Chương I: Những vấn đề chung về ngươi thư kỹ Chương II: Kỹ năng giao tiệp cóng sơ Chương III: Tộ chưc phóng làm việc Chương IV: Nhiệm vụ của người thư kỹ trong cóng tàc văn thư Chương V: Người thư kỹ với hóàt động thóng tin liện lac Chương VI: Xàỹ dưng chương trình, kế hoạch Chương VII: To chức càc cụọc họp, hoi nghị Chương VIII: To chưc càc chủỹện đi cong tàc Chương IX: Tiệp khàch và đãi khàch. Chương X: Tác phong, nếp sống vá tính thẩm mỹ củá người thư kỹ trong công sở Giáo trình được các tác giả cố gắng biên soạn tương đối hoàn chỉnh, với hy vọng mang đến những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ thư kỷ, giúp cho giáo viên, học sinh vá những người muốn lựa chọn nghề thư kỷ đát đưởc những mục tiêu của mình. Tuy nhiên, thư kỷ là một nghề chỉ phát triển mạnh nhất vào những năm gần đây; việc vận dụng những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ thư kỷ còn phụ thuộc vào khả năng, trình độ cũng như sự nẩng đông của từng người. Do đó, giáo trình không tránh khỏi những thiếu sót nhất2 định, rất mong được sự góp ỷ của đồng nghiệp, sinh viên vá những ngưởi quan tám đến lĩnh vực náỹ để giáo trình được hoàn thiện hơn.
MỤC LỤC Trang Mục lục Lời nói đầu Chƣơng I: Những vấn đề chung ve ngƣời thƣ ky Chƣơng II: Kỹ nang giao tiếp công sờ Chƣơng III: TÔ chƣc phông lam việc Chƣơng IV: Nhiệm vụ cua ngƣời thƣ kỹ trong công tac van thƣ Chƣơng V: Ngƣời thƣ kỹ vời hoạt đọng thông tin liến lac Chƣơng VI: Xay dƣng chƣờng trình, kế hoach Chƣơng VII: To chƣc cac cuộc hop, hoi nghị Chƣơng VIII: To chƣc cac chuyến đi cong tac Chƣơng IX: Tiếp khach va đai khách. Chƣơng X: Tac phong, nếp song va tính tham mỹ cua ngƣời thƣ kỹ trong cong sờ Chƣơng I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NGƢỜI THƢ KÝ I. Khai niệm, chức năng, nhiệm vụ của ngƣời thƣ ký 1. Khăi niệm Trong những năm gần đây, khai niệm thƣ ky đƣợc sử dụng rộng rãi trong xa hội.
Trong thực tế, tụy tƣng chƣc nãng nhiệm vụ cua cô quan, to chƣc mã ngƣôi thƣ 3 ky đam nhiệm nhƣng cong việc nhiệụ hoặc ít khac nhau nến đa co nhƣng khai niệm vế thƣ ky đƣợc hiếu theo cac nghĩa khac nhau, co thế nệụ mọt vai khai niệm sau: Thệo Tƣ điện tiếng Việt của tác giả Đào Duy Anh thì thƣ ký “là ngƣời giụp việc biện chép, viết lách, lam cac cong việc vệ giấy tô; la ngƣôi lam nhiệm vụ soan thao van ban giấy tợ qụan trong, điếu hanh cac cong việc hang ngay cua mọt to chƣc, cô qụan; la ngƣôi giụp việc mọt nhan vật cao cấp trong cac cong việc vế giấy tờ, giào thiệp, sàp xếp và chuàn bị nội dung cong việc hàng ngày”. Thếo cac tac gia Pham Hƣng, Lệ Van In, Nghiệm Ky Hong thì “Thƣ ký đƣợc hiểu trƣôc hết la ngƣôi lao đông, la ngƣôi nam nhiệụ thong tin, biết nhiệụ vấn đế va lam đƣợc nhiệụ việc”. Thếo qụan điếm cua Khoa Van ban va Cong nghệ Hanh chính, thụộc Hoc viện Chính trị - Hanh chính Qụốc gia TP. Ho Chí Minh thì “Thƣ ky la ngƣôi giụp việc, trợ giụp cho mot tap thế quan ly hoạc ca nhan mọt thụ trƣông đế giụp cho cac cấp quan ly đat đƣợc hiệụ qua hoat đong cao hợn”.
Thếo Hiệp hoi Thƣ ky chuyến nghiệp (IPS)“Thƣ ky la trợ ly cua cấp quan trị, la ngƣợi nam vƣng cac nghiệp vụ hanh chính van phòng, co kha nang nhạn lanh trach nhiệm ma khong can kiếm tra trƣc tiếp, co oc phan đoan, sang kiến va biết đƣa ra qụyết định trong pham vi quyến hàn củà mình”. Thếo PGS - TS. Vụ Thị Phụng (Trƣợng Dai hoc Khoa hoc Xa hoi va Nhan van - Dai hoc Quoc gia Ha Noi): “Thƣ ky van phong la ngƣợi đƣợc giao đam nhan mot phan hoac toan bo cac cong việc co liến quan đến nhƣng lĩnh vƣc chụyến mon cua van phong nhƣ quan ly van ban, ho sợ tai liệụ; đam nhan cac yệụ caụ vế thong tin, liến lac, giao tiếp va to chƣc, sap xếp cong việc hang ngay 4 nham ho trờ, phuc vu cho hoat đông cua mot cờ quan hoăc ngƣời lanh đao cua mọt cơ quan, to chức va doanh nghiệp”. Nhƣ vậy, từ các cách hiểu khác nhau, khái niệm thƣ ký đề cập tới các nội dung cơ bản sau: Thứ nhất: la ngƣời đƣờc giao lam cac cong viếc co liến quan tời cong tac van thƣ, liến lac thƣ tín va thu tuc hanh chính ờ cac van phong (nhan viến van thứ, lứu trữ, lệ tân.
Thứ hai: là ngƣời đƣờc giao ghi chếp hay soan thao nhƣng van bản, giấy tờ quan trong trong cuoc hop, hoi nghị, hoi thao. Thứ tư: hiến nay ờ Viết Nam cũng nhƣ trên thế giới thƣ ky con đƣờc hiếu la cac chƣc danh quản lý nhƣ: Chánh, Pho Văn phòng; Trƣờng, Pho phong Hanh chính. Từ các nghĩa trên, có thể đi tới một khái niệm chung nhất: “Thư kỷ là người giúp việc cho một tập thể hoặc cá nhân lãnh đạo trong một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; thực hiện các công việc có liên quan tới văn bản và công việc tổ chức nhằm hô trợ cho quá trình quản lỷ và điều hành của lãnh đạo” 2. Chức nang của ngƣời thƣ ký Lao đọng cua nhà lanh đao la loai hình lao đong phƣc tap va co ảnh hƣởng trực tiếp đến nang suất và hiếu qua cong viếc cua tổ chức đó.
Đế ngƣời lanh đao co nhiều thời gian suy nghĩ sang tao, ban hành các quyết định đúng đắn, tùy từng cấp độ vị trí lãnh đạo, can co mọt hoăc nhiếu ngƣời làm nhiệm vụ thƣ ky, giúp việc.Lế-nin thì nhiệm vụ của ngƣời thƣ ký la loai lao đông “đế tất ca cac vấn đệ đứơc chon loc va đanh gia sơ bọ”. Chƣc nang cua ngƣời thƣ ky la giup viếc cho cong tac quan ly va điếu hanh cua lanh đao cung nhƣ cua to chƣc, giai phong lanh đao khoi nhƣng cong viếc sự vu, tap trung vao cac cong viếc quan trong. Chƣc nang cơ bản của ngƣời thƣ ký có thể chia thành hai nhóm chính sau: Nhom chƣc nang liến quan đến cong tac to chƣc thong tin phục vụ cho lãnh đạo bao gom: xay dựng va ban hanh van ban, to chƣc quan ly va giai quyết van bản; xử lý phân tích tổng hợp thông tin để bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý; theo dõi và báo cáo kịp thời việc thực hiện cảc quyết định quản lý, chỉ thị cua ngƣời lãnh đạo. Nhom chực nảng thuộc vế công tảc tổ chực bao gồm: lập kế hoạch làm việc, lịch tiếp khách của lãnh đạo; tổ chực và thực hiện việc giao tiếp; tổ chực các cuộc họp, hội nghị; chuản bị cho lãnh đạo đi công tảc; tổ chức, sắp xếp phòng làm việc.
Nhiệm vụ của ngƣời thƣ ký Với chức năng của mình, ngƣời thƣ ký hàng ngày phải thực hiện rất nhiều công việc khác nhau, thậm chí có ngƣời cho rằng công việc của ngƣời thƣ ký có thể đƣợc ví von trong mấy chữ “bƣng, bê, kê, dọn; dầu, đèn, kèn, trống”. Thực tế thì nhiệm vụ của ngƣời thƣ ký không phải nhƣ vậy. Các nhiệm vụ của ngƣời thƣ ký đƣợc thể hiện ở các nhóm nhiệm vụ cơ bản sau: 3. Những nhiệm vụ ca nhan Trong hoạt động của mình, ngƣời thƣ ký phải độc lập thực hiện những công việc nhƣ tiếp khảch đến liến hệ công tảc; chuẩn bị cảc chuyến đi công tảc cuả thu trựởng, giữ liến lảc với lãnh đạo khi lãnh đạo đi công tảc; giảô tiếp điến thôải; phân phối thông tin và truyền đạt các công việc 3.
Những nhiệm vụ liên qụan đến van ban Đây là công việc chiếm nhiều thời gian làm việc của ngƣời thƣ ký. Đó là những công việc nhƣ sôản thảô, đảnh mảy văn bản theo yêu cầu của ngƣời lãnh đạo; chuyển giảô vản bản, hồ sơ tới cảc (đơn vị, bô phản thếô yếu cảu của nhà quản lý; giải quyết các vản bản đớn giản thếô chỉ thị cuả lãnh đạo, lập hồ sơ công việc, hô sớ nguyên tảc; ghi biến bản cảc cuôc họp, cảc cuôc thảô luận. Những nhiệm vụ về tổ chƣc công việc Một trong những nhiệm vụ quan trọng của thƣ ký là tổ chức hoặc phối hợp tổ chức, sắp xếp công việc của lãnh đạo cũng nhƣ của bản thân thƣ ký. Đó là xử lý văn bản; biên tập tổng hợp xây dựng đề án; thảm giả xảy dựng chƣơng trình, kế hôạch công tảc củả cơ quản, tổ chức, dôảnh nghiệp; sảp xếp phông lảm viếc cuả lãnh đạo.
Ngƣời thƣ ký còn thực hiện nhiều công việc theo yêu cầu công tác nhƣ bảô cảô về tình hình hoạt động chung trong cơ quan, doanh nghiệp hay cung cấp các thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo; làm việc với tài chính, ngân hàng, công ty bảo hiểm, luật sƣ, tòa án; thực hiện các nghiệp vụ kế toán; quản ly thƣ viện, tủ tƣ liệu riêng củả lãnh đạo, có thể làm phiên dịch cho lãnh đạo. Nhƣ vậy, có thể nói nhiệm vụ của ngƣời thƣ ký rất đa dạng, với các yêu cầu về chất lƣợng công việc rất khác nhau. Điều đó đòi hỏi ngƣời thƣ ký phải có sự hiểu biết rộng, am tƣờng về chuyên môn nghiệp vụ cũng nhƣ các kỹ năng nghề nghiệp thành thạo, có nhƣ vậy mới có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình. Vị trí, yêu cầu của ngƣời thƣ ký 1.
Vị trí của ngƣời thƣ ký Ngƣời lãnh đạo - với trách nhiệm là ngƣời đứng đầu một cơ quan, tổ chức, hàng ngày phải thực hiện một khối lƣợng công việc rat lớn liên quan tới nhiêu lĩnh vực, nhiêu vấn đê khảc nhảu để điều hành cơ quan, tổ chức đó. Thƣ ky thực sự cô vải trô quản trong trong việc hỗ trợ ngƣời lãnh đạo thực hiện có hiệu quả trách nhiệm của mình. Vị trí cuả ngƣời thƣ ky thể hiên cu thê nhƣ sảu: Thư kỷ là người thu thập, cung càp thông tin kịp thời, đầy đu và chính xác cho hôàt đông quàn ly và điều hành củà lánh đàô. Thông tin phục vụ cho hoạt động của một cơ quan, tổ chức đến từ nhiêu nguôn khảc nhảu, chính vì vậy viêc thu thảp các thông tin một cách đảy đủ, xử ly các thông tin chính xảc cũng nhƣ báo cáo kịp thới chô lãnh đạo là hôảt đông hàng ngày cuả ngƣời thƣ ký.
Thƣ ký lả “bộ nhớ” của lanh đạo. Ngƣời lãnh đạo hàng ngày phải giải quyết một khối lƣợng công việc rất lớn với các nhu cầu thông tin hết sức đa dạng, thƣờng xuyên yêu cầu thƣ ký cung cấp các thông tin nhƣ số liệu, báo cáo, đề án, kế hoạch, các thông tin quy phạm pháp luật có liên quan.