Tổng quan về giáo trình

Giáo trình mô đun "Lập hồ sơ" (Mã mô đun: MĐ17) là tài liệu đào tạo chuyên môn bắt buộc thuộc chương trình đào tạo nghề Văn thư hành chính trình độ trung cấp, được ban hành kèm theo Quyết định của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kinh tế – Kỹ thuật Bạc Liêu (Ủy ban nhân dân tỉnh Bạc Liêu) vào năm 2020, do tác giả Phạm Mạnh Cường làm chủ biên (nghiệm thu tháng 5 năm 2021). Mô đun có thời lượng thực hiện tổng cộng 45 giờ, bao gồm 15 giờ lý thuyết, 28 giờ thực hành và 02 giờ kiểm tra đánh giá định kỳ.

Về mục tiêu học tập (learning outcomes), giáo trình trang bị cho người học ba nhóm năng lực chuẩn đầu ra:

  • Kiến thức: Trình bày có hệ thống khái niệm, yêu cầu, phân loại và trách nhiệm lập hồ sơ trong cơ quan, tổ chức; nắm vững quy trình lập danh mục hồ sơ, quy trình lập hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử và thủ tục nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.
  • Kỹ năng: Thực hiện thành thạo các bước lập danh mục hồ sơ (DMHS), mở hồ sơ, thu thập/cập nhật tài liệu, kết thúc và biên mục hồ sơ giấy, thao tác xử lý dữ liệu đặc tả trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, cũng như lập hồ sơ giao nộp và biên bản giao nhận tài liệu lưu trữ.
  • Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Hình thành tác phong cẩn thận, chính xác, bảo đảm tính pháp lý của hồ sơ và thực hiện đúng trách nhiệm cá nhân trong phạm vi nhiệm vụ được phân công.

Cấu trúc giáo trình tiếp cận theo logic quy trình nghiệp vụ văn thư - lưu trữ thực tế, bao gồm Bài mở đầu định hình khung lý thuyết và 4 bài học chuyên môn tương ứng với 4 giai đoạn nghiệp vụ: Lập danh mục hồ sơ $\rightarrow$ Lập hồ sơ giấy $\rightarrow$ Lập hồ sơ điện tử $\rightarrow$ Nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, kèm theo hệ thống phụ lục bảng thời hạn bảo quản tài liệu. Điểm đặc thù của tài liệu là phân bổ thời lượng thực hành chiếm 62,2% (28/45 giờ), đồng thời tích hợp đầy đủ quy định pháp lý hiện hành như Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012.

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Giáo trình được cấu trúc thành 01 bài mở đầu và 04 bài nghiệp vụ chuyên sâu:

[Bài mở đầu: Vấn đề chung về lập & nộp lưu hồ sơ]
             [Bài 1: Lập Danh mục hồ sơ]
[Bài 2: Lập hồ sơ giấy]        [Bài 3: Lập hồ sơ điện tử]
        [Bài 4: Nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan]
  • Bài mở đầu: Những vấn đề chung về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: Cung cấp định nghĩa về "hồ sơ", "tài liệu", "tài liệu văn thư"; phân loại 03 nhóm hồ sơ hiện hành cơ bản (hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự); xác định vị trí của khâu lập hồ sơ như mắt xích kết nối giữa công tác văn thư và lưu trữ; phân định trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, người đứng đầu bộ phận hành chính, thủ trưởng đơn vị và từng cá nhân trực tiếp xử lý công việc.
  • Bài 1: Lập danh mục hồ sơ: Định nghĩa DMHS; phân tích 05 tác dụng quản lý; xác định 05 căn cứ lập DMHS; trình bày 02 phương thức tổ chức lập (Văn thư lập dự thảo hoặc Đơn vị dự kiến để Văn thư tổng hợp); hướng dẫn kỹ thuật xây dựng khung đề mục theo cơ cấu tổ chức (các phòng ban) hoặc theo lĩnh vực hoạt động; cấu trúc các yếu tố thông tin của tiêu đề hồ sơ (tên loại văn bản, tác giả, nội dung, địa điểm, thời gian); nguyên tắc đánh số và ký hiệu hồ sơ kèm mã dự phòng.
  • Bài 2: Lập hồ sơ giấy: Quy chuẩn mẫu bìa hồ sơ theo TCVN 9251:2012; quy trình 03 bước gồm Mở hồ sơ, Thu thập/cập nhật văn bản, Kết thúc và biên mục hồ sơ. Hướng dẫn chi tiết 05 phương pháp sắp xếp văn bản (theo quá trình giải quyết, thời gian, vần chữ cái ABC, số thứ tự, mức độ quan trọng); quy tắc đánh số tờ bằng bút chì mềm ở góc trên bên phải cách mép 1cm; phương pháp lập Mục lục văn bản (áp dụng cho hồ sơ bảo quản vĩnh viễn) và lập Chứng từ kết thúc (áp dụng cho toàn bộ hồ sơ) theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01:2002.
  • Bài 3: Lập hồ sơ điện tử: Định nghĩa văn bản điện tử, văn bản số hóa định dạng PDF có chữ ký số, Hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Đặc tả bảng 4.1 gồm 11 trường thông tin đầu vào (Metadata: FileCode, OrganId, FileCatalog, FileNotation, Title, Maintenance, Rights, Creator, Language, StartDate, EndDate, DocTotal, PageTotal, Description) và cấu trúc thông tin đầu ra (Mục lục văn bản, Mục lục hồ sơ); quy trình 03 bước thao tác lập hồ sơ trên môi trường số.
  • Bài 4: Nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: Thiết lập các yêu cầu nộp lưu (chỉ nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên); quy định mốc thời gian giao nộp (03 tháng sau quyết toán đối với hồ sơ xây dựng cơ bản; 01 năm sau khi kết thúc công việc đối với hồ sơ khác; thời hạn xin giữ lại tối đa không quá 02 năm); quy trình lập Mục lục hồ sơ nộp lưu theo mẫu Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu đối với cả hai dạng thức giấy và điện tử.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình xây dựng hệ thống tri thức hành chính - văn thư dựa trên 3 trụ cột:

  1. Lý luận nghiệp vụ hồ sơ: Định vị bản chất của hồ sơ là đơn vị thống kê và bảo quản cơ bản; thiết lập nguyên tắc liên kết hữu cơ giữa các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc.
  2. Cơ sở pháp lý và tiêu chuẩn hóa: Tích hợp quy chuẩn từ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 (Bìa hồ sơ lưu trữ), Tiêu chuẩn ngành TCN 01:2002 và Thông tư số 09/2011/TT-BNV quy định bảng thời hạn bảo quản 13 nhóm tài liệu phổ biến (169 danh mục cụ thể).
  3. Mô hình hóa dữ liệu văn thư số: Chuẩn hóa cấu trúc mã định danh cơ quan (OrganId), năm hình thành (FileCatalog), số ký hiệu (FileNotation) nhằm phục vụ việc tích hợp vào hệ thống lưu trữ điện tử.

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng kỹ thuật (Technical skills): Viết tiêu đề hồ sơ đúng cấu trúc thành phần; đánh số tờ tài liệu cơ học và xử lý số trùng (15a, 15b), số khuyết; số hóa văn bản giấy sang tệp PDF có gắn chữ ký số; nhập và biên tập 11 trường dữ liệu đặc tả trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
  • Kỹ năng phân tích (Analytical skills): Phân loại văn bản theo 03 nhóm hồ sơ hiện hành; phân tích giá trị tài liệu để xác định thời hạn bảo quản (vĩnh viễn hoặc số năm cụ thể); đối chiếu quy chuẩn để phát hiện sai sót về thể thức và tính toàn vẹn của hồ sơ.
  • Kỹ năng tác nghiệp thực tiễn (Practical competencies): Xây dựng khung đề mục DMHS cho các cơ quan hành chính (UBND cấp tỉnh/huyện, Sở Nội vụ); lập Mục lục văn bản, Chứng từ kết thúc, Mục lục hồ sơ nộp lưu và hoàn thiện Biên bản bàn giao tài liệu lưu trữ.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Mô đun MĐ17 được thiết kế theo phương pháp sư phạm tích hợp (Integrated Pedagogical Approach), kết hợp truyền thụ lý thuyết nghiệp vụ với huấn luyện kỹ năng thực hành trực tiếp:

Nội dung phân bổ Thời lượng Trọng tâm phương pháp
Lý thuyết nghiệp vụ 15 giờ Thuyết giảng có tương tác, phân tích biểu mẫu, sơ đồ hóa quy trình
Thực hành kỹ năng 28 giờ Làm việc nhóm, mô phỏng tình huống, thực hành trực tiếp trên hồ sơ thực tế và phần mềm
Kiểm tra, đánh giá 02 giờ Đánh giá năng lực thực hiện quy trình và chất lượng sản phẩm hồ sơ

Hệ thống bài tập và tình huống thực hành

Hệ thống bài tập thực hành trong giáo trình được chia thành 4 nhóm nghiệp vụ chính:

  1. Thực hành lập danh mục: Thiết lập khung đề mục DMHS theo cơ cấu tổ chức và lĩnh vực hoạt động cho các mô hình cơ quan cụ thể như Văn phòng Sở, Thanh tra Sở, Phòng Cải cách hành chính, Phòng Tổ chức cán bộ, hoặc các khối Nội chính, Công nghiệp - Xây dựng thuộc UBND cấp tỉnh.
  2. Thực hành sắp xếp văn bản: Thực hiện phân loại và sắp xếp tập lưu văn bản đi theo 3 phương án (theo thời gian/số văn bản; theo tên loại và thời gian; theo tên loại và số văn bản); sắp xếp hồ sơ hội nghị và hồ sơ nhân sự.
  3. Thực hành biên mục hồ sơ giấy: Soạn thảo thông tin bìa hồ sơ theo TCVN 9251:2012, viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và lập Chứng từ kết thúc trên khổ giấy A4.
  4. Thực hành trên môi trường điện tử: Khởi tạo hồ sơ, đính kèm tệp văn bản số hóa, khai báo 11 trường thông tin đầu vào và trích xuất thông tin đầu ra trên phần mềm quản lý văn bản.
[Mô hình bài tập thực hành]

Hướng dẫn phòng ngừa sai sót và tự học

Giáo trình tích hợp các nội dung chẩn đoán lỗi thường gặp (troubleshooting guide) ở cuối mỗi bài:

  • Lỗi lập DMHS: Bỏ sót hồ sơ do không bám sát kế hoạch năm, thiếu số hồ sơ dự phòng, đặt tiêu đề sai cấu trúc.
  • Lỗi lập hồ sơ giấy: Thiếu văn bản do không theo sát tiến độ, chọn sai phương pháp sắp xếp, tẩy xóa sai quy định khi đánh số tờ.
  • Lỗi lập hồ sơ điện tử: Dữ liệu đặc tả không khớp, quét thiếu trang, chưa chuyển đổi đúng định dạng PDF có ký số.
  • Lỗi nộp lưu: Nộp hồ sơ chưa hoàn chỉnh, bàn giao trễ hạn, không lập biên bản giao nhận.

Đối với người tự học, tài liệu cung cấp hệ thống câu hỏi ôn tập lý thuyết và mẫu bài tập giả định để tự rèn luyện tính chính xác, tỉ mỉ trước khi tham gia kỳ đánh giá chính thức 02 giờ.

Điểm nổi bật và cập nhật

Nội dung giáo trình phản ánh các bước chuyển đổi nghiệp vụ văn thư hành chính thông qua việc cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật và tiêu chuẩn kỹ thuật:

                  CĂN CỨ PHÁP LÝ & TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT
Nghị định 30/2020/NĐ-CP       TCVN 9251:2012           Thông tư 09/2011/TT-BNV
- Quy chuẩn công tác văn thư  - Mẫu in bìa hồ sơ       - Bảng thời hạn bảo quản
- Mẫu Mục lục nộp lưu (PL V)    lưu trữ quốc gia         13 nhóm tài liệu (169 mục)
- Mẫu Biên bản giao nhận      - Kích thước & thể thức  - Phân định vĩnh viễn/có kỳ hạn
  • Tích hợp khung pháp lý Nghị định số 30/2020/NĐ-CP: Toàn bộ quy trình quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành, biểu mẫu Mục lục hồ sơ nộp lưu (Phụ lục V) và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được biên soạn dựa trên các quy định mới của Chính phủ về công tác văn thư.
  • Chuẩn hóa kỹ thuật lập hồ sơ điện tử (Bài 3): Khái niệm hóa quy trình chuyển đổi số trong văn thư thông qua việc đưa vào bảng 4.1 gồm 11 trường dữ liệu đặc tả (Metadata) theo chuẩn quốc tế và yêu cầu kết nối của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Quy định bắt buộc việc số hóa văn bản giấy sang định dạng PDF và xác thực bằng chữ ký số của cơ quan.
  • Áp dụng Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012: Quy cách hóa mẫu in bìa hồ sơ lưu trữ, bảo đảm tính thống nhất về kích thước, nội dung hiển thị (tên phông, mục lục số, phông số, thời hạn bảo quản) thay thế các mẫu in tự phát trước đây.
  • Bổ sung Phụ lục đối chiếu thời hạn bảo quản toàn diện: Tích hợp Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ, bao gồm 13 nhóm nghiệp vụ với 169 danh mục hồ sơ cụ thể (từ tài liệu tổng hợp, quy hoạch, tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, tài chính kế toán đến xây dựng cơ bản, khoa học công nghệ, pháp chế và hành chính quản trị).

Đối tượng sử dụng giáo trình

Giáo trình mô đun "Lập hồ sơ" (MĐ17) được xây dựng phục vụ các nhóm đối tượng và mục đích học thuật cụ thể:

  • Sinh viên chuyên ngành: Học viên và sinh viên theo học nghề Văn thư hành chính trình độ Trung cấp tại Trường Cao đẳng Kinh tế – Kỹ thuật Bạc Liêu và các cơ sở giáo dục nghề nghiệp có chương trình đào tạo tương đương.
  • Điều kiện tiên quyết (Prerequisites): Người học cần hoàn thành các môn học/mô đun cơ sở về Soạn thảo văn bản quản lý nhà nước, Quản lý văn bản đi - văn bản đến, Tin học văn phòng cơ bản và nắm vững cơ cấu tổ chức bộ máy hành chính nhà nước.
  • Giảng viên và cán bộ đào tạo: Tài liệu đóng vai trò là giáo trình giảng dạy chính thức để giảng viên biên soạn đề cương chi tiết, bài giảng lý thuyết (15 giờ) và thiết kế hệ thống bài tập thực hành tích hợp (28 giờ), đồng thời làm căn cứ biên soạn ngân hàng đề kiểm tra 02 giờ.
  • Cán bộ, công chức, viên chức văn thư - lưu trữ: Sử dụng làm tài liệu tham khảo nghiệp vụ, tra cứu nhanh khung đề mục danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản 169 loại tài liệu và quy chuẩn biên mục hồ sơ khi thực hiện công tác lập và nộp lưu hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Tài liệu được biên soạn phục vụ đào tạo nghề Văn thư hành chính trình độ Trung cấp, đồng thời phù hợp làm tài liệu tra cứu nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức phụ trách văn thư - lưu trữ tại các cơ quan hành chính nhà nước và tổ chức kinh tế - xã hội.

2. Cần kiến thức nền nào để học mô đun này?

Người học cần có kiến thức cơ bản về hệ thống văn bản quản lý nhà nước, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, quy trình xử lý công văn đi - đến và kỹ năng sử dụng máy tính văn phòng.

3. Điểm khác biệt của giáo trình này so với các tài liệu văn thư truyền thống là gì?

Giáo trình phân định rõ hai quy trình song song: quy trình lập hồ sơ giấy truyền thống (tuân thủ TCVN 9251:2012 và TCN 01:2002) và quy trình lập hồ sơ điện tử với 11 trường dữ liệu đặc tả (Metadata) trên phần mềm quản lý văn bản, cập nhật theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

4. Làm sao để tự học và rèn luyện kỹ năng lập hồ sơ hiệu quả?

Người học nên kết hợp đọc hiểu nguyên tắc lý thuyết với việc giải các bài tập tình huống ở cuối mỗi bài: tự xây dựng khung đề mục DMHS của cơ quan giả định, tập biên mục và viết chứng từ kết thúc trên bìa hồ sơ mẫu, đồng thời đối chiếu bảng các lỗi thường gặp để tự kiểm tra sản phẩm.

5. Có tài liệu bổ trợ nào kèm theo giáo trình không?

Giáo trình tích hợp sẵn phần phụ lục chứa toàn văn Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức ban hành kèm theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ gồm 169 nhóm danh mục.

Kết luận

Giáo trình mô đun "Lập hồ sơ" (Mã MĐ17) do Trường Cao đẳng Kinh tế – Kỹ thuật Bạc Liêu ban hành cung cấp hệ thống lý thuyết nghiệp vụ và kỹ năng thao tác quy chuẩn đối với công tác lập và nộp lưu hồ sơ trong các cơ quan, tổ chức.

Lộ trình tiếp cận nội dung được thiết kế theo trật tự logic:

  1. Nắm vững bản chất và trách nhiệm pháp lý (Bài mở đầu).
  2. Xây dựng kế hoạch và dự kiến hồ sơ (Bài 1 - Lập danh mục hồ sơ).
  3. Thực hiện thao tác phân loại, sắp xếp, biên mục (Bài 2 - Lập hồ sơ giấy và Bài 3 - Lập hồ sơ điện tử).
  4. Thực hiện thủ tục giao nhận vào lưu trữ (Bài 4 - Nộp lưu hồ sơ).

Cùng với hệ thống biểu mẫu quy chuẩn theo TCVN 9251:2012, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Bảng thời hạn bảo quản 13 nhóm tài liệu theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV, giáo trình là tài liệu học tập và căn cứ tra cứu chuyên môn cho nghiệp vụ văn thư hành chính.