chương 1 để người đọc tiện theo dõi. Khách mời tham gia sự kiện là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng chính mà mục tiêu sự kiện muốn tác động đến. Vì vậy, khách mời tham gia sự kiện là một trong các yếu tố cần tính tới khi lập chương trình, kế hoạch và nội dung tổ chức sự kiện. Khách mời tham gia sự kiện có thể miễn phí, nhưng cũng có trường hợp phải trả những khoản phí nhất định để đổi lại họ sẽ nhận được những giá trị nhất định về tinh thần hoặc vật chất.
Phân loại khách mời Theo kế hoạch tổ chức sự kiện có thể chia thành: - Khách mời chính thức - Khách mời dự bị Theo vị trí, vai trò hiện tại của khách có thể chia thành: - Khách mời là nhân vật quan trọng (khách VIP- Very important person, nhân vật quan trọng như: các quan chức chỉnh phủ hoặc, lãnh đạo của các đối 89 tác trong công việc, lãnh đạo các doanh nghiệp lớn, nhân vật có vị trí, tầm ảnh hưởng lớn trong xã hội…) - Khách mời ở các cơ quan truyền thông (như nhà báo, phóng viên, quay phim…) - Khách mời là khách hàng - Khách mời là các nhà cung ứng 4. Các công việc chuẩn bị có liên quan đến khách mời - Lập danh sách khách mời (guest list) - Chuẩn bị và gửi giấy mời cho khách - Kiểm tra, xác nhận (confirm) các thông tin có liên quan đến khách mời - Chuẩn bị các điều kiện để phục vụ khách mời 4. Lập danh sách khách mời Danh sách khách mời (invited guest list) với số lượng khách mời dự tính tham gia sự kiện sẽ là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến việc lựa chọn địa điểm, lập kế hoạch, lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện. Ngược lại điều kiện về địa điểm, ngân sách cho tổ chức sự kiện cũng sẽ quyết định số lượng khách mời.
Do đó tùy theo điều kiện cụ thể có thể lập danh sách khách mời theo hai hướng sau: - Căn cứ vào mục tiêu của sự kiện, lập danh sách khách mời (thường là do chủ đầu tư sự kiện quyết định). Từ đó mới tính đến việc tìm địa điểm, và xây dựng ngân sách dự toán phù hợp. - Trong trường hợp dự toán đã được quyết định, hoặc chủ đầu tư sự kiện đã quyết định về địa điểm tổ chức sự kiện, việc lập danh sách cần phải căn cứ vào các nội dung đã được quyết định nói trên. Nhà tổ chức sự kiện, sẽ phải thống nhất về số lượng cũng như danh sách khách mời với nhà đầu tư sự kiện.
Trên cơ sở đó nhà tổ chức sự kiện có căn cứ để thực hiện các nội dung trong việc lập danh sách khách mời. Quy trình chung lập danh sách khách mời Bước 1: Thống nhất về số lượng và cơ cấu khách mời với nhà đầu tư sự kiện Bước 2: Lập các loại danh sách khách mời Tương ứng như cách phân loại khách mời (đã đề cập nói trên), cần phải lập các loại danh sách khách mời như: 90 - Danh sách khách VIP - Danh sách khách mời chính thức: là những khách mời mà ban tổ chức sự kiện muốn và ưu tiên cho sự có mặt của họ trong sự kiện. - Danh sách khách mời dự bị: gồm những người có thể thay thế cho những người trong danh sách khách mời chính thức khi họ không thể tham gia sự kiện. - Danh sách khách mời là cơ quan truyền thông.
Trong danh sách khách mời khi mới lập ra thường chỉ cần các thông tin cơ bản như: Họ tên của khách mời, Chức danh/ đơn vị công tác, Địa chỉ, Số điện thoại (Email, fax, webside, để liên lạc), những điểm cần chú ý… Có thể thiết kế một danh sách khách mời đơn giản theo mẫu sau. Mẫu danh sách khách mời -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN & DU LỊCH ETV Số: 234/TB DANH SÁCH KHÁCH MỜI (Danh sách khách VIP) Sự kiện:………………… Chủ đầu tư sự kiện: …………. Ngày thực hiện: ……………. Số lượng khách mời trong danh sách: … STT Họ và tên khách mời Địa chỉ Nghề Số điện … Ghi chú nghiệp thoại Các thông tin bổ sung ngoài danh sách: ……………………….
Người lập danh sách: ……………………. Người kiểm tra danh sách: …………………. Người lập danh sách Hà Nội, ngày…. Quản lý sự kiện -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 91 Bước 3: Kiểm tra danh sách khách mời.
Đối với các sự kiện quan trọng nên có bước kiểm tra danh sách khách mời để tránh trùng lặp, bỏ sót thông tin và đặc biệt là các khách mời cần thiết. Bước 4: Khẳng định danh sách khách mời. Trong một số trường hợp, nhà tổ chức sự kiện có thể đề nghị nhà đầu tư sự kiện khẳng định lại lần cuối danh sách khách mời. Một số điểm cần chú ý - Danh sách khách mời nên được soạn trên Microsoft Excel không nên soạn trên Microsoft Word vì còn cần sử dụng một số công cụ của Excel (như công cụ tìm kiếm, lọc…) mặt khác việc bổ sung thêm thông tin (như thêm cột, thêm dòng…cũng thuận tiện hơn) - Ngoài ra, nếu soạn trên Microsoft Excel danh sách khách mời còn có thể sử dụng để bổ sung trở thành một file hồ sơ khách mời.
- Đối với danh sách khách mời mà họ tên là người Việt Nam, cột Họ và tên khách mời nên được tách thành 2 cột, một cột cho họ và một cột cho tên (tuy nhiên khi in ra vẫn thành 1 cột – vì sẽ không có dòng kẻ ở giữa). Việc tách cột giúp cho việc lọc theo tên, sắp xếp khách theo tên (nếu cần) sẽ thuận tiện hơn. Hơn nữa về mặt hình thức sẽ đẹp và rõ ràng hơn. - Tùy theo yêu cầu cụ thể danh sách khách mời cần được thiết kế với các nội dung cần thiết cho phù hợp với yêu cầu tổ chức sự kiện.
- Thời hạn hoàn tất danh sách khách mời dự kiến ban đầu đối với các sự kiện quan trọng thường từ 6 đến 7 tuần trước khi diễn ra sự kiện (theo hướng dẫn ở các nước phát triển). Sau khi nhận xác nhận của khách mời, các danh sách cần điều chỉnh lại và đây sẽ là cơ sở để chuẩn bị các yếu tố liên quan đến khách mời. Tuy nhiên, trong thực tế và đối với các sự kiện không quan trọng, danh sách khách mời có thể gần hơn với thời điểm tổ chức sự kiện, nhưng nó cần phải đảm bảo cho ban tổ chức chủ động trong việc tiến hành các công việc khác có liên quan. Ở Việt Nam, nếu mời khách trước khi sự kiện diễn ra quá sớm, khách có thể quên lãng, hoặc không chú ý, không nhớ chính xác thời điểm diễn ra sự kiện (khác với người Âu, Mỹ họ có thói quen ghi và nhắc việc rất chính xác và khoa học).
Vì vậy trước khi sự kiện diễn ra trong khoảng từ 3 cho đến 10 ngày (tùy theo mức độ quan trọng của sự kiện), nhân viên phụ trách về khách mời trong tổ chức sự kiện nên thông báo lại cho khách.3 Hồ sơ khách mời Hồ sơ khách mời là một tập hồ sơ lưu trữ các thông tin cơ bản về khách mời nhằm giúp nhà tổ chức sự kiện đón tiếp và đáp ứng các nhu cầu của khách một cách hiệu quả nhất. Hồ sơ khách mời có thể được lập theo 2 cách: - Hồ sơ khách mời theo dạng bảng: Đối với trường hợp, lượng thông tin cần thiết về khách không quá nhiều, hồ sơ khách mời có thể được trình bày tương tự như danh sách khách mời, nhưng bổ sung thêm các thông tin khác về khách (độ tuổi, ngôn ngữ sử dụng, người đi cùng, lái xe, phương tiện vận chuyển, các dịch vụ khách được hưởng, vé vào cửa, các yêu cầu đặc biệt, những điểm cần lưu ý…). Trong trường hợp này từ danh sách khách mời, bổ sung thêm các cột thông tin cần thiết sẽ trở thành một hồ sơ khách mời. - Hồ sơ khách mời theo dạng file: Mỗi khách mời, được thiết kế thành một file riêng (thường thì ghi thông tin trên 1 trang giấy là đủ).
Có thể tham khảo một mẫu hồ sơ khách mời sau: Hộp 4. Một mẫu về hồ sơ khách mời CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN & DU LỊCH ETV TÊN SỰ KIỆN Số:…. HỒ SƠ KHÁCH MỜI Sự kiện:………………… Ngày thực hiện: ……………. Nhân viên chịu trách nhiệm chăm sóc khách mời: …………….
Họ và tên khách mời: ……. Mã số (nếu có): Địa chỉ/ số điện thoại (email, fax…) liên hệ I. Các thông tin cá nhân của khách: - Độ tuổi: - Nghề nghiệp - Cơ quan công tác - Địa chỉ - Sở thích II. Các thông tin để phục vụ khách 93 - Ngôn ngữ thông dụng của khách (ngôn ngữ thông dụng, các ngôn ngữ mà khách có thể hiểu được, thông tin này được sử dụng khi cần thông dịch, hướng dẫn…) - Vận chuyển: (ghi rõ phương tiện vận chuyển của khách, khách đi xe riêng hay xe của nhà tổ chức.
Nếu xe của nhà tổ chức thì ghi rõ loại xe, hay vé của các phương tiện vận chuyển công cộng, hình thức chi trả của nhà tổ chức với các loại phương tiện vận chuyển…) - Khách mời cá nhân/ khách đi theo nhóm (ghi rõ nếu khách đi theo nhóm, có vợ/ chồng, trẻ em đi cùng hay không? Nếu có người đi kèm, thì đối tượng nào, dịch vụ nào sẽ được ban tổ chức trả phí và khoản nào thì khách phải tự chi trả. Ví dụ: miễn phí ăn uống, tự túc khách sạn với lái xe riêng chẳng hạn…) - Hình thức tham dự: theo tư cách cá nhân, hay đại diện của một tổ chức nào đó… - Các thông tin về các dịch vụ khác (như lưu trú, ăn uống, tham quan, giải trí…) III. Những điểm cần chú ý và yêu cầu đặc biệt - Khách đặc biệt (khách VIP, người tàn tật,…) - Các yêu cầu đặc biệt của khách… Hộp 4. Những chú ý khi khách mời tham gia sự kiện là nhân vật cao cấp Trong trường hợp nếu quan chức cao cấp trong chính phủ được mời đến tham dự một sự kiện ở bên ngoài, Nếu bạn là người tổ chức sự kiện, bạn cần xem xét tất cả yếu tố liên quan đến việc tham dự của quan chức đó, kể cả giấy mời và tài liệu gửi báo chí trong đó nói đến việc tham dự của nhân vật đó.
Nhân viên của bạn luôn phải có mặt tại nơi tổ chức trước khi sự kiện bắt đầu. Nhờ đó, họ có thể hỗ trợ thay mặt bạn và tìm hiểu xem có thay đổi nào về chương trình không và thông báo cho quan chức chính phủ. Nếu không làm việc này, bạn sẽ không thể kiểm soát được việc tham dự của quan chức chính phủ.