Tổng quan nghiên cứu

Hoạt động đấu thầu mua sắm hàng hóa đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực khai thác và chế biến khoáng sản. Công ty TNHH MTV Apatit Việt Nam, một đơn vị hàng đầu trong ngành này, đã tổ chức nhiều gói thầu mua sắm hàng hóa với tổng số lượng gói thầu dao động từ 98 đến 261 gói mỗi năm trong giai đoạn 2018-2023. Tổng giá trị các gói thầu cũng đạt mức hàng trăm tỷ đồng, phản ánh quy mô và tầm quan trọng của công tác đấu thầu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Tuy nhiên, thực trạng công tác tổ chức đấu thầu tại Công ty Apatit Việt Nam còn tồn tại nhiều hạn chế như quy trình đấu thầu dồn vào cuối năm gây quá tải, khó khăn trong áp dụng đấu thầu qua mạng do hạn chế về cơ sở hạ tầng và kỹ năng nhân sự. Mục tiêu nghiên cứu nhằm phân tích thực trạng, đánh giá các ưu điểm và hạn chế trong công tác tổ chức đấu thầu mua sắm hàng hóa tại công ty trong giai đoạn 2018-2023, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình đấu thầu đến năm 2030.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào công tác tổ chức đấu thầu mua sắm hàng hóa tại Công ty TNHH MTV Apatit Việt Nam, với dữ liệu thu thập từ các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và hồ sơ đấu thầu trong giai đoạn 2018-2023. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí, đảm bảo tính minh bạch và phát triển bền vững cho doanh nghiệp trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý đấu thầu, bao gồm:

  • Lý thuyết quản lý chuỗi cung ứng: Nhấn mạnh vai trò của đấu thầu trong việc tối ưu hóa nguồn cung, giảm chi phí và nâng cao chất lượng hàng hóa, dịch vụ phục vụ sản xuất.
  • Mô hình quản lý dự án và quy trình đấu thầu: Bao gồm các bước chuẩn bị, tổ chức lựa chọn nhà thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, phê duyệt kết quả và quản lý hợp đồng nhằm đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hiệu quả.
  • Khái niệm về chỉ tiêu đánh giá công tác đấu thầu: Chỉ tiêu định lượng như số lượng gói thầu, tổng giá trị gói thầu, tỷ lệ tiết kiệm chi phí, thời gian hoàn thành; chỉ tiêu định tính như tuân thủ pháp luật, chất lượng hàng hóa, năng lực cạnh tranh và linh hoạt trong quản lý tiến độ hợp đồng.

Các khái niệm chính bao gồm: gói thầu, hồ sơ mời thầu (HSMT), hồ sơ dự thầu (HSDT), hình thức đấu thầu (đấu thầu rộng rãi, chào giá cạnh tranh, chỉ định thầu), phương thức lựa chọn nhà thầu (một giai đoạn một túi hồ sơ, hai giai đoạn hai túi hồ sơ), và các nhân tố ảnh hưởng đến công tác đấu thầu (nhân tố chủ quan như năng lực nhân sự, quy trình quản lý; nhân tố khách quan như chính sách pháp luật, thị trường, thông tin).

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp:

  • Thu thập dữ liệu thứ cấp: Tổng hợp số liệu từ báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, hồ sơ đấu thầu và các văn bản pháp luật liên quan của Công ty Apatit Việt Nam trong giai đoạn 2018-2023.
  • Phân tích dữ liệu định lượng: Thống kê số lượng gói thầu, giá trị gói thầu, tỷ lệ tiết kiệm chi phí, thời gian hoàn thành để đánh giá hiệu quả công tác đấu thầu.
  • Phân tích định tính: Đánh giá quy trình, năng lực nhân sự, tuân thủ pháp luật và các yếu tố ảnh hưởng đến công tác đấu thầu.
  • So sánh và đối chiếu: So sánh kết quả đấu thầu qua các năm và đối chiếu với quy định pháp luật hiện hành để nhận diện điểm mạnh, điểm yếu và các bất cập.
  • Tổng hợp và đề xuất giải pháp: Dựa trên kết quả phân tích, tổng hợp các vấn đề cốt lõi và đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ các gói thầu mua sắm hàng hóa được tổ chức tại Công ty Apatit Việt Nam từ năm 2018 đến 2023, với dữ liệu chi tiết về số lượng, giá trị, hình thức và nội dung gói thầu. Phương pháp chọn mẫu là toàn bộ dữ liệu có sẵn nhằm đảm bảo tính toàn diện và chính xác trong phân tích.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Số lượng và giá trị gói thầu tăng trưởng ổn định: Tổng số gói thầu mua sắm hàng hóa tăng từ 98 gói năm 2020 lên 261 gói năm 2023, với tổng giá trị các gói thầu đạt khoảng 203 tỷ đồng trong năm 2018. Tỷ trọng các gói thầu áp dụng hình thức chào giá rộng rãi và chào giá rút gọn chiếm từ 60-75%, phản ánh xu hướng ưu tiên các hình thức đấu thầu có tính cạnh tranh cao và tiết kiệm chi phí.

  2. Tỷ lệ tiết kiệm chi phí đạt mức khả quan: Qua các năm, công tác đấu thầu giúp công ty tiết kiệm chi phí đáng kể, với tỷ lệ tiết kiệm chi phí trung bình đạt khoảng 10-15% so với giá trị dự toán gói thầu. Điều này cho thấy hiệu quả trong việc lựa chọn nhà thầu có giá cả hợp lý mà vẫn đảm bảo chất lượng.

  3. Chất lượng và tính minh bạch trong quy trình đấu thầu được cải thiện: Công ty đã áp dụng hệ thống đấu thầu qua mạng (e-GP) cho các gói thầu có giá trị lớn, giúp nâng cao tính minh bạch và giảm thiểu sai sót. Tuy nhiên, việc áp dụng hình thức này còn hạn chế ở các chi nhánh, dẫn đến tình trạng dồn gói thầu về Tổng công ty gây quá tải vào cuối năm.

  4. Năng lực tổ chức đấu thầu còn nhiều hạn chế: Đội ngũ cán bộ đấu thầu có trình độ chuyên môn tốt (có 5 cán bộ thạc sĩ, 3 tiến sĩ), nhưng vẫn còn thiếu kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin và phối hợp giữa các phòng ban. Quy trình đấu thầu còn phụ thuộc nhiều vào thời gian cố định, gây áp lực lớn và ảnh hưởng đến chất lượng công tác.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của các tồn tại chủ yếu do đặc thù ngành khai thác khoáng sản với yêu cầu kỹ thuật cao, quy trình sản xuất phức tạp và điều kiện địa chất khó khăn. Việc áp dụng đấu thầu qua mạng còn hạn chế do cơ sở hạ tầng và kỹ năng nhân sự chưa đồng đều giữa các đơn vị. So với các nghiên cứu trong ngành, kết quả cho thấy Công ty Apatit Việt Nam đã có nhiều tiến bộ trong tổ chức đấu thầu nhưng vẫn cần cải thiện để đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thể hiện số lượng gói thầu theo năm, tỷ trọng các hình thức đấu thầu, biểu đồ cột so sánh giá trị dự toán và giá trị trúng thầu, cũng như bảng tổng hợp năng lực chuyên môn của đội ngũ cán bộ đấu thầu. Các biểu đồ này giúp minh họa rõ ràng xu hướng phát triển và các điểm cần cải thiện trong công tác tổ chức đấu thầu.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Nâng cao chất lượng hồ sơ mời chào giá (HSMCG): Cần xây dựng HSMCG chi tiết, rõ ràng, phù hợp với đặc thù kỹ thuật và yêu cầu môi trường của ngành khai thác khoáng sản. Thời gian hoàn thiện hồ sơ nên được kéo dài để đảm bảo các nhà thầu có đủ thời gian chuẩn bị. Chủ thể thực hiện: Phòng Kế hoạch thị trường, thời gian: 6 tháng.

  2. Linh hoạt trong việc nộp hồ sơ chào giá (HSCG): Áp dụng các hình thức nộp hồ sơ điện tử và hỗ trợ kỹ thuật cho các chi nhánh, xí nghiệp nhằm giảm áp lực dồn gói thầu về Tổng công ty. Chủ thể thực hiện: Ban Công nghệ thông tin, thời gian: 12 tháng.

  3. Hoàn thiện công tác đánh giá hồ sơ chào giá: Đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ đánh giá về kỹ thuật, tài chính và pháp lý, đồng thời xây dựng bộ tiêu chí đánh giá minh bạch, khách quan. Chủ thể thực hiện: Phòng Kế hoạch thị trường phối hợp Phòng Pháp chế, thời gian: 9 tháng.

  4. Hoàn thiện bộ máy và kế hoạch tổ chức đấu thầu: Tăng cường phân quyền, phân công rõ ràng giữa các phòng ban, xây dựng kế hoạch đấu thầu phân bổ đều trong năm để tránh dồn ứ cuối năm. Chủ thể thực hiện: Ban Lãnh đạo Công ty, thời gian: 12 tháng.

  5. Bồi dưỡng năng lực chuyên môn cho cán bộ đấu thầu: Tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng đấu thầu qua mạng, quản lý hợp đồng và ứng dụng công nghệ thông tin. Chủ thể thực hiện: Phòng Nhân sự phối hợp Phòng Kế hoạch thị trường, thời gian: liên tục hàng năm.

  6. Hoàn thiện phương tiện tổ chức và quản lý đấu thầu: Đầu tư hệ thống phần mềm quản lý đấu thầu hiện đại, tích hợp với hệ thống mạng đấu thầu quốc gia để nâng cao hiệu quả quản lý và giám sát. Chủ thể thực hiện: Ban Công nghệ thông tin, thời gian: 18 tháng.

  7. Thiết lập hệ thống kiểm tra và giám sát độc lập: Thành lập bộ phận kiểm tra, giám sát nội bộ chuyên trách để đảm bảo tính minh bạch, công bằng và tuân thủ pháp luật trong toàn bộ quy trình đấu thầu. Chủ thể thực hiện: Ban Kiểm soát nội bộ, thời gian: 6 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo và quản lý Công ty khai thác khoáng sản: Giúp hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến công tác đấu thầu, từ đó xây dựng chiến lược mua sắm hiệu quả, nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

  2. Phòng Kế hoạch thị trường và phòng Đấu thầu các doanh nghiệp: Cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình tổ chức đấu thầu, các hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu phù hợp với đặc thù ngành khai thác khoáng sản.

  3. Chuyên gia tư vấn và nhà nghiên cứu trong lĩnh vực quản lý dự án và đấu thầu: Tài liệu tham khảo để phát triển các mô hình quản lý đấu thầu hiệu quả, áp dụng công nghệ thông tin và nâng cao tính minh bạch trong đấu thầu.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước và các tổ chức giám sát: Hỗ trợ đánh giá thực trạng công tác đấu thầu tại các doanh nghiệp nhà nước, từ đó đề xuất chính sách, quy định phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả và minh bạch trong hoạt động đấu thầu.

Câu hỏi thường gặp

  1. Công tác tổ chức đấu thầu mua sắm hàng hóa tại Công ty Apatit Việt Nam có những hình thức nào phổ biến?
    Công ty áp dụng 6 hình thức đấu thầu chính, trong đó chào giá rộng rãi và chào giá rút gọn chiếm tỷ trọng lớn nhất (60-75%). Các hình thức này giúp tăng tính cạnh tranh và tiết kiệm chi phí mua sắm.

  2. Tỷ lệ tiết kiệm chi phí qua đấu thầu tại Công ty đạt bao nhiêu?
    Tỷ lệ tiết kiệm chi phí trung bình đạt khoảng 10-15% so với giá trị dự toán, thể hiện hiệu quả trong việc lựa chọn nhà thầu có giá cả hợp lý mà vẫn đảm bảo chất lượng.

  3. Những khó khăn chính trong công tác đấu thầu của Công ty là gì?
    Khó khăn gồm áp lực dồn gói thầu vào cuối năm gây quá tải, hạn chế trong áp dụng đấu thầu qua mạng do cơ sở hạ tầng và kỹ năng nhân sự chưa đồng đều, cũng như phối hợp giữa các phòng ban chưa hiệu quả.

  4. Công ty đã áp dụng công nghệ thông tin như thế nào trong đấu thầu?
    Công ty sử dụng hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (e-GP) cho các gói thầu có giá trị lớn, giúp nâng cao tính minh bạch và giảm thiểu sai sót. Tuy nhiên, việc áp dụng còn hạn chế ở các chi nhánh và xí nghiệp.

  5. Đội ngũ nhân sự tổ chức đấu thầu có những đặc điểm gì?
    Đội ngũ gồm 10 cán bộ tại phòng Kế hoạch thị trường và 2-4 cán bộ tại mỗi chi nhánh, với trình độ từ cử nhân đến tiến sĩ, có chứng chỉ đấu thầu và kinh nghiệm thực tiễn, nhưng cần nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ và phối hợp nội bộ.

Kết luận

  • Công tác tổ chức đấu thầu mua sắm hàng hóa tại Công ty TNHH MTV Apatit Việt Nam đã đạt được nhiều kết quả tích cực với số lượng gói thầu và giá trị đấu thầu tăng trưởng ổn định trong giai đoạn 2018-2023.
  • Quy trình đấu thầu được xây dựng theo đúng quy định pháp luật, áp dụng các hình thức đấu thầu phù hợp với đặc thù ngành khai thác khoáng sản, góp phần tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng hàng hóa.
  • Tuy nhiên, còn tồn tại hạn chế về năng lực tổ chức, áp lực dồn gói thầu cuối năm, và việc áp dụng công nghệ thông tin chưa đồng đều giữa các đơn vị.
  • Các giải pháp đề xuất tập trung vào nâng cao chất lượng hồ sơ mời thầu, linh hoạt trong nộp hồ sơ, hoàn thiện quy trình đánh giá, bồi dưỡng nhân sự và ứng dụng công nghệ hiện đại.
  • Tiếp theo, công ty cần triển khai các giải pháp này trong vòng 1-3 năm tới để hoàn thiện công tác đấu thầu, nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển bền vững.

Call-to-action: Các đơn vị liên quan và cán bộ quản lý tại Công ty Apatit Việt Nam nên phối hợp chặt chẽ để triển khai các giải pháp đề xuất, đồng thời tiếp tục nghiên cứu, cập nhật các quy định pháp luật và công nghệ mới nhằm nâng cao năng lực tổ chức đấu thầu trong tương lai.