Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường với sự vận hành của các quy luật kinh tế khách quan như quy luật cung cầu, quy luật giá trị và quy luật cạnh tranh, các doanh nghiệp sản xuất và thương mại dịch vụ luôn phải đối mặt với áp lực tối ưu hóa chi phí sản xuất nhằm hạ giá thành sản phẩm. Đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực in ấn và bao bì, chi phí nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) chiếm tỷ trọng đặc biệt lớn trong tổng giá thành sản phẩm. Bất kỳ sự biến động, thất thoát hoặc lãng phí nào trong các khâu thu mua, dự trữ và xuất dùng NVL, CCDC đều ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Xuất phát từ yêu cầu lý luận và thực tiễn quản lý tại Công ty TNHH In và Thương mại Thái Hà, tác giả Nguyễn Văn Sáng đã thực hiện chuyên đề thực tập chuyên ngành nhằm nghiên cứu và đưa ra giải pháp hoàn thiện công tác kế toán phần hành này.

Các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể của đề tài bao gồm:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về đặc điểm, phân loại, cơ cấu luân chuyển và tổ chức quản lý NVL, CCDC tại doanh nghiệp sản xuất in ấn.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp NVL, CCDC tại Công ty TNHH In và Thương mại Thái Hà.
  3. Đánh giá những ưu điểm, nhược điểm trong quy trình kế toán hiện tại và đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ (bao gồm hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp).
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH In và Thương mại Thái Hà (Địa chỉ: Số 37 Trần Quang Diệu, Đống Đa, Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế được thu thập và phân tích tập trung vào kỳ kế toán tháng 11 năm 2013 và bối cảnh hoạt động năm 2014.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề được xây dựng dựa trên hệ thống chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện hành tại thời điểm nghiên cứu:

  • Khung pháp lý và chế độ kế toán: Áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Hệ thống biểu mẫu chứng từ vật tư bao gồm Mẫu số 01-VT (Phiếu nhập kho), Mẫu số 02-VT (Phiếu xuất kho), Mẫu số 03-VT (Biên bản kiểm nghiệm vật tư), Mẫu số 08-VT (Biên bản kiểm kê CCDC); hệ thống sổ kế toán gồm Mẫu số S10-DN (Sổ chi tiết NVL, CCDC), Mẫu số S12-DN (Thẻ kho), Mẫu số S02a-DN (Chứng từ ghi sổ).
  • Phương pháp tính thuế và đánh giá hàng tồn kho: Doanh nghiệp tính thuế Giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ. Giá thực tế nhập kho vật tư mua ngoài được xác định bằng giá mua ghi trên hóa đơn cộng chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ) trừ các khoản giảm trừ (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán). Giá trị xuất kho được tính theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO).
  • Phương pháp hạch toán: Kế toán chi tiết áp dụng phương pháp thẻ song song; kế toán tổng hợp hàng tồn kho áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên kết hợp hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ.

Phương pháp nghiên cứu thực tế:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp: Tiếp cận hệ thống chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập - xuất kho), sổ kế toán chi tiết, thẻ kho, chứng từ ghi sổ và sổ cái tại Phòng Tài chính - Kế toán.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Xâu chuỗi quy trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận (Ban Quản lý vật tư, Phòng Kỹ thuật, Ban Kiểm nghiệm, Thủ kho và Kế toán).
  • Phương pháp đối chiếu số liệu kế toán: So sánh số liệu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, giữa số liệu hiện vật trên thẻ kho và giá trị trên sổ chi tiết.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH In và thương mại Thái Hà

Chương này trình bày tổng quan về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong lĩnh vực in ấn theo đơn đặt hàng (các sản phẩm chính: giấy mời, hộp giấy, thiệp cưới, phong bì, hóa đơn, lịch...). Do đặc thù ngành in, nguyên vật liệu rất đa dạng về chủng loại, quy cách và khối lượng.

Doanh nghiệp thực hiện phân loại và mã hóa vật tư để theo dõi chi tiết trên các tài khoản kế toán cấp 2:

  • Nguyên vật liệu chính (TK 1521): Đối tượng lao động trực tiếp cấu thành thực thể sản phẩm, gồm các loại giấy (giấy phấn, giấy báo, giấy thơm, bìa cattông, giấy duplex) và mực in (mực xanh, đỏ, đen, tím).
  • Nguyên vật liệu phụ (TK 1522): Phục vụ sản xuất kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm hoặc duy trì công cụ lao động, gồm ghim, dung dịch keo dán, nhớt...
  • Nhiên liệu (TK 1523): Tiêu dùng cho sản xuất năng lượng và vận hành máy móc như xăng, dầu, mỡ.
  • Phụ tùng thay thế (TK 1524): Đế phim, vỉ dầu dùng để thay thế khi máy móc bị hao mòn.
  • Công cụ dụng cụ (TK 153): Quần áo bảo hộ lao động, xe đẩy hàng, thùng cattông, băng dính, bàn ghế, máy tính, tủ...
Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Tài khoản theo dõi
VLC-A02 Giấy cattông Tờ 1521
VLC-D01 Giấy thơm Tờ 1521
VLC-E02 Giấy Duplex Tờ 1521
VLP-K01 Dung dịch keo Lít 1522
VLP-Q01 Ghim Hộp 1522
VLP-N01 Nhớt Hộp 1522
NL-U02 Dầu Lít 1523
PT-V01 Vỉ dầu Chiếc 1524
CC-A03 Xe đẩy hàng Chiếc 1531
CC-D02 Quần áo bảo hộ Bộ 1531
CC-F02 Thùng cattông Chiếc 1532
CC-T01 Băng dính Cuộn 1531

Nguồn cung ứng nguyên vật liệu của công ty chủ yếu mua ngoài từ các nhà cung cấp như Công ty Giấy báo Xuân Mai, Công ty Giấy Bãi Bằng, Công ty TNHH Nam Phương, Công ty TNHH Như Quỳnh; đồng thời công ty tự sản xuất một số CCDC phụ trợ như thùng cattông. Hệ thống kho tàng được tổ chức thành 3 khu vực: Kho NVL chính, Kho NVL khác (chứa vật liệu phụ, CCDC, phụ tùng) và Kho nhiên liệu (được quản lý nghiêm ngặt về an toàn phòng cháy chữa cháy).

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán NVL – CCDC tại Công ty TNHH In và thương mại Thái Hà

Chương 2 mô tả chi tiết quy trình ghi chép, luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán chi tiết cũng như kế toán tổng hợp NVL, CCDC phát sinh trong tháng 11 năm 2013.

Kế toán chi tiết NVL và CCDC theo phương pháp thẻ song song:

  • Thủ tục nhập kho: Khi hàng về, cán bộ thu mua cùng Ban kiểm nghiệm (đại diện Phòng Quản lý chất lượng thị trường và Phòng Kỹ thuật) lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 03-VT). Sau đó, cán bộ thu mua lập Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) thành 3 liên (liên 1 lưu cuống, liên 2 giao thủ kho ghi thẻ kho rồi chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ chi tiết, liên 3 giao người giao hàng).
  • Thủ tục xuất kho: Phân xưởng sản xuất hoặc các phòng ban lập Giấy đề nghị cấp vật tư (2 liên) trình lãnh đạo duyệt. Căn cứ vào đó, cán bộ phòng kế hoạch sản xuất lập Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) gồm 3 liên. Thủ kho xuất hàng, ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho rồi chuyển chứng từ lên kế toán vật tư áp giá và ghi sổ chi tiết NVL/CCDC (Mẫu S10-DN).
  • Cuối tháng, kế toán vật tư tổng hợp số liệu từ các sổ chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết NVL, Bảng tổng hợp chi tiết CCDC và Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn, sau đó đối chiếu số lượng với Thẻ kho (Mẫu S12-DN) do thủ kho quản lý.
Nghiệp vụ kinh tế Ngày phát sinh Chứng từ / Số hiệu Diễn giải nội dung Định khoản kế toán Giá trị (VNĐ)
Nhập kho NVL 09/11/2013 HĐ GTGT số 1880734 (Cty Giấy Tân Mai), Phiếu nhập kho số 01 Mua 20.000 tờ Giấy Duplex (đơn giá 9.500 đ) và 20.000 tờ Giấy cattông (đơn giá 2.500 đ) Nợ TK 1521: 240.000.000
Nợ TK 133: 24.000.000
Có TK 331: 264.000.000		 240.000.000 (Chưa VAT)
264.000.000 (Tổng TT)
Xuất kho NVL 10/11/2013 Phiếu xuất kho số 01 Xuất 8.000 tờ Giấy Duplex và 100 lít Dung dịch keo (đơn giá 27.500 đ) để sản xuất hộp giấy Nợ TK 621: 78.791.500
Có TK 1521: 76.000.000
Có TK 1522: 2.750.000		 78.791.500
Nhập kho CCDC 13/11/2013 HĐ GTGT số 0087901 (Cty TNHH Hà Thành), Phiếu nhập kho số 06 Mua 2.500 bộ Quần áo bảo hộ lao động (đơn giá 254.000 đ), thanh toán tiền mặt Nợ TK 153: 635.000.000
Nợ TK 133: 63.000.000
Có TK 111: 698.000.000		 635.000.000 (Chưa VAT)
Xuất kho CCDC 17/11/2013 Phiếu xuất kho số 21 Xuất 500 bộ Quần áo bảo hộ lao động cho bộ phận sản xuất Nợ TK 642 / TK 627: 127.000.000
Có TK 153: 127.000.000		 127.000.000

Kế toán tổng hợp NVL và CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên:

  • Áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ. Định kỳ 5 ngày một lần, kế toán tổng hợp gom các phiếu nhập, phiếu xuất kho để lập Chứng từ ghi sổ (Mẫu S02a-DN) cho TK 152 và TK 153.
  • Căn cứ Chứng từ ghi sổ, kế toán vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái TK 152, TK 153.
  • Số liệu trên Sổ cái TK 152 tháng 11/2013 thể hiện: Số dư đầu tháng là 456.450.000 đồng; tổng số phát sinh Nợ và Có trong tháng; số dư cuối tháng 11/2013 là 224.600.000 đồng. Đối với CCDC xuất dùng, công ty hạch toán phân bổ 1 lần trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh (TK 627, 641, 642) hoặc phân bổ nhiều lần thông qua tài khoản chi phí trả trước (TK 142/242).

Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH In và thương mại Thái Hà

Dựa trên thực trạng khảo sát, tác giả đưa ra các đánh giá và nhóm giải pháp:

  • Đánh giá chung: Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, tuân thủ tương đối đầy đủ biểu mẫu theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Việc kết hợp phương pháp thẻ song song và kê khai thường xuyên giúp kiểm soát được số lượng và giá trị vật tư tại mọi thời điểm.
  • Hạn chế tồn tại: Danh mục mã hóa vật tư đôi khi chưa bao quát hết các quy cách mới; chu kỳ tổng hợp lập chứng từ ghi sổ 5 ngày/lần có thể dẫn đến việc cập nhật thông tin chi phí lên sổ cái bị chậm; công tác kiểm kê định kỳ và xử lý chênh lệch thừa thiếu, hao hụt vật tư trong in ấn chưa có quy trình chuẩn hóa cụ thể; việc ghi chép thủ công còn chiếm tỷ trọng lớn.
  • Phương hướng và giải pháp đề xuất:
    1. Chuẩn hóa và mở rộng hệ thống mã số danh điểm vật tư, áp dụng thống nhất giữa phòng kế hoạch, kho và phòng kế toán.
    2. Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ, rút ngắn thời gian xử lý phiếu nhập, phiếu xuất và đẩy nhanh việc ghi sổ hàng ngày.
    3. Hoàn thiện phương pháp hạch toán các khoản hao hụt nguyên vật liệu và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đúng quy định.
    4. Nâng cấp ứng dụng phần mềm kế toán nhằm tự động hóa quá trình đối chiếu giữa thẻ kho và sổ chi tiết, giảm tải công việc lập bảng biểu thủ công vào cuối tháng.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả thực tế: Chuyên đề phản ánh toàn diện số liệu hạch toán nhập - xuất - tồn NVL, CCDC của Công ty TNHH In và Thương mại Thái Hà trong tháng 11/2013 với các số liệu chứng từ thực tế: Nhập giấy nguyên liệu 240.000.000 đồng; nhập quần áo bảo hộ 635.000.000 đồng; theo dõi số dư đầu kỳ TK 152 đạt 456.450.000 đồng và số dư cuối kỳ đạt 224.600.000 đồng.
  • Giải pháp đóng góp: Tác giả đã chỉ rõ các khâu luân chuyển chứng từ còn trễ hạn và đề xuất quy trình kết nối thông tin giữa Ban kiểm nghiệm, Thủ kho và Kế toán vật tư; đồng thời kiến nghị phương án hoàn thiện mã hóa danh điểm vật tư phù hợp với đặc thù sản xuất in ấn theo đơn hàng.
  • Ý nghĩa thực tiễn: Báo cáo cung cấp một bức tranh chi tiết về việc vận dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp (QĐ 15/2006/QĐ-BTC) vào một doanh nghiệp in ấn tư nhân có quy mô vừa và nhỏ tại Hà Nội.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của nghiên cứu: Đề tài chỉ khảo sát dữ liệu thực tế trong phạm vi hẹp tại một đơn vị cụ thể (Công ty TNHH In và Thương mại Thái Hà) với tập dữ liệu kế toán trọng tâm trong tháng 11 năm 2013; chưa phân tích sâu tác động của biến động giá nguyên liệu trên thị trường mở rộng đến toàn bộ chu kỳ kinh doanh cả năm.
  • Hướng phát triển tiếp theo: Mở rộng nghiên cứu sang việc tích hợp kế toán NVL - CCDC với kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm in ấn (theo phương pháp chi phí đơn hàng); nghiên cứu chuyển đổi và áp dụng các thông tư kế toán mới hơn (như Thông tư 200/2014/TT-BTC) và triển khai hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP).

Giá trị tham khảo

Chuyên đề là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán tại các trường đại học khối kinh tế khi thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về phần hành kế toán hàng tồn kho, kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ.
  • Cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp sản xuất bao bì, in ấn có nhu cầu tham khảo quy trình hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song và hạch toán tổng hợp theo hình thức Chứng từ ghi sổ.
  • Các nội dung có giá trị tham khảo cao gồm: Hệ thống biểu mẫu chứng từ vật tư thực tế (Biên bản kiểm nghiệm 03-VT, Phiếu nhập 01-VT, Phiếu xuất 02-VT), phương pháp lập Thẻ kho S12-DN song song với Sổ chi tiết S10-DN và cách lập Chứng từ ghi sổ S02a-DN.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH In và Thương mại Thái Hà áp dụng phương pháp nào trong kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp hàng tồn kho? Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song trong kế toán chi tiết (thủ kho theo dõi số lượng trên thẻ kho, kế toán vật tư theo dõi cả số lượng và giá trị trên sổ chi tiết) và áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong kế toán tổng hợp (sử dụng TK 152, TK 153 để theo dõi liên tục tình hình tăng, giảm, tồn kho).

2. Đơn giá xuất kho nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty được xác định theo phương pháp nào? Công ty sử dụng phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO) để tính đơn giá thực tế của NVL và CCDC xuất dùng cho các đơn đặt hàng sản xuất.

3. Hình thức sổ kế toán nào được sử dụng để hạch toán tổng hợp NVL và CCDC tại đơn vị? Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ. Cứ định kỳ 5 ngày, kế toán tổng hợp tập hợp các chứng từ gốc để lập Chứng từ ghi sổ (Mẫu S02a-DN), sau đó đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và vào Sổ cái TK 152, TK 153.

4. Hệ thống kho của công ty được phân chia thành những khu vực nào để quản lý NVL và CCDC? Công ty bố trí 3 kho riêng biệt gồm: Kho nguyên vật liệu chính (chứa các loại giấy duplex, bìa cattông, giấy phấn, mực in), Kho nguyên vật liệu khác (chứa ghim, keo, CCDC, phụ tùng thay thế) và Kho nhiên liệu (chứa xăng, dầu, mỡ phục vụ vận hành máy móc).

5. Trong nghiệp vụ mua giấy ngày 09/11/2013 từ Công ty Giấy Tân Mai, số lượng và giá trị nhập kho được ghi nhận như thế nào? Theo Hóa đơn GTGT số 1880734 và Phiếu nhập kho số 01, công ty nhập 20.000 tờ Giấy Duplex (thành tiền 190.000.000 đồng) và 20.000 tờ Giấy cattông (thành tiền 50.000.000 đồng). Tổng tiền hàng chưa thuế là 240.000.000 đồng, thuế GTGT 10% là 24.000.000 đồng, tổng giá trị thanh toán là 264.000.000 đồng (ghi Nợ TK 1521, Nợ TK 133 / Có TK 331).

Kết luận

Chuyên đề thực tập của sinh viên Nguyễn Văn Sáng đã phản ánh một cách có hệ thống thực trạng tổ chức quản lý và công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH In và Thương mại Thái Hà theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Tài liệu làm rõ sự phối hợp giữa phương pháp thẻ song song trong hạch toán chi tiết và phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán tổng hợp thông qua hệ thống chứng từ, sổ sách và số liệu thực tế phát sinh tháng 11/2013. Các giải pháp được đề xuất trong chuyên đề tập trung vào việc hoàn thiện mã hóa danh điểm, cải tiến quy trình luân chuyển chứng từ và đẩy mạnh tự động hóa kế toán, mang lại giá trị thực tiễn cho công tác quản trị chi phí tại doanh nghiệp in ấn.