Khóa luận: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang - ĐH Thương mại

Luận văn tốt nghiệp kỹ thuật nghiên cứu Luận văn tốt nghiệp tmu hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty cổ phần xây dựng xuân quang, điều tra thực trạng, phân tích số liệu, đề xuất

• Tác giả: Nguyễn Thị Thanh
• Người hướng dẫn: Th.S. Phương Thanh Thanh
• Trường học: Trường Đại học Thương mại
• Chuyên ngành: Quản trị Doanh nghiệp
• Đề tài: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2015
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• PHẦN MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP
• 1.1. Một số khái niệm cơ bản
• 1.2. Khái niệm về cơ cấu tổ chức
• 1.3. Vai trò của cơ cấu tổ chức
• 1.4. Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu của đề tài
• 1.5. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong Doanh nghiệp
• 1.6. Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong Doanh nghiệp
• 1.7. Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
• 1.8. Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty
• 1.8.1. Nhân tố chủ quan (các yếu tố bên trong Doanh nghiệp)
• 1.8.2. Nhóm nhân tố khách quan
• 2. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG XUÂN QUANG
• 2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang
• 2.2. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần (CP) Xây dựng Xuân Quang
• 2.3. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang
• 2.4. Tổng quan tình hình sản xuất kinh doanh (SXKD) Công ty CP Xây dựng Xuân Quang
• 2.5. Thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang
• 2.5.1. Thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty CP Xây dựng Xuân Quang qua kết quả nghiên cứu dữ liệu sơ cấp
• 2.5.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty CP Xây dựng Xuân Quang qua kết quả nghiên cứu dữ liệu thứ cấp
• 2.5.3. Những ưu điểm đạt được
• 2.5.4. Những nhược điểm và nguyên nhân
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG XUÂN QUANG
• 3.1. Phương hướng hoạt động của Công ty trong thời gian tới
• 3.1.1. Phương hướng về sản xuất kinh doanh của Công ty CP Xây dựng Xuân Quang trong thời gian tới
• 3.1.2. Phương hướng phát triển nhân lực của Công ty CP Xây dựng Xuân Quang
• 3.1.3. Phương hướng hoàn thiện cơ cấu tổ chức hoạt động của Công ty CP Xây dựng Xuân Quang
• 3.2. Các quan điểm giải quyết thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty CP Xây dựng Xuân Quang
• 3.3. Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty CP Xây dựng Xuân Quang
• 3.3.1. Giải pháp đối với bản thân Công ty
• 3.3.2. Giải pháp liên quan đến trách nhiệm Nhà nước
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Tổng quan về cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang

Cơ cấu tổ chức là yếu tố quyết định sự thành công của một doanh nghiệp. Tại Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang, cơ cấu tổ chức được thiết kế nhằm tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả quản lý. Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức không chỉ giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực cho nhân viên.

1.1. Khái niệm cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức là tập hợp các bộ phận có mối liên hệ với nhau, nhằm thực hiện các mục tiêu chung. Nó phản ánh cách thức phân chia công việc và trách nhiệm trong công ty.

1.2. Vai trò của cơ cấu tổ chức tại Công ty Xuân Quang

Cơ cấu tổ chức giúp phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh của công ty.

II. Vấn đề và thách thức trong cơ cấu tổ chức hiện tại

Mặc dù Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang đã có những thành công nhất định, nhưng vẫn tồn tại nhiều thách thức trong cơ cấu tổ chức. Những vấn đề này cần được nhận diện và giải quyết để công ty có thể phát triển bền vững.

2.1. Những hạn chế trong cơ cấu tổ chức

Công ty đang gặp khó khăn trong việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng giữa các bộ phận, dẫn đến tình trạng chồng chéo công việc và thiếu hiệu quả.

2.2. Nguyên nhân của những hạn chế

Nguyên nhân chủ yếu đến từ việc thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban và sự không đồng bộ trong quy trình làm việc.

III. Phương pháp cải thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty Xuân Quang

Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức, Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang cần áp dụng một số phương pháp cải tiến. Những giải pháp này sẽ giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn và nâng cao khả năng cạnh tranh.

3.1. Đề xuất mô hình cơ cấu tổ chức mới

Mô hình cơ cấu tổ chức mới cần được thiết kế linh hoạt hơn, giúp các bộ phận có thể phối hợp hiệu quả và nhanh chóng thích ứng với thay đổi.

3.2. Tăng cường đào tạo nhân sự

Đào tạo nhân sự là yếu tố quan trọng giúp nâng cao năng lực làm việc và khả năng phối hợp giữa các bộ phận trong công ty.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu

Việc áp dụng các giải pháp cải thiện cơ cấu tổ chức đã mang lại nhiều kết quả tích cực cho Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang. Những thay đổi này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực cho nhân viên.

4.1. Kết quả đạt được sau cải tiến

Sau khi áp dụng các giải pháp, công ty đã ghi nhận sự cải thiện rõ rệt trong hiệu suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên.

4.2. Những bài học rút ra từ thực tiễn

Các bài học từ quá trình cải tiến cơ cấu tổ chức sẽ là nền tảng cho những bước phát triển tiếp theo của công ty trong tương lai.

V. Kết luận và hướng đi tương lai cho Công ty Xuân Quang

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức là một quá trình liên tục và cần thiết cho sự phát triển bền vững của Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang. Những giải pháp đã được đề xuất sẽ giúp công ty không chỉ tồn tại mà còn phát triển mạnh mẽ trong tương lai.

5.1. Tầm quan trọng của việc cải tiến liên tục

Cải tiến cơ cấu tổ chức không chỉ là một nhiệm vụ mà còn là một chiến lược dài hạn để nâng cao sức cạnh tranh của công ty.

5.2. Định hướng phát triển trong tương lai

Công ty cần tiếp tục theo dõi và điều chỉnh cơ cấu tổ chức để phù hợp với sự thay đổi của thị trường và nhu cầu của khách hàng.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang" do sinh viên Nguyễn Thị Thanh thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Phương Thanh Thanh tại Khoa Quản trị Doanh nghiệp, Trường Đại học Thương mại (bảo vệ tháng 04 năm 2015). Đề tài thuộc chuyên ngành Quản trị kinh doanh / Quản trị doanh nghiệp, tập trung vào loại hình nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp quản trị tổ chức.

Về bối cảnh thực tiễn, tác giả chỉ ra rằng trong bối cảnh toàn cầu hóa và quá trình hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng—đặc biệt khi Việt Nam trở thành thành viên thứ 150 của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO)—các doanh nghiệp trong nước đứng trước áp lực cạnh tranh gay gắt từ các tập đoàn nước ngoài có quy mô lớn, tiềm lực tài chính mạnh, năng lực quản lý cao và giàu kinh nghiệm thương trường. Trong bối cảnh đó, cơ cấu tổ chức là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp; một bộ máy quản lý gọn nhẹ, linh hoạt và phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp ứng phó hiệu quả với biến động môi trường. Qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang, tác giả nhận thấy yêu cầu cấp thiết phải hoàn thiện bộ máy để khắc phục những hạn chế nội tại và đáp ứng chiến lược kinh doanh giai đoạn mới.

Mục tiêu nghiên cứu tổng quát của khóa luận là đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang giai đoạn 2012–2014, từ đó xây dựng hệ thống giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp định hướng đến năm 2020.

Để thực hiện mục tiêu trên, tác giả xác định ba nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức, cơ cấu tổ chức, các nguyên tắc thiết kế và các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
2. Nghiên cứu, phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang: chỉ rõ những kết quả đạt được, những hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân của các hạn chế đó.
3. Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang giai đoạn đến năm 2020.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu được xác định rõ:

• Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và các mối quan hệ vận hành tại Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang.
• Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang (Trụ sở chính: Thị trấn Xuân Trường, Huyện Xuân Trường, Tỉnh Nam Định; Văn phòng giao dịch: Đường Đông A, Khu đô thị mới Hòa Vượng, TP. Nam Định).
• Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu thực tế giai đoạn 3 năm từ năm 2012 đến năm 2014; định hướng đề xuất giải pháp đến năm 2020.
• Phạm vi nội dung: Tập trung vào cấu trúc bộ máy, chức năng nhiệm vụ các phòng ban, phân bổ nhân sự, mối quan hệ điều hành và các nhân tố tác động đến hiệu quả tổ chức của công ty.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức thông qua khung lý thuyết quản trị tổ chức doanh nghiệp kết hợp phương pháp nghiên cứu thực chứng hỗn hợp (định tính và định lượng mô tả).

Về mặt lý luận, tác giả hệ thống hóa các nội dung nền tảng:

• Khái niệm và vai trò: Cơ cấu tổ chức được định nghĩa là tập hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc, chuyên môn hóa theo mục tiêu, chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhằm thực hiện mục tiêu chung. Hệ thống phân định hai mối liên hệ cơ bản: liên hệ theo chiều ngang (các khâu quản lý ngang cấp) và liên hệ theo chiều dọc (các cấp bậc chỉ huy từ trên xuống dưới).
• Đặc điểm cơ cấu tổ chức: Gồm ba thuộc tính cốt lõi: Tính tập trung (mức độ phân bổ quyền lực), Tính phức tạp (số lượng cấp bậc và khâu quản lý), và Tính tiêu chuẩn hóa (mức độ quy định hóa hành vi qua nội quy, quy chế).
• Nguyên tắc xây dựng: Hệ thống hóa 6 nguyên tắc thiết kế tổ chức gồm: Tính tương thích giữa hình thức và chức năng, Tính thống nhất chỉ huy, Tính cân đối (giữa quyền hạn và trách nhiệm), Tính tin cậy, Tính linh hoạt, và Tính hiệu quả (tối ưu hóa chi phí quản lý).
• Mô hình tổ chức: Phân tích ưu - nhược điểm của 7 mô hình cơ cấu: Cơ cấu đơn giản (trực tuyến), Cơ cấu chức năng, Cơ cấu theo sản phẩm, Cơ cấu theo khu vực địa lý, Cơ cấu theo khách hàng, Cơ cấu ma trận, và Cơ cấu hỗn hợp.
• Nhân tố ảnh hưởng: Phân định thành 2 nhóm: Nhân tố chủ quan bên trong (mục tiêu, chiến lược kinh doanh, chức năng nhiệm vụ, quy mô doanh nghiệp, công nghệ kỹ thuật, trình độ quản trị viên và trang thiết bị) và Nhân tố khách quan bên ngoài (môi trường kinh tế, văn hóa, pháp luật, chính trị - xã hội, môi trường ngành).

Về phương pháp thu thập dữ liệu:

• Dữ liệu sơ cấp: Tiến hành khảo sát thực địa thông qua phiếu điều tra trắc nghiệm kết hợp phỏng vấn chuyên sâu. Tổng số phiếu phát ra là 40 phiếu, thu về 40 phiếu hợp lệ (tỷ lệ phản hồi 100%), bao gồm: 25 phiếu dành cho nhân viên (bảng câu hỏi gồm 17 câu) và 15 phiếu dành cho cán bộ quản lý (bảng câu hỏi gồm 20 câu).
• Dữ liệu thứ cấp: Thu thập các tài liệu nội bộ chính thức từ Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang giai đoạn 2012–2014, gồm: Báo cáo tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Báo cáo cơ cấu vốn, số liệu thống kê lao động từ Phòng Tổ chức hành chính và Phòng Nhân sự.

Về phương pháp phân tích dữ liệu:

• Phương pháp thống kê mô tả, phân loại và tổng hợp đối với dữ liệu sơ cấp nhằm lượng hóa mức độ hài lòng, tính phù hợp của phòng ban và mức độ ảnh hưởng của các yếu tố tổ chức.
• Phương pháp so sánh đối chiếu số liệu thứ cấp qua các năm (2012, 2013, 2014) theo chỉ tiêu tuyệt đối và tương đối để đánh giá xu hướng biến động vốn, doanh thu, lợi nhuận và biến động nhân sự.
• Phương pháp phân tích tổng hợp nhằm kết nối kết quả định lượng với hiện trạng điều hành thực tế tại doanh nghiệp.

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức trong Doanh nghiệp

Chương 1 đóng vai trò xây dựng nền tảng lý thuyết cho đề tài. Tác giả trình bày hệ thống khái niệm về tổ chức, phân tích cơ cấu tổ chức dưới góc độ mối quan hệ chiều ngang (phân công lao động, phối hợp liên phòng ban) và chiều dọc (hệ thống thứ bậc quản trị, phân cấp ủy quyền). Chương này làm rõ vai trò của cơ cấu tổ chức như một công cụ hiện thực hóa chiến lược kinh doanh, tối ưu hóa nguồn lực và phân bổ trách nhiệm rõ ràng.

Tác giả đi sâu vào ba đặc tính của cơ cấu tổ chức (tính tập trung, tính phức tạp, tính tiêu chuẩn hóa) và xác lập 6 nguyên tắc thiết kế bộ máy. Điểm nhấn của chương là phần phân tích so sánh chi tiết 7 mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phổ biến (từ mô hình đơn giản, chức năng, theo sản phẩm, theo địa bàn, theo khách hàng đến mô hình ma trận và hỗn hợp), chỉ ra điểm mạnh về chuyên môn hóa cũng như hạn chế về sự phối hợp và chi phí quản lý của từng mô hình. Cuối cùng, chương 1 phân loại các nhóm nhân tố chủ quan và khách quan tác động đến sự thay đổi của cơ cấu tổ chức, làm tiền đề lý luận cho việc đánh giá thực trạng ở chương 2.

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang

Chương 2 trình bày bức tranh toàn diện về doanh nghiệp nghiên cứu, kết hợp phân tích số liệu tài chính, nhân sự và kết quả khảo sát thực tế.

1. Khái quát về doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang tiền thân là Công ty tư nhân Minh Quang (thành lập ngày 05/12/1999 theo Giấy chứng nhận ĐKKD số 0703000036), chuyển đổi cổ phần hóa từ tháng 02/2010. Vốn điều lệ đạt 11.700.000.000 VNĐ. Lĩnh vực hoạt động bao gồm: thi công xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, hạ tầng kỹ thuật và kinh doanh vật liệu xây dựng (xi măng, cát, sỏi, đá, sắt thép...).

2. Tổng quan tình hình sản xuất kinh doanh và tài chính (2012–2014):

Chỉ tiêu tài chính	Năm 2012	Năm 2013	Năm 2014	So sánh 2013/2012 (%)	So sánh 2014/2013 (%)
Tổng nguồn vốn (triệu đồng)	—	127.376	139.666	—	+9,63%
- Vốn cố định (triệu đồng)	—	85.257 (66,93%)	105.794 (75,75%)	—	+24,09%
- Vốn lưu động (triệu đồng)	—	42.119 (33,07%)	33.872 (24,25%)	—	-19,58%
Cơ cấu nguồn vốn
- Vốn chủ sở hữu (triệu đồng)	—	62.278 (48,89%)	56.452 (40,42%)	—	-9,36%
- Nợ phải trả (triệu đồng)	—	65.098 (51,11%)	83.214 (59,58%)	—	+27,83%
Kết quả SXKD
- Doanh thu bán hàng & CCDV (triệu đồng)	96.542	101.623	110.218	+5,28%	+8,49%
- Lợi nhuận gộp (triệu đồng)	13.597	15.657	18.230	+15,15%	+16,43%
- Lợi nhuận trước thuế (triệu đồng)	8.868	10.756	12.318	+21,29%	+14,52%
- Lợi nhuận sau thuế TNDN (triệu đồng)	6.651	8.067	9.608	+21,29%	+19,10%

3. Tình hình sử dụng và cơ cấu lao động: Quy mô nhân sự tăng nhẹ: 350 người (2012) lên 356 người (2013) và 360 người (2014). Về trình độ: Trình độ Đại học và trên Đại học chiếm 20,0% (70 người năm 2012) tăng lên 21,11% (76 người năm 2014); lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trên 63% (229 người) với trình độ văn hóa chủ yếu tốt nghiệp cấp II. Về giới tính: Nam giới chiếm tỷ lệ áp đảo trên 67% (244 người năm 2014); độ tuổi từ 30–50 tuổi chiếm xấp xỉ 60%.

4. Thực trạng cơ cấu bộ máy và kết quả khảo sát: Công ty áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng, đứng đầu là Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng Giám đốc, Giám đốc điều hành, 2 Phó Giám đốc (Phó Giám đốc Kỹ thuật và Phó Giám đốc Kinh doanh), quản lý 8 đơn vị chức năng và các đơn vị trực thuộc (6 Đội xây dựng, 2 Kho bãi VLXD):

STT	Tên phòng ban / bộ phận	Số lượng (người)	Cơ cấu trình độ / chuyên môn chính	Tỷ lệ đóng góp SXKD theo điều tra (%)
1	Phòng Tổ chức hành chính	10	1 Trưởng phòng (Hành chính ĐH), 4 ĐH, 5 CĐ	5%
2	Các Ban chỉ huy công trường	205–211	6 Chỉ huy trưởng (ĐH QTKD), 12 Chỉ huy phó (ĐH KT), 30 NV kỹ thuật (ĐH), 163 công nhân (THCS/CĐ)	24%
3	Phòng Nhân sự	15	1 Trưởng phòng (ĐH QTNL), 1 Phó phòng (ĐH QTNL), 8 ĐH, 5 CĐ	8%
4	Phòng Kinh doanh	15	1 Trưởng phòng (ThS QTKD), 2 Phó phòng (ĐH QTKD), 4 ĐH, 8 CĐ	25%
5	Phòng Kế hoạch Kỹ thuật	20	1 Trưởng phòng (ĐH KT), 2 Phó phòng (ĐH KT), 12 ĐH, 5 CĐ	10%
6	Phòng Kinh doanh VLXD	15	1 Trưởng phòng (ThS QTKD), 1 Phó phòng (ĐH Kinh tế), 13 ĐH/CĐ	10%
7	Phòng Cơ giới	12	1 Trưởng phòng (ĐH QTKD), 11 lái xe (THPT/Trung cấp)	10%
8	Phòng Tài chính Kế toán	10	1 Trưởng phòng (ĐH Kế toán), 1 Phó phòng (ĐH Kế toán), 5 ĐH/CĐ (tổng 10)	8%

Kết quả điều tra 40 phiếu khảo sát sơ cấp ghi nhận:

• Đánh giá chất lượng cơ cấu tổ chức: 5% Tốt, 38% Khá tốt, 40% Trung bình, 17% Kém.
• Đánh giá số lượng phòng ban: 75% cho rằng chưa phù hợp (cần lập Phòng Marketing độc lập và sáp nhập Phòng Kinh doanh VLXD vào Phòng Kinh doanh).
• Tác động của các nhân tố đến HQKD: Cơ cấu tổ chức (30%), Trình độ nhân lực (20%), Phương thức kinh doanh (25%), Cơ sở vật chất kỹ thuật (18%), Khác (7%).
• Đánh giá cơ sở vật chất: 70% phản ánh máy móc thiết bị cũ, lạc hậu và chưa đáp ứng tốt yêu cầu thi công.

5. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân:

• Ưu điểm: Cơ cấu trực tuyến chức năng bảo đảm chế độ một thủ trưởng, duy trì tính thống nhất chỉ huy; chuyên môn hóa công việc theo phòng ban; nội bộ đoàn kết, văn hóa doanh nghiệp thân thiện.
• Hạn chế: Bộ máy cồng kềnh, phân luồng thông tin chậm; chồng chéo chức năng giữa Phòng Kinh doanh và Phòng Kinh doanh VLXD; phân bổ biên chế bất hợp lý (Phòng Kinh doanh VLXD thừa người rảnh rỗi trong khi Phòng Tài chính Kế toán thiếu nhân lực phải làm thêm giờ); trình độ lao động trực tiếp thấp (chủ yếu cấp II); thiếu bộ phận chuyên trách Marketing; máy móc thiết bị đã khấu hao gần hết.
• Nguyên nhân: Doanh nghiệp mở rộng quy mô nhưng cơ cấu chưa kịp điều chỉnh; biến động giá nguyên vật liệu và thủ tục hành chính/giải phóng mặt bằng ngoài hiện trường chậm trễ; công tác tuyển dụng và đào tạo chưa được chuẩn hóa.

Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang

Chương 3 xây dựng hệ thống định hướng, nguyên tắc và giải pháp cụ thể nhằm tái cơ cấu bộ máy quản trị đến năm 2020:

1. Định hướng hoạt động và phát triển nhân lực:

• Thực hiện Nghị quyết số 15/NQ-HĐQT về mở rộng thị trường thi công trên toàn bộ khu vực miền Bắc.
• Thực hiện Quyết định số 7/QĐ-GĐ (ngày 21/01/2015) về khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn vốn từ tài sản, nhà xưởng hiện có để nâng cao năng lực tài chính.
• Mở rộng mặt hàng kinh doanh VLXD (sứ vệ sinh, kính xây dựng, vật liệu lợp/lát, vật liệu thân thiện môi trường) và tập trung năng lực thi công công trình cầu đường, thủy lợi, dự án Nhà nước.
• Kế hoạch tuyển dụng nhân sự bổ sung: Tuyển thêm 7 người (năm 2015), 9 người (năm 2018), 12 người (năm 2020) phục vụ mở rộng sản xuất.

2. Các quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức: Tác giả đề xuất 5 quan điểm chỉ đạo: (1) Phù hợp với chiến lược kinh doanh từng giai đoạn; (2) Tương thích với quy mô và chức năng nhiệm vụ; (3) Đảm bảo tính linh hoạt, gọn nhẹ và hiệu quả; (4) Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ và luồng thông tin quản lý; (5) Căn cứ vào năng lực nguồn lực thực tế của công ty.

3. Giải pháp tái cơ cấu bộ máy và nhân sự:

• Thành lập mới Phòng Marketing: Tách mảng nghiên cứu thị trường và xúc tiến bán hàng ra khỏi Phòng Kinh doanh. Biên chế dự kiến 8 người: 1 Trưởng phòng (ĐH Marketing), 1 Phó phòng (ĐH Marketing), 6 nhân viên (ĐH/CĐ Marketing).
• Sáp nhập Phòng Kinh doanh VLXD vào Phòng Kinh doanh: Tinh gọn bộ máy, tránh trùng lặp nhiệm vụ đàm phán thị trường và cung ứng vật tư.
• Bổ sung nhân sự Phòng Tài chính Kế toán: Tuyển dụng thêm nhân sự để nâng quy mô phòng lên 12–15 người (gồm 1 Trưởng phòng, 2 Phó phòng và các nhân viên kế toán), chấm dứt tình trạng quá tải và làm thêm giờ kéo dài.
• Hoàn thiện công tác đào tạo và sử dụng lao động: Kết hợp đào tạo tại chỗ (thợ bậc cao kèm cặp công nhân tại công trường), tổ chức thi nâng bậc tay nghề định kỳ; bồi dưỡng nghiệp vụ cho kỹ sư giám sát và kiến trúc sư; chuẩn hóa tiêu chuẩn tuyển dụng đầu vào.
• Hoàn thiện phân quyền: Trao quyền chủ động đi đôi với cơ chế giám sát rõ ràng cho các trưởng phòng ban và ban chỉ huy công trường.

4. Kiến nghị với cơ quan Nhà nước: Kiến nghị các cơ quan chức năng hoàn thiện khung pháp lý kinh tế, tinh giản thủ tục hành chính, đẩy nhanh tiến độ giải phóng mặt bằng các dự án đầu tư công, đồng thời có giải pháp bình ổn giá nguyên vật liệu xây dựng (xi măng, sắt thép, cát sỏi).

---

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh chi tiết thực trạng tài chính, lao động và bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang qua hệ thống dữ liệu thực tế giai đoạn 2012–2014. Các kết quả và phát hiện chính bao gồm:

• Chỉ rõ sự mất cân đối trong cơ cấu vốn: Vốn cố định chiếm tỷ trọng cao (75,75% năm 2014) do đặc thù ngành thi công máy móc, trong khi hệ số nợ phải trả tăng lên 59,58% trong bối cảnh lãi suất vay ngân hàng biến động.
• Lượng hóa thực trạng bất cập trong phân bổ nhân sự qua điều tra thực nghiệm: 75% cán bộ nhân viên đánh giá số lượng phòng ban chưa phù hợp; phát hiện tình trạng thừa lao động tại Phòng Kinh doanh VLXD nhưng lại thiếu nhân lực tại Phòng Tài chính Kế toán.
• Thiết kế phương án tổ chức lại bộ máy quản lý có tính khả thi: Thành lập mới Phòng Marketing (8 người), sáp nhập Phòng Kinh doanh VLXD vào Phòng Kinh doanh, bổ sung biên chế Phòng Tài chính Kế toán, và lập lộ trình tuyển dụng đến năm 2020.

Về mặt đóng góp khoa học và thực tiễn, tác giả tự nêu: Đây là công trình đầu tiên nghiên cứu toàn diện, có hệ thống về thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang kể từ sau khi doanh nghiệp thực hiện cổ phần hóa (năm 2010), giải quyết trực tiếp khoảng trống nghiên cứu tại doanh nghiệp này.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số hạn chế gắn liền với phạm vi và điều kiện nghiên cứu:

• Dung lượng mẫu khảo sát dữ liệu sơ cấp ở mức 40 phiếu (25 nhân viên, 15 nhà quản trị) trong phạm vi nội bộ một doanh nghiệp xây dựng quy mô vừa tại địa bàn tỉnh Nam Định.
• Số liệu tài chính và lao động phân tích dừng lại ở mốc thời gian 2012–2014.

Hướng nghiên cứu tiếp theo được gợi mở từ đề tài:

• Đánh giá hiệu quả kinh tế và hiệu quả vận hành thực tế sau khi công ty áp dụng mô hình tổ chức mới (sau khi thành lập Phòng Marketing và sáp nhập Phòng Kinh doanh VLXD).
• Mở rộng phân tích tác động của các biến số kinh tế vĩ mô và công nghệ thi công mới đối với sự biến đổi cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp ngành xây lắp trong giai đoạn sau năm 2020.

---

Giá trị tham khảo

Bản khóa luận là tài liệu tham khảo phù hợp cho:

• Đối tượng: Sinh viên, học viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị doanh nghiệp, Quản trị nhân lực, Kinh tế xây dựng và các nhà quản lý doanh nghiệp xây lắp vừa và nhỏ.
• Nội dung giá trị: Khung lý luận về 7 mô hình tổ chức và 6 nguyên tắc thiết kế bộ máy; quy trình thiết kế bảng hỏi khảo sát cơ cấu tổ chức kết hợp phân tích báo cáo tài chính/nhân sự; phương án xử lý tình huống mất cân đối biên chế giữa các phòng ban chức năng trong thực tế điều hành.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty CP Xây dựng Xuân Quang là gì và có cấu trúc như thế nào? Công ty áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng. Đứng đầu là Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng Giám đốc, giúp việc có Giám đốc và 2 Phó Giám đốc (Kỹ thuật và Kinh doanh), điều hành trực tiếp 8 phòng ban/bộ phận chức năng (Tổ chức hành chính, Các Ban chỉ huy công trường, Nhân sự, Kinh doanh, Kế hoạch kỹ thuật, Kinh doanh VLXD, Cơ giới, Tài chính kế toán), cùng 6 Đội xây dựng và 2 Kho bãi VLXD.

2. Tình hình kinh doanh và cơ cấu vốn của công ty giai đoạn 2013–2014 biến động ra sao? Tổng nguồn vốn tăng 9,63% từ 127.376 triệu đồng (2013) lên 139.666 triệu đồng (2014), trong đó vốn cố định chiếm ưu thế (75,75% năm 2014). Tỷ lệ nợ phải trả tăng từ 51,11% lên 59,58%. Doanh thu thuần tăng đều: 96.542 triệu đồng (2012), 101.623 triệu đồng (2013) và 110.218 triệu đồng (2014). Lợi nhuận trước thuế năm 2014 đạt 12.318 triệu đồng (tăng 14,52% so với năm 2013).

3. Khảo sát 40 cán bộ nhân viên chỉ ra những điểm bất cập nổi bật nào về bộ máy? Có 75% ý kiến cho rằng số lượng phòng ban hiện tại chưa phù hợp; 40% đánh giá cơ cấu tổ chức ở mức trung bình và 17% đánh giá kém; 70% nhận định cơ sở vật chất kỹ thuật chưa đáp ứng yêu cầu. Nguyên nhân do thiếu bộ phận Marketing chuyên trách và cơ chế phối hợp giữa các phòng còn cồng kềnh.

4. Bất cập trong bố trí nhân sự giữa Phòng Tài chính Kế toán và Phòng Kinh doanh VLXD được văn bản mô tả như thế nào? Phòng Kinh doanh VLXD có 15 người nhưng nhiệm vụ thực chất là một tổ hợp cung ứng thuộc mảng kinh doanh, dẫn đến tình trạng dư thừa nhân lực, nhân viên có nhiều thời gian rảnh rỗi. Ngược lại, Phòng Tài chính Kế toán chỉ có 10 người nhưng phải gánh khối lượng công việc hạch toán rất lớn cho cả mảng thi công lẫn kinh doanh VLXD, dẫn đến tình trạng nhân viên thường xuyên phải làm thêm giờ gây mệt mỏi.

5. Tác giả đề xuất những thay đổi cơ cấu phòng ban cụ thể nào trong Chương 3? Tác giả đề xuất 3 giải pháp tổ chức trọng tâm: (1) Thành lập mới Phòng Marketing gồm 8 người phụ trách nghiên cứu thị trường và xúc tiến; (2) Sáp nhập Phòng Kinh doanh VLXD vào Phòng Kinh doanh để tinh gọn đầu mối; (3) Bổ sung nhân sự cho Phòng Tài chính Kế toán lên quy mô 12–15 người nhằm giảm tải công việc.

---

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thanh đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp và phân tích sâu sắc thực trạng bộ máy tại Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang giai đoạn 2012–2014. Bằng việc kết hợp chặt chẽ giữa số liệu thứ cấp tài chính - nhân sự và kết quả điều tra sơ cấp 40 mẫu, công trình đã nhận diện chính xác các điểm nghẽn về biên chế, luồng thông tin và sự chồng chéo chức năng. Hệ thống giải pháp tái cơ cấu được đề xuất—nổi bật là việc thành lập Phòng Marketing, sáp nhập Phòng Kinh doanh VLXD và tái phân bổ nhân sự kế toán—mang tính thực tiễn cao, đáp ứng định hướng phát triển của công ty đến năm 2020.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số khái niệm cơ bản. Khái niệm về cơ cấu tổ chức. - Khái niệm: Cơ cấu tổ chức là tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, chuyên môn hóa theo những mục tiêu, chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định.

- Cơ cấu tổ chức là khái niệm phản ánh cấu tạo và hình thức bên trong của một hệ thống, là hình thức tồn tại của một tổ chức, biểu thị sự sắp đặt theo một trình tự nào đó các bộ phận của tổ chức cùng các mối liên hệ giữa chúng. Cơ cấu tổ chức bao gồm nhiều bộ phận, nhiều khâu liên kết hữu cơ với nhau: tuân theo những quy luật nhất định, vì một mục đích nào đó. Các bộ phận, các khâu này có chức năng, quyền hạn khác nhau, chúng có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện các chức năng quản lý đã được xác định. - Trong cơ cấu tổ chức có hai mối liên hệ cơ bản, đó là mối liên hệ theo chiều ngang và liên hệ theo chiều dọc.

 Mối liên hệ theo chiều ngang: Là mối liên hệ giữa các bộ phận và cơ quan ngang cấp, các phòng ban trong cùng một cấp phải có sự phối kết hợp với nhau trong việc giải quyết công việc chung, tránh tình trạng chồng chéo công việc. Theo mối liên hệ này, cơ cấu tổ chức chia thành các khâu quản lý. Khâu quản lý là một đơn vị độc lập thực hiện một, một số hoặc một phần chức năng nào đó của tiến trình quản trị.  Mối liên hệ theo chiều dọc: Là mối liên hệ giữa cấp trên và cấp dưới.

Quản lý điều hành dọc từ cấp trên xuống các phòng ban bên dưới. Đứng đầu các phòng ban là các trưởng phòng chịu trách nhiệm chỉ huy và điều hành mọi hoạt động của đơn vị mình. Theo mối liên hệ này, cơ cấu tổ chức chia thành các cấp quản lý. Cấp quản lý là sự thống nhất các bộ phận ở một trình độ, là tổng thể các khâu quản lý ở cùng một cấp bậc.

Việc bố trí các cấp theo chiều dọc giúp Giám đốc nắm sát hoạt động của Công ty. Vai trò của cơ cấu tổ chức. - Chiến lược chỉ có thể thực thi thông qua cơ cấu tổ chức, vì thế sau khi xây dựng chiến lược cần phải thực hiện ngay bước tiếp theo, đó là thiết kế cơ cấu tổ chức.S Phương Thanh Thanh SVTH: Nguyễn Thị Thanh Luan van Khóa luận tốt nghiệp 5 Trường Đại học Thương mại - Cơ cấu tổ chức là phương tiện để các nhà quản trị có thể phối hợp hoạt động giữa những chức năng hay các bộ phận khác nhau nhằm khai thác đầy đủ các kỹ năng và năng lực của họ. Cơ cấu tổ chức hợp lý có tác dụng phân bổ nguồn lực hiệu quả, có thể tiết kiệm nguồn lực, hạ thấp chi phí nhân công và giá thành sản phẩm.

- Cơ cấu tổ chức có chức năng xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên, mỗi đơn vị, cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các đơn vị và cá nhân này theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thống phân cấp quyền hạn trong tổ chức, hình thành các nhóm chính thức trong tổ chức. - Khi một cơ cấu tổ chức đã hoàn chỉnh sẽ phân định rõ ràng các dòng thông tin, làm cho nhân viên hiểu rõ những kỳ vọng của tổ chức đối với họ thông qua các quy tắc, quy trình làm việc. Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu của đề tài. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong Doanh nghiệp: - Tính tập trung: Phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực của tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận.

Nó chỉ sự phân bổ quyền hạn Nhà quản trị trong hệ thống thứ bậc của tổ chức. Nếu quyền lực trong tổ chức được tập trung chủ yếu cho một cá nhân ( hoặc một bộ phận) thì ta nói tính tập trung của cơ cấu tổ chức là cao. - Tính phức tạp: Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ chức. Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, cấu trúc tổ chức có tính phức tạp cao và ngược lại.

Doanh nghiệp nào có cơ cấu tổ chức với nhiều tầng nấc trung gian thì càng phức tạp, cồng kềnh với nhiều chức danh riêng biệt. - Tính tiêu chuẩn hóa: Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân, thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế… Nếu tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ chức. Tiêu chuẩn hóa là quá trình phát triển các thủ tục của tổ chức mà theo đó các thành viên có thể hoàn thành công việc của họ theo một cách thức thống nhất và thích hợp. Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong Doanh nghiệp.

- Tính tương thích giữa hình thức và chức năng: Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều nhằm thực hiện các chức năng hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng. Hình thức phải đi sau chức năng. Sự lựa chọn mô hình, sự phân công, phân quyền hay giao trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân… đều phải xuất phát từ việc thực hiện các chức năng. Chính vì vậy, cơ cấu tổ chức phải đi GVHD: Th.S Phương Thanh Thanh SVTH: Nguyễn Thị Thanh Luan van Khóa luận tốt nghiệp 6 Trường Đại học Thương mại theo và đáp ứng yêu cầu của chiến lược kinh doanh.

Với mỗi một chiến lược kinh doanh đã được xác định và lựa chọn thì cơ cấu tổ chức phải có sự thay đổi, điều chỉnh và hoàn thiện sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của chiến lược. - Tính thống nhất chỉ huy: Cấu trúc tổ chức đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho cấp trên trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất trong toàn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn. Trong cơ cấu tổ chức của Công ty đã quy định rõ trách nhiệm của mỗi Nhà quản trị, theo cơ cấu đó, nhân viên cấp dưới có nhiệm vụ báo cáo lại kết quả công việc cho cấp trên. Mỗi phòng ban đều có các Trưởng, Phó phòng chịu trách nhiệm quản lý công việc và báo cáo kết quả cho Tổng Giám đốc của Công ty.

Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trước Đại hội cổ đông và Hội đồng quản trị. - Tính cân đối: Tính cân đối ở đây thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm. Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định, bền vững trong quá trình phát triển của tổ chức. Đối với Công ty việc phân công chức năng nhiệm vụ phải có sự tương xứng, không thể giao trách nhiệm công việc mà không giao cho quyền được xử lý mọi vấn đề trong quá trình thực hiện.

Sự phân công quyền hành cho các nhân viên trong mỗi phòng ban cũng có sự tương xứng với năng lực, chức vụ và khả năng thực hiện công việc. Các khâu, các cấp, các bộ phận quản lý thiết lập mối liên hệ hợp lý với nhau. - Tính tin cậy: Đảm bảo tính chính xác của các thông tin được sử dụng trong tổ chức, sự thống nhất, ăn khớp về hoạt động giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức cũng như tính chính xác của các quyết định quản trị được ban hành. Nguyên tắc này yêu cầu phải thiết lập hệ thống chuyên cung cấp thông tin cho việc ra quyết định.

- Tính linh hoạt: Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng, đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức. Nguyên tắc này yêu cầu trước khi thiết lập mô hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp thì các Nhà quản trị phải chú trọng tới sự ảnh hưởng của các yếu tố môi trường đến cơ cấu tổ chức của Doanh nghiệp trong từng thời kỳ để từ đó xây dựng được mô hình phù hợp nhất. - Tính hiệu quả: Cơ cấu tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc sử dụng chi phí đạt hiệu quả cao nhất, nghĩa là thực hiện hoạt động kinh doanh có hiệu quả nhất trên cơ sở chi phí quản lý để thực hiện hoạt động là thấp nhất. Khi chi phí quản lý thấp sẽ làm giảm giá thành của sản phẩm và thu nhập của Doanh nghiệp sẽ tăng, do đó kết quả hoạt động của Doanh nghiệp được đánh giá là tốt.S Phương Thanh Thanh SVTH: Nguyễn Thị Thanh Luan van Khóa luận tốt nghiệp 7 Trường Đại học Thương mại 1.

Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 1. Cơ cấu tổ chức đơn giản (hay cơ cấu trực tuyến) - Mô hình: Người lãnh đạo Người lãnh đạo Người lãnh đạo Người lãnh đạo tuyến 1 tuyến 2 tuyến 3 Người Người Người Người Người Người lãnh lãnh lãnh lãnh lãnh lãnh đạo đạo đạo đạo đạo đạo A1 A2 B1 B2 C1 C2 Hình 1.1 : Mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản - Ưu điểm: Do cơ cấu tổ chức có tính chất gọn nhẹ, linh hoạt nên các Doanh nghiệp áp dụng mô hình này thường dễ thích nghi với môi trường và nắm bắt được cơ hội kinh doanh tốt. Vì có ít cấp quản trị trung gian nên chi phí quản lý thấp, mang lại hiệu quả kinh doanh cao đồng thời tăng khả năng cạnh tranh cho Doanh nghiệp trên thị trường. Cơ cấu này tạo thuận lợi cho việc kiểm soát, điều chỉnh hoạt động của các bộ phận, cá nhân đồng thời có thể hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng quan liêu giấy tờ.

- Nhược điểm :  Cơ cấu tổ chức hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý và đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn. Nhưng trong thực tế thì khả năng của con người có hạn nên những quyết định đưa ra mang tính rủi ro cao.  Với cơ cấu tổ chức này nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc, hạn chế tính chuyên môn hóa, làm cho bộ máy quản lý rơi vào tình trạng quá tải đối với các cấp quản trị.S Phương Thanh Thanh SVTH: Nguyễn Thị Thanh Luan van Khóa luận tốt nghiệp 8 Trường Đại học Thương mại 1.