CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 1. Những vấn đề chung về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ 1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ Vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ là một phần của tài sản lưu động trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất, bao gồm tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tiền gửi ở các ngân hàng, Kho bạc Nhà nước và các khoản tiền đang chuyển. Với tính lưu hoạt cao, vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi cho các khoản chi phí phát sinh trong kỳ kế toán.
Thông thường, hầu hết các doanh nghiệp sẽ giao dịch bằng tiền Việt Nam. Giao dịch bằng ngoại tệ chỉ có ở các doanh nghiệp có hoạt động liên quan đến đối tác ở nước ngoài. Việc giao dịch bằng vàng bạc, kim khí quý hay đá quý gần như không có. Quy mô vốn bằng tiền là kết quả của nhiều quyết định kinh doanh trong các thời kỳ tại doanh nghiệp.
Để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp luôn có nhu cầu dự trữ vốn bằng tiền ở một quy mô nhất định, phục vụ cho các giao dịch hàng ngày như: mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu, thanh toán các chi phí cần thiết, hay ứng phó với những nhu cầu vốn bất thường chưa dự đoán được, hoặc dự trù khi xuất hiện những cơ hội kinh doanh có tỷ suất lợi nhuận cao. Công tác kế toán vốn bằng tiền là một bộ phận quan trọng của công tác kế toán trong doanh nghiệp, nó sẽ cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, giúp cho doanh nghiệp đưa ra các quyết định chính xác, phù hợp nhằm tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận. Việc quản lý vốn bằng tiền được sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau như: Thống kê, phân tích hoạt động kinh tế,… Trong đó công tác kế toán là công SV: Đoàn Thị Như Quỳnh - QT2301K 7 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP cụ quản lý quan trọng nhất.
Với chức năng ghi chép, tính toán, phản ánh, giám sát thường xuyên liên tục sự thay đổi của vật tư, tiền vốn bằng các thước đo giá trị hiện vật. Kế toán cung cấp những tài liệu cần thiết về thu chi. Vốn bằng tiền đáp ứng yêu cầu quản lý trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ Song song với việc tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền, chúng ta cần phải chú trọng việc quản lý vốn bằng tiền một cách chặt chẽ, thường xuyên kiểm soát các khoản thu chi bằng tiền vì đây là khâu quan trọng có tính quyết định tới mức độ tăng trưởng hay suy thoái của doanh nghiệp, vốn bằng tiền là đối tượng có nhiều khả năng phát sinh nhiều rủi ro hơn các loại tài sản khác.
Bởi vậy, vốn bằng tiền cần đươc quản lý chặt chẽ và phải được hạch toán theo các nguyên tắc, chế độ của hệ thống kế toán Việt Nam. Yêu cầu đặt ra đối với công tác quản lý vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ là: - Doanh nghiệp phải mở tài khoản tại ngân hàng để gửi các khoản tiền tạm thời chưa dùng đến. - Vận dụng triệt để phương thức thanh toán chuyển khoản giữa hai bên mua bán. - Thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vốn đúng kế hoạch và nắm vững số dư tiền tại quỹ, tiền gửi ngân hàng hàng ngày.
- Hạn chế tiền mặt tồn quỹ, chỉ giữ lại ở mức thấp nhất để đáp ứng nhu cầu thanh toán mà không thể chi trả qua ngân hàng. - Quy trách nhiệm các bên nếu để xảy ra trường hợp thừa/ thiếu. Với doanh nghiệp Nhà nước, cổ phần, liên doanh không để người có quan hệ tộc trong một gia đình nắm giữ các chức danh như: giám đốc, kế toán trưởng, thủ quỹ… Hoặc bố trí kiêm nhiệm các chức danh đó, nhằm đảm bảo tính khách quan trong quản lý vốn bằng tiền. Cách thức quản lý vốn bằng tiền hiệu quả: + Quản lý dòng tiền vào: - Xác định mức dự trữ vốn bằng tiền hợp lý: Duy trì vừa đủ khoản tiền mặt trong sản xuất kinh doanh; dữ trữ thừa hay thiếu hoặc không dự trữ tiền mặt sẽ làm doanh nghiệp phải đối mặt với chi phí rủi ro lớn (Dự trữ nhiều: rủi ro lãi suất; chi SV: Đoàn Thị Như Quỳnh - QT2301K 8 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP phí biến đổi; mất giá do lạm phát; mất uy tín với nhà cung cấp…).
Xác định mức dự trữ vốn bằng tiền một cách hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro và tận dụng tốt các cơ hội kinh doanh, giữ uy tín với các nhà cung cấp, tăng cơ hội thu lời; - Tăng tốc thu hồi tiền là tăng tốc thu hồi tiền mặt nhanh (tăng tốc độ luân chuyển các khoản phải thu), sử dụng chính sách bán hàng hấp dẫn như áp dụng chiết khấu/ tặng hàng khuyến mại khi khách hàng trả tiền sớm. Quản lý chặt chẽ dòng tiền vào doanh nghiệp từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, thu từ hoạt động kinh doanh; + Quản lý dòng tiền ra; - Quản lý chặt chẽ các khoản chi bằng tiền trong doanh nghiệp thông qua việc xây dựng quy chế, nội dung về quản lý các khoản chi tiền mặt, tránh nhầm lẫn, thất thoát, xuất hiện hành vi trục lợi cá nhân. Quản lý chặt chẽ các khoản tạm ứng tiền mặt (đối tượng, mức độ tiền mặt được tạm ứng…). - Tất cả các khoản chi tiền mặt đều phải thông qua quỹ không được chi ngoài quỹ.
Việc xuất quỹ hàng ngày đều phải do thủ quỹ tiến hành trên cơ sở các phiếu thu chi tiền mặt hợp thức và hợp pháp. Ngoài ra, cần kịp tời áp dụng biện pháp giảm tốc độ chi tiêu nếu xét thấy cần thiết (tăng thời gian chiếm dụng vốn); - Chủ động lập kế hoạch vốn bằng tiền (kế hoạch luân chuyển vốn bằng tiền). Doanh nghiệp cần xác định dòng tiền vào – ra cho từng thời kỳ, tương ứng với các dự báo: Dự báo ngắn hạn; Dự báo trung hạn; Dự báo dài hạn; 1. Nhiệm vụ của công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ Trong quá trình sản xuất, kinh doanh, vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hoá để sản xuất - kinh doanh vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ.
Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp và là một bộ phận của vốn lưu động. Mặt khác, vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất dễ bị tham ô, lợi dụng, mất mát. Do vậy, SV: Đoàn Thị Như Quỳnh - QT2301K 9 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý chặt chẽ và khoa học. Xuất phát từ những đặc điểm quản lý vốn bằng tiền nêu trên, kế toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng loại vốn bằng tiền.
- Giám đốc thường xuyên theo dõi tình hình thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, kỷ luật thanh toán, kỷ luật tín dụng. - Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu của thủ quỹ với kế toán tiền mặt. - Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp thời. Nội dung công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ 1.
Quy định hạch toán kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ - Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. - Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp. - Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. - Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ.
Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc: + Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế. + Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền. - Tại thời điểm lập báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế. Kế toán tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp vừa và nhỏ 1.
Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp vừa và nhỏ Trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, kế toán sử dụng TK 111 “Tiền mặt” trong việc hạch toán kế toán tiền mặt. Tài khoản 111 bao gồm: TK 1111 “Tiền Việt Nam” và TK 1112 “Ngoại tệ”. SV: Đoàn Thị Như Quỳnh - QT2301K 10 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ❖ Đối với tiền mặt là tiền Việt Nam: - Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, thực tế nhập, xuất, tồn quỹ. - Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp.
- Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. - Kế toán quỹ tiền mặt có trách nhiệm mở sổ quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. - Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt.