hiệu quả công việc ở mức tốt nhất.
+ Kiểm soát sau: hay còn gọi là kiểm soát thông tin phản hồi (còn gọi là kiểm soát thông tin trở về trước) là hoạt động kiểm soát thông dụng nhất hiện nay. Mặc dù bị độ trễ thời gian song bù lại kiểm soát sau khi tác nghiệp lại có đầy đủ căn cứ đề đánh giá, đo lường kết quả tác nghiệp. 12 - Theo mục tiêu của kiểm soát: + Kiểm soát ngăn ngừa: kiểm soát tập trung vào việc ngăn chặn các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát này thường được thực hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra và thực hiện ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng: phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ và chính xác.
+ Kiểm soát phát hiện tập trung vào việc phát hiện các gian lận, sai sót, rủi ro trong quá trình tác nghiệp một cách nhanh chóng, nhằm giúp các cấp lãnh đạo có những quyết định xử lý kịp thời, hạn chế những thiệt hại có thể xảy ra. + Kiểm soát điều chỉnh hướng tới việc cung cấp những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định điều chỉnh các sai sót được phát hiện. - Giữa kiểm soát và mục tiêu cụ thể luôn có mối liên hệ trực tiếp hoặc gián tiếp nhau. Đồng thời, khi tính chất và phạm vi mục tiêu có sự thay đổi thì cách kiểm soát cũng có thể thay đổi theo.
Kiểm soát có thể được phân loại theo các tiêu thức sau: * Theo quan hệ với quá trình hoạt động: có 3 loại kiểm soát + Kiểm soát hướng dẫn: là loại kiểm soát được tiến hành đồng thời với quá trình xây dựng mục tiêu. Thông qua các thủ tục, chính sách, kiểm soát hướng dẫn giúp cho nhà quản lý có được các hành động quản lý kịp thời. + Kiểm soát “có” “không”: là loại kiểm soát nhằm vào chức năng bảo vệ các mục tiêu đã đề ra, thông qua hàng loạt các chuỗi kiểm soát nhằm bảo đảm đạt được kết quả mong muốn. + Kiểm soát sau hành động: là loại kiểm soát được thực hiện xảy ra sau khi đã có những hoạt động nghiệp vụ kinh tế.
Đây là loại kiểm soát được tiến hành phổ biến nhất. Kiểm soát sau hành động là xem lại quá khứ, nhưng bao giờ cũng hướng vào việc cải tiến những hoạt động tương lai.2 LỊCH SỬ CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG KHU VỰC CÔNG.1 Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ INTOSAI Năm 1992, bản hướng dẫn về chuẩn mực KSNB của INTOSAI đã hình thành một tài liệu đề cập đến việc nâng cấp các chuẩn mực KSNB, hỗ trợ cho việc thực hiện và dánh giá KSNB.