CHƯƠNG 1: NỘI DUNG CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HỌC Mã chương: MH10.01 Giới thiệu: - Quản trị học trang bị các kiến thức cơ bản về quản trị, các chức năng quản trị như chức năng hoạch định, chức năng tổ chức, chức năng quản trị nhân lực và chức năng kiemr tra. Mối quan hệ giữa các chức năng trong quá trình điều hành công việc nhằm mang lại hiệu quả cao nhất cho công tác quản trị. - Cán bộ quản trị và các cấp quản trị luôn tồn tại song song bởi mỗi cấp quản trị luôn đi cùng với cán bộ quản trị điều hành công việc ở cấp đó, bao gồm quản trị viên cơ sở, quản trị viên trung cấp và quản trị viên cao cấp, điều hành công việc do mình quản lý. Mục tiêu: - Trình bày được kiến thức cơ bản về quản trị học và quản trị nguồn nhân lực trong văn phòng.
- Nêu được các cấp quản trị, kỹ năng quản trị và vai trò của nhà quản trị - Thể hiện được tính tự giác, tích cực, cẩn thận, tư duy trong quá trình học tập và nghiên cứu. Nội dung chính: 1. Khái niệm quản trị, quản trị học 1. Khái niệm quản trị Có nhiều định nghĩa về quản trị để chúng ta tham khảo: + Harold Kootz và Cyril O’Donnell: “Quản trị là thiết lập và duy trì một môi trường mà các cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả.” + Robert Albanese: “Quản trị là một quá trình kĩ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức.” + Stonner và Rabbins: “Quản trị là một tiến trình bao gồm các việc hoạch định, tổ chức quản trị con người và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị một cách có hệ thống nhằm hoàn thành mục tiêu của đơn vị đó.” Từ việc tham khảo ta rút ra định nghĩa về quản trị: Quản trị là tiến trình hoàn thành công việc một cách có hiệu quả và hữu hiệu thông qua người khác.
Có thể giải thích các thuật ngữ trong định nghĩa quản trị: Tiến trình biểu thị những hoạt động chính của nhà quản trị là hoạch định, tổ chức tổ, lãnh đạo và kiểm tra. Hữu hiệu nghĩa là thực hiện đúng công việc hay nói cách khác là đạt được mục tiêu của tổ chức. Hiệu quả nghĩa là thực hiện công việc một cách đúng đắn và liên quan đến mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra. 3 Khi các nhà quản trị đương đầu với các nguồn lực khan hiếm họ cần phải quan tâm đến việc sử dụng hiệu quả nguồn lực.
Vì vậy, quản trị liên quan đến việc đạt được mục tiêu và tối thiểu hóa nguồn lực. Quản trị học Quản trị học là khoa học nghiên cứu, phân tích về công việc quản trị trong các tổ chức; giải thích các hiện tượng quản trị và đề xuất những lí thuyết cùng những kĩ thuật nên áp dụng để giúp nhà quản trị hoàn thành nhiệm vụ. Quản trị học cung cấp các khái niệm cơ bản làm nền tảng cho việc nghiên cứu các môn học về quản trị chức năng như quản trị sản xuất, quản trị tiếp thị, quản trị nhân sự, v.v… Quản trị học cũng là khoa học liên ngành vì nó sử dụng nhiều tri thức của nhiều ngành học khác nhau như kinh tế học, tâm lí học, xã hội học, toán học, v.v… Quản trị học là một khoa học, nhưng sự thực hành quản trị là một nghệ thuật. Nhà quản trị phải hiểu biết lí thuyết quản trị, linh hoạt vận dụng các lí thuyết vào những tình huống cụ thể để có thể quản trị hữu hiệu.
Quản trị là một hoạt động khó khăn và phức tạp. * Trước hết là các yếu tố về con người Quản trị suy cho đến cùng là quản trị con người, trong mỗi con người hay nhóm người đều có những đặc điểm tâm – sinh lý khác nhau. Muốn quản trị có hiệu quả thì trước hết phải hiểu về họ; hiểu được họ là điều không dễ, nhưng để thỏa mãn được những nhu cầu của họ lại càng khó khăn và phức tạp hơn nhiều lần, nó luôn luôn là mục đích vươn tới của các nhà quản trị. Tâm lý con người thường hay thay đổi theo sự biến đổi của hiện thực khách quan, do đó làm cho hoạt động quản trị vốn đã khó khăn phức tạp lại càng làm thêm khó khăn và phức tạp.
Mặt khác, con người là tổng hoà cho các mối quan hệ xã hội, sống trong một tổ chức, ở đó mỗi người có mối quan hệ nhiều mặt với cộng động mang tính xã hội như: quan hệ chính trị, quan hệ kinh tế, quan hệ bạn bè đồngnghiệp … chúng đan xen vào nhau tạo thành những mối quan hệ phức hợp, tác động thường xuyên và chi phối lẫn nhau. * Các yếu tố môi trường hoạt động của tổ chức Các yếu tố này luôn biến động, cùng một lúc có thể có nhiều yếu tố tác động bất lợi tạo nên những rủi ro thách thức to lớn đối với tổ chức, trong đó có những yếu tố vượt khỏi tầm kiểm soát của các nhà quản trị. Như vậy, quản trị có hiệu quả là một công việc khó khăn và phức tạp nhất trong những công việc khó khăn và phức tạp. Lao động quản trị là lao động sáng tạo Khác với lao động thông thường, lao động quản trị chủ yếu là lao động bằng trí lực.
Sản phẩm của lao động quản trị trước hết là các quyết định của nhà quản trị, trong bất cứ một quyết định quản trị nào cũng chứa đựng một hàm lượng khoa học nhất định. Sự phù hợp trong các tình huống, trong từng giai đoạn khác nhau của các quyết định quản trị làm 4 cho nó mang tính khả thi, tất yếu, các sản phẩm đó phải bằng sự lao động sáng tạo. Quản trị vừa là khoa học vừa là một nghệ thuật Bởi quản trị không những đòi hỏi phải hoàn thành các mục tiêu đã đề ra mà phải hoàn thành chung với hiệu quả cao nhất. * Tính khoa học của quản trị thể hiện: + Thứ nhất, quản trị phải đảm bảo phù hợp với sự vận động của các quy luật khách quan.
Điều đó, đòi hỏi việc quản trị phải dựa trên sự hiểu biết sâu sắc các quy luật chung và riêng của tự nhiên và xã hội. + Thứ hai, trên cơ sở am hiểu các quy luật khách quan mà vận dụng tốt nhất các thành tựu khoa học. Trước hết là triết học, kinh tế học, tâm lý học, xã hội học, toán học, tin học, điều khiển học, công nghệ học … Cùng với những kinh nghiệm trong thực tế vào thực hành quản trị. + Thứ ba, quản trị phải đảm bảo phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của mỗi tổ chức trong từng giai đoạn cụ thể.
Điều đó, đòi hỏi các nhà quản trị vừa kiên trì các nguyên tắc vừa phải vận dụng một cách linh hoạt các phương pháp, hình thức và các kỹ năng quản trị phù hợp cho từng điều kiện hoàn cảnh nhất định. * Tính nghệ thuật quản trị thể hiện: Kỹ năng, kỹ xảo, bí quyết, cái ‘’mẹo’’ của quản trị. Nếu khoa học là sự hiểu biết kiến thức có hệ thống, thì nghệ thuật là sự tinh lọc kiến thức để vận dụng cho phù hợp trong từng lĩnh vực, trong từng tình huống. Sau đây là những ví dụ về nghệ thuật ở một số lĩnh vực cụ thể: + Nghệ thuật dùng người: Nói về thuật dùng người, Khổng Tử đã có dạy: “ Dụng nhân như dụng mộc”.
Mỗi con người đều có những ưu – nhược điểm khác nhau, nếu biết sử dụng thì người nào cũng đều có ích, họ sẽ cống hiến nhiều nhất cho xã hội, cho cộng đồng mà họ đang sinh sống. Điều đó, đòi hỏi nhà quản trị phải am hiểu các đặc điểm tâm lý của từng người, nên sử dụng học vào việc gì, ờ đâu là phù hợp nhất. Có như vậy, mỗi cá nhân mới có điều kiện, cơ hội phát huy hết khả năng của mình, cống hiến nhiều nhất cho tập thể. + Nghệ thuật giáo dục con người.
Để giáo dục con người, thông thường người ta sử dụng các hình thức: khen, chê, thuyết phục, tự phê bình và phê bình, khen thưởng và kỷ luật … Nhưng không phải lúc nào cũng có tác dụng tích cực.Với ai, nên áp dụng hình thức nào, biện pháp gì, mức độ cao hay thấp, và nó được tiến hành trong không gian và thời gian nào ? đều là những vấn đề mang tính nghệ thuật. Bởi mỗi quyết định khác nhau sẽ cho ra các kết quả không giống nhau. Sự không phù hợp chẳng những không giúp cho con người ta phát triển theo chiều hương tích cực mà trái lại sẽ làm tăng thêm tính tiêu cực trong tư tưởng lẫn hành vi của họ. + Nghệ thuật ứng xử trong giao tiếp: Được thể hiện trong quá trình giao tiếp.
Sự lựa chọn lời nói, cách nói và thái độ phù hợp với người nghe là nghệ thuật ứng xử trong giao tiếp. 5 Ca dao Việt Nam có câu: ‘’ Lờinói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau ‘’ đó là tư tưởng cơ bản của thuật lựa lời trong giao tiếp. Cách nói thẳng, nói tình thái, nói gợi ý, nói triết lý, nói hiển ngôn, nói hàm ngôn là những cách nói cần lựa chọn cho phù hợp với từng trình độ, tâm lý của người nghe. Thái độ tôn trọng, thành ý, khiêm tốn, vui vẽ, hoà nhã, tự tin, điềm đạm, linh hoạt … ứng xử là nghệ thuật giao tiếp không thể thiếu trong quá trình giao tiếp.
Tóm lại: khoa học chỉ tồn tại trong lý thuyết còn nghệ thuật hiện diện trong thực tế.Hay nói cách khác, nghệ thuật xuất hiện trong qúa trình vận dụng các khoa học đó vàothực tiễn. Các năng lực quản trị Năng lực là sự tổng hoà của kiến thức, kĩ năng, hành vi và thái độ của mỗi con người góp phần tạo nên tính hiệu quả trong công việc. Năng lực quản trị là tập hợp các kiến thức, kĩ năng, hành vi và thái độ mà một quản trị viên cần có để tạo ra hiệu quả trong các hoạt động quản trị khác nhau ở các tổ chức khác nhau. 6 năng lực quản trị chủ yếu: a.
Năng lực truyền thông Năng lực truyền thông là khả năng truyền đạt và trao đổi một cách hiệu quả thông tin làm sao để mình và người khác có thể hiểu rõ. Bao gồm các khía cạnh: + Truyền thông không chính thức: - Khuyến khích truyền thông 2 chiều thông qua đặt câu hỏi để có thông tin phản hồi, lắng nghe và thiết lập những cuộc trò chuyện thân mật. - Hiểu được tình cảm của người khác. - Thiết lập mối quan hệ cá nhân mạnh mẽ với mọi người.