CHƯƠNG 1 KHÁI LUẬN VỀ QUẢN TRỊ Sau khi đọc xong chương này, người đọc có thể nắm được những nội dung chủ yếu của quản trị một tổ chức, cụ thể là: - Khái niệm và các đặc điểm cơ bản của tổ chức. - Khái niệm và bản chất quản trị, hiểu được vì sao quản trị là một khoa học, một nghệ thuật và là một nghề, hiểu được thế nào là nhà quản trị, người thừa hành. - Các chức năng cơ bản của quản trị một tổ chức cũng như vai trò, mối quan hệ giữa các chức năng của quản trị. - Các lý thuyết quản trị và sự phát triển của các tư tưởng quản trị.
- Các yếu tố môi trường quản trị và tác động của môi trường quản trị tới hoạt động quản trị. - Tính tất yếu của quản trị sự thay đổi, nội dung và cách thức quản trị sự thay đổi của tổ chức. Nghiên cứu lý luận và thực tiễn về quản trị một tổ chức cho thấy: (i) Hoạt động quản trị ra đời từ rất lâu trước sự ra đời của các lý thuyết/ tư tưởng quản trị, nó được minh chứng bằng việc con người đã hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động xây dựng kim tự tháp, cách quản lý của người Trung Hoa cổ. ở giai đoạn nhiều ngàn năm trước công nguyên.
Song về cơ bản quản trị thì không thay đổi chỉ có khả năng và cách thức giải quyết các vấn đề của quản trị thì thay đổi đúng như Peter F. Drucker (1993) nhận định: “Những vấn đề cơ bản của quản lý không thay đổi nhưng điều kiện bên trong và bên ngoài 9 thì thay đổi do vậy những khả năng giải quyết vấn đề phải được thay đổi”. (ii) Quản trị là sự phối hợp và kết hợp các hoạt động trong một tổ chức và hoạt động này được thực hiện bởi con người và các nguồn lực của tổ chức để nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Do đó con người có vai trò là đối tượng của quản trị, có ý nghĩa quyết định đến sự thành bại của tổ chức.
Khedouri (1988) đã khẳng định: “Hoạt động quản trị ra đời khi đòi hỏi phải có sự phối hợp và kết hợp hoạt động của một tổ chức để đạt mục tiêu đã đặt ra”. Từ những phân tích trên đây, để hiểu rõ về quản trị cần phải trả lời các câu hỏi: Quản trị là gì? Quản trị ai? Quản trị cái gì? Quản trị như thế nào và bằng cách nào? Những yếu tố nào tác động đến quản trị? Làm thế nào để quản trị thành công? 1. Quản trị và các chức năng quản trị tổ chức 1. Khái niệm và đặc điểm của tổ chức a) Khái niệm về tổ chức Theo Chester Barnard (1995): “Tổ chức là một hệ thống các hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người một cách có ý thức”.
Ngoài ra, cũng còn có nhiều cách hiểu khác nhau về tổ chức, song nói chung: Tổ chức là hệ thống những con người liên kết lại với nhau, hành động để đạt được mục tiêu của tổ chức. b) Các đặc điểm cơ bản của tổ chức Từ khái niệm về tổ chức nêu trên cho thấy: Tổ chức bao giờ cũng phải có từ 2 người trở lên, họ liên kết lại với nhau để hành động nhằm đạt mục tiêu chung (của tổ chức) và qua đó đạt được mục tiêu riêng của mỗi người. Chính nhờ đạt được mục tiêu riêng khi gia nhập tổ chức nên con người 10 gắn kết với tổ chức và để quản trị thành công thì nhà quản trị phải giúp các thành viên của tổ chức đạt được các mục tiêu riêng của họ thông qua việc thực hiện mục tiêu chung. Tổ chức được cấu trúc như một hệ thống, tức là nó bao gồm các cá nhân, các bộ phận được sắp xếp theo một trật tự logic có mối quan hệ, liên hệ với nhau theo một quy luật nhất định trong quá trình hoạt động để đạt được mục tiêu.
Hoạt động của những con người trong tổ chức đòi hỏi phải có sự phối hợp và kết hợp với nhau để đạt được mục tiêu, do đó phải có hoạt động quản trị, phải có người “nhạc trưởng” để thực hiện sự phối hợp và kết hợp đó, họ là nhà quản trị. Do đó tổ chức là đối tượng của quản trị, hơn nữa tổ chức bao gồm những con người liên kết với nhau để triển khai các hoạt động nhằm thực hiện mục tiêu chung nên quản trị tổ chức là quản trị con người, quản trị mối quan hệ con người và hoạt động trong tổ chức. Trong thực tiễn đời sống kinh tế, xã hội, tổ chức được thể hiện ra rất phong phú, đa dạng: tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, tổ chức chính trị, đoàn thể. chúng biểu hiện ra là các tập đoàn kinh tế, các công ty, doanh nghiệp, trường học, cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức đảng, đoàn thanh niên, công đoàn, các hiệp hội.
Các tổ chức này có thể có một hay nhiều mục tiêu, các thành viên trong tổ chức gắn kết với nhau vì mục tiêu chung để qua đó đạt được mục tiêu riêng. Ví dụ: Doanh nghiệp có thể có mục tiêu tăng trưởng, phát triển hay ổn định bền vững còn các thành viên trong doanh nghiệp có thể theo đuổi các mục tiêu: người lao động có mục tiêu công ăn việc làm, thu nhập hay thăng tiến. người chủ có mục tiêu lợi nhuận. Mọi thành viên trong tổ chức phải tiến hành các hoạt động mang tính chuyên môn hóa, theo các chức năng nhất định, ví dụ trong doanh nghiệp, các hoạt động có tính chuyên môn hóa theo các chức năng như: sản xuất, thương mại, nhân sự, tài chính.
từ đó tổ chức hình thành nên các bộ phận chuyên môn hoá, các bộ phận này phải có những chức 11 năng, nhiệm vụ nhất định và phải phối hợp với nhau trong hoạt động, phải có người đứng ra để tổ chức sự phối hợp và kết hợp các hoạt động đó, tức là phải có người chỉ huy, người thừa hành theo thứ bậc của hệ thống. Tóm lại, doanh nghiệp là một tổ chức được cấu trúc như một hệ thống có mục tiêu và để đạt được mục tiêu thì hoạt động của nó cần phải được quản trị. Bản chất của quản trị a) Khái niệm và bản chất của quản trị Có rất nhiều cách hiểu về quản trị tùy theo cách tiếp cận nghiên cứu về quản trị. Theo Phạm Vũ Luận (2012): “Quản trị là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục đích (đảm bảo hoàn thành công việc) thông qua nỗ lực (sự thực hiện) của những người khác”.
Gibson (2008): “Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được”. Theo Stephen Robbins (2001): “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”. Theo Robert Kreitner (2009): “Quản trị là tiến trình làm việc với và thông qua người khác để đạt được những mục tiêu của tổ chức trong một môi trường thay đổi. Trọng tâm của tiến trình này là kết quả và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực giới hạn”.
Từ nghiên cứu các tiếp cận trên đây, có thể rút ra khái niệm về quản trị như sau: Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác 12 thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi. Khái niệm trên về quản trị có nhiều nét tương đồng với các khái niệm đã nêu và làm rõ hơn bản chất của quản trị, cụ thể: Quản trị là hoạt động của một hay một số người nhằm phối hợp hoạt động của những người khác để đạt được những mục tiêu của tổ chức. Hoạt động quản trị sẽ không diễn ra hay không được “nhìn thấy” nếu tổ chức chỉ có một người, không có sự phối hợp hay tương tác với nhau. Sự phối hợp hoạt động của những người khác được thực hiện thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức.
Và đó cũng chính là các chức năng của quản trị. Hoạt động quản trị đòi hỏi phải sử dụng các nguồn lực, vì các nguồn lực của tổ chức là hữu hạn nên việc sử dụng phải đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả. Các nguồn lực ở đây bao gồm cả nguồn lực vật chất và tinh thần, nguồn lực con người và nguồn lực tài chính. Hoạt động quản trị được tiến hành trong một môi trường luôn thay đổi nên cần phải dự báo, nhận diện một cách chính xác, kịp thời những cơ hội và thách thức, những thuận lợi và khó khăn, để có những quyết định, hành động quản trị thích hợp với mỗi hoàn cảnh, tình huống cụ thể.
Mỗi tổ chức đều có những mục tiêu và những việc phải làm để thực hiện mục tiêu, các công việc này được những con người trong tổ chức thực hiện, mặc dù công việc của những người trong tổ chức khác nhau song tựu chung có thể phân chia thành hai loại: nhà quản trị và người thừa hành. Nhà quản trị là người thực hiện các công việc quản trị, thực hiện các hoạt động để đạt mục tiêu thông qua sự phối hợp hoạt 13 động của những người dưới quyền và chịu trách nhiệm về hoạt động của họ. Sự phối hợp hoạt động của những người thừa hành được thực hiện thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức một cách hiệu quả. Do đó nhà quản trị chính là chủ thể của hoạt động quản trị.
Người thừa hành là những người đảm nhận những công việc nhất định, hoạt động dưới sự điều khiển, kiểm soát của nhà quản trị mà không có trách nhiệm điều khiển và kiểm soát hoạt động của những người khác. Quản trị có vai trò quan trọng, quyết sự sự thành công của tổ chức. Tạp chí khoa học điều tra Forbes (2014), trong bản công bố báo cáo về kinh doanh của Ngân hàng Châu Mỹ viết: “theo sự phân tích cuối cùng thì hơn 90% các thất bại trong kinh doanh là do sự thiếu năng lực và thiếu kinh nghiệm quản lý”. b) Quản trị là một khoa học, một nghệ thuật và là một nghề Quản trị là một khoa học Thứ nhất, thực tiễn hoạt động quản trị ra đời từ rất lâu khi có đòi hỏi phải phối hợp và kết hợp hoạt động của những con người trong một tổ chức.