BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: TIN HỌC VĂN PHÒNG NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng cơ điện xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Trong những năm qua, dạy nghề đã có những bước tiến vượt bậc cả về số lượng và chất lượng, nhằm thực hiện nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực trực tiếp đáp ứng nhu cầu xã hội. Chương trình khung quốc gia nghề Văn thư hành chính đã được xây dựng trên cơ sở phân tích nghề, phần thực hành được kết cấu theo các môđun.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ sở dạy nghề trong quá trình thực hiện, việc biên soạn giáo trình thực hành nghề theo các môđun đào tạo nghề là cấp thiết hiện nay. Mô đun 13: Tin học Văn phòng là mô đun đào tạo nghề được biên soạn theo hình thức tích hợp lý thuyết và thực hành. Trong quá trình thực hiện, nhóm biên soạn đã tham khảo nhiều tài liệu trong và ngoài nước, kết hợp với kinh nghiệm trong thực tế. Mặc dù có rất nhiều cố gắng, nhưng không tránh khỏi những sai sót, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của độc giả để giáo trình được hoàn thiện hơn.
Chân thành cảm ơn. Ngày 13 tháng 07 năm 2019 Tham gia biên soạn 1. Chủ biên: ThS. Vũ Thị Hường 1 MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN.
1 LỜI GIỚI THIỆU. 1 PHẦN I: MICROSOFT WORD FOR WINDOWS. 10 BÀI 1: TỔNG QUÁT VỀ MICROSOFT WORD. Khởi động Word.
Các thành phần cơ bản trên màn hình Word. Truy cập thông tin trợ giúp. Tìm thông tin trợ giúp. Thoát khỏi Word.
12 BÀI 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN. Tạo văn bản mới. Một số quy ước. Mở tệp văn bản mới.
Chỉ định folder mặc định. Lưu file với kiểu khác. Lưu file dưới dạng trang Web. Tạo bản sao khi lưu.
Thao tác trên tệp tin. Mở tệp tin. Chọn văn bản và khối văn bản. Sao chép, di chuyển văn bản.
Chèn nội dung tệp tin từ đĩa vào văn bản hiện hành. Sử dụng Clipboard, Spike, Paste Special. Huỷ, phục hồi, lặp lại thao tác trước đó. Tìm kiếm, thay thế, sắp xếp văn bản.
28 BÀI 3: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN. Định dạng ký tự và đoạn văn bản. Định dạng ký tự. Định dạng đoạn văn bản.
Tự động định dạng (AutoFormat). Định dạng trang văn bản. Định dạng trang văn bản. Tạo khung viền, tạo bóng, tô màu.
Thiết lập Bullets và Numbering. Thiết lập Bullets. Thiết lập Numbering. Soạn thảo công thức toán học (Equation).
Soạn thảo công thức toán học. Chia văn bản thành nhiều cột. Chia cột văn bản. Sửa lại định dạng cột văn bản.
Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản (Drop Cap). Tạo chứ cái lớn đầu đoạn văn bản. Tạo và quản lý các tệp tin mẫu (Template) và bộ định dạng (Style). Tạo và quản lý các tệp tin mẫu.
47 BÀI 4: TẠO BIỂU BẢNG, ĐỒ THỊ. Làm việc với biểu bảng. Tạo biểu bảng. Xử lý và sắp xếp dữ liệu trong biểu bảng.
Chỉnh sửa biểu bảng. Tính toán đơn giản trong biểu bảng. Chuyển đổi giữa biểu bảng và văn bản. Định dạng biểu bảng.
Tạo và sửa đồ thị trong Word. Dùng Microsoft Graph Chart để tạo đồ thị. Chỉnh sửa đồ thị. Chèn bảng tính, đồ thị của Excel vào Word.
Chèn trang bảng tính. 72 BÀI 5: CÁC DỤNG CỤ HỖ TRỢ TRONG WORD. Các công cụ tăng tốc trong soạn thảo. Chức năng AutoText.
Chức năng AutoCorrect. Các tính năng tự động. Đối tượng đồ hoạ (Drawing). Làm việc với đối tượng đồ hoạ.
Clip Art và Picture. Tạo thư và trộn thư. Tạo phong bì và nhãn. 108 BÀI 6: TRÌNH BÀY TRANG, MỤC VÀ IN VĂN BẢN.
Trình bày trang. Tạo tiêu đề đầu trang hoặc cuối trang. Đánh số trang. Tạo chỉ mục, tham chiếu và mục lục.
Tạo bảng chỉ mục (Index). Tạo bảng tham chiếu. Tạo bảng mục lục. Xem và in văn bản.
Xem văn bản trước khi in. Thực hiện in văn bản. 127 BÀI 7: MỘT SỐ ỨNG DỤNG KHÁC CỦA WORD. Tạo trang Web.
Sử dụng Word truy cập Internet. Tạo trang Web. Bảo vệ tài liệu. Bảo vệ khi mở tệp tài liệu.
Bảo vệ khi sửa đổi nội dung. Thiết lập hệ thống và chế độ làm việc của Microsoft Word. Làm việc với các thanh cụng cụ. Thiết lập các thông số cho môi trường làm việc (Hộp thoại Options).
137 PHẦN II: MICROSOFT EXCEL FOR WINDOWS. 138 BÀI 1: TỔNG QUÁT VỀ MICROSOFT EXCEL. Tổng quát về Microsoft Excel. Giới thiệu chung về Microsfot Excel.
Các tính năng mới trong Microsoft Excel. Khởi động Microsoft Excel. Khởi động Excel trước, mở file bảng tính sau. Khởi động Excel đồng thời mở file bảng tính.
Các thành phần trong cửa sổ Excel. Một số thuật ngữ thường dùng. Thao tác thực hiện lệnh. Bằng bảng tác vụ (Task Panel).
Bằng menu ngữ cảnh (Context). Bằng thanh dụng cụ (Standard Toolbars). Bằng bàn phím. Sử dụng sự trợ giúp.
Thoát khỏi Microsoft Excel. 146 BÀI 2: TẠO BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL. Mở tập bảng tính mới. Mở tệp bảng tính mới.
Di chuyển giữa các tệp bảng tính và trong bảng tính. Đóng một tệp bảng tính. Mở tệp bảng tính có sẵn. Tìm kiếm tệp bảng tính.
Quản lý cửa sổ bảng tính. Lưu cất bảng tính. Các kiểu dữ liệu của Excel. Nhập và hiệu chỉnh dữ liệu trong bảng tính.
Nhập dữ liệu vào bảng tính. Dạng thể hiện của các loại dữ liệu. Chỉnh sửa dữ liệu. Tính toán dữ liệu.
Các loại công thức. Sử dụng một số hàm thông dụng. Các hàm thường dùng với kiểu dữ liệu Nhãn /Chuỗi. Các hàm thường dùng với kiểu dữ liệu ngày, giờ.
Các hàm thường dùng với kiểu dữ liệu số. Các hàm thường dùng để đổi dữ liệu số. Các hàm thường dùng với cơ sở dữ liệu. Các hàm điều kiện.
Các hàm dò tìm dữ liệu. Một số thông báo lỗi trong tính toán dữ liệu. Lưu cất bảng tính. 169 BÀI 3: SỬA BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL.
Thao tác trên các cột. Thay đổi chiều rộng cột. Tự động điều chỉnh độ rộng cột. Xác lập độ rộng cột chuẩn.
Che dấu / không che dấu cột. Thao tác trên hàng. Thay đổi chiều cao. Tự động điều chỉnh chiều cao.
Che dấu / Không che dấu hàng. Sử dụng tên vùng. Định nghĩa tên vùng. Áp dụng tên vùng và xóa tên vùng.
Sao chép và di chuyển dữ liệu. Sao chép dữ liệu. Di chuyển dữ liệu. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu.
179 BÀI 4: LÀM VIỆC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HOẠ VÀ MACRO. Chèn ảnh, Clip Art, Word Art vào bảng tính. Chèn Clip Art. Chèn ảnh, xén ảnh.
Chèn Word Art. Tạo và chỉnh sửa biểu đồ. Đại cương về biểu đồ (hay còn gọi đơn giản là đồ thị). Chỉnh sửa biểu đồ.
Tạo và sử dụng Macro. Tạo một Macro. Chạy, xoá, hiệu chỉnh Macro. Chèn một Macro vào thanh công cụ.
198 BÀI 5: LÀM VIỆC VỚI CƠ SỞ DỮ LIỆU EXCEL. Khái niệm về cơ sở dữ liệu (DataBase). Những khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu. Thao tác với cơ sở dữ liệu.
Sắp xếp dữ liệu. Lọc, xúa và rút trích dữ liệu trong bảng tính (Data Filter). Phân tích dữ liệu. Phác thảo dữ liệu với các tổng con (Subtotal).
Phác thảo dữ liệu với các tổng con. 212 BÀI 6: TRÌNH BÀY TRANG VÀ IN BẢNG TÍNH. Làm việc với các mẫu. Tạo một tập bảng tính mới với một Template.
Hiệu chỉnh một Template. Hiệu chỉnh các thiết lập cho tệp bảng tính mặc định. Trang trí bảng tính. Định dạng Font chữ.
Tạo khung viền. Tạo mầu nền cho bảng tính. Định dạng tự động. Sao chép hoặc huỷ bỏ định dạng.
In bảng tính. Thiết kế trang in. Kiểm soát dấu ngắt trang. Thực hiện in bảng tính.
228 BÀI 7: CÁC CHỨC NĂNG KHÁC TRONG EXCEL. Hoà nhập Excel với Word. Tạo bảng tính Excel từ Word. Chèn bảng tính Excel có sẵn vào Word.
Nhập dữ liệu Word vào Excel. Chia sẻ dữ liệu Excel trên Internet. Chèn một siêu liên kết (Hyperlink). Chèn một liên kết E-mail.
Lưu bảng tính như một trang Web. Lập các tuỳ chọn phát hành (Publish). Chia sẻ dữ liệu Excel qua E-mail. Bảo vệ dữ liệu.
238 7 BÀI 8: THIẾT LẬP CÁC THÔNG SỐ HỆ THỐNG VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CHO EXCEL. Sử dụng và điều chỉnh thanh công cụ. Ẩn / hiện thanh công cụ (ToolBars). Điều chỉnh thanh công cụ.
Thiết lập các tham số môi trường làm việc cho Excel. Thiết lập các lựa chọn tự động hiệu chỉnh. 258 TÀI LIỆU THAM KHẢO. 259 8 GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên Mô đun: TIN HỌC VĂN PHÒNG Mã mô đun: MĐ12 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của mô đun: - Vị trí: Tin học Văn phòng là mô đun cơ sở của chương trình đào tạo Trung cấp ngành Văn thư hành chính, được giảng dạy sau khi đã được học môn Tin học cơ bản trong nhóm các mô đun chung và học song song với môn Kỹ thuật đánh máy vi tính.
- Tính chất: : Mô đun Tin học văn phòng là mô đun chuyên môn nghề bắt buộc sử dụng bảng tính Exel và Microsoft Word - Ý nghĩa và vai trò của mô đun: giúp người học có kỹ năng trong việc sử dụng Microsoft Word và Microsoft Excel. Mục tiêu của mô đun: - Về kiến thức: Trình bày được những kiến thức cơ bản về bộ phần mềm Microsoft Office, tổng hợp lại những kiến thức và thao tác cơ bản khi làm việc với các thành phần trong bộ Microsoft Office.