Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại, công tác quản lý và thanh toán công nợ đóng vai trò quyết định đến tính thanh khoản, vòng quay vốn cũng như sự an toàn tài chính. Để nhà quản lý có thể đánh giá một cách khách quan, đầy đủ và kịp thời tình hình các khoản nợ phải thu và nợ phải trả, doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình hạch toán kế toán khoa học, tuân thủ các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước.

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phạm Thị Minh Châu (ngành Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng) tập trung phản ánh và hoàn thiện mảng nghiệp vụ này trên cơ sở nghiên cứu thực tế tại Công ty TNHH Nguyễn Đức Phát — một đơn vị chuyên kinh doanh kim loại, sắt thép trên địa bàn thành phố Hải Phòng. Qua quá trình khảo sát thực tế, tác giả nhận định công tác kế toán thanh toán tại đơn vị mới chỉ dừng lại ở việc phản ánh đầy đủ nhưng chưa đảm bảo tính kịp thời trong việc theo dõi, đôn đốc công nợ.

Mục tiêu và các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể của đề tài được xác định theo 3 nội dung trọng tâm:

  1. Tìm hiểu và hệ thống hóa lý luận chung về công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại đơn vị thực tập là Công ty TNHH Nguyễn Đức Phát.
  3. Đánh giá các ưu điểm và khuyết điểm cơ bản trong công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán công nợ nói riêng, từ đó đề xuất các biện pháp cụ thể nhằm giúp đơn vị hoàn thiện công tác hạch toán kế toán.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận được xác lập rõ ràng:

  • Đối tượng nghiên cứu: Lý luận và thực tiễn tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua (phản ánh qua Tài khoản 131) và người bán (phản ánh qua Tài khoản 331) cùng hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán liên quan.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Nguyễn Đức Phát, địa chỉ tại Số 239 đường Hải Triều, tổ dân phố Hải Triều 1, Phường Quán Toan, Quận Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và tài liệu kế toán thu thập trong năm tài chính 2019; đề tài được giao ngày 30/03/2020 và hoàn thành đánh giá vào tháng 06/2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống văn bản pháp lý và chuẩn mực kế toán Việt Nam, trọng tâm là:

  • Thông tư số 200/2014/TT-BTC: Hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài chính. Trong đó, tác giả bám sát Điều 18 (nguyên tắc, chứng từ, tài khoản và phương pháp hạch toán Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng), Điều 51 (nguyên tắc, kết cấu và phương pháp hạch toán Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán), Điều 45 (phương pháp trích lập dự phòng tổn thất tài sản qua Tài khoản 2293) cùng các quy định về xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái ngoại tệ qua Tài khoản 515, 635, 413.
  • Thông tư số 48/2019/TT-BTC: Quy định về trích lập và xử lý các khoản dự phòng tổn thất, nợ phải thu khó đòi. Tác giả trích dẫn cụ thể điều kiện, căn cứ và khung tỷ lệ trích lập dự phòng theo thời gian quá hạn thanh toán.
Thời gian nợ phải thu quá hạn thanh toán Tỷ lệ trích lập dự phòng Căn cứ pháp lý
Từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm 30% giá trị khoản nợ Thông tư 48/2019/TT-BTC
Từ 1 năm đến dưới 2 năm 50% giá trị khoản nợ Thông tư 48/2019/TT-BTC
Từ 2 năm đến dưới 3 năm 70% giá trị khoản nợ Thông tư 48/2019/TT-BTC
Từ 3 năm trở lên 100% giá trị khoản nợ Thông tư 48/2019/TT-BTC

Về mặt lý luận hình thức ghi sổ, tác giả hệ thống hóa 5 hình thức sổ kế toán tiêu chuẩn theo Thông tư 200/2014/TT-BTC gồm: Hình thức Nhật ký chung, Hình thức Nhật ký - Sổ cái, Hình thức Chứng từ ghi sổ, Hình thức Nhật ký - Chứng từ và Hình thức kế toán Trên máy vi tính.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm phương pháp nghiên cứu tài liệu lý luận kết hợp với phương pháp kế toán nghiệp vụ thực tiễn:

  • Phương pháp thu thập và chọn mẫu dữ liệu: Thu thập hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, bảng kê, sổ cái và sổ chi tiết phát sinh thực tế năm 2019 tại phòng kế toán của doanh nghiệp.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp: Đánh giá luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán đối ứng tài khoản và đối chiếu giữa số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp.
  • Nguồn dữ liệu: Số liệu kế toán sơ cấp và thứ cấp do Công ty TNHH Nguyễn Đức Phát cung cấp, tập trung vào hồ sơ bán hàng và công nợ với các đối tác khách hàng cụ thể.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp

Nội dung chương 1 phân tích toàn diện các khái niệm, nguyên tắc và kỹ thuật ghi chép kế toán công nợ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.

Về phương thức thanh toán, doanh nghiệp áp dụng phương thức trả ngay hoặc trả chậm tùy theo thỏa thuận tín dụng thương mại. Về hình thức thanh toán, văn bản phân định thành thanh toán bằng tiền mặt (chủ yếu cho các giao dịch nhỏ dưới 20 triệu đồng) và thanh toán không dùng tiền mặt (thực hiện qua ngân hàng như séc, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, thanh toán bù trừ, thư tín dụng L/C và thẻ tín dụng).

Về nội dung kế toán thanh toán với người mua (TK 131) và người bán (TK 331):

  • Kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng đối tượng, từng nội dung và từng lần thanh toán; không ghi nhận vào các tài khoản này các nghiệp vụ thanh toán ngay.
  • Kết cấu Tài khoản 131 và 331 là các tài khoản lưỡng tính, có thể có số dư bên Nợ hoặc bên Có tùy theo tính chất công nợ còn phải thu/phải trả hay số tiền khách hàng ứng trước/doanh nghiệp trả trước.
  • Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ đòi hỏi quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, tỷ giá xuất quỹ hoặc tỷ giá ghi sổ đích danh. Khi lập Báo cáo tài chính, số dư gốc ngoại tệ được đánh giá lại, ghi nhận chênh lệch vào Tài khoản 413, sau đó kết chuyển vào Tài khoản 515 (nếu phát sinh lãi tỷ giá) hoặc Tài khoản 635 (nếu lỗ tỷ giá).
  • Về dự phòng nợ phải thu khó đòi theo Thông tư 48/2019/TT-BTC, kế toán sử dụng Tài khoản 229 (tiểu khoản 2293) đối ứng với Tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp). Khi xử lý xóa sổ nợ khó đòi không thể thu hồi, ghi giảm số nợ qua Tài khoản 131; nếu sau đó thu hồi lại được thì ghi nhận vào Tài khoản 711 (Thu nhập khác).

Chương 1 cũng trình bày chi tiết trình tự ghi chép của 5 hình thức sổ kế toán, phân tích đặc trưng luân chuyển từ chứng từ gốc qua các sổ tổng hợp và sổ chi tiết trước khi lập Báo cáo tài chính.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Nguyễn Đức Phát

Chương 2 mô tả chi tiết hồ sơ đơn vị thực tập và đi sâu vào thực tế tổ chức công tác kế toán thanh toán.

Công ty TNHH Nguyễn Đức Phát có mã số thuế 0200576471, vốn điều lệ 9 tỷ đồng, hoạt động tại quận Hồng Bàng, Hải Phòng; đại diện pháp luật là ông Nguyễn Văn Vinh. Ngành nghề kinh doanh chính là bán buôn kim loại và quặng kim loại. Danh mục sản phẩm kinh doanh của công ty bao gồm: ống thép mạ kẽm nhúng nóng đường kính từ Φ21.1mm (tiêu chuẩn BS 1387/1985), thép tròn cuộn cán nóng Ø6 và Ø8, thép cốt bê tông thanh vằn D10 ~ D41 (dài 11,7m), thép góc chữ L (25x25mm đến 150x150mm), thép hình chữ I (kích thước I10 đến I20), thép tròn trơn D10 ~ D40mm, phôi thép vuông (120x120, 150x150 x 6.000mm), phôi thép dẹp, thép hình chữ C và thép hộp vuông từ 12mm đến 80mm.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty gồm Ban Giám đốc chỉ đạo trực tiếp 3 phòng ban chức năng: Phòng Kinh doanh (chia thành Bộ phận Kinh doanh và Bộ phận Giao hàng), Phòng Kế toán và Phòng Hành chính Nhân sự. Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung gồm 4 vị trí: Kế toán trưởng, Kế toán thanh toán, Kế toán tổng hợp và Thủ quỹ.

Tiêu chí kế toán Chính sách áp dụng tại Công ty TNHH Nguyễn Đức Phát
Chế độ kế toán Thông tư 200/2014/TT-BTC
Hình thức ghi sổ kế toán Hình thức Nhật ký chung
Niên độ kế toán Bắt đầu ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 dương lịch
Phương pháp tính thuế GTGT Phương pháp khấu trừ
Phương pháp khấu hao TSCĐ Phương pháp đường thẳng
Tính giá vốn hàng xuất kho Phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ
Hạch toán hàng tồn kho Phương pháp kê khai thường xuyên
Đơn vị tiền tệ hạch toán Đồng Việt Nam (VNĐ)

Về thực trạng hạch toán thanh toán với người mua: Công ty kết hợp hình thức thanh toán tiền mặt và chuyển khoản (các khoản giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc thực hiện chuyển khoản). Hệ thống chứng từ sử dụng gồm Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo có. Sổ sách kế toán áp dụng gồm Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 131, Sổ chi tiết thanh toán với người mua và Bảng tổng hợp thanh toán với người mua.

Để chứng minh quy trình hạch toán, tác giả đưa ra số liệu nghiệp vụ kinh tế cụ thể:

  • Nghiệp vụ ngày 12/09/2019: Bán 120 cây thép phi 12 (đơn giá 108.000 đồng/cây) cho Công ty TNHH MTV Xây lắp cơ điện Thành Lâm (Địa chỉ: Số 88 Đào Đô, Phường Thượng Lý, Quận Hồng Bàng, Hải Phòng; MST: 0201110355) theo Hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/003, ký hiệu AA/18P, số 0000561. Trị giá tiền hàng là 12.960.000 đồng, thuế GTGT 10% là 1.296.000 đồng, tổng thanh toán là 14.256.000 đồng, khách hàng chưa trả tiền. Kế toán phản ánh Nợ TK 131 / Có TK 511, Có TK 3331 trên sổ Nhật ký chung và ghi sổ chi tiết TK 131 của Công ty Thành Lâm.
  • Nghiệp vụ ngày 15/09/2019: Công ty TNHH MTV Xây lắp cơ điện Thành Lâm thanh toán một phần công nợ bằng tiền mặt số tiền 6.000.000 đồng theo Phiếu thu số 284. Kế toán định khoản Nợ TK 111 / Có TK 131 trên sổ Nhật ký chung, ghi Sổ chi tiết TK 131 và cuối kỳ tổng hợp vào Bảng tổng hợp nợ phải thu.

Đối với kế toán thanh toán người bán, quy trình vận hành tương tự với các chứng từ như Hóa đơn mua hàng, Phiếu nhập kho, Phiếu chi, Giấy báo nợ, Ủy nhiệm chi và phản ánh qua Tài khoản 331 cùng các sổ tổng hợp, sổ chi tiết liên quan.

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Nguyễn Đức Phát

Tại chương 3, tác giả đánh giá tổng quát thực trạng kế toán tại doanh nghiệp. Ưu điểm của công ty là tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, tuân thủ chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, hạch toán đúng tài khoản và mở sổ chi tiết cho từng đối tượng công nợ. Tuy nhiên, nhược điểm nổi bật là việc theo dõi công nợ chưa thực sự kịp thời; doanh nghiệp chưa tiến hành trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi; công tác xử lý số liệu vẫn phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công, chưa tận dụng hiệu quả phần mềm kế toán chuyên sâu.

Trên cơ sở đó, tác giả đưa ra 3 kiến nghị hoàn thiện cụ thể:

  1. Đẩy mạnh các giải pháp thu hồi công nợ: Thiết lập quy trình phân loại khách nợ chặt chẽ hơn, xác định kỳ hạn nợ cụ thể theo từng hợp đồng, phân công nhân sự theo dõi sát sao thời hạn trả nợ và áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán hợp lý nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, tránh tình trạng chiếm dụng vốn kéo dài.
  2. Thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi: Công ty cần tuân thủ đúng hướng dẫn của Thông tư 48/2019/TT-BTC. Cuối niên độ kế toán, kế toán phải rà soát, lập bảng kê xác định các khoản nợ quá hạn thanh toán và trích lập dự phòng tổn thất đưa vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642/2293) theo các tỷ lệ luật định (30%, 50%, 70%, 100%), đảm bảo phản ánh trung thực giá trị tài sản trên Báo cáo tài chính.
  3. Ứng dụng phần mềm kế toán: Doanh nghiệp nên chuyển đổi từ việc ghi chép thủ công sang triển khai phần mềm kế toán chuyên dùng. Việc này cho phép tự động hóa quá trình nhập liệu từ chứng từ gốc vào sổ Nhật ký chung, sổ cái và các sổ chi tiết thanh toán, từ đó nâng cao tính chính xác và cung cấp báo cáo công nợ kịp thời phục vụ công tác điều hành của Ban Giám đốc.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh hệ thống các kết quả cụ thể gắn liền với số liệu và hồ sơ chứng từ của Công ty TNHH Nguyễn Đức Phát:

  • Làm rõ thực trạng áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trong quản lý công nợ người mua (TK 131) và người bán (TK 331) tại một doanh nghiệp thương mại ngành thép có quy mô vốn 9 tỷ đồng.
  • Cung cấp dẫn chứng chứng từ thực tế có đầy đủ số liệu kiểm chứng, bao gồm Hóa đơn GTGT số 0000561 trị giá 14.256.000 đồng xuất bán cho khách hàng và Phiếu thu số 284 thu tiền nợ 6.000.000 đồng trong tháng 09/2019.
  • Xác định nguyên nhân dẫn đến sự chậm trễ trong công tác quản lý công nợ tại đơn vị xuất phát từ việc chưa trích lập dự phòng và thiếu giải pháp phần mềm kế toán tự động hóa.

Đóng góp của tác giả được thể hiện qua hệ thống 3 đề xuất mang tính ứng dụng thực tế: hoàn thiện quy trình đôn đốc thu hồi nợ, triển khai hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi theo Thông tư 48/2019/TT-BTC và số hóa công tác kế toán bằng phần mềm nghiệp vụ. Các giải pháp này bám sát quy định pháp lý và điều kiện vận hành nội bộ của doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số giới hạn dựa trên phạm vi nghiên cứu được công bố trong văn bản:

  • Dữ liệu minh họa và khảo sát thực tế bị giới hạn trong phạm vi năm tài chính 2019 tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH Nguyễn Đức Phát), chưa so sánh biến động số liệu công nợ qua nhiều chu kỳ kinh doanh liên tiếp.
  • Nội dung tập trung chủ yếu vào quy trình thanh toán nội địa bằng tiền Việt Nam (VNĐ), các nghiệp vụ thanh toán quốc tế liên quan đến ngoại tệ mới chỉ dừng lại ở việc nêu khung lý thuyết mà chưa có dữ liệu giao dịch phát sinh thực tế tại công ty để phân tích.

Hướng nghiên cứu mở rộng có thể thực hiện là khảo sát thực trạng công nợ trong bối cảnh ứng dụng hệ thống phần mềm kế toán sau khi đưa vào vận hành, đồng thời nghiên cứu chuyên sâu các giải pháp kiểm soát rủi ro tín dụng thương mại trong ngành kinh doanh vật liệu xây dựng.

Giá trị tham khảo

Bản khóa luận mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho các đối tượng cụ thể:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán: Tài liệu cung cấp mẫu hình hoàn chỉnh về cấu trúc khóa luận tốt nghiệp hệ đại học chính quy, phương pháp phân tích thực trạng công tác kế toán thanh toán theo hình thức Nhật ký chung dựa trên Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp thương mại nhỏ và vừa: Cung cấp quy trình luân chuyển chứng từ từ Hóa đơn GTGT, Phiếu thu/chi đến việc ghi sổ chi tiết và tổng hợp công nợ cho các tài khoản lưỡng tính 131 và 331.
  • Người nghiên cứu về quản lý tài chính doanh nghiệp sắt thép: Tham khảo phương pháp xây dựng căn cứ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo Thông tư 48/2019/TT-BTC trong hoạt động bán buôn vật tư, thiết bị xây dựng.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Nguyễn Đức Phát áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào? Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính và tổ chức hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung.

2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty gồm những vị trí nào? Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, gồm 4 vị trí nhân sự: Kế toán trưởng phụ trách chung, Kế toán thanh toán (theo dõi công nợ), Kế toán tổng hợp và Thủ quỹ.

3. Nghiệp vụ thực tế nào được tác giả sử dụng làm ví dụ minh họa cho kế toán thanh toán với người mua? Tác giả dẫn chứng nghiệp vụ ngày 12/09/2019 bán 120 cây thép phi 12 cho Công ty TNHH MTV Xây lắp cơ điện Thành Lâm theo Hóa đơn GTGT số 0000561 với tổng số tiền thanh toán là 14.256.000 đồng (chưa thanh toán), và nghiệp vụ ngày 15/09/2019 khách hàng thanh toán một phần nợ 6.000.000 đồng bằng tiền mặt theo Phiếu thu số 284.

4. Vì sao tác giả kiến nghị doanh nghiệp phải trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi? Vì trong thực tế năm 2019, công ty chưa thực hiện trích lập dự phòng cho các khoản nợ quá hạn. Tác giả kiến nghị công ty phải áp dụng Thông tư 48/2019/TT-BTC để lập bảng kê nợ quá hạn, trích lập dự phòng vào Tài khoản 2293 và tính vào chi phí quản lý (Tài khoản 642) nhằm bảo toàn vốn và phản ánh trung thực tình hình tài chính.

5. Danh mục mặt hàng kinh doanh chính của đơn vị thực tập gồm những sản phẩm gì? Các mặt hàng chính của công ty bao gồm: ống thép mạ kẽm nhúng nóng (tiêu chuẩn BS 1387/1985), thép tròn cuộn cán nóng, thép cốt bê tông thanh vằn D10 ~ D41, thép góc chữ L, thép hình chữ I (I10 đến I20), thép tròn trơn D10 ~ D40mm, phôi thép vuông, phôi thép dẹp, thép hình chữ C và thép hộp vuông các kích thước từ 12mm đến 80mm.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phạm Thị Minh Châu đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán thanh toán với người mua và người bán theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 48/2019/TT-BTC. Đề tài phản ánh trung thực thực trạng tổ chức hạch toán công nợ theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty TNHH Nguyễn Đức Phát thông qua hệ thống chứng từ và số liệu thực tế phát sinh năm 2019. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất tập trung vào thu hồi công nợ, trích lập dự phòng rủi ro và ứng dụng phần mềm kế toán, tạo cơ sở thực tiễn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị tài chính.