mở đầu của một chu trì nh quản lý tài chính , đây là căn cứ quan trọng cho việc thực hiện và kiểm soát thu-chi, đảm bảo cân đối phù hợp giữa các nguồn kinh phí, đồng thời tuân thủ việc chấp hành NSNN. Các đơn vị sẽ tiến hành lập dự toán theo biểu mẫu quy định hiện hành kèm theo thuyết minh cơ sở tính toán chi tiết từng nội dung và nhiệm vụ chi của đơn vị theo từng nguồn kinh phí. Hai phƣơng pháp lập dự toán thƣờng đƣợc sử dụng là phƣơng pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ và phƣơng pháp lập dự toán cấp zero. Mỗi phƣơng pháp lập dự toán trên có những ƣu, nhƣợc điểm và điều kiện vận dụng khác nhau.
Phƣơng pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phƣơng pháp xác định các chỉ tiêu trong dự toán dựa vào kết quả hoạt động thực tế của kỳ liền trƣớc và điều chỉnh theo tỷ lệ tăng trƣởng và tỷ lệ lạm phát dự kiến [15]. Phƣơng pháp này rất rõ ràng, dễ hiểu và dễ sử dụng, đƣợc xây dựng tƣơng đối ổn định, tạo điều kiện, cơ sở bền vững cho quản lý đơn vị trong việc điều hành mọi hoạt động. Có thể khái quát mô hình phƣơng pháp lập dự toán này nhƣ Sơ đồ 1.1 dƣới đây: Quản lý bộ phận Dự toán năm trƣớc Các yếu tố điều chỉnh tăng trong năm Dự toán năm nay Quản lý cấp trên Sơ đồ 1.1 – Mô hình phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ Luan van 11 Phƣơng pháp lập dự toán cấp zero là phƣơng pháp xác định các chỉ tiêu trong dự toán dựa vào nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động trong năm kế hoạch, phù hợp với điều kiện cụ thể hiện có của đơn vị chứ không dựa trên kết quả hoạt động thực tế của năm trƣớc [15]. Nhƣ vậy, đây là phƣơng pháp lập dự toán phức tạp hơn do không dựa trên số liệu, kinh nghiệm có sẵn.
Có thể khái quát mô hình phƣơng pháp lập dự toán này nhƣ Sơ đồ 1.2 dƣới đây: Quản lý bộ phận Các nguồn lực sử Tổng lợi ích gia Đánh giá các dụng cho hoạt tăng phƣơng án thay thế động Dự toán năm nay Quản lý cấp trên Sơ đồ 1.2 – Mô hình phương pháp lập dự toán cấp zero Để có đƣợc một dự toán khả thi, quá trình lập dự toán không nên áp đặt từ trên xuống mà cần xuất phát từ cấp quản trị thấp nhất trong đơn vị. Quá trình lập dự toán nên có sự phối hợp của tất cả các cấp trong đơn vị. Những ngƣời quản lý ở cấp thấp gần gũi với những hoạt động hàng ngày hơn là những ngƣời quản lý ở mức độ cao. Mỗi một cấp trong đơn vị đều đóng góp trách nhiệm và kiến thức trong hợp tác để phát triển dự toán hợp nhất.
Sau khi các dự toán riêng rẽ đƣợc lập và tập hợp cho cả đơn vị, chúng cần đƣợc kiểm tra mối liên hệ với nhau. Quá trình kiểm tra có thể phát hiện ra sự không cân đối giữa các dự toán và cần có các điều chỉnh. Các dự toán cần phải tƣơng Luan van 12 thích với các điều kiện, các giới hạn và các kế hoạch khác nhau dƣới sự kiểm soát của các nhà quản lý. Công tác chấp hành dự toán thu chi Chấp hành dự toán là quá trình sử dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế tài chính, hành chính nhằm biến các chỉ tiêu thu chi ghi trong dự toán ngân sách của đơn vị thành hiện thực.
Trên cơ sở dự toán ngân sách đƣợc giao, các đơn vị sự nghiệp có thu tổ chức triển khai thực hiện, đƣa ra các biện pháp cần thiết đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ thu chi đƣợc giao đồng thời phải có kế hoạch sử dụng kinh phí ngân sách theo đúng mục đích, chế độ, tiết kiệm và có hiệu quả. Nguồn tài chính của đơn vị sự nghiệp có thu gồm ba nguồn chính là từ NSNN, nguồn thu sự nghiệp của đơn vị và nguồn khác nhƣ viện trợ, cho vay. Nguồn từ Ngân sách Nhà nƣớc Nguồn tài chính từ NSNN cấp cho các đơn vị sự nghiệp thƣờng căn cứ vào định mức phân bổ ngân sách cho các lĩnh vực hoạt động sự nghiệp nhƣ: giáo dục, y tế, văn hoá, thể thao v. Các định mức này đƣợc xây dựng theo các tiêu chí khác nhau nhƣ thu nhập bình quân đầu ngƣời, tỷ lệ học sinh, sinh viên nhập học, cán bộ viên chức trong biên chế v.
Nguồn thu sự nghiệp của đơn vị Các đơn vị sự nghiệp có thu đƣợc tổ chức khai thác các nguồn thu hợp pháp bao gồm: phí, lệ phí, thu từ kết quả hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ. Đối với những lĩnh vực khác nhau có những nội dung thu, mức thu khác nhau. Chẳng hạn nhƣ là học phí đối với đơn vị sự nghiệp giáo dục, viện phí đối với các đơn vị sự nghiệp y tế, tuy nhiên mức thu phải nằm trong khung quy định của Nhà nƣớc. Nguồn khác Luan van 13 Các đơn vị sự nghiệp có thu có thể huy động đƣợc nguồn lực để nâng cao số lƣợng, chất lƣợng và hiệu quả của các hoạt động của sự nghiệp giáo dục, đào tạo, y tế, văn hoá, thể thao v.
Thông qua liên doanh, liên kết với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nƣớc nhƣ liên kết đào tạo, dạy nghề, liên kết tổ chức các hoạt động văn hoá, thể thao. Việc hợp tác với các tổ chức nƣớc ngoài để nâng cao chất lƣợng và hiệu quả của các hoạt động sự nghiệp đang là xu thế tất yếu tạo thêm nguồn lực tài chính để đầu tƣ cho phát triển nhất là trong lĩnh vực giáo dục và y tế. Ngoài ra, đơn vị sự nghiệp còn có nguồn tài chính huy động từ sự đóng góp tự nguyện của ngƣời dân, hoặc các khoản viện trợ trong và ngoài nƣớc, hoặc quà biếu, tặng. Thêm vào đó các đơn vị sự nghiệp có thu đƣợc vay tín dụng ngân hàng hoặc quỹ hỗ trợ phát triển để đầu tƣ mở rộng sản xuất và nâng cao chất lƣợng hoạt động sự nghiệp và tự chịu trách nhiệm trả nợ vay theo quy định của pháp luật.
Song song với việc tổ chức khai thác các nguồn thu đảm bảo tài chính cho hoạt động, các đơn vị sƣ̣ nghiệp có thu phải có kế hoạch theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí đúng mục đích để hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao trên cơ sở minh bạch, tiết kiệm và hiệu quả. Trong đơn vị sự nghiệp có thu, các khoản chi thƣờng bao gồm: + Chi HĐTX của đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc cấp có thẩm quyền giao. Đây thƣờng là những khoản chi thƣờng xuyên, ổn định để duy trì bộ máy và thực hiện những nhiệm vụ trong kế hoạch; + Chi không thƣờng xuyên là các khoản chi cho mục đích đầu tƣ phát triển và thực hiện những nhiệm vụ đột xuất đƣợc giao nhƣ chi thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ; chi thực hiện chƣơng trình đào tạo bồi dƣỡng cán bộ, viên chức, chi thực hiện chƣơng trình mục tiêu quốc gia… Luan van 14 Hiện nay, các đơn vị sự nghiệp có thu đều đã đƣợc giao triển khai thực hiện cơ chế quản lý tài chính theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ về việc quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập có thu. Bộ Tài chính đã ban hành các Thông tƣ: Số 71/2006/TT-BTC ngày 9/8/2006 hƣớng dẫn thực hiện Nghị định số 43/2006/NĐ-CP; Số 113/2007/TT-BTC ngày 24/9/2007 sửa đổi, bổ sung Thông tƣ số 71/2006/TT- BTC; Số 81/2006/TT-BTC ngày 9/6/2006 về việc hƣớng dẫn chế độ kiểm soát chi đối với các đơn vị sƣ̣ nghiệp có thu thực hiện quyền tự chủ , tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính.
Theo đó, căn cứ vào nhiệm vụ đƣợc giao và khả năng nguồn tài chính, các đơn vị sự nghiệp đƣợc tự chủ, tự quyết định một số mức chi quản lý, chi hoạt động nghiệp vụ cao hoặc thấp hơn mức chi do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền quy định, quyết định đầu tƣ xây dựng, mua sắm mới và sửa chữa lớn tài sản thực hiện theo quy định của pháp luật. Căn cứ tính chất công việc, thủ trƣởng đơn vị đƣợc quyết định phƣơng thức khoán chi phí cho từng bộ phận, đơn vị trực thuộc. Trong cơ chế tự chủ tài chính, một trong nhƣ̃ng căn cƣ́ quan trọng để kiểm soát các khoản chi của đơn vị chính là quy chế chi tiêu nội bộ. Quy chế chi tiêu nội bộ bao gồm các quy định về chế độ , tiêu chuẩn, định mức chi tiêu áp dụng thống nhất trong đơn vị , đảm bảo đơn vị hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao, thực hiện hoạt động thƣờng xuyên ph ù hợp với hoạt động đặc thù của đơn vị, sử dụng kinh phí có hiệu quả và tăng cƣờng công tác quản lý.
Nhƣ vậy quy chế chi tiêu nội bộ là căn cứ để thủ trƣởng đơn vị điều hành việc sử dụng và quyết toán kinh phí từ nguồn NSNN cấp cho HĐTX và nguồn thu sự nghiệp của đơn vị, là cơ sở pháp lý để kho bạc nhà nƣớc kiểm soát chi. Luan van 15 Yêu cầu căn bản đối với quản lý chi trong các đơn vị sự nghiệp có thu là phải có hiệu quả và tiết kiệm. Nguồn lực luôn có giới hạn nhƣng nhu cầu không có giới hạn. Hoạt động sự nghiệp diễn ra trên phạm vi rộng, đa dạng và phức tạp dẫn đến nhu cầu chi luôn gia tăng với tốc độ nhanh chóng trong khi khả năng huy động nguồn thu có hạn nên phải tiết kiệm để đạt hiệu quả trong quản lý tài chính.
Do đó phải tính toán sao cho với chi phí thấp nhất nhƣng vẫn đạt hiệu quả cao nhất là vấn đề quan tâm hàng đầu của quản lý tài chính. Muốn vậy các đơn vị phải sử dụng đồng thời nhiều biện pháp khác nhau trong đó có tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để phản ánh, ghi nhận kịp thời các khoản chi theo từng nội dung chi, từng nhóm chi, mục chi và thƣờng xuyên tổ chức phân tích, đánh giá, tổng kết rút kinh nghiệm trên cơ sở đó đề ra biện pháp tăng cƣờng quản lý chi. Công tác quyết toán thu chi Quyết toán thu chi là công việc cuối cùng của chu trình quản lý tài chính. Đây là quá trình kiểm tra, tổng hợp số liệu về tình hình chấp hành dự toán trong kỳ và là cơ sở để phân tích, đánh giá kết quả chấp hành dự toán từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho các kỳ tiếp theo.