Chương 1: Tổng quan về văn phòng - Phòng tổ, bộ phận hoặc ban quản trị: Đơn vị này có nhiệm vụ giúp trưởng văn phòng thực hiện công tác bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật cho cơ quan, hoạt động của trụ sở, máy móc, xe ô tô, các loại trang thiết bị khác nhau. - Phòng tổ, bộ phận hoặc ban lưu trữ: Đơn vị này có nhiệm vụ giúp trưởng văn phòng và thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ thông tin, tài liệu các đơn vị thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan. Trực tiếp làm công tác lưu trữ và quản lý kho lưu trữ của cơ quan. - Đối với văn phòng Uỷ ban Nhân dân Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương, đơn vị này không gọi là phòng, tổ, bộ phận hoặc ban lưu trữ mà được gọi là Trung tâm Lưu trữ.
Mối quan hệ công tác của văn phòng - Công tác văn phòng có tất cả các cơ quan, đơn vị từ địa phương đến trung ương. Nhưng về mặt tổ chức bộ máy chung thì Văn phòng không tổ chức hệ thống ngành dọc từ địa phương đến trung ương. - Trong phạm vi cơ quan, tổ chức: Văn phòng của cơ quan nào thì lãnh đạo cơ quan đó chỉ đạo trực tiếp mọi mặt công tác của văn phòng. Đối với các đơn vị trong cùng một cơ quan, văn phòng không phải là đơn vị cấp trên hoặc cấp dưới của các đơn vị khác.
Mối quan hệ của văn phòng với các đơn vị khác là cùng cấp, cùng phối hợp công tác. Tóm lại, văn phòng giúp lãnh đạo cơ quan xác định chương trình công tác chung của cơ quan. Tham mưu các biện pháp để thủ trưởng cơ quan tổ chức chỉ đạo, điều hành bộ máy thuộc quyền quản lý của mình nhằm thực hiện chương trình công tác hướng đến mục tiêu của cơ quan cần đạt. Câu hỏi ôn tập Câu 1: Văn phòng được hiểu như thế nào? Câu 2: Phân biệt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng với các đơn vị khác trong cùng một cơ quan.
Câu 3: Vị trí của Văn phòng trong cơ quan. Câu 4: Hình thức tổ chức bộ máy hành chính? Câu 5: Nêu mối quan hệ công tác của Văn phòng. KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 11 lOMoARcPSD|17343589 Giáo trình nghiệp vụ văn phòng Chương 2: Một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng CHƯƠNG 2: MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÒNG Giới thiệu Văn phòng là một đơn vị trong cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, tổ chức, phân phối và truyền đạt thông tin. Nơi bảo quản, lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu.
Thực hiện trợ giúp và tham mưu cho lãnh đạo các hoạt động quản lý điều hành trong cơ quan, đơn vị và mối liên hệ với đối tác bên ngoài. Vì vậy, chương này giới thiệu một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng như hoạch định, lập chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức hội họp, tiếp khách, tiếp chuyện qua điện thoại. Giúp học sinh hiểu rõ nhưng công việc chung của văn phòng trong các cơ quan, tổ chức. Mục tiêu - Trình bày được một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng như hoạch định, lập chương trình, kế hoạch công tác và tiếp khách.
- Vận dụng được các kiến thức đã học để tổ chức các cuộc họp, lập chương trình công tác và kế hoạch công tác. Nội dung chính 1. Hoạch định tổ chức các cuộc hội họp Hội họp là hình thức cơ bản để phát huy tính dân chủ, chế độ tham gia tập thể và tinh thần tự giác của người lao động tham gia quản lý. Hội họp là quá trình tập hợp hiện diện, thảo luận của một số người theo hoạch định quản lý để giải quyết các vấn đề hoặc quyết định vấn đề quản lý, từ đó xác định những hoạt động cần phải thực hiện của cơ quan.
Có nhiều hình thức hội họp như: hội nghị, hội thảo, hội họp. Một cuộc họp chính thống là cuộc họp có mục đích rõ ràng, có bảng tóm tắt chương trình, nội dung cuộc họp, danh sách những vấn đề sẽ được thảo luận và được gửi trước cho các thành phần tham dự cuộc họp. Những vấn đề cần lưu ý khi tổ chức cuộc họp Một cuộc họp hiệu quả là cuộc họp đạt được mục đích triệu tập họp và sự đóng góp ý kiến của tất cả mọi người cho mục đích cuộc họp. Nếu không sẽ gây lãng phí rất lớn về thời gian.
Ngoài lãng phí thời gian của những người tham gia, còn lãng phí về cơ sở vật chất và các khoản chi phí phục vụ cho cuộc họp. Vì vậy, không nên triệu tập một cuộc họp nếu không có mục đích rõ ràng, không cần ý kiến tập thể, không cần tìm cách giải quyết khác tốt hơn và cũng không nhất thiết đến định kỳ phải họp. Để thực hiện được điều này, các cuộc họp được tiến hành phải lưu ý đến các vấn đề sau: - Lập kế hoạch hội họp để có sự chuẩn bị nội dung chu đáo từng khâu trong hội họp cho đến khâu cuối là chiêu đãi, tặng quà, tiễn khách (nếu có). KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 12 lOMoARcPSD|17343589 Giáo trình nghiệp vụ văn phòng Chương 2: Một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng - Chỉ tiến hành họp khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của các cấp quản lý trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác của cơ quan.
Không nên dùng cuộc họp để thay cho việc ra các quyết định quản lý, điều hành. - Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự. - Quy định và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc. - Đảm bảo tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất theo chiều ngang và chiều dọc.
- Phải lập hồ sơ hội họp, chương trình, kế hoạch, thực hiện cải tiến đơn giản hóa quy định thủ tục tiến hành; được bố trí hợp lý, bảo đảm chất lượng, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức phô trương. - Thực hiện lồng ghép các nội dung, vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý. - Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị. - Quy định tất cả thành phần tham gia họp phải có sổ ghi chép những nội dung quan trọng trong cuộc họp để tiến hành thực hiện.
- Mỗi lần tổ chức hay tham gia cuộc họp quản lý cần chỉ rõ thư ký, đoàn thư ký thực hiện ghi rõ các nội dung cuộc họp bao gồm ngày giờ, thành phần tham gia, nội dung triển khai, ý kiến của người tham gia. Phân loại các cuộc họp 1. Họp giao ban Họp giao ban là cuộc họp định kỳ của lãnh đạo với các cấp quản lý trực thuộc hàng tuần hoặc hàng tháng của cơ quan. Cuộc họp giao ban thường giải quyết các vấn đề như: thông tin mới, chủ trương mới từ quản lý, giải quyết các vấn đề liên bộ phận, nội dung trọng tâm công việc của tuần sau, báo cáo các công việc chung còn tồn đọng trước đó.
Tất cả các thành viên tham gia có trách nhiệm ghi nhận vào sổ họp nội bộ, sau đó triển khai ngay cho nhân viên bộ phận do mình quản lý. Họp của quản lý cấp trên và các quản lý hoặc nhân viên cấp dưới Họp của quản lý cấp trên và các quản lý hoặc nhân viên cấp dưới là cuộc họp của cấp trên với cấp dưới để giải quyết những công việc định kỳ hoặc đột xuất, phân công, triển khai, đánh giá các hoạt động để giải quyết công việc chuyên môn thường xuyên của cơ quan. Họp của lãnh đạo với toàn thể nhân viên Họp của lãnh đạo với toàn thể nhân viên là cuộc họp để thông báo các chiến lược, kế hoạch tương lai, báo cáo, tổng kết khen thưởng thành tích của cơ quan, hoặc họp để ghi nhận những phản ánh tâm tư nguyện vọng của nhân viên. Họp tham mưu, tư vấn KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 13 Downloaded by v? ngoc (vuchinhhp10@gmail.com) lOMoARcPSD|17343589 Giáo trình nghiệp vụ văn phòng Chương 2: Một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng Cuộc họp tổ chức để nhà quản lý cấp trên nghe các ý kiến đề xuất, tham mưu, tư vấn của các quản lý cấp dưới, các chuyên gia, các nhà khoa học để có đủ thông tin, cơ sở pháp lý, căn cứ khoa học, chuyên môn kỹ thuật nghiệp vụ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền quản lý.
Họp chuyên môn Mục đích cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các đề án, dự án, kế hoạch công tác của bộ phận hoặc đơn vị. Họp tổng kết Là cuộc họp để kiểm điểm đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng nhiệm vụ cho năm tới của các đơn vị trực thuộc và toàn thể cơ quan, tổ chức. Quy trình tổ chức cuộc họp 1. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của đơn vị, quản lý các bộ phận chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp quan trọng trong năm và hàng tháng.
Những cuộc họp công khai định kỳ phải được thông báo trước cho các đối tượng được triệu tập và mời tham dự. Cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyết các công việc đột xuất, khẩn cấp. Xác định mục đích của cuộc họp Xem xét kỹ có nên triệu tập cuộc họp hay không, mục đích của cuộc họp phải luôn rõ ràng ngay từ đầu và người chủ trì cũng như những người tham dự đều phải hiểu rõ. Điều này nhằm giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp của cơ quan, tổ chức.
Mục đích của cuộc họp thường là: - Giải quyết một vấn đề nào đó. - Thông tin các quyết định mới từ quản lý cấp trên. - Hướng dẫn thực hiện. Trình bày, phản ánh hay phân xử các vấn đề.
Quyết định hay thực hiện quyết định. Phát huy sáng kiến. Thảo luận để đạt tới sự thống nhất. Chuẩn bị tổ chức cuộc họp Chuẩn bị là khâu đầu tiên trong tổ chức hội họp.
Nội dung các cuộc họp phải được cơ quan đơn vị được phân công chuẩn bị đầy đủ, chu đáo, đúng yêu cầu và thời gian. Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước thành văn bản, file tư liệu.