mở đầu bài nói chuyện tại lễ tốt nghiệp khóa V, Trường Huấn luyện cán bộ Việt Nam, Chủ tịch Hồ Chí Minh thẳng thắn góp ý: “Trong giấy mời tới đây nói 8 giờ bắt đầu, bây giờ là 8 giờ 10 phút rồi mà nhiều người vẫn chưa đến. Tôi khuyên anh em phải làm việc cho đúng giờ, vì thời gian quý báu lắm”. Một lần khác, Bác và đồng bào phải đợi một đồng chí cán bộ đến để bắt đầu cuộc họp. Bác hỏi: "Chú đến muộn mấy phút?".
- Thưa Bác, chậm mất 10 phút ạ! - Chú tính thế không đúng, 10 phút của chú phải nhân với 500 người đợi ở đây. Năm 1953, Bác quyết định đến thăm lớp chỉnh huấn của anh em trí thức, lúc đó đang bước vào cuộc đấu tranh tư tưởng gay go. Sắp đến giờ lên đường bỗng trời đổ mưa xối xả. Các đồng chí làm việc bên cạnh Bác đề nghị cho hoãn đến một buổi khác.
Có đồng chí còn đề nghị tập trung lớp học ở một địa điểm gần nơi ở của Bác. Nhưng Bác không đồng ý: Đã hẹn thì phải đến, đến cho đúng giờ, đợi trời tạnh thì đến bao giờ? Thà chỉ mình Bác và vài chú nữa chịu ướt còn hơn để cả lớp phải chờ uổng công! Thế là Bác lên đường đến thăm lớp chỉnh huấn đúng lịch trình trong tiếng reo hò sung sướng của các học viên. Bác Hồ của chúng ta quý thời gian của mình bao nhiêu thì cũng quý thời gian của người khác bấy nhiêu. Chính vì vậy, trong suốt cuộc đời Bác không để bất cứ 23 ai đợi mình.
Nguồn: Đoàn Huyền Trang, 2018 Trong cuốn sách này chúng tôi xác định, "thời gian" là một phạm trù đặc biệt có các đặc tính: Là một tài sản vô giá của con ngƣời; Từ chối tuân theo quy luật cung - cầu theo nghĩa là khi cầu tăng, cung sẽ tăng theo để đáp ứng; Không thể mƣợn, mua bán hay trao đổi trực tiếp (tiền bạc có thể mua đƣợc một chiếc đồng hồ để đo thời gian, nhƣng không thể mua đƣợc thời gian).; Thời gian là một hằng số, bất kể ai không phân biệt địa vị, giới tính, nghề nghiệp, tôn giáo, tuổi tác. cũng có một quỹ thời gian mỗi ngày là nhƣ nhau 86.400 giây, không bao giờ ngừng lại, không thể đƣợc điều chỉnh nhƣng mỗi ngƣời lại có cách thức sử dụng thời gian khác nhau để đạt đƣợc mục tiêu hay kết quả mong muốn. Mặc dù cùng sở hữu 24 giờ một ngày, nhƣng có những ngƣời dƣờng nhƣ có đủ thời gian để làm mọi thứ nhƣng số khác thì luôn ƣớc rằng có thêm thời gian để giải quyết mọi công việc; có những ngƣời thời gian chủ yếu dành cho công việc vì thế có thể thành công ở văn phòng nhƣng lại thất bại trong việc gia đình. Điều làm nên sự khác biệt đó chính là do cách thức quản trị việc sử dụng thời gian của mỗi ngƣời là khác nhau, khi thời gian đƣợc sắp xếp khoa học giúp tăng hiệu suất, chất lƣợng công việc và giảm thiểu căng thẳng về mặt tinh thần và ngƣợc lại.
Quản trị thời gian là cách gọi ngắn gọn của Quản trị cách thức sử dụng thời gian. Theo đó, khái niệm về quản trị thời gian đƣợc xác định nhƣ sau: Quản trị thời gian là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát và cải tiến một cách có ý thức việc sử dụng thời gian trong một công việc cụ thể để đạt hiệu suất. Với khái niệm nêu trên, những điểm tập trung luận giải bao gồm: Một là, quản trị thời gian là quá trình bao gồm các hoạt động gắn với lập kế hoạch sử dụng thời gian, tổ chức thực hiện sử dụng thời gian, kiểm tra sử dụng thời gian, cải tiến sử dụng thời gian để khắc phục sự cố hay sự lãng phí thời gian. Đây chính là chu trình PDCA- Chu trình cải 24 tiến liên tục đƣợc tiến sĩ Deming giới thiệu cho ngƣời Nhật trong những năm 1950.
Nội dung các giai đoạn của chu trình PDCA gắn với thời gian này có thể tóm tắt là: Plan - Lập kế hoạch sử dụng thời gian, với các hoạt động: Xác định mục tiêu, xem xét những công việc chúng ta phải làm, chúng ta muốn làm; phạm vi, thời lƣợng mà chúng ta sẽ phải bỏ ra để hoàn thành các công việc đó theo đơn vị thời gian ngày, tuần, tháng hay theo dự án, theo chiến lƣợc hay trong cuộc đời. Do - Tổ chức sử dụng thời gian hay chính là triển khai kế hoạch sử dụng thời gian vào thực hiện. Nội dung này triển khai là sự kết hợp các công cụ, kỹ thuật, kỹ năng và phƣơng pháp. phân bổ và sử dụng thời gian khi chinh phục mục tiêu thông qua việc thực hiện công việc cụ thể theo thứ tự ƣu tiên.
Check - Kiểm soát năng lực sử dụng thời gian và kiểm tra lại kế hoạch, kết quả thực hiện kế hoạch sử dụng thời gian. Nỗ lực này nhằm mục đích tìm ra những bất cập hay những biểu hiện lãng phí trong sử dụng thời gian cho công việc và nguyên nhân của sự lãng phí đó. Act - Tiến hành cải tiến, đƣợc triển khai thông qua các biện pháp để giải quyết hay khắc phục hiện tƣợng lãng phí trong sử dụng thời gian bắt nguồn từ nguyên nhân gốc rễ, căn bản hƣớng tới sự cân bằng trong công việc và cuộc sống cá nhân. Hai là, quản trị thời gian đƣợc thực hiện một cách có ý thức hay nói cách khác quá trình quản trị thời gian tiếp cận theo chu trình Deming là sự cải tiến liên tục và không ngừng nghỉ đối với ngƣời chủ thời gian - nhà quản trị thời gian.
Quá trình này song hành cùng những quyết định sáng suốt của mỗi ngƣời về cách thức sử dụng thời gian. Quỹ thời gian của mỗi ngƣời là nhƣ nhau, nhƣng nếu nhìn từ góc độ ý thức của mỗi ngƣời thì khả năng tích trữ và độ dài của thời gian ở mỗi ngƣời là hoàn toàn khác nhau. Với mỗi ngƣời việc phân bổ quỹ thời gian đó thành bao nhiêu phần cho công việc, sức khỏe, gia đình, sở thích., mỗi phần có trọng số ra sao trong quỹ thời gian hữu hạn lại tùy thuộc vào quan điểm 25 và ý chí của nhà quản trị thời gian và thành hay bại cũng từ quyết định đó mà ra. Kiểm soát cách sử dụng thời gian để đảm bảo việc tận dụng thời gian trong mọi hoàn cảnh, cách thức sử dụng thời gian cho công việc đƣợc trau dồi, đòi hỏi tính kiên nhẫn để thiết lập, thử nghiệm, thất bại, điều chỉnh, thực hiện và cứ thế lặp lại nhiều lần những thói quen tốt, rồi thói quen đó lại tùy biến tùy theo hoàn cảnh và mỗi giai đoạn cuộc đời.
Mỗi ngƣời sẽ phải dùng cái đầu của mình, cùng sự chủ động, ý chí, kiên trì để chinh phục đƣợc mục tiêu và hoàn thành công việc với thời gian hao phí tiết kiệm nhất. Ba là, mục đích hƣớng tới của quản trị thời gian là hiệu suất hành động. Mục tiêu của quản trị thời gian là sử dụng thời gian hữu ích và tránh lãng phí, nhƣng mục đích của quản trị thời gian lại mang tính tổng quát, rộng lớn hơn đó là đạt đƣợc kết quả cao nhất trong quỹ thời gian hữu hạn. Nhƣ đã nêu ở trên, thời gian là sản phẩm của quá trình nhận thức, thời gian là thứ không thể nhìn thấy, không thể cầm, nắm nên xét về bản chất thời gian không thể đƣợc quản lý.
Quản trị thời gian thực hiện thông qua việc phân bổ và điều phối quỹ thời gian của mỗi ngƣời cho tất cả các công việc cần làm, nên làm, muốn làm, các công việc đƣợc chia thành việc quan trọng/khẩn cấp để có đƣợc kết quả hài hòa nhất. Quản trị thời gian là "siêu" hoạt động quản trị với mục tiêu tối đa hóa tổng lợi ích của một tổ hợp các hành động khác nhau trong điều kiện biên là giới hạn về mặt thời gian. Hiệu suất hành động đƣợc phản ánh kết quả đạt nhiều nhất trong một quỹ thời gian xác định. Tổ hợp các hành động ở đây là tất cả các hành động thành phần khi thực hiện công việc.
Một vài ví dụ sau đƣợc nêu ra để làm rõ: Công việc 1 là "Tổ chức cuộc họp" bao gồm các hành động xác định nội dung cuộc họp, đối tƣợng tham dự cuộc họp, thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp, chuẩn bị tài liệu cuộc họp, điều hành cuộc họp, ghi biên bản cuộc họp, tổng hợp và ban hành kết luận cuộc họp, theo dõi việc thực hiện kết luận cuộc họp.; 26 Công việc 2 là "Làm việc nhóm trong học tập của sinh viên" bao gồm các hành động xác định mục tiêu nhóm, phân công nhiệm vụ các thành viên, xác lập cơ chế liên lạc và phối hợp; lựa chọn chủ đề, đối tƣợng, khách thể thảo luận; xây dựng đề cƣơng; thu thập thông tin; phân tích dữ liệu; viết nội dung thảo luận; trình bày nội dung thảo luận phiên bản slide; thuyết trình bài thảo luận; tiếp nhận và trả lời phản biện; kiểm soát các thành viên tham gia nhóm thảo luận.; Công việc 3 là "Chăm sóc gia đình" bao gồm các hành động kết thúc nhiệm sở khi hết giờ làm việc, cùng các thành viên chuẩn bị và ăn bữa tối, cùng tham gia hoạt động giải trí, quan tâm đến các thành viên khác trong gia đình. Mỗi hành động thành phần này là một mắt xích của công việc, hiệu suất thực hiện công việc 1 hay 2 hay 3 chỉ có thể đạt đƣợc khi và chỉ khi từng hoạt động trong đó đƣợc thực hiện với kết quả tốt, thời lƣợng tiêu hao phù hợp. Thực tế, mỗi ngƣời thƣờng có các mục tiêu khác nhau (đƣợc cụ thể hóa thành công việc) trong những giai đoạn khác nhau trong cuộc đời. Mục đích của quản trị thời gian không phải chỉ là đạt hiệu suất cao ở mỗi công việc mà phải là tối đa hóa tổng lợi ích từ tất cả công việc trong mối quan hệ với thời gian tiêu hao.
Nhƣ vậy, quản trị thời gian không phải là việc cân, đo, đong, đếm thời gian của mỗi ngƣời trong một ngày/tuần/tháng/năm/dự án/chiến lƣợc/cuộc đời mà là quá trình phối hợp các hoạt động trong công việc một cách khoa học, hài hòa để mỗi ngƣời đạt đƣợc sự cân bằng trong công việc và cuộc sống. Quy trình quản trị thời gian tạo thành vòng quay, trong vòng quay đó mục tiêu, cách thức sử dụng thời gian đƣợc cải tiến liên tục với chủ đích kỳ vọng là mang lại hiệu suất công việc và cuộc sống ngày càng tốt hơn và đó là một góc nhìn của Hạnh phúc.