CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH IN VÀ THƯƠNG MẠI THÁI HÀ 1. Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH in và thương mại Thái Hà Công ty TNHH in và thương mại Thái Hà là một đơn vị sản xuất kinh doanh in ấn theo yêu cầu và đơn đặt hàng của khách hàng. Hiện nay công ty sử dụng nguồn vật liệu, công cụ dụng cụ chủ yếu là giấy, mực… để phục vụ cho quá trình tạo ra sản phẩm chủ yếu là giấy mời, hộp giấy, thiệp cưới, phong bì, hoá đơn, lịch… 1.1 Phân loại Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để sản xuất, chế biến rất đa dạng và nhiều chủng loại khác nhau với khối lượng rất lớn. Việc hạch toán Nguyên vật liệu cần được theo từng loại, từng nhóm trên cả giá trị và hiện vật.
Trên cơ sở đó, xây dựng ký hiệu, mã vật tư, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán của vật liệu. Do đó phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và quản lý nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu chính Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu, cấu thành nên thực thể của sản phẩm. "Nguyên liệu" là thuật ngữ để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp, "vật liệu" dùng để chỉ những nguyên liệu đã qua sơ chế.
Ở Công ty TNHH In và thương mại Thái Hà, các nguyên vật liệu chính là những thứ sau khi gia công chế biến sẽ là sản phẩm chính như: các loại giấy (giấy phấn, giấy báo, giấy thơm, bìa cattông, giấy duplex) và các loại mực (mực xanh, mực đỏ, mực đen, mực tím…) Nguyên vật liệu chính được theo dõi trên TK 1521. SV: Nguyễn Văn Sáng 4 Lớp Kế toán K43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Lê Ngọc Thăng Nguyên vật liệu phụ Nguyên vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phục vụ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính làm tăng chất lượng, mẫu mã của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường để phục vụ cho nhu cầu chế biến, nhu cầu quản lý. Tại Công ty TNHH In và thương mại Thái Hà, các nguyên vật liệu phụ là vật liệu có tác dụng phụ giúp cho quá trình sản xuất được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh như: ghim, keo gián…Nguyên vật liệu phụ được theo dõi trên TK 1522.
Nhiên liệu Nhiên liệu là những thứ được tiêu dùng cho sản xuất năng lượng. Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ được tách thành một nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó và nhằm mục đích quản lý và hạch toán thuận tiện hơn. Các nhiên liệu được sử dụng ở Công ty TNHH In và thương mại Thái Hà bao gồm: xăng, dầu, mỡ… Nhiên liệu được theo dõi trên Tk 1523. Phụ tùng thay thế: Bao gồm các đế phim, vỉ dầu…dược sử dụng trong quá trình sản xuất bị hao mòn không tận dụng được nữa cần được thay thế.
Vật liệu này theo dõi trên Tk 1524. Công cụ dụng cụ: Bao gồm hộp cattông, kéo, quần áo bảo hộ lao động, găng tay, kính, xe đẩy hàng, máy tính, bàn ghế, tủ và một số công cụ dụng cụ phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh khác. CCDC được theo dõi trên TK 153. SV: Nguyễn Văn Sáng 5 Lớp Kế toán K43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS.
Lê Ngọc Thăng * Điểm danh vật tư tại công ty TNHH In và thương mại Thái Hà Bảng 1.1: Bảng mã hóa NVL - CCDC của Công ty TNHH In và thương mại Thái Hà Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Tài khoản VLC-A02 Giấy cattông Tờ 1521 VLC-D01 Giấy thơm Tờ 1521 VLC-E02 Giấy Duplex Tờ 1521 VLP-K01 Dung dịch keo Lít 1522 VLP-Q01 Ghim hộp 1522 VLP-N01 Nhớt hộp 1522 NL-U02 Dầu Lít 1523 PT-V01 Vỉ dầu chiếc 1524 CC-A03 Xe đẩy hang Chiếc 1531 CC-D02 Quần áo bảo hộ Bộ 1531 CC-F02 Thùng cattông chiếc 1532 CC-T01 Băng dính quận 1531 1.2 Phương pháp quản lý và tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH In và thương mại Thái Hà 1. Phương pháp quản lý NVL - CCDC Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển hiện nay thì chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong gía thành sản phẩm, do đó việc tiết kiệm chi phí vật liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm. Muốn vậy, người làm kế toán nhất thiết phải có kiến thức trong việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ ở nhiều khâu như: thu mua, bảo quản, sử dụng hiệu quả cả về số lượng, chất lượng và giá cả. SV: Nguyễn Văn Sáng 6 Lớp Kế toán K43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS.
Lê Ngọc Thăng Trong khâu thu mua: hoạt động nhập kho đều phải có lệnh của ban giám đốc chuyển xuống. Các phòng ban và người có trách nhiệm thu mua vật tư ( người thu mua vật liệu- thủ kho- kế toán) phải có mối liên hệ với nhau thực hiện đúng chức năng của mình đảm bảo cho việc thu mua vật liệu được đầy đủ, chính xác, kịp thời đúng quy tắc của công ty và quy định của pháp luật. Trong khâu dự trữ: Nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ dự trữ phải bảo quản một cách đúng mức, hệ thống kho tàng chứa nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phù hợp với từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Trong khâu sử dụng: hoạt động xuất kho đều phải có lệnh của ban giám đốc chuyển xuống thì mới được phép xuất.
Phải đảm bảo xuất đúng, đủ số lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần sử dụng, xuất dùng cho bộ phận nào phải có tổ chức và biện pháp bảo quản hợp lý số lượng và chất lượng.2 Phương pháp đánh giá NVL - CCDC Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là việc sử dụng để biết được giá trị của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo nguyên tắc nhất định: Giá nhập kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Công ty TNHH In và Thương Mại Thái Hà thực hiện nộp thuế theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế của NVL, CCDC nhập kho được tính như sau: Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài Giá thực tế của nguyên vật Giá mua ghi Chi phí Các khoản giảm liệu, công cụ dụng cụ mua = + - trên hoá đơn thu mua trừ (nếu có) ngoài SV: Nguyễn Văn Sáng 7 Lớp Kế toán K43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Lê Ngọc Thăng Trong đó: Chi phí thu mua gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ,… Các khoản giảm trừ gồm: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán Giá xuất kho NVL, CCDC của Công ty Do yêu cầu của công ty đòi hỏi phải theo dõi chi tiết, chặt chẽ, đầy dủ đơn giá của từng lần nhập NVL, CCDC và đảm bảo việc tính giá thực tế của NVL, CCDC xuất dùng kịp thời, chính xác nên công ty tính giá xuất NVL, CCDC theo phương pháp nhập trước - xuất trước. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty TNHH in và thương mại Thái Hà Công ty TNHH In và thương mại Thái Hà là công ty kinh doanh sản xuất in ấn, các nguyên vật liệu mà công ty sử dụng khá đa dạng và bao gồm nhiều chủng loại. Vì vậy quá trình luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty cũng đã dần dần được hoàn thiện và theo một quy trình nhất định để tiện cho hạch toán và quản lý NVL.
Tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty liên quan đến việc nhập xuất vật liệu đều phải lập được các chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ghi chép về vật liệu được nhà nước ban hành, đồng thời đảm bảo được những thủ tục đã được quy định.1 Nguồn hình thành NVL, CCDC Mật độ nhập nguyên vật liệu hàng tháng: NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu và các vật liệu khác là khá nhiều; lượng nhập - xuất NVL mỗi lần là phụ thuộc vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu của mỗi hợp đồng mua bán. Phòng Vật tư có trách nhiệm lập phương án mua nguyên vật liệu sao cho đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng của chủ đầu tư công trình và nhập nguyên vật liệu theo kế hoạch từng giai đoạn chuẩn bị chuyển đến tận tay SV: Nguyễn Văn Sáng 8 Lớp Kế toán K43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Lê Ngọc Thăng khách hàng và giao cho các đơn vị đối tác của công ty. Nguồn nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty TNHH In và Thương Mại Thái Hà chủ yếu là mua ngoài từ một số doanh nghiệp như: Công ty giấy báo Xuân Mai, Công ty giấy Bãi bằng, Công ty TNHH Nam Phương, Công ty TNHH Như Quỳnh ngoài ra còn có một số các doanh nghiệp khác.
Ngoài việc mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ từ bên ngoài vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh công ty còn tự sản xuất một số công cụ dụng cụ như thùng cattông để phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh.2 Hệ thống kho chứa đựng NVL - CCDC Sau khi NVL mua về được nhập kho và chuyển vào kho của công ty bảo quản, trong kho được chia thành tưng khu vực riêng. + Kho nguyên vật liệu chính: Là kho chứa các loại nguyên vật liệu chính gồm: các loại giấy (giấy phấn, giấy báo, giấy thơm, bìa cattông, giấy giấy duplex) và các loại mực (mực xanh, mực đỏ, mực đen, mực tím…) phục vụ cho sản xuất, chế biến. Các NVL chính có khối lượng lớn nên kho NVL chính cũng là kho lớn nhất, được chia thành các khu, mỗi khu chứa các loại NVL có tính chất tương tự nhau. + Kho nguyên vật liệu khác: Kho này chứa các nguyên vật liệu phụ như: ghim, keo gián,.Đặc điểm của kho này là chứa nhiều loại NVL cũng như các phụ tùng, công cụ dụng cụ.
Khối lượng mỗi loại tuy nhỏ nhưng lại có nhiều loại nên việc bảo quản cũng khó khăn hơn các kho khác. Các NVL này sẽ được sắp xếp theo mã NVL. + Kho nhiên liệu: Kho này chứa các nhiên liệu phục vụ cho quá trình sản xuất chế biến như xăng, dầu, mỡ… Do kho này toàn là đồ dễ cháy nên công tác phòng chống cháy nổ cũng được quan tâm hơn. SV: Nguyễn Văn Sáng 9 Lớp Kế toán K43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS.