BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX- ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Trong công tác quản lý điều hành các cơ quan tổ chức, muốn đạt hiệu quả cao đòi hỏi phải có bộ máy quản trị văn phòng, nhằm giúp việc và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức đó, từ công việc chuẩn bị nhu cầu vật chât kỹ thuật đến công tác tham mưu cho các nhà lãnh đạo. Vì thế đòi hỏi phải có bộ máy quản trị văn phòng, có chuyên môn cao, nhằm quán xuyến các công việc mà văn phòng đảm nhận. Quản trị văn phòng là một môn học bắt buộc đối với công tác văn thư hành chính nói riêng và công tác quản trị nói chung, vì nó giúp cho người học tăng cường kiến thức nghiệp vụ trong công tác văn phòng. Môn học bao gồm các chương: + Chương 1: Nội dung cơ bản của quản trị học. + Chương 2: Quản trị văn phòng. + Chương 3: Đổi mới hiện đại hóa công tác văn phòng. Với thời gian phân bổ cho môn học không nhiều lại bao hàm nhiều kiến thức đề cập đến các lĩnh vực quản trị. Vì thế mà không thể tránh khỏi các thiếu sót khiếm khuyết, rất mong được sự đóng góp ý kiến của tập thể các thầy cô, của bạn đọc và các bạn sinh viên để cuốn giáo trình ngày một hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn ! Ngày 15 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: Trung Xuân Phú MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN.0 LỜI GIỚI THIỆU .1 CHƯƠNG 1: NỘI DUNG CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HỌC . Khái niệm quản trị, quản trị học. Khái niệm quản trị . Quản trị học. Các năng lực quản trị . Chức năng quản trị . Chức năng hoạch định . Chức năng tổ chức . Chức năng quả trị nguồn nhân lực . Chức năng kiểm tra. Nhà quản trị . Khái niệm, vai trò, chức năng nhà quản trị . Các cấp quản trị .32 Câu hỏi ôn tập chương 1 .33 CHƯƠNG 2: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG . Những vấn đề chung về văn phòng . Cơ cấu tổ chức . Nguyên tắc làm việc của Văn phòng . Quản trị văn phòng . Khái niệm quản trị . Chức năng quản trị văn phòng . Nhà quản trị văn phòng . Vai trò của quản trị văn phòng.42 Phần tham khảo .42 Câu hỏi ôn tập chương 2 .46 CHƯƠNG 3: ĐỔI MỚI VÀ HIỆN ĐẠI HOÁ VĂN PHÒNG . Sự ra đời của văn phòng hiện đại . Sự phát triển về khoa học - công nghệ . Sự phát triển quan hệ kinh tế, xã hội trong phạm vi toàn cầu . Sự bùng nổ cuộc cách mạng thông tin . Nội dung đổi mới, hiện đại hoá văn phòng. Trang thiết bị Văn phòng . Người lao đông trong Văn phòng. Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng . Những vấn đề về hiện đại hoá văn phòng ở nước ta hiện nay . Ứng dụng ISO vào quản trị văn phòng . Lợi ích của việc ứng dụng ISO vào quản trị văn phòng . Quy trình ứng dụng.57 Câu hỏi ôn tập chương 3 .60 TÀI LIỆU THAM KHẢO .61 1 GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Mã môn học: MH10 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học: - Vị trí: Quản trị văn phòng là môn học cơ sở nghề, được giảng dạy sau môn Tổ chức bộ máy các cơ quan, tổ chức và dạy trước các môn Tiếng Việt thực hành, môn Kỹ năng giao tiếp; - Tính chất: Quản trị văn phòng là môn học bắt buộc trong ngành văn thư hành chính. - Ý nghĩa và và vai trò của môn học: Trang bị cho học sinh, sinh viên kiến thức về quản trị văn phòng nói riêng và công tác điều hành tổ chức nói chung trong việc quản lí cơ sở vật chất và tham mưu cho lãnh đạo, cơ quan đơn vị. Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: Trình bày được những kiến thức cơ bản về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, lề lối làm việc của văn phòng nói chung và của một số loại hình văn phòng chủ yếu hiện nay ở nước ta. - Về kỹ năng: Trình bày được công tác tổ chức điều hành văn phòng, quản lí công tác văn phòng trong cơ quan. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Thể hiện được tính tự giác, tích cực, cẩn thận, tư duy trong quá trình học tập. Nội dung của môn học: Chương 1: Nội dung cơ bản quản trị học. Chương 2: Quản trị văn phòng’ Chương 3: Đổi mới và hiện đại hóa văn phòng. 2 CHƯƠNG 1: NỘI DUNG CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HỌC Mã chương: MH10.01 Giới thiệu: - Quản trị học trang bị các kiến thức cơ bản về quản trị, các chức năng quản trị như chức năng hoạch định, chức năng tổ chức, chức năng quản trị nhân lực và chức năng kiemr tra. Mối quan hệ giữa các chức năng trong quá trình điều hành công việc nhằm mang lại hiệu quả cao nhất cho công tác quản trị. - Cán bộ quản trị và các cấp quản trị luôn tồn tại song song bởi mỗi cấp quản trị luôn đi cùng với cán bộ quản trị điều hành công việc ở cấp đó, bao gồm quản trị viên cơ sở, quản trị viên trung cấp và quản trị viên cao cấp, điều hành công việc do mình quản lý. Mục tiêu: - Trình bày được kiến thức cơ bản về quản trị học và quản trị nguồn nhân lực trong văn phòng. - Nêu được các cấp quản trị, kỹ năng quản trị và vai trò của nhà quản trị - Thể hiện được tính tự giác, tích cực, cẩn thận, tư duy trong quá trình học tập và nghiên cứu. Nội dung chính: 1. Khái niệm quản trị, quản trị học 1. Khái niệm quản trị Có nhiều định nghĩa về quản trị để chúng ta tham khảo: + Harold Kootz và Cyril O’Donnell: “Quản trị là thiết lập và duy trì một môi trường mà các cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả.” + Robert Albanese: “Quản trị là một quá trình kĩ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức.” + Stonner và Rabbins: “Quản trị là một tiến trình bao gồm các việc hoạch định, tổ chức quản trị con người và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị một cách có hệ thống nhằm hoàn thành mục tiêu của đơn vị đó.” Từ việc tham khảo ta rút ra định nghĩa về quản trị: Quản trị là tiến trình hoàn thành công việc một cách có hiệu quả và hữu hiệu thông qua người khác. Có thể giải thích các thuật ngữ trong định nghĩa quản trị: Tiến trình biểu thị những hoạt động chính của nhà quản trị là hoạch định, tổ chức tổ, lãnh đạo và kiểm tra. Hữu hiệu nghĩa là thực hiện đúng công việc hay nói cách khác là đạt được mục tiêu của tổ chức. Hiệu quả nghĩa là thực hiện công việc một cách đúng đắn và liên quan đến mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra. 3 Khi các nhà quản trị đương đầu với các nguồn lực khan hiếm họ cần phải quan tâm đến việc sử dụng hiệu quả nguồn lực. Vì vậy, quản trị liên quan đến việc đạt được mục tiêu và tối thiểu hóa nguồn lực. Quản trị học Quản trị học là khoa học nghiên cứu, phân tích về công việc quản trị trong các tổ chức; giải thích các hiện tượng quản trị và đề xuất những lí thuyết cùng những kĩ thuật nên áp dụng để giúp nhà quản trị hoàn thành nhiệm vụ. Quản trị học cung cấp các khái niệm cơ bản làm nền tảng cho việc nghiên cứu các môn học về quản trị chức năng như quản trị sản xuất, quản trị tiếp thị, quản trị nhân sự, v.v… Quản trị học cũng là khoa học liên ngành vì nó sử dụng nhiều tri thức của nhiều ngành học khác nhau như kinh tế học, tâm lí học, xã hội học, toán học, v.v… Quản trị học là một khoa học, nhưng sự thực hành quản trị là một nghệ thuật. Nhà quản trị phải hiểu biết lí thuyết quản trị, linh hoạt vận dụng các lí thuyết vào những tình huống cụ thể để có thể quản trị hữu hiệu. Quản trị là một hoạt động khó khăn và phức tạp. * Trước hết là các yếu tố về con người Quản trị suy cho đến cùng là quản trị con người, trong mỗi con người hay nhóm người đều có những đặc điểm tâm – sinh lý khác nhau. Muốn quản trị có hiệu quả thì trước hết phải hiểu về họ; hiểu được họ là điều không dễ, nhưng để thỏa mãn được những nhu cầu của họ lại càng khó khăn và phức tạp hơn nhiều lần, nó luôn luôn là mục đích vươn tới của các nhà quản trị. Tâm lý con người thường hay thay đổi theo sự biến đổi của hiện thực khách quan, do đó làm cho hoạt động quản trị vốn đã khó khăn phức tạp lại càng làm thêm khó khăn và phức tạp. Mặt khác, con người là tổng hoà cho các mối quan hệ xã hội, sống trong một tổ chức, ở đó mỗi người có mối quan hệ nhiều mặt với cộng động mang tính xã hội như: quan hệ chính trị, quan hệ kinh tế, quan hệ bạn bè đồngnghiệp … chúng đan xen vào nhau tạo thành những mối quan hệ phức hợp, tác động thường xuyên và chi phối lẫn nhau. * Các yếu tố môi trường hoạt động của tổ chức Các yếu tố này luôn biến động, cùng một lúc có thể có nhiều yếu tố tác động bất lợi tạo nên những rủi ro thách thức to lớn đối với tổ chức, trong đó có những yếu tố vượt khỏi tầm kiểm soát của các nhà quản trị. Như vậy, quản trị có hiệu quả là một công việc khó khăn và phức tạp nhất trong những công việc khó khăn và phức tạp. Lao động quản trị là lao động sáng tạo Khác với lao động thông thường, lao động quản trị chủ yếu là lao động bằng trí lực.
Giáo trình Quản trị Văn phòng Nghề Văn thư Hành chính Trung cấp tại Trường Cao đẳng Cơ điện Xây ...
Giáo trình quản trị văn phòng nghề văn thư hành chính trung cấp cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết cho sinh viên tại trường cao đẳng cơ điện xây dựng Việt Xô.
Trường đại học
Trường Cao Đẳng Cơ Điện Xây Dựng Việt XôChuyên ngành
Văn Thư Hành ChínhNgười đăng
Ẩn danhThể loại
Giáo TrìnhPhí lưu trữ
30 PointMục lục chi tiết
THÔNG TIN CHI TIẾT
Tác giả: Trung Xuân Phú
Trường học: Trường Cao Đẳng Cơ Điện Xây Dựng Việt Xô
Chuyên ngành: Văn Thư Hành Chính
Đề tài: Giáo Trình Quản Trị Văn Phòng
Loại tài liệu: Giáo Trình
Năm xuất bản: 2019
Địa điểm: Ninh Bình
Trích đoạn nội dung tài liệu
Nội dung được bảo vệ bản quyền — Tải xuống đầy đủ