phần mở đầu và kết luận, đề tài đƣợc chia làm 4 chƣơng nhƣ sau : Chƣơng 1. Tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến luận án Chƣơng này của luận án tập trung nghiên cứu về tình hình nghiên cứu ở trong và ngoài nƣớc có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trƣờng đại học Việt Nam đã đƣợc công bố dƣới nhiều loại hình khác nhau. Đồng thời khẳng định việc nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trƣờng đại học là vấn đề còn đang bỏ ngỏ cần đƣợc khai phóng. Cơ sở lý luận để xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trƣờng đại học Việt Nam Chƣơng này tác giả luận án giải thích các khái niệm có liên quan đến đề tài; các loại công cụ xác định giá trị tài liệu của trƣờng đại học; vai trò của hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu; cơ sở pháp lý để xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của trƣờng đại học.
Thực trạng về xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của trƣờng đại học Trên cơ sở khái quát về hệ thống tổ chức của các trƣờng đại học để phân tích thành phần, nội dung, đặc điểm và giá trị tài liệu lƣu trữ của các trƣờng đại học, thực trạng về hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của các trƣờng đại học Việt Nam và rút ra những nhận xét, đánh giá, chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế về xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của các trƣờng đại học. Hƣớng dẫn xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của các trƣờng đại học Từ các kết quả phân tích, đánh giá thực trạng việc xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của các trƣờng đại học tại chƣơng 3, trong chƣơng 4 của luận án tác giả đề xuất và hƣớng dẫn quy trình xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị của các trƣờng đại học, điều kiện để xây dựng hệ thống công cụ này và các vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu. 11 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện luận án, tác giả đã gặp không ít khó khăn khi tiến hành khảo sát tài liệu tại một số trƣờng đại học do các điều kiện khách quan. Tuy nhiên, đƣợc sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo, lãnh đạo Văn phòng, viên chức Văn thƣ Lƣu trữ của các trƣờng đại học nên đã có những thông tin bƣớc đầu về tình hình công tác lƣu trữ nói chung việc xây dựng và sử dụng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu nói riêng của các trƣờng đại học công lập Việt Nam để hoàn thành công trình nghiên cứu khoa học của mình.
Do điều kiện thời gian và kinh nghiệm nghiên cứu của bản thân tác giả còn nhiều hạn chế, nên mặc dù đã có nhiều cố gắng nhƣng chắc chắn luận án còn nhiều thiếu sót cần đƣợc bổ sung góp ý để hoàn thiện hơn. Chúng tôi rất mong nhận đƣợc những ý kiến đóng góp quý báu của các Thầy Cô, các nhà khoa học, các bạn đồng nghiệp để luận án đạt chất lƣợng cao hơn. Qua đây tác giả xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc trƣờng Đại học và Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội đã quan tâm, tạo điều kiện để tác giả thực hiện và hoàn thành luận án này. Đặc biệt, tác giả xin chân thành cảm ơn PGS.
Dƣơng Văn Khảm, TS. Nguyễn Liên Hƣơng, những thầy cô đã trực tiếp hƣớng dẫn khoa học để tác giả hoàn thành luận án. 12 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN 1. Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu là quá trình áp dụng các nguyên tắc, các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để phân tích tài liệu nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị về mọi phƣơng diện để tiêu hủy theo quy định.
Qua nghiên cứu nguồn tƣ liệu về xác định giá trị tài liệu đƣợc xuất bản bằng tiếng Việt và tiếng nƣớc ngoài hiện đang bảo quản tại Thƣ viện Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thƣ Lƣu trữ, tác giả luận án thống kê đƣợc có 182 sƣu tập tƣ liệu đăng trên các tạp chí của Việt Nam, Nga, Đức, Trung Quốc cùng các bài mới giới thiệu trên website của Lƣu trữ các nƣớc Đức và Trung Quốc trong giai đoạn 1962-2013. Trong đó tƣ liệu Tiếng Việt có 69 bài, tiếng Nga 28 bài, tiếng Đức 33 bài và tiếng Trung có 52 bài, chiếm dung lƣợng 809 trang. Ngoài ra còn có 48 đầu sách đƣợc xuất bản trong và ngoài nƣớc bằng các thứ ngôn ngữ đang đƣợc bảo quản tại Thƣ viện gồm: 22 đầu sách tiếng Nga, 04 đầu sách tiếng Đức, 08 đầu sách tiếng Trung cũng đề cập tới lý luận và thực tiễn xác định giá trị tài liệu, vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản, danh mục hồ sơ, danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lƣu vào lƣu trữ. Từ những năm 80-90 ở Nga đã có sự chú ý đặc biệt đối với việc nghiên cứu lý luận và thực tiễn của công tác đánh giá mà kết quả là phƣơng pháp thống nhất trong việc xác định giá trị của tài liệu.
Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu đã hình thành, đã có sự thừa nhận chung hai phƣơng pháp đánh giá tài liệu (đánh giá trực tiếp và đánh giá theo bảng kê), hệ thống các cơ quan đánh giá đã đƣợc vận dụng (cho đến nay hầu nhƣ không có sự thay đổi) và đã hình thành một cơ cấu nhất định của việc tiến hành công tác đánh giá. Lƣu trữ Liên bang Nga là tổng hợp nguồn tài liệu phản ánh nền văn minh vật chất và văn minh tinh thần của nhân dân Nga. Nó đƣợc tạo lập và phát triển từ nhiều thế kỷ, trải qua nhiều giai đoạn thăng trầm của lịch sử Lƣu trữ từ Liên bang Xô Viết 13 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com đến Liên bang Nga ngày nay. Tài liệu lƣu trữ của Liên bang Nga luôn đƣợc bổ sung vào các cơ quan lƣu trữ hàng năm.
Chỉ tính riêng từ năm 1993 đến năm 2000, các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp bổ sung tài liệu vào lƣu trữ đã hình thành đƣợc 1 triệu hồ sơ đƣa vào bảo quản thƣờng xuyên. Quá trình bổ sung tài liệu vào lƣu trữ Liên bang Nga tƣơng đối phức tạp và có nhiều ý nghĩa. Cho tới cuối những năm 90 của thế kỉ 20, lƣu trữ Liên bang Nga dành sự chú ý đặc biệt tới việc mất mát tài liệu gốc của các cơ quan tổ chức kinh tế nhà nƣớc, cơ quan dịch vụ.Điều này đã trở nên báo động cho cơ quan quản lý lƣu trữ toàn Liên bang là Cục Lƣu trữ Liên bang Nga. Tài liệu lƣu trữ của Liên bang Nga phản ánh cuộc sống xã hội với rất nhiều màu sắc và cung bậc khác nhau.
Lý luận khó có thể đi liền làm một với thực tiễn. Xác định giá trị tài liệu đặt ra và giải quyết nhiệm vụ nghiên cứu và lựa chọn tài liệu đƣa vào lƣu trữ, bảo đảm là những tài liệu đó phản ánh đầy đủ mọi mặt cuộc sống xã hội. Vì vậy trong tổng số tài liệu đƣợc sản sinh ra ngƣời ta chỉ lựa chọn những tài liệu có giá trị cao hơn. Hiện nay vấn đề xác định giá trị tài liệu ở Nga đã có những quan điểm mới về khái niệm cũng nhƣ việc vận dụng các nguyên tắc xác định giá trị.
Về khái niệm xác định giá trị tài liệu - đó là đƣa vào bảo quản những tài liệu đã đƣợc lựa chọn kĩ lƣỡng, có hệ thống công cụ tra cứu cụ thể. Vấn đề này trở nên cấp thiết hơn đối với các loại hình tài liệu mà vật mang tin không phải là truyền thống. Trong số đó không chỉ nói đến tài liệu điện tử mà cả tài liệu nghe nhìn. Liệu các nhà lƣu trữ có còn coi trọng nguyên tắc chính trị trong lựa chọn tài liệu nữa hay không? Hoặc đối với tiêu chuẩn lựa chọn bản gốc, hay bản sao cũng đƣa vào bảo quản với tƣ cách là tài liệu lƣu trữ? Sự tác động của khoa học công nghệ hiện hiện đại kéo theo sự xuất hiện của nhiều loại hình tài liệu trên các vật mang tin mới.
Điều này cũng làm cho các nhà nghiên cứu có giải pháp hệ thống về bảo quản song song cả 2 loại truyền thống và hiện đại. Câu hỏi về nguồn gốc tài liệu điện tử sẽ đƣợc tìm thấy trong phạm vi công nghệ và kĩ thuật chế bản cũng nhƣ bảo quản tài liệu đó. Nhiệm vụ của các nhà lƣu trữ là khẳng định lại ý nghĩa của tài liệu, đặc biệt là giá trị thông tin. Về cơ bản, tài liệu đƣợc đƣa vào lƣu trữ tuy bằng nhiều phƣơng thức khác nhau, nhƣng bản chất chỉ có một- đó là cung cấp đầy đủ thông tin cho nhu cầu của xã hội, đem đến quan niệm đúng đắn về thông tin và sự phong phú của thông tin.
Sẽ là nhƣ 14 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com vậy đối với thế kỉ kỹ thuật giấy cũng nhƣ với thế kỉ kỹ thuật điện tử. Việc xuất hiện ngày càng nhiều tài liệu điện tử trong hoạt động của các trƣờng đại học cũng sẽ có tác động tích cực tới hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu. Bởi lẽ việc thông tin hóa lĩnh vực lƣu trữ cho phép giải quyết đƣợc một nhiệm vụ là xác định đƣợc danh mục nguồn tài liệu cần thu thập vào chế độ tự động hóa. Hiện nay ở Liên bang Nga đang tiến hành thực hiện đề tài “Phƣơng pháp thiết lập cơ sở tự động hóa quy trình xác định thành phần và thời hạn bảo quản tài liệu hình thành ở các cơ quan tổ chức”.
Đề tài đặc biệt ở chỗ, nó không chỉ đơn giản đƣợc hình thành trên cơ sở thông tin đã có mà còn thống nhất cả quá trình thiết lập, làm sáng tỏ, viện dẫn, thẩm qyền sử dụng và tìm kiếm thông tin. Luật Lƣu trữ hiện hành khẳng định quyền thông qua và phê duyệt quy chuẩn và các loại biểu mẫu thống kê tài liệu của các tổ chức lƣu trữ thuộc các chi nhánh của Liên bang.