CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 1. Những vấn đề chung về kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. Quan hệ thanh toán là yếu tố của hoạt động tài chính và là cơ sở cho công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp Hoạt động thanh toán ảnh hưởng rất lớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp và là một chỉ tiêu quan trọng trong quản lý tài chính. Tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh mà quy định liên quan đến hoạt động thanh toán của các doanh nghiệp cũng có những nét đặc thù, phù hợp với đặc điểm và quy mô đơn vị.
Không chỉ dừng lại ở việc xây dựng chính sách mà các doanh nghiệp cần phải có những biện pháp tổ chức, giám sát và đôn đốc, kiểm tra việc tuân thủ các quy định đã đề ra để đảm bảo hoạt động thanh toán trong doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất, tránh cho doanh nghiệp những rủi ro tài chính có thể gặp phải liên quan đến thanh toán. Khái niệm thanh toán Thanh toán là sự chuyển giao tài sản của một bên (người hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. Phương thức thanh toán: Là cách thức chi trả, thực hiện nghĩa vụ về tài sản trong các giao dịch mua bán. Phương thức thanh toán có thể thực hiện bằng hình thức trả tiền mặt, sec, thanh toán qua ngân hàng, thanh toán bằng hiện vật, thẻ tín dụng,.
theo sự thoản thuận của các bên trong giao dịch. Các phương thức thanh toán tiền mua hàng trongnước: Có hai phương thức thanh toán: thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm. - Phương thức thanh toán trực tiếp: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay tiền cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng tiền chuyển khoản, bằng tiền cán bộ tạm ứng,…. SV: Phạm Minh Nguyệt - QT1903K 2 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG - Phương thức thanh toán trả chậm: Doanh nghiệp đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán.
Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thỏa thuận. Các phương thức thanh toán tiền mua hàng nhậpkhẩu: Trong nhập khẩu hàng hóa, người ta thường dùng một trong các phương thức thanh toán quốc tế sau để thanh toán tiềnhàng: - Phương thức chuyển tiền: Là phương thức mà trong đó khách hàng (người trả tiền) yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất địnhchomột người khác (người hưởng lợi) ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do khách hàng yêu cầu. - Phương thức nhờ thu: Là một phương thức thanh toán trong đó người bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng một dịch vụ chokhách hàng ủy thác cho ngân hàng của mình thu hộ số tiền ở người mua trên cơ sổ hối phiếu của người bán lậpra.Trong phương thức thanh toán nhờ thu bao gồm:nhờ thu phiếu trơn và nhờ thu kèm chứngtừ. - Nhờ thu phiếu trơn: Là phương thức trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra, còn chứng từ gửi ngân hàng thì gửi thẳng cho người mua không qua ngânhàng.
- Nhờ thu kèm chứng từ:Là phương thức trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua không những căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từgửi hàng kèm theo với điều kiện là nếu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ gửi hàng cho người mua để nhận hàng. - Phương thức ghi sổ: Là một phương thức thanh toán mà trong đó người bán mở một tài khoản (hoặc một quyển sổ) để ghi nợ người mua sau khi người bán đã hoàn thanh giao hàng hay dịch vụ, đến từng định kỳ (tháng,quý,nửa năm) người mua trả tiền cho người bán. - Phương thức tín dụng chứng từ: Là một sự thỏa thuận, trong đó một SV: Phạm Minh Nguyệt - QT1903K 3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG ngân hàng (ngân hàng mở thư tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng (người yêu cầu mở thư tín dụng) sẽ trả một số tiền nhất định cho một người khác (người hưởng lợi số tiền của thư tín dụng) hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này uất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. Hình thức thanh toán: Là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền, là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán.
Các hình thức cụ thể: gồm hai loại là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt. - Thanh toán bằng tiền mặt : bao gồm các loại hình thức thanh toán như: + Thanh toán bằng tiền Việt Nam + Ngoại tệ + Hối phiếu ngân hàng + Các loại giấy tờ có giá trị như tiền… Đây là các hình thức thanh toán trực tiếp giữa hai bên. Khi nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ,. thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán.
Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp với các giao dịch nhỏ và đơn giản. Thông thường hình thức này được áp dụng để thanh toán cho công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ. - Thanh toán không bằng tiền mặt:là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng. Các hình thức bao gồm: Thanh toán bằng Séc, thanh toán bằng ủy nhiệm thu, thanh toán bằng ủy nhiệm chi, thanh toán bằng thư tín dụng + Thanh toán bằng Séc: Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị có tên trên Séc.
Đơn vị phát hành Séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng Séc. Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư. Séc thanh toán gồm có Séc chuyển khoản, Séc bảo chi, Séc tiền mặt và Séc định mức. + Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác.
SV: Phạm Minh Nguyệt - QT1903K 4 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG + Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do ngân hàng quy định, gửi cho ngân hàng nơi mà mình mở tài khoản yêu cầu trích mốt số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người hưởng thụ. + Thanh toán bù trừ: Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ.
Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành một văn bản để làm căn cứ theo dõi + Thanh toán bằng tín dụng – L/C: Khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán cho bên bán. Khi giao hàng xong, ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng hàng của bên bán. Hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau. Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huy tác dụng và được sủ dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ.
+ Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ.Nguyên tắc thanh toán với người mua, ngườibán. Nguyên tắc thanh toán với ngườimua Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kì hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tàichính. Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận phải thu khách hàng đối vớicác khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.
Kế toán tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được để có căn cứ xác định SV: Phạm Minh Nguyệt - QT1903K 5 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG số trích lập số dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đói với khoản thu không đòi được. Khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi sau khitrừ dự phòng đã trích lập được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kì báo cáo. Khoản nợ khó đòi đã xử lý khi đòi được,hạch toán vào thu nhập khác. Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữadoanh nghiệp với khách hàng,nếusảnphẩm,hànghóa,TSCĐ,BĐSĐTđã giao, dịch vụ cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
Nguyên tắc kế toán thanh toán với ngườibán. Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người bán kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau: Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả nhà cung cấp theo từng đối tượng,thường xuyên đối chiếu,kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ. Đối với các nhà cung cấp giao dịch thường xuyên, có số dư nợlớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợphát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng vănbản. Đối với các khoản phải trả có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cảnguyên tệ cả nguyên tệ và quy đổi theo đồng Việt Nam.
Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế.