CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ THUYẾT ĐẤU THẦU VÀ PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG ĐẤU THẦU CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ ĐẤU THẦU 1.1 Khái niệm: a, Khái niệm về đấu thầu Thuật ngữ đấu thầu đã trở nên quen thuộc ở Việt Nam trong hơn chục năm trở lại đây mặc dù nó đã xuất hiện từ lâu trên Thế giới bởi thuật ngữ này gắn với một hoạt động chỉ xuất hiện trong nền kinh tế thị trường. Đấu thầu là quá trình thực hiện một hoạt động mua bán đặc biệt mà người mua yêu cầu một hoặc nhiều người bán cung cấp những bản chào hàng cho một dịch vụ, công trình hoặc một hàng hoá cần mua nào đó và trên cơ sở những bản chào hàng, người mua sẽ lập cho mình một hoặc một vài người bán tốt nhất. Trong đấu thầu người ta nổi bật lên tính cạnh tranh của những nhà dự thầu hay những người bán, do vậy đấu thầu chỉ có thể thực hiện được trong nền kinh tế thị trường. Trước đây, khi nền kinh tế Việt Nam còn ở trong chế độ bao cấp, người bán chỉ sản xuất và bán những gì mình có và không quan tâm đến nhu cầu của người mua, do đó người mua không có quyền lựa chọn cho mình những hàng hoá phù hợp.
Chỉ đến khi nền kinh tế Việt Nam chuyển dần sang hướng thị trường thì tính cạnh tranh xuất hiện, khái niệm về đấu thầu cũng dần dần hình thành và được chấp nhận như một điều tất yếu. Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 đã quy định: Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu để thực hiện gói thầu thuộc các dự án trên cơ sở bảo đảm tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế. Bên mời thầu là chủ dự án, chủ đầu tư hoặc là pháp nhân đại diện hợp pháp của chủ dự án, chủ đầu tư được giao trách nhiệm thực hiện công việc đấu thầu. Còn nhà thầu là tổ chức, cá nhân trong nước hoặc nước ngoài có năng lực pháp luật dân sự.
Nếu là pháp nhân phải có tư cách hợp lệ nghĩa là có Giấy chứng nhận đăng ký kinh 11 doanh, Giấy chứng nhận đầu tư được cấp theo quy định của pháp luật hoặc có quyết định thành lập đối với các tổ chức không có đăng ký kinh doanh trong trường hợp là nhà thầu trong nước; có đăng ký hoạt động do cơ quan có thẩm quyền của nước mà nhà thầu mang quốc tịch cấp trong trường hợp là nhà thầu nước ngoài; Hạch toán kinh tế độc lập và không bị cơ quan có thẩm quyền kết luận về tình hình tài chính không lành mạnh, đang lâm vào tình trạng phá sản hoặc nợ đọng không có khả năng chi trả; đang trong quá trình giải thể. Nếu là cá nhân thì phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định pháp luật của nước mà cá nhân đó là công dân; có đăng ký hoạt động hợp pháp hoặc chứng chỉ chuyên môn phù hợp do cơ quan có thẩm quyền cấp và không bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Một số khái niệm cơ bản trong hoạt động đấu thầu cũng được định nghĩa rõ ràng trong Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 như sau: + Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu để thực hiện gói thầu thuộc các dự án quy định tại Điều 1 của Luật này trên cơ sở bảo đảm tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế. + Hoạt động đấu thầu bao gồm các hoạt động của các bên liên quan trong quá trình lựa chọn nhà thầu.
+ Dự án là tập hợp các đề xuất để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc nhằm đạt được mục tiêu hay yêu cầu nào đó trong một thời gian nhất định dựa trên nguồn vốn xác định. + Chủ đầu tư là người sở hữu vốn hoặc được giao trách nhiệm thay mặt chủ sở hữu, người vay vốn trực tiếp quản lý và thực hiện dự án quy định tại khoản 7 Điều này. + Bên mời thầu là chủ đầu tư hoặc tổ chức chuyên môn có đủ năng lực và kinh nghiệm được chủ đầu tư sử dụng để tổ chức đấu thầu theo các quy định của pháp luật về đấu thầu. 12 + Nhà thầu chính là nhà thầu chịu trách nhiệm về việc tham gia đấu thầu, đứng tên dự thầu, ký kết và thực hiện hợp đồng nếu được lựa chọn (sau đây gọi là nhà thầu tham gia đấu thầu).
Nhà thầu tham gia đấu thầu một cách độc lập gọi là nhà thầu độc lập. Nhà thầu cùng với một hoặc nhiều nhà thầu khác tham gia đấu thầu trong một đơn dự thầu thì gọi là nhà thầu liên danh. + Nhà thầu cung cấp là nhà thầu tham gia đấu thầu các gói thầu cung cấp hàng hóa quy định tại khoản 35 Điều này. + Gói thầu là một phần của dự án, trong một số trường hợp đặc biệt gói thầu là toàn bộ dự án; gói thầu có thể gồm những nội dung mua sắm giống nhau thuộc nhiều dự án hoặc là khối lượng mua sắm một lần đối với mua sắm thường xuyên.
+ Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế bao gồm các yêu cầu cho một gói thầu làm căn cứ pháp lý để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu trúng thầu; là căn cứ cho việc thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng. + Hồ sơ dự thầu là toàn bộ tài liệu do nhà thầu lập theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu và được nộp cho bên mời thầu theo quy định nêu trong hồ sơ mời thầu. + Giá dự thầu là giá do nhà thầu nêu trong đơn dự thầu thuộc hồ sơ dự thầu. Trường hợp nhà thầu có thư giảm giá thì giá dự thầu là giá sau giảm giá.
+ Giá trúng thầu là giá được phê duyệt trong kết quả lựa chọn nhà thầu làm cơ sở để thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng. + Chi phí trên cùng một mặt bằng bao gồm giá dự thầu do nhà thầu đề xuất để thực hiện gói thầu sau khi đã sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch, cộng với các chi phí cần thiết để vận hành, bảo dưỡng và các chi phí khác liên quan đến tiến độ, chất lượng, nguồn gốc của hàng hóa hoặc công trình thuộc gói thầu trong suốt thời gian sử dụng. Chi phí trên cùng một mặt bằng dùng để so sánh, xếp hạng hồ sơ dự thầu và được gọi là giá đánh giá. + Hợp đồng là văn bản ký kết giữa chủ đầu tư và nhà thầu được lựa chọn trên cơ sở thỏa thuận giữa các bên nhưng phải phù hợp với quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
13 + Hàng hoá gồm máy móc, thiết bị, nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, hàng tiêu dùng và các dịch vụ không phải là dịch vụ tư vấn. b, Vai trò của đấu thầu Đối với bên mời thầu: Đấu thầu giúp cho người mua mua được hàng hoá, công trình hay dịch vụ mình cần một cách tốt nhất hay nói một cách khác là sử dụng đồng tiền của mình một cách có hiệu quả nhất. Người chủ đầu tư luôn muốn bỏ ra một khoản tiền để nhằm thu lại một lợi nhuận là lớn nhất chính vì vậy bằng cách tổ chức đấu thầu, nếu như không bị ràng buộc bởi các điều kiện khác sẽ tìm cho mình những nhà cung cấp đầu vào tốt nhất cũng như người khai thác tốt nhất kết quả đầu tư, như vậy hoạt động đấu thầu xuất hiện cùng với hoạt động đầu tư và nó giúp cho hoạt động đầu tư có hiệu quả. Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 đã ghi rõ: Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng yêu cầu của bên mời thầu.
Mục tiêu của công tác đấu thầu là nhằm mục đích cạnh tranh công bằng và minh bạch trong quá trình lựa chọn nhà thầu phù hợp, đảm bảo hiệu quả kinh tế của dự án. Ngoài vai trò quan trọng trên thì đấu thầu còn có một số tác dụng sau: Phát hiện ra những sản phẩm tương đương với sản phẩm cần thiết: Khi tham gia đấu thầu các nhà thầu có thể đưa ra những giải pháp thực hiện công việc cũng như các sản phẩm khác nhau mà vẫn đáp ứng yêu cầu của bên mời thầu. Điều này tạo ra cơ hội tốt để bên mời thầu phát hiện và có thể sử dụng sản phẩm mới. Phát hiện và tiếp cận được những nhà thầu (hay người cung cấp) mới: bằng cách tổ chức đấu thầu cạnh tranh rộng rãi (không hạn chế số lượng nhà thầu tham gia), bên mời thầu có điều kiện phát hiện ra những nhà thầu có điều kiện phát hiện ra những nhà cung cấp tiềm năng mới.
Hiểu biết và nắm vững những quy định, điều luật trong lĩnh vực mua sắm. Làm tăng uy tín của bên mời thầu trong môi trường kinh doanh: nếu thực hiện đấu thầu một cách nghiêm túc thì bên mời thầu sẽ tạo ra được sự tin tưởng đối với các nhà thầu và do đó các nhà thầu cũng sẽ tham gia một cách nghiêm túc. Đối với nhà thầu: 14 Nếu mục đích của bên mời thầu khi tổ chức đấu thầu là mua được sản phẩm đáp ứng yêu cầu với giá cả hợp lý nhất thì mục đích của các nhà thầu là bán được sản phẩm với giá mình muốn tức là giá chào thầu. Trước khi đưa ra giá chào thầu các nhà thầu phải nghiên cứu giá thành sản phẩm của mình đồng thời phải tìm hiểu các nhà thầu khác sao cho giá chào thầu có tính cạnh tranh cao thì mới có khả năng trúng thầu.
Do đó, muốn đạt được thành công trong đấu thầu thì các nhà thầu buộc phải phát huy tối đa khả năng cạnh tranh của mình bằng cách nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo ra sản phẩm mới hay hạ giá thành sản phẩm. Đối với những nhà cung cấp mới hoặc chưa có tiếng tăm trên thị trường thì đấu thầu là cách giúp họ tự khẳng định mình và sự thành công sẽ mang lại cho các nhà thầu cơ hội để phát triển. Từ đó ta có rút ra khái niệm chung của đấu thầu: là cuộc cạnh tranh công khai giữa các nhà thầu với cùng một điều kiện nhằm giành được là nhà cung cấp do chủ đầu tư mời thầu, xét thầu và chọn thầu theo các quy định của nhà nước.