CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐẤU THẦU MUA SẮM HÀNG HÓA TẠI DOANH NGHIỆP KHAI THÁC VÀ CHẾ BIẾN KHOÁNG SẢN 1. Khái niệm, hình thức và phương thức tổ chức đấu thầu mua sắm hàng hoá 1. Các khái niệm và ý nghĩa của công tác tổ chức đấu thầu mua sắm hàng hóa tại doanh nghiệp khai thác và chế biến khoáng sản a. Các khái niệm Xuất phát từ khái niệm “mua sắm”, là quá trình đánh giá để lựa chọn ra nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ và các công trình giữa những người có nhu cầu mua sắm (bên mua) và người cung cấp (bên bán).
Trong trường hợp khối lượng, số lượng mua sắm lớn, bên mua muốn so sánh để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất, có thể mời nhiều bên bán tới tham dự “đấu thầu”. Trong đó, bên mua được gọi là bên mời thầu và bên bán gọi là nhà thầu. Như vậy, bản chất của đấu thầu là quá trình mua bán hàng hóa, dịch vụ, công trình mà tổ chức quản lí vốn sử dụng trong quá trình này sẽ đặt ra những quy định yêu cầu cả bên mua và bên bán phải tuân theo. Trong đấu thầu, bên cạnh bên mời thầu, nhà thầu, “gói thầu” cũng là một khái niệm gắn liền với cả quá trình.
Theo Luật Đất thầu (2013), gói thầu được giải thích là “một phần hoặc toàn bộ dự án, dự toán mua sắm; gói thầu có thể gồm những nội dung mua sắm giống nhau thuộc nhiều dự án, hoặc là khối lượng mua sắm một lần, khối lượng mua sắm cho một thời kì đối với mua sắm thường xuyên và mua sắm tập trung”. Như vậy, có thể hiểu, gói thầu gồm (các) nhu cầu mua sắm của bên mời thầu trong một lần tổ chức đấu thầu. Ý nghĩa Tầm quan trọng của hoạt động tổ chức đấu thầu mua sắm hàng hóa đối với doanh nghiệp khai thác và chế biến khoáng sản: Đảm bảo nguồn cung ổn định cho hoạt động sản xuất: Hoạt động khai thác và chế biến khoáng sản yêu cầu số lượng lớn vật tư, máy móc, thiết bị và dịch vụ. Việc tổ chức đấu thầu một cách hiệu quả giúp doanh nghiệp chọn được nhà thầu đáng tin cậy, đảm bảo cung cấp kịp thời và ổn định các hàng hóa cần thiết để duy trì hoạt động sản xuất liên tục, tránh gián đoạn hoặc đình trệ.
Tối ưu hóa chi phí đầu tư và vận hành: Quy trình đấu thầu cạnh tranh cho phép doanh nghiệp so sánh và lựa chọn các nhà thầu cung cấp hàng hóa với giá cả hợp lý, từ đó giảm chi 4 phí đầu tư và vận hành. Điều này rất quan trọng trong bối cảnh các doanh nghiệp khai thác khoáng sản thường có mức chi phí cố định cao, cần tối ưu hóa để nâng cao hiệu quả kinh tế. Đảm bảo chất lượng và tiêu chuẩn kỹ thuật: Sản xuất trong ngành khai thác khoáng sản đòi hỏi máy móc, thiết bị, và nguyên vật liệu có chất lượng cao để đảm bảo hiệu quả khai thác và chế biến. Thông qua đấu thầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn các nhà cung cấp đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật, giảm thiểu rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất.
Hỗ trợ phát triển bền vững và bảo vệ môi trường: Thông qua đấu thầu, doanh nghiệp có thể chọn các nhà thầu cung cấp sản phẩm và dịch vụ thân thiện với môi trường, góp phần giảm thiểu tác động tiêu cực từ hoạt động khai thác. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững trong ngành. Đáp ứng yêu cầu dự án có quy mô lớn và dài hạn: Đặc thù của các dự án khai thác khoáng sản là kéo dài và đòi hỏi sự đồng bộ trong cung ứng. Tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp lập kế hoạch dài hạn, lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp với từng giai đoạn dự án, từ đó đảm bảo tiến độ và hiệu quả triển khai.
Các hình thức lựa chọn nhà thầu mua sắm hàng hóa Tùy thuộc vào tính chất, đặc điểm của mỗi gói thầu, bên cạnh những gói thầu thu hút sự quan tâm của rất nhiều nhà thầu, cũng có những gói thầu kém hấp dẫn nên số lượng nhà thầu tham dự không nhiều. Thậm chí, có những trường hợp không có nhà thầu chủ động dự thầu, mà bên mời thầu phải tự lựa chọn và yêu cầu nhà thầu thực hiện gói thầu như một nghĩa vụ. Cạnh tranh rộng rãi Đây là hình thức có mức độ cạnh tranh cao, bởi bên mời thầu không đặt ra giới hạn về số lượng nhà thầu. Tất cả nhà thầu quan tâm và có mong muốn dự thầu đều có quyền nhận HSMT và tham gia đấu thầu.
Bên mời thầu cũng có thể tổ chức sơ tuyển hoặc không. Cạnh tranh rộng rãi không sơ tuyển là hình thức lựa chọn một nhà thầu từ một lượng không giới hạn các nhà thầu tham gia. Hình thức này thường được áp dụng với những gói thầu có yêu cầu kĩ thuật đơn giản, quy mô vừa và nhỏ mà nhiều nhà thầu trên thị trường có thể thực hiện được. Đây chính là cơ hội cho những nhà thầu mới, ít kinh nghiệm được tham gia, tiếp cận bên mua và các đối thủ cạnh tranh.
Như vậy, kể cả khi không trúng thầu, họ cũng có cơ hội làm quen và hợp tác trong tương lai. Cạnh tranh rộng rãi có sơ tuyển là khi bên mời thầu chọn lọc một lượng nhỏ nhà thầu có đủ năng lực từ lượng lớn không giới hạn các nhà thầu tham gia, thông 5 qua HSDT sơ tuyển. Cơ hội tiếp cận HSMT sơ tuyển vẫn mở cho tất cả nhà thầu quan tâm và có mong muốn tham gia đấu thầu. Sơ tuyển là giải pháp đối với những gói thầu có yêu cầu phức tạp về kĩ thuật, quy mô lớn mà không nhiều nhà thầu thực hiện được.
So với không sơ tuyển, vai trò của bước này là tiết kiệm về cả mặt thời gian và chi phí cho đôi bên trong quá trình tổ chức và tham gia đấu thầu. Đồng thời, giữ lại được những nhà thầu có năng lực đồng nhất với nhau, nên mặt bằng chất lượng HSDT cũng tốt hơn so với không sơ tuyển. Chào hàng cạnh tranh Đối với những gói thầu cung cấp hàng hóa không phức tạp, mà chủ yếu là mặt hàng thông dụng, sẵn có và có giá trị nhỏ (quy mô nhỏ), ví dụ như cơ sở vật chất, dụng cụ y tế trường học, bên mời thầu thường lựa chọn hình thức chào hàng cạnh tranh nhằm đơn giản hóa quy trình lựa chọn nhà thầu để tiết kiệm chi phí, đẩy nhanh thời gian tổ chức đấu thầu. Cùng với đó, sự cạnh tranh giữa các nhà thầu chủ yếu đến từ giá cả và các dịch vụ đi kèm như tư vấn sản phẩm, chế độ hậu mãi, bảo hành, bảo dưỡng… c.
Cạnh tranh hạn chế Cạnh tranh hạn chế là hình thức mà bên mời thầu chủ động xác định những nhà thầu tham dự nhất định, lập thành danh sách ngắn, sau đó lựa chọn đơn vị thắng thầu trong số đó. Chỉ định thầu Khác với tất cả các trường hợp trên, chỉ định thầu hoàn toàn không tồn tại sự cạnh tranh, do một nhà thầu cụ thể được chỉ định để tham gia đấu thầu và thực hiện gói thầu. Hợp đồng trực tiếp Trên thực tế, khi gói thầu đang được thực hiện dang dở, hoặc sau khi hoàn thành, phát sinh một số công việc khác so với dự kiến ban đầu. Thay vì tổ chức lại cả quá trình đấu thầu, phải lựa chọn nhà thầu từ đầu, bên mời thầu có thể thương lượng với đơn vị đã/đang thực hiện để tiếp tục các công việc phát sinh nhưng phải đảm bảo không thay đổi gì so với hợp đồng đã kí kết trước đây.
Tự thực hiện Trong trường hợp gói thầu có tính chất đặc thù mà chỉ chủ đầu tư có chức năng và năng lực thực hiện tốt nhất, thì tự thực hiện, chủ đầu đồng thời là nhà thầu có thể chấp nhận được. Ví dụ, Tổng công ty A có kế hoạch mua sắm thiết bị văn phòng cho trụ sở 6 làm việc, A lựa chọn công ty B là công ty con của A, có đủ khả năng cung cấp loại hàng hóa này để tự thực hiện gói thầu. Các phương thức lựa chọn nhà thầu mua sắm hàng hóa Sau khi HSMT được phê duyệt và phát hành, sau đó gửi tới nhà thầu, họ sẽ có một khoảng thời gian nhất định để chuẩn bị HSDT bao gồm hai phần nội dung: nội dung về kĩ thuật (hay đề xuất kĩ thuật) và nội dung về tài chính (hay đề xuất tài chính). Trong đó, đề xuất kĩ thuật là bản mô tả phương pháp công nghệ; nhân sự, an toàn lao động; phòng cháy chữa cháy; bảo trì, bảo hành, bảo dưỡng…mà nhà thầu dự kiến áp dụng.
Đề xuất tài chính thể hiện thông tin liên quan đến khoản thanh toán, phương thức, tiến độ thanh toán và giá cả cụ thể. Đối với từng gói thầu cụ thể, bên mời thầu sẽ đưa ra quy định về phương thức đấu thầu khác nhau tương ứng quy trình đánh giá HSDT khác nhau. Bốn phương thức đấu thầu cụ thể như sau: a. Phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ Với phương thức này, nhà thầu cần chuẩn bị đầy đủ cả đề xuất kĩ thuật, đề xuất tài chính và nộp cùng lúc trong cùng một phong bì chứa tài liệu của HSDT (gọi là túi hồ sơ).
Sau đó, khi mở thầu, bên mời thầu sẽ mở túi hồ sơ và công khai tất cả thông tin quan trọng của tất cả các nhà thầu như giá dự thầu, thời gian dự kiến thực hiện gói thầu, bảo đảm dự thầu…Thường được áp dụng cho gói thầu có tính chất kĩ thuật đơn giản. Phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ Tương tự như phương thức đã nêu ở trên, nhà thầu cũng cùng lúc chuẩn bị và nộp cả đề xuất kĩ thuật và tài chính. Song, đối với phương thức này, đề xuất được nộp trong “hai túi hồ sơ riêng biệt được niêm phong”. Tại buổi mở thầu, bên mời thầu chỉ mở túi hồ sơ đề xuất kĩ thuật.
Sau đó, đối với những nhà thầu đã đáp ứng được yêu cầu về kĩ thuật, bên mời thầu mới mở đề xuất tài chính. Ngược lại, những nhà thầu không thỏa mãn yêu cầu kĩ thuật sẽ được trả lại nguyên niêm phong túi hồ sơ chứa đề xuất tài chính. Phương thức hai giai đoạn một túi hồ sơ Trên thực tế, có một số gói thầu đặc thù và phức tạp, khiến bên mời thầu không thể đưa ra phương án kĩ thuật ngay trong HSMT. Thay vào đó, họ muốn nhận tất cả ý tưởng của các nhà thầu, sau đó mới chọn ra phương án phù hợp, khả thi nhất.