CHƯƠNG I: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Các khái niệm có liên quan 1.1 Khái niệm quản trị và công tác tổ chức 1.1 Khái niệm quản trị Theo Mary Parker Follett: Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác. Theo James Stoner và Stephen Robins cho rằng “quản trị là tiến trình hoạch định tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên khác trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt mục tiêu đề ra. Tổng quát lại, Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả, bằng sự phối hợp hoạt động của những người khác thông qua hoạch đinh, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực trong tổ chức, theo Angelo Kinicki, Williams, Me Graw Hill Irwin ( 2006) – Managerment – 1.2 Công tác tổ chức Tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và những người làm công việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lơi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) - Quản trị học- Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ rang nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Theo TS Đoàn Thị Hoàng Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2006) Giáo trình Quản trị học, NXB Tài Chính – Cơ cấu tổ chức là tổng hợp tất cả các bộ phận (đơn vị, cá nhân) có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định.
Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực Trường Đại học Thương Mại Luan van Khóa luận tốt nghiệp 7 Khoa: Quản trị kinh doanh Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các đơn vị, cá nhân này, hình thành các nhóm chính thức trong tổ chức Cơ cấu tổ chức phân định rõ ràng các dòng thông tin, góp phần quan trọng trong việc ra các quyết định quản trị.3 Khái niệm phân quyền Theo TS Đoàn Thị Hoàng Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2006) Giáo trình Quản trị học, NXB Tài Chính – Hà Nội Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho những cấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định cho một người (hay một cấp quản trị) không thể đảm đương được mọi công việc quản trị.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) - Quản trị học- NXB Thống kê Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn co những người (bộ phận hay cá nhân) có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó. Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu. Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ.
Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao.2 Các nội dung cơ bản của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp.1 Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 1.1 Các đặc điểm và nguyên tắc trong xây dựng cấu trúc tổ chức a. Các đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp o Tính tập trung: phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức hay bộ phận o Tính phức tạp: phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong tổ chức, trong tổ chức có nhiều cấp phức tạp thì cơ cấu tổ chức sẽ có tính phức tạp cao và ngược lại, cơ cấu tổ chức sẽ giản đơn hơn. o Tính tiêu chuẩn hóa: phản ánh mức độ ràng buộc các hành vi, hoạt động của mỗi bộ phận và cá nhân thông qua các chính sách và thủ tục, quy tắc, nội quy…nếu mức độ ràng buộc cao và chặt chẽ thì tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh cho tổ chức hoạt động hiệu quả. Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Trường Đại học Thương Mại Luan van Khóa luận tốt nghiệp 8 Khoa: Quản trị kinh doanh Nguyên tắc cơ bản: Cơ cấu tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu về chiến lược kinh doanh.
Đây là nguyên tắc rất quan trọng và cơ bản trong việc hình thành mô hình bộ máy quản trị. Nếu vi phạm nguyên tắc này sẽ dẫn tới sự suy giảm hoạt động của tổ chức, gây hiện tượng chồng chéo, trùng lặp hoặc bỏ trống các chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận và cá nhân trong tổ chức. o Tính tối ưu: Phải đảm bảo thiết lập mối quan hệ hợp lý giữa các khâu, mang tính năng động và linh hoạt cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp. o Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo khả năng thích nghi, nhạy bén với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ thống.
o Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác của thông tin được sử dụng trong hệ thống nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động trong doanh nghiệp. o Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng vẫn đạt hiệu quả tốt nhất.2 Các mô hình cấu trúc tổ chức trong nghiệp doanh a. Cấu trúc tổ chức trực tuyến Đặc điểm: là mô hình đơn giản nhất, quyền hành nhà quản trị tập trung vào một người, có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều. Mô hình: Tổng giám đốc Giám đốc tuyến Giám đốc tuyến Giám đốc tuyến 1 2 3 Sơ đồ 1.1: Mô hình cấu trúc tổ chức đơn giản Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ và linh hoạt, chi phí quản lý thấp, kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng, các doanh nghiệp áp ụng mô hình này thường dễ thích nghi với môi trường kinh doanh và nắm bắt cơ hội tốt hơn.
Nhược điểm: Với mô hình này, mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc, có thể làm cho bộ máy quản trị rơi vào tình trạng quá tải, gặp khó khăn trong các khâu tuyển dụng hay duy trì nguồn nhân lực. Do đó, mô hình này chỉ nên áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô và việc quản lý không quá phức tạp. Cấu trúc tổ chức theo chức năng Trường Đại học Thương Mại Luan van Khóa luận tốt nghiệp 9 Khoa: Quản trị kinh doanh Đặc điểm: Chia tổ chức thành nhiều “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận (đơn vị) đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức. Các chức năng giống hoạc gần giống nhau được tập trung lại trong một tuyến chức năng: sản xuất, nhân sự, tài chính… Trường Đại học Thương Mại Luan van Khóa luận tốt nghiệp 10 Khoa: Quản trị kinh doanh Mô hình: Tổng giám đốc Giám đốc chức năng Giám đốc chức năng Giám đốc chức năng 1 2 3 Sơ đồ 1.2: Mô hình cấu trúc tổ chức theo chức năng Ưu điểm: Mô hình này thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng , tạo điều kiện cho mỗi cá nhân phát huy hết năng lực, sở trường của mình, đồng thời có điều kiện đẻ tích lũy kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân.
Ngoài ra, mô hình này cũng giúp giảm bớt gánh nặng cho người quản lý, những công việc quản lý được chuyên môn hóa sâu sắc và thành thạo hơn. Mô hình này cũng giúp giám đi sự trùng lặp về nguồn lực và vấn đề phối hợp trong nội bộ, thúc đẩy đưa ra các giải pháp mang tính chuyên môn và có chất lượng cao. Nhược điểm: Chỉ nhà quản trị cấp cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận còn các nhà quản trị chức năng chỉ có trách nhiệm với bộ phạn, chức năng do mình phụ trách. Điều này dẫn đến sự hạn chế về tầm nhìn của họ, làm giảm sự linh hoạt và phối hợp giữa các bộ phận với nhau.
Cấu chức tổ chức theo sản phẩm Đặc điểm: Chia tổ chức thành các “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định. Môi nhóm có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên môn tập hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hoặc giúp đỡ. Mô hình: Tổng giám đốc Giám đốc sản phẩm Giám đốc sản phẩm A Giám đốc sản phẩm C B Sơ đồ 1.3: Mô hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm Ưu điểm: Khác với mô hình trên, với mô hình tổ chức theo sản phẩm, trách nhiệm lợi nhuận thuộc về các nhà quản trị cấp dưới. mô hình này vừa giúp phối hợp tốt hơn giữa các bộ phận vừa linh hoạt trong việc đa dạng hóa ngành.
Trường Đại học Thương Mại Luan van Khóa luận tốt nghiệp 11 Khoa: Quản trị kinh doanh Nhược điểm: Mô hình này cần nhiều hơn nhà quản trị tổng hợp, công việc có thể bị trùng lặpowr các bộ phận khác nhau. Thêm nữa, mô hình này cũng có thể dẫn đến tình trạng khó kiểm soát, cạnh tranh nội bộ về nguồn lực. Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý Đặc điểm: Mô hình này cũng chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận thực hiện các hoạt động của tôt chức theo từng khu vực địa lý. Mỗi nhà quản trị sẽ đại diện ở khu vực chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm và dịch vụ theo một vùng địa lý cụ thể.
Mô hình: Tổng giám đốc Giám đốc khu vực Giám đốc khu vực 1 Giám đốc khu vực 2 3 Sơ đồ 1.