MỞ ĐẦU 1. Giới thiệu Hệ thống quản lý Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - ERP Ngày nay khi máy tính ngày càng rẻ hơn, mạnh hơn và thân thiện với con ngƣời hơn, các nhà quản lý đã sớm nhận thấy máy tính không chỉ đơn thuần là một công cụ trợ giúp nâng cao năng suất mà đã trở thành công cụ chủ đạo giúp doanh nghiệp tạo sự chuyển biến triệt để trong cách làm việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lƣợng sản phẩm cũng nhƣ cải thiện đáng kể mối quan hệ với khách hàng. Từ những năm 60 đến nay, trên thế giới đã có nhiều hệ thống quản lý đƣợc áp dụng cho các doanh nghiệp: MRP – Material Requirement Planning – Hoạch định nhu cầu nguyên liệu MRPII – Manufacturing Resource Planning – Hoạch định nguồn lực sản xuất ERP – Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERM – Enterprise Resource Management – Quản trị nguồn lực doanh nghiệp CRM – Client Relationship Management – Quản trị quan hệ khách hàng SCM – Supply Chain Management – Quản trị dây chuyền cung cấp MRP và MRPII: Hệ thống MRP đƣợc phát triển từ giữa những năm 60, đến giữa những năm 70 thì chuyển qua hệ thống MRPII. MRP chủ yếu đƣa ra các tính toán về nguyên vật liệu cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất, MRPII chú trọng vào khái niệm quản lý, bao gồm quản lý lao động và chi phí.
Thời kỳ này các hệ thống chạy trên các hệ thống máy lớn Mainframe và máy Mini. ERP: Đến những năm 90, cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng và mạng máy tính dựa trên cấu trúc Client – Server sử dụng máy chủ PC thay cho máy lớn trở thành phổ biến, các hệ thống MRP nhƣờng chỗ cho hệ thống mới là ERP. ERP không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà còn bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chính của doanh nghiệp nhƣ: Kế toán, Quản trị nhân lực, Quản trị hậu cần, Quản trị hệ thống bán hàng. Thập kỷ 90 là thời kỳ hoàng kim của ERP tất cả các công ty đa quốc gia và đại đa số các công ty tại các nƣớc phát triển đều đã triển khai ERP.
Đầu thế kỷ 21 thế giới bắt đầu nói nhiều đến bƣớc phát triển tiếp theo của ERP là ERM cùng các hệ thống khác tận dụng tiến bộ của công nghệ Internet là CRM và SCM. ERM: ERM tuy gần với ERP về cách viết nhƣng là khái niệm rộng hơn, nó không phải là một bƣớc tiến hóa về chức năng hay kỹ thuật nhƣ MRP tiến hóa lên ERP, ERM thực chất là một bộ công cụ quản lý doanh nghiệp mà phần mềm chỉ là một bộ phận. Luận văn thạc sĩ 6 Bùi Thị Hồng Nhung LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Các công cụ khác có thể hoàn toàn mang tính quản lý nhƣ: Huấn luyện, Kỹ thuật quản trị dự án. các yếu tố phi máy tính của ERM là điểm tiến hóa rất quan trọng, nhiều dự án ERP không thành công là do thiếu yếu tố này.
CRM: Đặt trọng tâm vào khả năng giao tiếp với bên ngoài (Khách hàng, Nhà cung cấp.) của một hệ thống quản lý. CRM quản lý từ phân tích thị trƣờng, lập kế hoạch tiếp thị và bán hàng đến các hoạt động tiếp thị nhƣ chiến dịch tiếp thị trực tiếp qua Email, quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng. CRM còn phân tích nhiều chiều về khách hàng để giúp doanh nghiệp định hƣớng các hoạt động phát triển sản phẩm và bán hàng. SCM: Đƣợc định nghĩa là quá trình từ lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, lựa chọn nhà cung cấp, đƣa ra các quy trình theo đó nhà cung cấp sẽ phải tuân thủ trong việc cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp, lập kế hoạch cho lƣợng hàng sản xuất, quản lý quá trình giao hàng cho đến quản lý hàng trả lại và hỗ trợ khách hàng trong việc nhận hàng.
Tóm lại: Trong các hệ thống phần mềm quản lý nói trên, thì ERP là quan trọng nhất, đó là xƣơng sống của mọi hệ thống quản lý trong các công ty lớn trên thế giới. Tất cả các công ty đa quốc gia hiện nay sẽ ngừng hoạt động nếu hệ thống ERP của họ bị trục trặc vì bằng cách thủ công, công ty không thể kiểm soát đƣợc hàng trăm chi nhánh và hàng triệu giao dịch diễn ra hàng ngày trên khắp thế giới. Với các công ty vừa và nhỏ, ERP cũng là công cụ chính để họ tăng hiệu quả quản lý. Hiện trạng ERP ở Việt Nam và những bất cập Ở Việt Nam hiện còn tụt hậu khá xa trong tổ chức sản xuất, phân phối và triển khai ERP.
Số lƣợng các nhà sản xuất trong nƣớc và nhập khẩu cũng đã đƣa ra đƣợc sự lựa chọn nhất định cho nhiều đối tƣợng khách hàng. Tuy nhiên, chƣa hãng phần mềm ERP của Việt Nam nào xây dựng đƣợc một hệ thống ERP mạnh và chuyên nghiệp. Các công ty lớn trong nƣớc cũng mới chỉ bắt đầu bắt tay vào xây dựng sản phẩm. Các hãng phần mềm của Việt Nam chủ yếu làm đại lý Hệ thống phân phối sản phẩm cho các hãng sản xuất ERP của nƣớc ngoài, nên chỉ tác động đƣợc vào một khoảng hẹp các khách hàng có vốn đầu tƣ nƣớc ngoài.
Việc triển khai ERP cho các doanh nghiệp Việt Nam còn gặp rất nhiều khó khăn, hầu hết các doanh nghiệp đều chƣa triển khai ERP với nhiều lý do chủ quan và khách quan sau: Nhận thức: Các đối tƣợng triển khai ERP chủ yếu là các doanh nghiệp lớn, các doanh nghiệp Việt Nam chƣa có thói quen chi trả một số tiền lớn để mua một hệ thống phần mềm quản lý các hoạt động của họ. Phần lớn chỉ dừng lại ở mức triển khai một số phần mềm kế toán và một số phần mềm quản lý khác cho các bộ phận trong công ty. Quy trình quản lý: Để triển khai đƣợc hệ thống ERP đòi hỏi doanh nghiệp phải có các quy trình chặt chẽ, khoa học trong mọi hoạt động. Muốn áp dụng đƣợc ERP trƣớc hết phải chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, hiện nay hầu hết các Luận văn thạc sĩ 7 Bùi Thị Hồng Nhung LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com doanh nghiệp Việt nam chƣa có quy trình nghiệp vụ rõ ràng, cụ thể do đó không phải doanh nghiệp nào cũng dùng đƣợc ERP.
Yêu cầu triển khai cao: ERP là một hệ thống phức tạp, do vậy khi triển khai phải đảm bảo các điều kiện cần thiết nhƣ cơ cấu nhân sự bao gồm cả phía triển khai và khách hàng, cán bộ tƣ vấn quản lý, tƣ vấn kỹ thuật, tƣ vấn hệ thống. Công việc triển khai đƣợc chia làm nhiều giai đoạn: Phân tích và lập kế hoạch, thiết kế, chuyển đổi dữ liệu, chạy thử, chuyển giao. Mục tiêu, phạm vi của đề tài Mục tiêu: Đề tài nghiên cứu, phân tích và thiết kế Hệ thống thông tin quản lý Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) đƣợc thực hiện với mục đích làm cơ sở bƣớc đầu cho việc xây dựng sản phẩm phần mềm ERP phục vụ, hỗ trợ và hiện đại hoá các công tác quản lý hoạt động của doanh nghiệp. Phạm vi: ERP là hệ thống quản lý bao trùm lên mọi hoạt động của doanh nghiệp, tuy nhiên do hạn chế về thời gian nên luận văn chỉ tập trung nghiên cứu, phân tích và thiết kế một số quy trình cơ bản và cần thiết nhất, bao gồm: Quy trình quản lý Nhân sự - Tiền lƣơng.
Quy trình quản lý Mua – Bán vật tƣ. Quy trình quản lý Kho. Quy trình quản lý Tài sản cố định. Luận văn thạc sĩ 8 Bùi Thị Hồng Nhung LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƢƠNG I.
QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ - TIỀN LƢƠNG I. Mô tả hoạt động nghiệp vụ quy trình quản lý nhân sự, tiền lƣơng 1. Đặc tả yêu cầu 1. Quy trình quản lý thông tin tuyển dụng nhân viên Quản lý chi tiết hồ sơ ứng cử viên dự tuyển.
Theo dõi chi tiết nội dung quá trình phỏng vấn các ứng cử viên. Khi ứng viên đƣợc tuyển dụng, hồ sơ dự tuyển sẽ đƣợc tự động cập nhật vào hồ sơ nhân viên chính thức của công ty, không phải nhập liệu nhiều lần. Quy trình quản lý hợp đồng lao động Quản lý chi tiết về hợp đồng lao động giữa công ty với ngƣời lao động: Hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức có thời hạn, hợp đồng chính thức không thời hạn. Theo dõi gia hạn hợp đồng.
Theo dõi lƣu trữ hồ sơ khi ngƣời lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng. Quy trình quản lý quá trình công tác Quản lý chi tiết quá trình công tác của nhân viên trƣớc khi vào làm việc trong công ty. Quản lý chi tiết quá trình công tác của nhân viên khi làm việc trong công ty: khi bắt đầu vào làm việc, khi đƣợc thăng chức, khi thuyên chuyển giữa các phòng ban. Quy trình quản lý khen thưởng, kỷ luật Theo dõi quá trình khen thƣởng, kỷ luật của các nhân viên 1.
Quy trình quản lý quá trình đạo tạo Lập kế hoạch và theo dõi thực hiện kế hoạch đào tạo cho đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty. Theo dõi quá trình đào tạo, kết quả đào tạo, chi phí thực hiện công tác đào tạo của nhân viên. Luận văn thạc sĩ 9 Bùi Thị Hồng Nhung LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Quy trình quản lý lương Cập nhật bảng hệ số lƣơng cho các nhân viên, gồm các thông số nhƣ: mức lƣơng tối thiểu theo quy định của nhà nƣớc, lƣơng hƣởng khi tham gia học tập, mức lƣơng đƣợc hƣởng khi làm thêm ngoài giờ, hệ số lƣơng, hệ số phụ cấp.
Cập nhật bảng chấm công theo từng tháng cho các nhân viên Tính lƣơng theo từng tháng cho các nhân viên, tùy theo loại hình của từng doanh nghiệp là tƣ nhân, nhà nƣớc hay liên doanh,… cho phép ngƣời sử dụng thiết lập các công thức tính lƣơng mà đơn vị sử dụng: Lƣơng tháng = Lƣơng tối thiểu * [Hệ số lƣơng + Tổng hệ số phụ cấp] Lƣơng ngày = Mức lƣơng ngày * Số ngày làm việc Lƣơng khoán cứng… 2. Quy trình quản lý nhân sự tiền lƣơng 2.1 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý thông tin tuyển dụng nhân viên Hình 1.1: Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý thông tin Tuyển dụng Nhân viên Luận văn thạc sĩ 10 Bùi Thị Hồng Nhung LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Mã Tên hoạt Kiểu Thực Mô tả chi tiết hoạt động thực hiện động hiện NS01.