Chương 1 cung cấp cho người học những nội dung cơ bản và trọng tâm về khái niệm, các nguyên nhân làm hư hỏng tài lệu lưu trữ và công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. MỤC TIÊU Sau khi học xong chương này, người học có khả năng: - Trình bày được một số kiến thức cơ bản về công tác bảo quản tài liệu như: nguyên nhân làm hư hỏng tài liệu lưu trữ; phân tích được các biện pháp kỹ thuật bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. 3 - Vận dụng kỹ năng thu thập, tổng hợp, xử lý vấn đề để thực hành công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. - Chủ động, linh hoạt, tự học tập, trao đổi kinh nghiệm trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Khái niệm về bảo quản tài liệu lƣu trữ Thuật ngữ bảo quản trong công tác lưu trữ được hiểu là một quá trình nhằm ngăn chặn nguy cơ hủy hoại tài liệu và những hư hại vật lý của những tài liệu tu bổ, chống lại sự tàn phá của thời gian. Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu trước mắt và lâu dài (1,3). Những nguyên nhân làm hƣ hỏng tài liệu lƣu trữ Tài liệu lưu trữ là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng, cho dù chúng có được cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan như: Acid, tia cực tím, nhiệt độ, độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm họa tự nhiên và các tác nhân hoá học đều có thể gây ra hư hại cho tài liệu. Bên cạnh đó các yếu tố chủ quan như: việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, bảo quản tài liệu không họp lý cũng gây ảnh hưởng và làm hư hại tài liệu.
Vì vậy để bảo quản an toàn tài liệu, người làm công tác bảo quản phải sử dụng kiến thức của nhiều ngành tri thức khoa học, đặc biệt là hoá học, sinh học. Ngoài ra cần chú trọng công tác bảo quản phòng ngừa để tránh nguy cơ huỷ hoại tự nhiên hoặc bất thường đối với tài liệu, nhằm mục đích kéo dài tuổi thọ cho tài liệu. Do đó, chúng ta cần nghiên cứu kỹ các tác nhân của môi trường bảo quản, tác nhân sinh học phá hoại tài liệu, kho bảo quản tài liệu, các phương pháp bảo quản và sửa chữa tài liệu và các quy trình và thao tác bảo quản tài liệu (1,3). Chất liệu làm ra tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ chủ yếu được in trên giấy.
Nguyên liệu làm giấy quyết 4 định đến thời gian bảo quản tài liệu. Giấy làm bằng sợi xen - luylô và các phụ gia khác bằng hoá chất. Những loại giấy được sản xuất có nhiều phụ gia, hoá chất thì mau hư hỏng vì nồng độ axit cao. Những loại giấy phi axit thường bảo quản được lâu năm.
Mặt khác công nghệ làm giấy cũng tác động lớn đến độ lâu bền của giấy. Những loại giấy sản xuất bằng quy trình xeo giấy thủ công của các làng nghề truyền thống làm giấy ở nước ta thường bảo quản lâu hơn những loại giấy sản xuất bằng công nghệ hiện đại ngày nay của ngành công nghiệp làm giấy. Bên cạnh giấy làm tài liệu thì mực viết cũng đóng vai trò quan trọng đối với việc bảo quản tài liệu lưu trữ. Những loại mực được sản xuất từ các loại chất liệu tinh chế từ thực vật (cây cỏ) có độ bền vững cao, ít bay màu.
Những loại mực được sản xuất từ các chất hữu cơ như A-ni-lin, đi-a-zo metyl tím, metyl xanh… có độ bền kém khi bị tác động của ánh sáng mặt trời. Các loại mực sử dụng cho máy photocopy, máy in laser hiện nay có rất nhiều loại chất lượng khác nhau. Có loại chất lượng tốt, mực in rõ ràng, lâu phai màu. Nhưng cũng có loại rất mau phai màu.
Để bảo quản an toàn và lâu bền tài liệu lưu trữ cần phải có giải pháp lựa chọn giấy và mực làm ra tài liệu. Đối với những loại tài liệu làm bằng phim, ảnh, bằng đĩa quang cũng phải có giải pháp lựa chọn thích ứng. Các thảm hoạ thiên nhiên Thiên nhiên và môi trường ảnh hưởng rất lớn và thường xuyên đến tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Việt Nam nằm trong khu vực nhiệt đới, gió mùa nên khí hậu nắng, nóng, độ ẩm cao, mưa bão bất thường gây ra lụt, bão.
ánh sáng mặt trời làm tăng nhanh các phản ứng hoá học của các chất hữu cơ cấu tạo nên giấy, phim ảnh cho nên làm hư hỏng tài liệu. Nhiệt độ cao làm cho tài liệu bị khô, giòn, gẫy nát; làm cho mực mau phai màu. Nhiệt độ không khí thay đổi đột ngột làm cho tài liệu lưu trữ bị co giãn, mất tính đàn hồi của giấy cũng làm cho tài liệu hư hỏng. 5 Độ ẩm cao làm cho tài liệu lưu trữ bị kết dính, đóng cục, tạo điều kiện cho vi sinh vật, nấm mốc xâm nhập và phá hoại tài liệu lưu trữ, các loại côn trùng có điều kiện phát triển phá hoại tài liệu một cách nhanh chóng.
Môi trường không khí bụi bẩn bám vào tài liệu cũng tác hại không nhỏ đến việc bảo quản an toàn tài liệu. Nhiệt độ và độ ẩm cao trong không khí là môi trường tốt cho nấm mốc côn trùng phát triển trong các kho lưu trữ. Mối, mọt, các loại gậm nhấm cũng là kẻ thù rất nguy hiểm đối với tài liệu lưu trữ. Nếu không kịp thời phát hiện mối, mọt thì trong thời gian ngắn tài liệu lưu trữ bị hư hỏng lớn.
Những trận động đất với cường độ mạnh, núi lửa phun nham thạch và hoả hoạn, bão, lụt tác động rất lớn đến việc bảo quản tài liệu lưu trữ. Nhiều trận động đất đã phá hỏng toàn bộ cả kho tài liệu lưu trữ. Vì thế việc chống động đất, núi lửa, phòng chống hoả hoạn, bão lụt cũng là một nhiệm vụ quan trọng của công tác bảo quản tài liệu. Sự tác động của cán bộ lưu trữ và người nghiên cứu khai thác tài liệu Sự tác động của cán bộ lưu trữ và người nghiên cứu khai thác tài liệu cũng làm ảnh hưởng lớn đến việc bảo quản tài liệu.
Quá trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như phân loại, lập hồ sơ, thu thập, xác định giá trị tài liệu cũng ảnh hưởng lớn đến việc bảo quản tài liệu. Việc phân loại tài liệu không đúng làm phá vỡ mối quan hệ về nội dung tài liệu, tác động mạnh đến tài liệu làm cho chúng bị nhàu nát, hoặc bết dính tài liệu bởi mồ hôi và vệ sinh không sạch sẽ. Việc xác định giá trị tài liệu không chính xác có thể tiêu huỷ mất những tài liệu có giá trị. Việc chuyên chở, bàn giao tài liệu không cẩn thận làm gãy nát tài liệu, rơi mất tài liệu.
Những người nghiên cứu, khai thác tài liệu không chấp hành đúng nội quy của việc bảo quản tài liệu cũng là một nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu. Những độc giả không có ý thức bảo vệ tài liệu lưu trữ, trong khi khai thác sử dụng ghi 6 chép lên tài liệu, đánh tráo tài liệu, cố ý lấy cắp tài liệu lưu trữ hoặc làm va đập mạnh xây xước tài liệu lưu trữ. Nhiều tài liệu lưu trữ trên hiện trường, bị tác động bởi mưa, nắng, va chạm, xây xát trong khi sử dụng đã làm hư hỏng rất nhiều tài liệu lưu trữ. Công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một hệ thống các biện pháp nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu (2).
Trong đó các điều kiện tốt nhất để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu bao gồm: việc xây dựng, sửa chữa, thiết kế các kho lưu trữ; trang thiết bị bảo quản tài liệu, các thiết bị phòng cháy, an ninh, báo động; việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật để tạo ra các tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, vệ sinh, an ninh trong các tòa nhà và các kho lưu trữ; và việc áp dụng các biện pháp đặc biệt để bảo quản và vận chuyển tài liệu lưu trữ. Nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức tài liệu trong kho; phục chế, tu sửa và làm phông bảo hiểm đối với những tài liệu đã bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng. Nhà kho bảo quản tài liệu lưu trữ 3. Yêu cầu chung Kho lưu trữ chuyên dụng phải đảm bảo được các yêu cầu: địa điểm xây kho thuận tiện giao thông, có địa chất ổn định, địa thế cao, thoát nước nhanh, xa các khu vực dễ xảy ra cháy nổ, ô nhiễm; có đất dự phòng để mở rộng khi cần thiết.
Kho lưu trữ phải bảo đảm kết cấu bền vững, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Thiết kế kho phải hợp lý, liên hoàn phù hợp với các loại hình tài liệu và các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, đáp ứng các yêu cầu về mỹ quan của công trình văn hóa. Khu vực kho bảo quản tài liệu Kho bảo quản tài liệu phải bố trí thành khu vực riêng, hạn chế tiếp xúc với 7 đường đi, có lối ra vào độc lập: - Diện tích mỗi kho bảo quản tài liệu tối đa không quá 200 m2 gồm diện tích các giá để tài liệu, diện tích lối đi giữa các hàng giá, lối đi đầu giá, lối đi chính trong kho. - Cửa kho bảo quản tài liệu phải tránh hướng tây.
Kết cấu kho lưu trữ phải có sức chịu tải bền vững, chống được động đất trên 7 độ richte, chống được bão trên cấp 12. - Tải trọng sàn kho tối thiểu là 1700Kg/m2 nếu sử dụng giá cố định; 2400Kg/ m2 nếu dùng giá di động. - Nền kho bảo quản tài liệu phải được xử lý chống mối, bằng phẳng, chịu được ma sát và không gây bụi. - Tường kho bảo quản tài liệu và tường ngăn giữa các kho bảo quản tài liệu phải có độ chịu lửa cấp 1 theo tiêu chuẩn quy định của Nhà nước (không sập đổ sau 4 giờ cháy).
- Mái kho đượcthiết kế hai lớp: lớp trong đổ bê tông cốt thép tại chỗ, lớp ngoài bằng vật liệu cách nhiệt; giữa hai lớp mái có chiều cao tối thiểu 1 mét tạo lưu không thông thoáng. - Chiều cao tầng kho tối thiểu 2,4m; tầng giáp mái chống nóng có chiều cao khoảng 3,6m.