CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, Ý NGHĨA VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ Mã chương: MH15.01 Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm, vị trí, ý nghĩa, yêu cầu của công tác văn thư - Thể hiện thái độ cẩn thận, chính xác, tỷ mỷ, bảo mật, yêu nghề. Nội dung chính: 1. Khái niệm công tác văn thư. Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với TL đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với TL đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào LTCQ.
Vị trí, của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức 2. Công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Có thể nói rằng, hầu hết các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính hàng ngày đều gắn liền với văn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với công tác văn thư. Hầu hết cán bộ, công chức trong cơ quan đều có tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào việc soạn thảo và ban hành văn bản, cũng như lập hồ sơ về những việc được giao giải quyết.
Vì vậy chất lượng của công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức, đồng thời cũng tạo nên bằng chứng thể hiện sự minh bạch, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân đối với việc thực hiện, giải quyết công việc. Những năm gần đây, công tác văn thư trong các cơ quan ngày càng được quan tâm, củng cố. Các nghiệp vụ của công tác này ngày càng được quy định cụ thể, đặc biệt là nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành của các cơ quan. Tuy nhiên, bên cạnh đó công tác này cũng đang tồn tại những hạn chế, bất cập cần được quan tâm khắc phục để có thể đáp ứng được các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng.
Điều này thể hiện ở những vấn đề như: - Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng trong các cơ quan còn thấp. Việc thực hiện các quy trình xây dựng, thủ tục ban hành còn chồng chéo, chưa thống nhất. - Việc quản lý văn bản đi, đến ở nhiều nơi còn chưa thực hiện theo đúng trình tự. Việc xử, lý, theo dõi, kiểm tra chuyển giao, giải quyết văn bản còn chậm và thủ công.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư còn nhiều hạn chế 6 do cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mới bắt đầu được hình thành và trình độ sử dụng máy tính của cán bộ còn yếu. - Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự đi vào nề nếp. Tình trạng không lập hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được yêu cầu vẫn còn diễn ra khá phổ biến. Việc quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu chưa được thực hiện nghiêm túc dẫn đến tình trạng các hồ sơ tài liệu có giá trị, cần lưu trữ chưa được nộp lưu đúng thời hạn quy định, ở nhiều nơi tài liệu còn ở tình trạng tích đống, phải đầu tư một khoản kinh phí không nhỏ để chỉnh lý, đánh giá, sắp xếp lại tài liệu.
Giải quyết những vấn đề trên thông qua việc chuẩn hoá, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là yêu cầu cấp thiết đối với công tác văn thư để góp phần thúc đẩy, nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là các hoạt động có liên quan đến việc xác định giá trị, thu thập, sắp xếp khoa học, bảo quản an toàn, làm công cụ tra cứu và tổ chức khai thác, sử dụng phục vụ nhu cầu thông tin lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và xã hội. Trong những năm qua, được sự quan tâm chỉ đạo của Chính phủ các Bộ, ngành và Ủy ban nhân dân các cấp tổ chức thực hiện công tác lưu trữ và đã đạt được nhiều thành tích đáng kể. Một số văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ được ban hành đã bước đầu tạo điều kiện đưa hoạt động lưu trữ đi vào nề nếp; tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức cũng như yêu cầu khai thác sử dụng của xã hội.
Tuy nhiên, bên cạnh đó, công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức còn nhiều bất cập chưa theo kịp yêu cầu của quá trình đổi mới nền hành chính nhà nước. Một số cơ quan, tổ chức chưa có sự quan tâm chỉ đạo đúng mức đối với công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, thể hiện ở chỗ chưa bố trí cán bộ đủ năng lực đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ còn nghèo nàn, dẫn đến chưa phát huy được tác dụng của nguồn lực thông tin trong tài liệu lưu trữ trong công cuộc đổi mới nền hành chính nhà nước. Ý nghĩa của công tác văn thư Công tác Văn thư Giúp cho việc giải quýêt công việc của cơ quan được chóng và chính xác, có năng xuất và chất lượng, đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc và chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc của cơ quan được chính xác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích hoạt động của cơ quan. Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìn được bí mật của cơ quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính phục 7 vụ cho công cuộc đổi mới.
Làm tốt công tác này, Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên vật liệu chế tác các trang thiết bị dùng trong quá trình ban hành văn bản. Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan, của các cá nhân, tập thể phục vụ tho hoạt động Thanh tra, kiểm tra. Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực phục vụ cho công tác tra cứu thông tin quá khứ. Cụ thể như sau: - Làm tốt công tác văn thư là cơ sở đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Cơ sở để ra các quyết định quản lý là các thông tin, thông tin càng đầy đủ, chính xác và nắm bắt kịp thời thì hoạt động quản lý càng có hiệu quả. - Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lương công việc, công tác chung của cơ quan. - Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng chống lại tệ quan liêu, tham nhũng, tệ giấy tờ. - Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ. Yêu cầu của công của công tác văn thư. Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư đối với cơ quan, tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc của cơ quan nhanh chóng, đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động của các cơ quan được đầyđủ. Từ đó giúp cho Văn phòng làm nhanh chóng công việc của mình, giúp cho quá trình tham mưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn.
Do đó, công tác Văn thư đòi hỏi những yêu cầu rất chặt chẽ sau: 4. Nhanh chóng Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu nhanh chóng có ý nghĩa quan trọng trong quyết định sự thành công của cơ quan, tổ chức. Nhưng đối với công tác Văn thư thì yêu cầu nhanh chóng được coi như là một nguyên tắc trong hoạt động của cơ quan. Quá trình giải quyết công việc củacơ quan phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của công tác Văn thư, nếu quátrình này diễn ranhanh chóng thì thông tin sẽ đến kịp thời với các đơn vị giải quyết văn bản và nó sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan.
Chính xác Cùng với yêu cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt động Văn thư của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu chính xác cũng không kém phần quan trọng. Nội dung của văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết công việc không trái 8 với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước quy định. Về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của công tác Văn thư phải đảm bảo chính xác từ viêc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đều phải theo những quy định của pháp luật. Bí mật Do xuất phát từ đặc thù của một số lĩnh vực hoạt động nhất định, nên trong hoạt động của mình công tác Văn thư đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bí mật để cho hoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ gìn được bí mật Nhà nước.
Trong quá trình xây dựng văn bản của cơ quan, tổ chức việc giải quyết văn bản, bố trí làm việc của các cán bộ Văn thư của cơ quan phải đảm bảo yêu cầu đã quy định trong bí mật Nhà nước. Giữ gìn bí mật của cơ quan tổ chức là sự thàng công của mỗi cơ quan đó 4. Hiện đại Công tác văn thư liên quan trực tiếp tới hoạt động của cơ quan và hiệu quả của công tác này sẽ làm tăng hiệu quả hoạt động chung cho toàn bộ cơ quan. Do đó, áp dụng công nghệ hiện đại vào công tác văn thư sẽ làm tăng hiệu quả công việc và nâng cao hiệu quả chung của cơ quan.
Yêu cầu hiện đại một mặt là áp dụng các trang thiết bị hiện đại vào công việc, mặt khác là phải tiếp thu các phương pháp công tác văn thư mới để nâng cao hiệu quả hoạt động chung cho cả cơ quan.