CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN MÁY Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được: Khái niệm phần mềm kế toán Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán Phân loại phần mềm kế toán Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán Quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy Làm thế nào để đưa phần mềm kế toán vào ứng dụng Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất Ưu, nhược điểm của phần mềm trong nước và phần mềm nước ngoài Bản quyền của MISA JSC 9 Tổng quan về phần mềm kế toán 1. Khái niệm về kế toán máy 1.1 Khái niệm Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác. Tóm lại: Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc. Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành.
Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như kế toán thủ công.2 So sánh kế toán thủ công so với kế toán máy a) Tính chính xác Nếu như trước đây khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì toàn bộ các báo cáo tài chính, quản trị có liên quan đều phải được lập lại từ đầu và thời gian tiêu tốn cho việc này có thể mất vài ngày, thậm chí tới một tuần để hoàn thành; thì nay với sự hỗ trợ của phần mềm, người sử dụng có thể giảm tối đa thời gian lãng phí vào việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo từ vài ngày xuống còn vài phút. Do dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một nguồn duy nhất là các chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu được cung cấp bằng phần mềm kế toán mang tính nhất quán cao. Trong khi đó, với công tác kế toán thủ công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép trên nhiều sổ sách theo bản chất nghiệp vụ mà mình phụ trách, nên dễ dẫn tới tình trạng sai lệch dữ liệu trên các sổ khi tổng hợp, kéo theo công tác kế toán tổng hợp bị sai lệch. b) Tính hiệu quả Trong xã hội cạnh tranh hiện nay thông tin chính là sức mạnh, ai có thông tin nhanh hơn thì người đó có khả năng chiến thắng nhanh hơn.
Với khả 10 Bản quyền của MISA JSC Tổng quan về phần mềm kế toán năng cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanh chóng, phần mềm kế toán giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn. Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán. Trong khi phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn tính toán, lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian, chính điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. c) Tính chuyên nghiệp Bằng việc sử dụng phần mềm kế toán, toàn bộ hệ thống sổ sách của doanh nghiệp được in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất quán theo các chuẩn mực quy định.
Điều này giúp doanh nghiệp thể hiện được tính chuyên nghiệp của mình với các khách hàng, đối tác và đặc biệt là các nhà tài chính, kiểm toán và đầu tư. Đây là một yếu tố có giá trị khi xây dựng một thương hiệu cho riêng mình. c) Tính cộng tác Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán từ mua hàng, bán hàng,. cho tới lương, tài sản cố định và cho phép nhiều người làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán.
Như vậy, trong môi trường làm việc này số liệu đầu ra của người này có thể là số liệu đầu vào của người khác và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra một môi trường làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của doanh nghiệp theo chiều hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn. Phần mềm kế toán a. Đối với doanh nghiệp Đối với kế toán viên Không phải thực hiện việc tính toán bằng tay. Không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm vững được quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác.
Điều này rất hữu ích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm về nghiệp vụ. Đối với kế toán trưởng Bản quyền của MISA JSC 11 Tổng quan về phần mềm kế toán Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán. Cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho người quản lý khi được yêu cầu. Đối với giám đốc tài chính Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng.
Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng. Đối với giám đốc điều hành Có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp khi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả. Tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên nghiệp của đội ngũ, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong con mắt của đối tác, khách hàng và nhà đầu tư. Đối với cơ quan thuế và kiểm toán Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp.
Phân loại phần mềm kế toán 3.1 Phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh 3.1 Phần mềm kế toán bán lẻ Phần mềm kế toán bán lẻ (còn gọi là hệ thống POS - Point Of Sales hoặc hệ thống kế toán giao dịch trực tiếp với khách hàng - Front Office Accounting) là các phần mềm hỗ trợ cho công tác lập hóa đơn, biên lai kiêm phiếu xuất bán và giao hàng cho khách hàng. Tùy từng lĩnh vực và phần mềm cụ thể mà phần mềm này có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho. Nhìn chung phần mềm này có tính năng đơn giản và các báo cáo do phần mềm cung cấp chỉ là các báo cáo tổng hợp tình hình bán hàng và báo cáo tồn kho. Loại phần mềm này chủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp có siêu thị, nhà hàng hoặc kinh doanh trực tuyến trên Internet.
Kết quả đầu ra của phần 12 Bản quyền của MISA JSC Tổng quan về phần mềm kế toán mềm này sẽ là đầu vào cho phần mềm kế toán tài chính quản trị. Trong môn học này không đề cập sâu tới các phần mềm kế toán loại này.2 Phần mềm kế toán tài chính quản trị Phần mềm kế toán tài chính quản trị (hay phần mềm kế toán phía sau văn phòng - Back Office Accounting) dùng để nhập các chứng từ kế toán, lưu trữ, tìm kiếm, xử lý và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo phân tích thống kê tài chính. Môn học kế toán máy chủ yếu đề cập tới loại phần mềm này.2 Phân loại theo hình thức sản phẩm 3.1 Phần mềm đóng gói Phần mềm đóng gói là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm. Loại phần mềm kế toán này thường được bán rộng rãi và phổ biến trên thị trường.1 Giá thành rẻ: Do được bán và sử dụng rộng rãi cho nhiều doanh nghiệp nên chi phí phát triển được chia đều cho số lượng người dùng.
Vì vậy giá thành của loại phần mềm này thường rất rẻ, chi phí nâng cấp, cập nhật, bảo hành, bảo trì của sản phẩm cũng cực kỳ hợp lý so với đầu tư ban đầu.2 Tính ổn định của phần mềm cao: Do được nhiều doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau sử dụng nên phần mềm có tính ổn định cao, do các lỗi (nếu có) của phần mềm sẽ được người dùng nhanh chóng phát hiện và nhà cung cấp cũng nhanh chóng có biện pháp khắc phục và sửa chữa kịp thời.3 Nâng cấp, cập nhật nhanh chóng: Do nhà cung cấp phần mềm đóng gói chỉ quản lý một bộ mã nguồn duy nhất nên việc cập nhật sửa lỗi hoặc cập nhật, nâng cấp khi có sự thay đổi của chế độ kế toán sẽ rất nhanh chóng và đồng loạt cho các công ty đang sử dụng tại một thời điểm.4 Chi phí triển khai rẻ: Phần mềm đóng gói bao giờ cũng có đầy đủ tài liệu hướng dẫn, tài liệu giảng dạy và rất nhiều các tài liệu khác kèm theo giúp người dùng có thể tự cài đặt và đưa vào sử dụng mà không cần phải qua đào tạo từ phía nhà cung cấp, nên sẽ giảm thiểu được chi phí triển Bản quyền của MISA JSC 13 Tổng quan về phần mềm kế toán khai cho người sử dụng.5 Thời gian triển khai ngắn và dễ dàng: Khi có nhu cầu sử dụng phần mềm đóng gói, người sử dụng chỉ việc mua và đưa vào triển khai ngay lập tức mà không cần phải chờ đợi nhà cung cấp khảo sát hay lập trình thêm các tính năng mới theo yêu cầu. Nhược điểm Do được phát triển với mục đích sử dụng cho nhiều doanh nghiệp hoạt động trong nhiều loại hình khác nhau mà vẫn bảo đảm được tính đơn giản, nhỏ gọn và dễ sử dụng nên một số các yêu cầu nhỏ đặc thù của doanh nghiệp sẽ không có trong phần mềm.2 Phần mềm đặt hàng Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm thiết kế riêng biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp trong cùng một tập đoàn theo đơn đặt hàng.