Chương 1 Câu 1. Trình bày khái niệm kho hàng? Câu 2. Trình bày vai trò và chức năng của kho Câu 3. Mô tả quy trình quản lý kho Câu 4.
Liệt kê danh mục và hoàn tất các biểu mẫu trong kho hàng? 12 CHƯƠNG II: CÁC LOẠI KHO HÀNG Giới thiệu: Với việc lưu trữ hàng hóa đa dạng như hiện nay, doanh nghiệp đôi khi phân vân không biết loại hàng hóa của mình sẽ phù hợp với loại nhà kho như thế nào? Cách bố trí ra sao? Vậy chọn loại hình và hiểu được quy trình nghiệp vụ của từng loại kho là việc hết sức quan trọng, việc chọn đúng loại hình nhà kho giúp cho việc lưu trữ những vật dụng, sản phẩm, tài sản, vật tư, nhiên liệu, hàng hóa đa dạng khác nhau thật sự hiệu quả và dễ dàng kiểm soát các hoạt động trong kho. Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm và các quy trình nghiệp vụ của Kho hàng tư nhân - Trình bày được khái niệm và các quy trình nghiệp vụ của Kho ICD - Trình bày được khái niệm và các quy trình nghiệp vụ của Kho ngoại quan, kho bảo thuế - Trình bày được khái niệm và các quy trình nghiệp vụ của Kho hàng cho thương mại điện tử - Trình bày được khái niệm và các quy trình nghiệp vụ của Kho hàng CFS Nội dung chính: 1. Khái niệm và các quy trình nghiệp vụ của Kho hàng tư nhân 1. Khái niệm Kho tư nhân là kho được xây dựng và thuộc quyền sở hữu quản lý của các cá nhân, doanh nghiệp hay tổ chức.
Dùng để lưu trữ các sản phẩm hàng hóa thuộc quyền sở hữu của họ hoặc do họ tự sản xuất ra. - Ngoài ra còn một hình thức kho riêng khá phổ biến hiện nay đó là kho tự quản. Dạng kho này thì cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp sẽ thuê lại toàn bộ nhà kho của một đơn vị khác, trả tiền thuê kho chứa hàng mỗi tháng hoặc mỗi năm. Tuy không có quyền sở hữu nhưng họ có toàn quyền trong việc đầu tư, khai thác, sử dụng.
- Các đối tượng sử dụng kho riêng thường là các doanh nghiệp lớn, những thương gia có đủ khả năng về tài chính để đầu tư và duy trì hoạt động của một kho hàng. - Những mặt hàng thường lưu trữ ở kho riêng: Các máy móc cơ khí lớn Hàng siêu trường, siêu trọng. 13 Thiết bị y tế Hồ sơ, chứng từ Điện máy gia dụng Vật liệu xây dựng Trái cây Thực phẩm tươi sống 1. Quy trình nghiệp vụ của kho hàng tư nhân Quy trình nghiệp vụ kho hàng tư nhân là quy trình cho phép doanh nghiệp kiểm soát và quản lý các hoạt động của kho từ khi hàng hóa hoặc nguyên vật liệu vào kho cho đến khi xuất hàng đi.
Bao gồm các bước như sau: Bước 1: Nhập kho Nhập kho là bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho và cũng là bước quan trọng nhất giúp quản lý tồn kho chính xác. Để thực hiện đúng quy trình nhập kho, bạn cần kiểm tra nhận đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời điểm. Nếu không thực hiện nghiêm túc thì có thể dẫn đến nhập kho sai, dẫn đến ảnh hưởng tới bước tiếp theo. Việc nhập kho kỹ càng, cẩn thận cũng sẽ giúp bạn lọc ra được những sản phẩm bị hỏng hóc, tránh được thất thóat, thiệt hại cho cửa hàng khi bán hàng sau này.
Để tối ưu được bước nhập kho, khi liên hệ với nhà cung cấp, bạn có thể đưa ra 1 số yêu cầu về đóng gói như: Kích thước, khối lượng tối đa của 1 thùng hàng Số lượng sản phẩm trong 1 thùng Vị trí dán nhãn và các thông tin cần có trên nhãn… Trong trường hợp nhà cung cấp không đáp ứng theo yêu cầu của bạn thì họ cần gửi cho bạn tất cả các thông tin trên và thời gian giao hàng trước khi bạn nhập hàng. Từ đó bạn có thể nhanh chóng bao quát cũng như sắp xếp nhân lực để nhận hàng vào thời gian phù hợp. Khi nhận hàng, người bàn giao hàng cần phải có phiếu xuất hàng của nhà cung cấp trong đó thống kê đầy đủ các loại sản phẩm và số lượng của từng mặt hàng, thời gian xuất hàng cũng như xác nhận của thủ kho phía nhà cung cấp. 14 Người tiếp nhận hàng hóa sẽ kiểm tra niêm phong của từng thùng hàng đồng thời kiểm đếm số lượng hàng hóa sau đó cho tiến hành xếp dỡ.
Cuối cùng, bạn xác nhận số lượng nhận, tình trạng hàng hóa (mã sản phẩm, số lô, số sê-ri,… nếu cần thiết) vào phiếu và đưa lại cho nhà cung cấp 1 bản. Bước 2: Lưu kho Sau khi nhập kho hàng hóa từ nhà cung cấp, bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho là lưu kho. Sau khi nhận hàng bạn cần sắp xếp hàng hóa vào trong kho sao cho khoa học và hợp lý. Điều này không chỉ giúp bạn sắp xếp kho nhanh hơn, tối đa hóa không gian kho cũng như dễ dàng tìm kiếm và nhặt hàng khi bán hàng.
Lưu kho là bước dễ bị xem nhẹ trong quá trình quản lý kho, tuy nhiên đây lại là bước giúp tăng hiệu quả quản lý kho. Khi xếp dỡ hàng hóa vào các kệ trong kho, bạn nên xếp cùng 1 sản phẩm trên cùng 1 ngăn kệ để đỡ mất thời gian tìm kiếm cũng như hạn chế nhầm lẫn khi nhặt hàng. Nếu không có nhiều không gian thì có thể xếp mỗi hàng trong 1 kệ là 1 sản phẩm khác nhau. Bước 3: Nhặt hàng Nhặt hàng là hành động thu thập hàng trong kho để thực hiện đơn hàng của khách hàng.
Đây là bước tốn kém nhất trong quy trình quản lý kho hàng, chiếm khoảng 55% tổng chi phí vận hành kho. Chính vì vậy, khi tối ưu được quy trình này bạn sẽ giảm đáng kể chi phí đồng thời tăng hiệu quả quản lý kho, hạn chế nhầm lẫn hàng hóa, giúp tăng trải nghiệp của khách hàng. Nếu như bước lưu kho trong quy trình quản lý kho ở trên được thực hiện tốt thì việc nhặt hàng không có gì khó khăn cả. Hiện nay, có thể chia làm 2 cách nhặt hàng đó là nhặt theo đơn hàng và nhặt theo cụm.
Nhặt theo đơn hàng: Khi có đơn hàng, nhân viên bán hàng sẽ in đơn hàng ra và giao cho nhân viên kho để nhặt các sản phẩm có trong đơn hàng. Cách nhặt hàng này sẽ phù hợp với các shop kinh doanh nhỏ, có ít đơn hàng trong ngày. Nhặt theo cụm: Nhân viên bán hàng sẽ nhóm nhiều đơn hàng với nhau, sau đó xuất ra danh sách các mặt hàng kèm số lượng. Nhân viên kho sẽ nhặt hàng theo số lượng các sản phẩm đó, sau khi hoàn thành mới chia ra các đơn hàng.
Cách nhặt hàng này sẽ phù 15 hợp với các shop có nhiều đơn hàng giúp bạn có thể hoàn thành được nhiều đơn hàng cùng lúc. Nếu sử dụng phần mềm quản lý kho hàng đơn giản Sapo POS thì tính năng ghi chú điểm lưu kho sẽ hỗ trợ rất hiệu quả cho bạn trong quy trình quản lý kho. Ví dụ sản phẩm A, khi sắp xếp vào trong kho, bạn chỉ cần lưu lại vị trí trong kho của sản phẩm đó, ví dụ “Kệ B, hàng 3” hay chỉ đơn giản là “Góc kho cạnh cửa ra vào”,… Sau đó khi nhặt hàng, bạn chỉ cần In hướng dẫn đóng gói của các đơn cần hoàn thành là có ngay vị trí của từng sản phẩm giúp bạn nhặt hàng nhanh chóng. Bước 4: Đóng gói và xuất kho Đóng gói là bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho giúp bạn gom lại các sản phẩm theo từng đơn hàng sau khi nhặt hàng và chuẩn bị vận chuyển cho khách.
Việc này cần được xử lý cẩn thận, chính xác, hạn chế sai sót, nhầm lẫn dễ dẫn đến hoàn hàng. Quy định đóng gói của mỗi cửa hàng có thể khác nhau nhưng cần đáp ứng được 2 mục đích quan trọng: Đảm bảo an toàn, giảm thiểu tối đa hư hại cho hàng hóa trong quá trình giao vận Tối ưu khối lượng của gói hàng để giảm thiểu chi phí giao hàng Sau khi hoàn thành đóng gói bạn sẽ giao cho đơn vị vận chuyển, lúc này hàng hóa sẽ được ghi nhận là đã xuất kho và trừ đi trong số lượng tồn kho. Bước 5: Hoàn hàng Đương nhiên không nhà bán hàng nào lại mong muốn có bước này, tuy nhiên thực tế không thể tránh khỏi là vẫn có 1 tỷ lệ nhất định số lượng đơn hàng bị trả lại. Trả hàng là 1 quy trình khá phức tạp, tuy nhiên có 1 số nguyên tắc về quản lý kho khi trả hàng bạn cần tuân thủ: Khách trả hàng cần đúng theo chính sách trả hàng và nêu rõ nguyên nhân và những lý do trả hàng này cũng cần được ghi lại cẩn thận để có thể đưa ra các điều chỉnh phù hợp để giảm tỷ lệ hoàn hàng.
Có quy định với các hàng hóa bị trả lại ví dụ: nhập lại vào kho, sửa chữa, tái chế, tiêu huỷ hay trả lại cho nhà sản xuất,… Doanh thu, lợi nhuận của mặt hàng bị hoàn lại cũng cần phải được khấu trừ tương ứng. Khái niệm và quy trình nghiệp vụ của kho hàng ICD 2. Khái niệm ICD là cảng cạn/ cảng khô/ cảng nội địa, hoặc gọi tắc là Depot. Hay còn được gọi với tên tiếng anh là Inland Container Depot.
Điểm thông quan nội địa là một địa điểm thông quan hàng hóa nằm trong nội địa; giúp cho cảng biển giải phóng hàng nhanh, tăng khả năng thông qua nhờ các dịch vụ đóng gói, lưu kho bãi, thủ tục hải quan… Hình 2. Kho hàng ICD 2. Quy trình nghiệp vụ của Kho hàng công cộng Bước 1. Nhận hàng: Hành vi xử lý sản phẩm vào nhà kho và vào hệ thống Quy trình nhận hàng có thể được áp dụng cho các sản phẩm đơn lẻ, đồ vật, lít, hộp, gói, thùng, kilôgam hoặc pallet.
Cách tốt nhất để tiếp nhận sản phẩm là thông qua Thông báo Vận chuyển Trước (ASN) từ nhà cung cấp. Với thông tin này trên hệ thống, các nhà vận hành có thể quét mã vạch gửi hàng để đưa lên ASN. Nếu giao hàng khớp với ASN, thì hàng hóa có thể được đưa vào hệ thống nhận. Nhưng tại thời điểm này, hàng hóa vẫn được xem như đang xử lí, mặc dù có thể hàng hóa đã sẵn sàng cho công đoạn cất hàng.
Một số hệ thống cho phép hàng hóa được nhận vào hàng tồn kho tại thời điểm này, trong khi các hệ thống khác lại yêu cầu hàng hóa được gửi đến một vị trí hàng tồn kho cụ thể trước khi vị trí tồn kho được cập nhật. Quy trình nhận hàng phụ thuộc hoàn toàn vào các yêu cầu của khách hàng và cách thiết lập hệ thống.