CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP 1. Các khái niệm và lý thuyết có liên quan 1. Khái niệm quản trị doanh nghiệp và các chức năng của quản trị doanh nghiệp + Khái niệm quản trị doạnh nghiệp Quản trị là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhắm đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biên động của môi trường (Lý thuyết quản trị kinh doanh, trường ĐHKTQD – NXB Thống kê 1994). Quản trị là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục đích (đảm bảo hoàn thành công việc) thông qua sự nỗ lực của người khác (Quản trị doanh nghiệp thương mại, GS.TS Phạm Vũ Luận – NXB Thống Kê 2004).
Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được (Quản trị học căn bản, Jame H.Gibson – NXB Thống Kê 2001). Tóm lại, có thể hiểu khái niệm về quản trị như sau: “Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách hiệu quả băng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức”. (Management Angolo Kinicki, Williams. Mc Graw Hill Irwin – New York 2006).
+ Chức năng quản trị Quá trình quản trị là quá trình thực hiện 4 chức năng riêng biệt song có mối liên hệ mật thiết với nhau, 4 chức năng đó là: Chức năng hoạch định: Là quá trình xác định mục tiêu và quyết định phải làm gì và làm như thế nào để đạt được mục tiêu. Chức năng tổ chức: Là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó. Chức năng lãnh đạo: Là tạo động lực, hướng dẫn và gây những ảnh hưởng khác tới con người để họ tích cực làm việc để đạt được mục tiêu của tổ chức. Chức năng kiểm soát: Là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh.
Khái niệm hoạch định Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu và quyết định phải làm gì và làm như thế nào để đạt mục tiêu (theo Harold Koontz. Hoạch định là quyết định xem trước phải làm gì? Làm như thế nào? Khi nào làm và ai làm gì đó?. Hoạch định là quá trình lao động trí óc liên quan đến tư duy và ý chí con người về tương lai phát triển của tổ chức về những dự định mong muốn của nhà quản trị. Hoạch định là đối phó sự bất định bằng một bản kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đặt ra (theo R.
Boston Houghton mitthin 1998 page 60). Do đó nó vừa có tính dự báo nhưng cũng vừa thể hiện ý chí, mục tiêu với chương trình hoạt động cụ thể, những biện pháp cụ thể. Tóm lại, hoạch định là một quá trình liên quan đến tư duy và ý chí con người bắt nguồn từ đầu bằng việc xác định mục tiêu, định rõ chiến lược, chính sách, thủ tục, các quy tắc, các kế hoạch chi tiết để đạt mục tiêu. Hoạch định cũng chỉ rõ các giai đoạn mà tổ chức phải trải qua để thực hiện các mục tiêu xác định.
Quá trình này được lặp đi lặp lại thành một chu kì. Hoạch định là một quá trình lao động trí óc đặc biệt. Đó là sự suy nghĩ về tương lai của tổ chức, về những dự định mong muốn của nhà quản trị và cách thức mà họ dự định thực hiện để đạt được mong muốn đó. Hoạch định là một quá trình liên tục gồm một loạt các hoạt động và việc tạo lập mối quan hệ nhịp nhàng giữa các hoạt động và quyết định để đạt kết quả mong muốn.
Quy trình này liên tục được gọi là tiến trình hoạch định. Vai trò của hoạch định Hoạch định là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp. Hoạch định cho biết hướng đi của doanh nghiệp, có tác dụng là giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp, giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí. Hoạch định làm tăng hiệu quả, tăng khả năng thành công của nhà quản trị nhờ phân tích và dự báo trước được những thời cơ, thách thức, khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện mục tiêu.
Từ đó chủ động có giải pháp nắm bắt thời cơ, hạn chế rủi ro. Đồng thời, định hướng hoạt động của tổ chức, thống nhất suy nghĩ và hành động, tập trung vào những mục tiêu và nhiệm vụ trọng yếu trong từng thời kỳ, phát triển tinh 7 thần làm việc tập thể. Khi mỗi người trong một tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình muốn đạt cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn. Là cơ sở cho việc phân quyền, nhiệm vụ, thực hiện sự phối hợp các yếu tố, bộ phận trong tổ chức,tạo sự chủ động sáng tạo trong thực thi nhiệm vụ, công việc cho các bộ phận và thành viên trong tổ chức.
Hoạch định là cơ sở triển khai các hoạt động tác nghiệp, là cơ sở cho kiểm tra và điều chỉnh (mục tiêu, hoạt động). Như vậy hoạch định là chức năng khởi đầu và căn bản nhất trong các chức năng quản trị đối với mọi cấp quản trị và là cơ sở của các chức năng quản rị khác. Đề cao công tác hoạch định là một trong những nét đặc trưng của “cách mạng quản lý” trên thế giới hiện nay. Các nội dung lý thuyết cơ bản về công tác hoạch định của doanh nghiệp 1.
Phân loại hoạch định Hoạch định được phân loại theo nhiều cách khác nhau. Mỗi cách phân loại đề có ưu điểm nhược điểm riêng, tuỳ thuộc vào đặc trưng riêng của từng công việc và cách nhìn nhận của mỗi người. Theo thời gian: hoạch định ngắn hạn, hoạch định trung hạn, hoạch định dài hạn Theo cấp độ: hoạch định vĩ mô, hoạch định vi mô Theo mức độ: hoạch định từng phần, hoạch định toàn diện Theo lĩnh vực kinh doanh: hoạch định dịch vụ, hoạch định tài chính, hoạch định nhân sự… Theo mức độ hoạt động, hoạch định được chia ra: Hoạch định chiến lược: Hoạch định chiến lược là tập hợp các hành động, quyết định của ban lanh đạo hướng tới việc soạn thảo các chiến lược chuyên biệt nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức. Cụ thể hơn là việc hoạch định ra được định hướng và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp trong dài hạn, tìm và tạo ra được sự khác biệt trong cạnh tranh của doanh nghiệp.
Bản chất cốt lõi vẫn là xác định được lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp là gì, tìm và tạo ra sự khác biệt trong cạnh tranh. Hoạch định chiến lược thường vạch ra cho doanh nghiệp những mục tiêu có thời hạn từ 5 năm, 10 năm trở lên. Hoạch định chiến lược là việc làm của những nhà quản trị cấp cao trong doanh nghiệp. Được hoạch định và giao cho các nhà quản trị cấp trung gian và cấp thấp cụ 8 thể hoá bằng các chương trình, kế hoạch, dự án có thời hạn ngắn hạn hơn, mục tiêu cụa thể hơn nhưng vẫn phải đảm bảo phục vụ cho mục tiêu của chiến lược.
Hoạch định chiến thuật: Hoạch định chiến thuật là xác định các kế hoạch ngắn hạn hơn (từ 1 -2 năm), phạm vi hẹp hơn hoạch định chiến lược, do các nhà quản trị cấp trung gian thực hiện nhằm xác định rõ sự đóng góp của bộ phận do họ phụ trách và tiến trình thực hiện chiến lược trên cơ sở nguồn lực được phân bổ. Kế hoạch chiến thuật được giao cho các nhà quản trị cấp cơ sở, giám đốc bộ phận chức năng… cụ thể hoá thành kế hoạch tác nghiệp. Hoạch định tác nghiệp: Là xác định các kế hoạch nhằm thực hiện kế hoạch chiến thuật với thời gian ngắn hơn và phạm vi hẹp hơn hoạch định chiến thuật, định rõ các nhiệm vụ chuyên biệt được hoàn thành như thế nào với nguồn lực tương ứng: thời gian, nhân lực và ngân sách cụ thể… Hoạch đinh tác nghiệp do các nhà quản trị cấp cơ sở, xây dựng và triển khai thực hiện, là cấp độ hoạch định cụ thể, chi tiết nhất trong hệ thống quản trị. Hiện nay, nhiều quan điểm và ý kiến cho rằng, hoạch định tác nghiệp không còn chỉ là hoạt động của các nhà quản trị.
Mà bất cứ nhân viên nào của doanh nghiệp cũng cần phải có hoạch định cho riêng mình: hoạch định mục tiêu cá nhân, thời gian thực hiện, cách thức thực hiện… qua đó nâng cao hiệu quả công việc của mỗi cá nhân và cả doanh nghiệp. Nội dung của hoạch định 1. Hoạch định sứ mạng, tầm nhìn chiến lược Sứ mạng kinh doanh thể hiện thiên hướng hoạt động, mục đích kinh doanh, lý do và ý nghĩa của sự ra đời và tồn tại, thực hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp. Hoạch định sứ mệnh kinh doanh là việc nhà quản trị cấp cao đưa ra bản tuyên bố về triển vọng, phương hướng hoạt động, mục đích kinh doanh và định hướng khách hàng tiêu dùng theo loại sản phẩm với tiêu chí của mình.
Sứ mạng có thể thay đổi tùy theo sự thay đổi của tổ chức, môi trường và các nhà lãnh đạo cấp cao trong tổ chức. Tầm nhìn là vị trí, tiêu chuẩn mà doanh nghiệp mong muốn đạt tới trong tương lai. Hoạch định tầm nhìn giúp doanh nghiệp có lý tưởng, mục địch, tạo động lực cho 9 đội ngũ nhân viên giúp họ hành động theo niềm tin đó. Đồng thời tạo ra sự tin tưởng cho đối tác và khách hàng của doanh nghiệp.
Hoạch định tầm nhìn là công việc của nhà quản trị cấp cao trong doanh nghiệp. Hoạch định mục tiêu Mục tiêu được hiểu khái quát nhất là cái đích mà nhà quản trị mong muốn đạt tới. Mục tiêu của doanh nghiệp có thể được xác định cho toàn bộ quá trình tồn tại và phát triển và cũng có thể chỉ gắn với từng giai đoạn nhất định của nó. Ở mỗi giai đoạn phát triển đòi hỏi các mục tiêu đặt ra phải phù hợp và hỗ trợ nhau trên cơ sở thực trạng của doanh nghiệp.
Vấn đề hoạch định mục tiêu luôn là bài toán khó, một mục tiêu đúng phải đảm bảo: tính cụ thể, rõ ràng; tính có thể đo lường được; tính khả thi; tính thực tế; tính linh hoạt và có giới hạn về thời gian. Mục tiêu có nhiều loại: - Mục tiêu chung, tổng thể; mục tiêu bộ phận - Mục tiêu định tính; mục tiêu định lượng - Mục tiêu chiến lược, chiến thuật, tác nghiệp - Mục tiêu dài hạn, ngắn hạn, trung hạn 1.