Chương I Luật Kế toán số 03/2003/QH11, “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán là nội dung đầu tiên và là điều kiện cần trong tổ chức công tác kế toán. Đó vừa là căn cứ pháp lý, vừa là phương tiện ghi nhận thông tin. Chế độ kế toán HCSN theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC quy định chế độ chứng từ kế toán gồm 02 hệ thống: - Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc: là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi.
Đối với loại chứng từ này, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế; - Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp. Tổ chức lập và xử lý chứng từ kế toán được quy định rõ tại Mục I Phần thứ nhất Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC, bao gồm: lập chứng từ, kiểm tra chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, luân chuyển chứng từ, lưu trữ và bảo quản chứng từ. Bộ Tài chính quy định cụ thể về chứng từ kế toán và hệ thống chứng từ kế toán cho từng lĩnh vực hoạt động.
Đối với các ĐVHCSN, hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán được quy định tại Điều 2 Mục 1 Phần thứ nhất Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC, bao gồm 4 chỉ tiêu: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 12 - Chỉ tiêu lao động tiền lương; - Chỉ tiêu vật tư; - Chỉ tiêu tiền tệ; - Chỉ tiêu TSCĐ; Và các chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Theo Điều 1 Mục I Phần thứ hai Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC, “Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ảnh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác cấp, thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. Chế độ kế toán Việt Nam nói chung và trong lĩnh vực HCSN nói riêng đưa ra hệ thống tài khoản thống nhất về tên gọi tài khoản, số hiệu tài khoản, số lượng tài khoản, nội dung và công dụng của tài khoản (khác với hầu hết các quốc gia trên thế giới, không bắt buộc về hình thức, hoặc nếu có thì cũng chỉ mang tính hướng dẫn).
Hệ thống tài khoản áp dụng cho ĐVHCSN bao gồm 07 loại: các tài khoản từ loại 1 đến loại 6 là các tài khoản thực hiện theo phương pháp ghi kép. Riêng tài khoản loại 0 thực hiện theo phương pháp ghi đơn. Các ĐVHCSN căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán được ban hành để vận dụng phù hợp với điều kiện và các đặc điểm hoạt động của đơn vị. ĐVHCSN có thể bổ sung các tài khoản từ cấp 2 trở đi (ngoại trừ các tài khoản đã quy định) để phục vụ cho yêu cầu quản lý của đơn vị mình.
Trường hợp muốn bổ sung thêm tài khoản cấp 1 thì phải có sự chấp thuận của Bộ Tài chính. Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 13 Sổ kế toán là các tờ sổ được thiết kế theo một mẫu nhất định dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian theo đúng phương pháp của kế toán trên sở sở số liệu của chứng từ gốc nhằm phục vụ cho việc lập các báo cáo kế toán, việc kiểm tra, kiểm soát từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn cũng như các nghiệp vụ thu, chi thanh toán ở các đơn vị. Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Hệ thống sổ kế toán bao gồm nhiều loại sổ khác nhau, trong đó có những loại sổ được mở theo quy định chung của Nhà nước và có những loại sổ được mở theo yêu cầu và đặc điểm quản lý của các đơn vị.
Để tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp cần phải căn cứ vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị, căn cứ vào yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin của cấp dự toán cũng như đặc điểm của đối tượng kế toán tại ĐVHCSN. Việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ, sửa sai trên sổ phải tuân theo các quy định tại Mục 2 Chương II Luật Kế toán số 03/2003/QH11 và Mục I Phần thứ ba Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC. Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán phụ thuộc vào hình thức kế toán mà ĐVHCSN đang áp dụng. Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán bao gồm loại sổ, số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ dùng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ chứng từ gốc để từ đó có thể lập các báo cáo kế toán theo một trình tự và kỹ thuật ghi chép nhất định.
Mỗi một hình thức kế toán có những ưu, nhược điểm nhất định. Việc lựa chọn sử dụng hình thức nào sẽ phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động của đơn vị, trình độ, khả năng của nhân viên kế toán, tổ chức kế toán thủ công hay bằng máy vi tính. Theo Phần thứ ba Quyết định số 19/2006/ QĐ-BTC hướng dẫn thì ĐVHCSN có thể áp dụng một trong các hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán: Nhật ký chung; - Hình thức kế toán: Nhật ký – Sổ cái; LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 14 - Hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ. Tổ chức lập và nộp báo cáo tài chính BCTC, báo cáo quyết toán ngân sách dùng để tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí NSNN, tình hình thu, chi và kết quả hoạt động của ĐVHCSN trong kỳ kế toán, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động của đơn vị.
BCTC bao gồm những báo cáo được Nhà nước quy định thống nhất mà ĐVHCSN phải có trách nhiệm lập theo đúng mẫu quy định, đúng phương pháp và phải gửi, nộp cho các nơi theo quy định đúng thời hạn. BCTC và báo cáo quyết toán áp dụng cho các đơn vị kế toán cấp cơ sở bao gồm: - Bảng cân đối tài khoản; - Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng; - Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động; - Báo cáo chi tiết kinh phí dự án; - Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại KBNN; - Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân sách tại KBNN; - Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh; - Báo các tình hình tăng giảm TSCĐ; - Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang; - Thuyết minh BCTC. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán trên góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng bộ các nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị cơ sở. Mỗi cán bộ, nhân viên đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 15 có tính vị trí, lệ thuộc, chế ước lẫn nhau.
Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy, cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị trên cơ sở định hình được khối lượng công tác kế toán cũng như chất lượng cần phải đạt về hệ thống thông tin kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán ở ĐVHCSN được tổ chức theo ngành dọc phù hợp với các cấp dự toán theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước. Nội dung tổ chức bộ máy kế toán bao gồm: xác định số lượng nhân viên cần phải có, yêu cầu về trình độ nghề nghiệp; bố trí và phân công nhân viên thực hiện công việc cụ thể; xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán với nhau cũng như giữa bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý khác có liên quan, kế hoạch công tác và việc kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch… Để tổ chức bộ máy kế toán cần căn cứ vào quy mô của đơn vị, trình độ nghề nghiệp và yêu cầu quản lý, đặc điểm hoạt động, quản lý và điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập và xử lý, cung cấp thông tin.
Ngoài ra khi phân công lao động kế toán trong bộ máy còn cần phải tôn trọng các điều kiện có tính nguyên tắc khác như nguyên tắc bất vị thân, bất kiêm nhiệm, hiệu quả và tiết kiệm, chuyên môn hoá và hợp tác hoá lao động… Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở ĐVHCSN được định hướng theo 02 dạng: tổ chức kế toán tập trung và tổ chức kế toán phân tán: - Tổ chức kế toán tập trung: Đơn vị chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị. Trường hợp đơn vị có các đơn vị trực thuộc thì đơn vị trực thuộc không được mở sổ sách và hình thành bộ máy nhân sự kế toán riêng, đơn vị trực thuộc chỉ là đơn vị báo sổ. - Tổ chức kế toán phân tán: Bộ máy kế toán được phân thành cấp: kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc, cả hai đều có sổ sách kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp.