Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, vốn bằng tiền là một bộ phận trọng yếu thuộc tài sản ngắn hạn và vốn lưu động của doanh nghiệp, phản ánh trực tiếp khả năng thanh toán tức thời và bảo đảm tính liên tục cho các chu kỳ sản xuất kinh doanh. Do đặc thù có tính thanh khoản cao nhất và dễ phát sinh rủi ro mất mát, thất thoát hoặc gian lận trong quá trình luân chuyển thu – chi, công tác quản lý và hạch toán kế toán vốn bằng tiền đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc, chế độ tài chính và kiểm soát nội bộ. Tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và thi công xây dựng như Công ty Cổ phần Bê tông và Xây dựng Hải Phòng, việc quản lý dòng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng hiệu quả là yếu tố then chốt để duy trì hoạt động cung ứng nguyên vật liệu, trả lương nhân công và điều hòa vốn thi công công trình.

Khóa luận tốt nghiệp được tác giả thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu cụ thể sau:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về công tác kế toán vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp theo quy định chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền (bao gồm kế toán tiền mặt và kế toán tiền gửi ngân hàng) tại Công ty Cổ phần Bê tông và Xây dựng Hải Phòng.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và chỉ ra nguyên nhân trong công tác kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị; từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được xác định như sau:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán vốn bằng tiền, bao gồm hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và quy trình luân chuyển hạch toán các nghiệp vụ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
  • Phạm vi không gian: Phòng Kế toán tại Công ty Cổ phần Bê tông và Xây dựng Hải Phòng (Cụm Công nghiệp Đồng Hòa, số 41/143 Trường Chinh, phường Lãm Hà, quận Kiến An, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu số liệu thực tế phát sinh trong năm tài chính 2023; nhiệm vụ khóa luận được giao thực hiện từ ngày 15/01/2024 đến ngày 18/05/2024.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên khung pháp lý và chuẩn mực kế toán Việt Nam, trọng tâm là:

  • Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
  • Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho vốn bằng tiền: Tài khoản 111 (Tiền mặt), Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng), Tài khoản 113 (Tiền đang chuyển) cùng các tài khoản cấp hai chi tiết theo loại tiền (Tiền Việt Nam, Ngoại tệ, Vàng tiền tệ).
  • Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền: Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam (VND); quy đổi ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế (bên Nợ) và tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền (bên Có); đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm lập báo cáo tài chính; kiểm soát chứng từ gốc hợp lệ và đối chiếu số dư giữa thủ quỹ, kế toán và ngân hàng.
  • Lý thuyết về 5 hình thức tổ chức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – Chứng từ, Nhật ký – Sổ Cái và Hình thức kế toán trên máy tính.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng trong khóa luận gồm có:

  • Phương pháp thu thập tài liệu và quan sát thực tế: Tiếp cận trực tiếp hoạt động lập chứng từ, luân chuyển chứng từ và ghi sổ tại Phòng Kế toán của công ty.
  • Phương pháp kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán (định khoản, ghi Nợ/Có), phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp và so sánh: Đối chiếu giữa lý luận của Thông tư 200/2014/TT-BTC với quy trình thực tế tại đơn vị nhằm chỉ ra các điểm phù hợp và bất cập.

Nguồn dữ liệu phục vụ nghiên cứu bao gồm:

  • Toàn bộ hệ thống chứng từ kế toán vốn bằng tiền thực tế tại công ty: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy rút tiền mặt, Giấy báo Nợ ngân hàng, Giấy đề nghị thanh toán, Hóa đơn giá trị gia tăng.
  • Sổ sách kế toán liên quan năm 2023: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111, Sổ Cái TK 112, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng tại các ngân hàng thương mại mở tài khoản.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Lý luận chung về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp

Chương này tập trung hệ thống hóa toàn diện các vấn đề lý luận về vốn bằng tiền theo chế độ kế toán doanh nghiệp:

  • Bản chất và phân loại vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền được phân loại theo hình thức tồn tại (tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ) và theo trạng thái tồn tại (tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển). Vốn bằng tiền là tài sản có tính thanh khoản cao nhất nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro biển thủ, gian lận lớn nhất nếu thiếu hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu.
  • Nguyên tắc hạch toán và hệ thống tài khoản: Phân tích chi tiết kết cấu, nội dung phản ánh và phương pháp định khoản của TK 111, TK 112, TK 113. Nêu rõ quy định xử lý chênh lệch khi đối chiếu với sao kê ngân hàng (sử dụng TK 1388 hoặc TK 3388 khi chưa rõ nguyên nhân), nguyên tắc xử lý thấu chi ngân hàng như một khoản vay (không ghi âm trên TK 112).
  • Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển: Khái quát quy chuẩn lập và luân chuyển chứng từ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC gồm Phiếu thu (Mẫu 01-TT), Phiếu chi (Mẫu 02-TT), Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT), Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04-TT), Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 05-TT), Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu 08a-TT, 08b-TT), Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu.
  • Các hình thức ghi sổ kế toán: Trình bày đặc trưng và quy trình ghi sổ của 5 hình thức: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – Chứng từ, Nhật ký – Sổ Cái và Kế toán trên máy tính.

Chương II: Thực tế công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty CP Bê tông và Xây dựng Hải Phòng

Chương này đi sâu khảo sát bức tranh thực tế tại đơn vị nghiên cứu:

  • Khái quát đơn vị: Công ty Cổ phần Bê tông và Xây dựng Hải Phòng (tên giao dịch: HCC), tiền thân từ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng (HECICO), có quá trình phát triển 35 năm. Công ty có vốn điều lệ 20 tỷ đồng, hoạt động sản xuất bê tông thương phẩm, các cấu kiện bê tông đúc sẵn (cột điện, cọc, cống bê tông), thi công hạ tầng, thương mại máy móc thiết bị và vận tải.
  • Tổ chức bộ máy và chính sách kế toán: Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung gồm Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán tiền, Kế toán kho, Kế toán sản xuất, Kế toán công trình và Thủ quỹ. Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, năm tài chính từ 01/01 đến 31/12, đơn vị tiền tệ VND, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hàng tồn kho hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và thẻ song song, hình thức sổ áp dụng là Nhật ký chung.
  • Thực trạng hạch toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Tại công ty, vốn bằng tiền chỉ phát sinh tiền Việt Nam Đồng (TK 1111 và TK 1121), không có ngoại tệ, vàng bạc hay tiền đang chuyển.
  • Minh họa các nghiệp vụ thực tế năm 2023:
    1. Nghiệp vụ thu tiền mặt: Ngày 05/09/2023, rút tiền gửi tại BIDV Chi nhánh Đông Hải Phòng về nhập quỹ tiền mặt, số tiền 580.000.000 đồng (năm trăm tám mươi triệu đồng). Kế toán căn cứ Giấy rút tiền mặt BIDV (Số tài khoản trích Nợ 31310000001875), Giấy báo Nợ BIDV (Seq 2643251) và lập Phiếu thu số 00578:
      • Định khoản: Nợ TK 1111 / Có TK 1121: 580.000.000 đồng.
      • Sau đó phản ánh đồng thời vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111 và Sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ quản lý.
    2. Nghiệp vụ chi tiền mặt: Ngày 20/09/2023, chi tiền mặt thanh toán tiền mua văn phòng phẩm cho Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Bạch Đằng (MST: 0201742756) theo Hóa đơn GTGT số 0001025. Mua 25 thùng Giấy A4 supreme (đơn giá 285.000 đồng/thùng, thành tiền chưa thuế 7.125.000 đồng, thuế GTGT 8% là 570.000 đồng, tổng thanh toán 7.695.000 đồng). Kế toán lập Phiếu chi số 00519:
      • Định khoản: Nợ TK 6427 (7.125.000 đồng), Nợ TK 133 (570.000 đồng) / Có TK 1111 (7.695.000 đồng).
      • Ghi nhận vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111 và Sổ quỹ tiền mặt.

Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty CP Bê tông và Xây dựng Hải Phòng

Chương này đánh giá tổng thể công tác kế toán và đưa ra các đề xuất cụ thể:

  • Đánh giá ưu điểm: Bộ máy kế toán gọn nhẹ, phân công rõ ràng; hệ thống chứng từ thu, chi, chuyển tiền tuân thủ tương đối đầy đủ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; theo dõi chặt chẽ quan hệ công nợ và số dư với ngân hàng BIDV.
  • Hạn chế tồn tại: Trình tự lập và ký duyệt phiếu thu còn bất cập (thực tế thủ quỹ thu tiền xong mới trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt); việc ghi chép sổ sách kế toán còn thực hiện thủ công hoặc phân tán; tỷ trọng thanh toán bằng tiền mặt còn lớn; công tác kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ chưa được duy trì đều đặn; chưa áp dụng triệt để phần mềm kế toán chuyên nghiệp.
  • Bốn giải pháp kiến nghị:
    1. Hoàn thiện sổ sách kế toán: Chuẩn hóa trình tự lập chứng từ, luân chuyển chứng từ phiếu thu - phiếu chi đúng nguyên tắc phê duyệt trước khi xuất/nhập quỹ; hoàn thiện hệ thống sổ kế toán chi tiết tiền gửi theo từng ngân hàng.
    2. Tăng cường hình thức thanh toán không dùng tiền mặt: Đẩy mạnh chuyển khoản qua ngân hàng đối với các giao dịch thanh toán mua vật tư xây dựng, văn phòng phẩm và các khoản chi phí trên 20 triệu đồng theo đúng Luật Thuế, giảm thiểu rủi ro bảo quản tiền mặt tồn quỹ.
    3. Tiến hành kiểm kê quỹ định kỳ: Thiết lập biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt đột xuất và định kỳ cuối tháng/cuối quý theo Mẫu 08a-TT nhằm phát hiện sai lệch giữa thực tế và sổ sách, tránh nguy cơ lạm dụng vốn quỹ.
    4. Ứng dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp: Khuyến nghị công ty đầu tư và áp dụng các phần mềm kế toán thông dụng hiện nay trên thị trường như MISA SME, BRAVO hoặc FAST để tự động hóa khâu hạch toán, in sổ sách và lập báo cáo tài chính.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

Khóa luận đã khảo sát và tổng hợp đầy đủ các đặc trưng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Bê tông và Xây dựng Hải Phòng:

Tiêu chí Nội dung thực tế tại doanh nghiệp
Chế độ kế toán áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính
Hình thức ghi sổ Nhật ký chung
Phạm vi vốn bằng tiền phát sinh Tiền mặt Việt Nam (TK 1111), Tiền gửi ngân hàng Việt Nam (TK 1121)
Ngoại tệ / Vàng tiền tệ / Tiền đang chuyển Không phát sinh (không sử dụng TK 1112, 1113, 1122, 1123, 113)
Mô hình bộ máy kế toán Tổ chức tập trung (Phòng Kế toán gồm 7 vị trí chức danh)
Ngân hàng giao dịch chính BIDV Chi nhánh Đông Hải Phòng (Số tài khoản 31310000001875)
Chứng từ thu - chi chủ yếu Phiếu thu (01-TT), Phiếu chi (02-TT), Giấy rút tiền BIDV, Giấy báo Nợ BIDV, Hóa đơn GTGT

Giải pháp và kiến nghị của tác giả

Tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp gắn liền với thực trạng doanh nghiệp:

  1. Chỉnh đốn quy trình luân chuyển phiếu thu: Buộc phải có chữ ký phê duyệt của Kế toán trưởng và Giám đốc trước khi thủ quỹ tiến hành thu tiền và xé liên cho khách hàng.
  2. Mở rộng thanh toán điện tử / ngân hàng qua hệ thống Internet Banking của BIDV để giảm chi phí giao dịch tiền mặt và hạn chế lưu quỹ lớn tại công ty.
  3. Thành lập hội đồng kiểm kê và lập Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt (Mẫu 08a-TT) định kỳ cuối mỗi tháng, xác định nguyên nhân và quy trách nhiệm nếu phát sinh thừa/thiếu tiền quỹ.
  4. Lựa chọn triển khai một trong các giải pháp phần mềm kế toán doanh nghiệp (MISA SME, BRAVO hoặc FAST) nhằm giảm áp lực ghi sổ thủ công cho nhân viên kế toán tiền.

Đóng góp của khóa luận

  • Phản ánh trung thực quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán số liệu thực tế tại một doanh nghiệp ngành bê tông và xây dựng trên địa bàn thành phố Hải Phòng.
  • Kết nối chặt chẽ giữa lý thuyết Thông tư 200/2014/TT-BTC với các nghiệp vụ kinh tế cụ thể phát sinh trong hoạt động rút tiền ngân hàng nhập quỹ và chi tiêu mua sắm vật tư.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế về phạm vi dữ liệu: Đề tài chỉ nghiên cứu tại một đơn vị cụ thể là Công ty Cổ phần Bê tông và Xây dựng Hải Phòng, quy mô hạch toán chỉ giới hạn ở phạm vi tiền tệ Đồng Việt Nam (VND). Khóa luận chưa có điều kiện khảo sát các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ (tỷ giá giao dịch thực tế, tỷ giá bình quân gia quyền, đánh giá lại chênh lệch tỷ giá cuối kỳ) hay vàng tiền tệ do đặc thù công ty không hoạt động xuất nhập khẩu trực tiếp.
  • Hướng phát triển tiếp theo: Mở rộng nghiên cứu sang công tác kế toán các phần hành liên quan mật thiết đến dòng tiền như kế toán công nợ phải thu - phải trả khách hàng, kế toán doanh thu - chi phí xây lắp, hoặc nghiên cứu chuyên sâu về xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ dòng tiền tại các doanh nghiệp xây dựng có nhiều công trình phân tán.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận, đồ án tốt nghiệp về đề tài vốn bằng tiền; các kế toán viên đang công tác tại các công ty sản xuất vật liệu xây dựng, thi công công trình hạ tầng.
  • Nội dung giá trị: Khóa luận cung cấp mẫu biểu chứng từ hạch toán chi tiết (Giấy rút tiền BIDV, Giấy báo Nợ BIDV, Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn GTGT) và quy trình định khoản minh họa rõ ràng từ chứng từ gốc sang Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111, Sổ Cái TK 112 và Sổ quỹ tiền mặt.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Bê tông và Xây dựng Hải Phòng áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính và sử dụng hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung.

2. Vốn bằng tiền tại công ty bao gồm những loại tiền nào?
Vốn bằng tiền tại công ty chỉ bao gồm tiền mặt tại quỹ (TK 1111) và tiền gửi ngân hàng (TK 1121) bằng Đồng Việt Nam (VND). Đơn vị không phát sinh các giao dịch ngoại tệ (TK 1112, TK 1122), vàng tiền tệ (TK 1113, TK 1123) hay tiền đang chuyển (TK 113).

3. Nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt ngày 05/09/2023 tại công ty được xử lý thế nào?
Ngày 05/09/2023, công ty rút 580.000.000 đồng từ tài khoản số 31310000001875 tại BIDV Chi nhánh Đông Hải Phòng về nhập quỹ tiền mặt theo Giấy báo Nợ (Seq 2643251). Kế toán lập Phiếu thu số 00578 và định khoản Nợ TK 1111 / Có TK 1121 số tiền 580.000.000 đồng, ghi nhận vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111 và Sổ quỹ tiền mặt.

4. Điểm bất cập trong quy trình lập phiếu thu tại công ty là gì?
Tại công ty, khi phát sinh thu tiền, kế toán tiền lập phiếu thu đưa người nộp nộp tiền cho thủ quỹ; sau khi thủ quỹ thu tiền và ký nhận xong mới chuyển lại phiếu thu cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. Quy trình này đi ngược với nguyên tắc kiểm soát nội bộ (phải được phê duyệt trước khi thực thu/nhập quỹ).

5. Tác giả đề xuất những giải pháp cụ thể nào để hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị?
Tác giả đề xuất 4 giải pháp: (1) Hoàn thiện trình tự lập và luân chuyển sổ sách kế toán, phê duyệt chứng từ đúng quy chuẩn; (2) Tăng cường thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng; (3) Duy trì định kỳ công tác kiểm kê quỹ tiền mặt theo Mẫu 08a-TT; (4) Ứng dụng các phần mềm kế toán chuyên nghiệp (MISA SME, BRAVO, FAST).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Bùi Thế Hùng đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, đồng thời phản ánh chi tiết thực trạng công tác hạch toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tại Công ty Cổ phần Bê tông và Xây dựng Hải Phòng. Thông qua việc phân tích chứng từ và số liệu thực tế năm 2023, tác giả đã chỉ rõ các ưu điểm cũng như những điểm bất cập trong quy trình luân chuyển chứng từ và kiểm kê quỹ tại đơn vị. Các giải pháp kiến nghị được đề xuất mang tính cụ thể, bám sát thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh và có giá trị ứng dụng thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả quản lý vốn bằng tiền tại doanh nghiệp.