Chương 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Mục tiêu của chương: Sau khi học xong chương này người học có thể: Hiểu được các nội dung cơ bản về hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin kế toán. Xác định được các cách phân loại và cấu trúc của hệ thống thông tin kế toán. Vận dụng công cụ kỹ thuật sử dụng trong hệ thống thông tin kế toán vào trong đơn vị. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ (Management Information Systems - MIS) 1.
Khái niệm hệ thống thông tin quản lý a) Khái niệm hệ thống Hệ thống (System) là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có mối liên hệ với nhau, liên kết với nhau theo một trình tự nhất định, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố đầu vào và tạo ra các yếu tố ra trong một quá trình chuyển đổi có tổ chức. Hoặc có thể hiểu, hệ thống là một thực thể, một nơi chứa nhiều các thành phần, bộ phận có tính tương tác với nhau nhằm đạt được một hay một số mục tiêu nào đó. Khái niệm hệ thống thường gắn với các hoạt động của con người và được sử dụng nhiều trong đời sống như hệ thống giáo dục, hệ thống giao thông, hệ thống pháp luật, hệ thống kinh tế, hệ thống quản lý doanh nghiệp. Chẳng hạn, đối với hệ thống giao thông bao gồm đường, cầu, cảng, phương tiện giao thông mục tiêu của hệ thống là vận chuyển con người hàng hóa từ nơi này đến nơi khác; Hệ thống quản lý doanh nghiệp: Ban giám đốc, phòng quản lý, phòng bán hàng, phòng kế toán… mục đích là quản lý, sử dụng hiệu quả tài sản.
14 b) Khái niệm thông tin Thông tin (Information) là những dữ liệu mà đã được xử lý, là những nội dung có nghĩa và hữu ích cho người sử dụng. Trong mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống con người luôn cần đến thông tin. Thông tin mang lại cho con người sự hiểu biết để nhận thức tốt hơn về những gì đã và đang diễn ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói riêng và trong đời sống xã hội nói chung. c) Khái niệm hệ thống thông tin Hệ thống thông tin (Information system – IS) là hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối dữ liệu thông tin.
Các yếu tố cấu thành nên hệ thống thông tin gồm: Dữ liệu đầu vào, thành phần xử lý, thành phần lưu trữ, thông tin đầu ra, kiểm soát. Trong đó: - Dữ liệu đầu vào: Bao gồm các nội dung cần thiết thu thập và các phương thức thu thập dữ liệu cho hệ thống thông tin. - Thành phần xử lý: Các quá trình, bộ phận thực hiện hoạt động xử lý các nội dung dữ liệu đầu vào đã thu thập như phân tích tổng hợp, ghi chép, xác nhận để làm biến đối tính chất, nội dung của dữ liệu tạo ra các thông tin theo yêu cầu sử dụng. - Thành phần lưu trữ: Lưu trữ các nội dung dữ liệu đầu vào hoặc thông tin tạo ra của quá trình xử lý để phục vụ cho những quá trình xử lý và cung cấp thông tin về sau.
- Thông tin đầu ra: Nội dung của thông tin và phương thức cung cấp thông tin tạo ra từ hệ thống các đối tượng sử dụng. - Kiểm soát: Là quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nhằm cung cấp thông tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu của hệ thống đặt ra. Đồng thời, phản hồi những sai sót, hạn chế của các thành phần của hệ thống thông tin để khắc phục, sửa chữa. 15 d) Khái niệm hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems - MIS) là một nhóm các phần tử tác động qua lại lẫn nhau có tổ chức nhằm tạo ra dữ liệu để thực hiện việc ra quyết định, đáp ứng mục tiêu đã đề ra của tổ chức.
Thành phần hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống bao gồm các thiết bị (phần cứng, phần mềm), con người, dữ liệu thông tin và các thủ tục quản lý tổ chức nhằm cung cấp thông tin cho các nhà quản lý trong việc ra quyết định. Phân loại hệ thống thông tin quản lý Phân loại hệ thống thông tin quản lý thường dựa vào cấp độ quản lý sử dụng thông tin và theo nội dung kinh tế của quá trình sản xuất kinh doanh. Phân loại theo các cấp độ quản lý sử dụng thông tin trong doanh nghiệp Theo tiêu thức phân loại này, hệ thống thông tin quản lý phân loại gắn với ba cấp độ quản lý đó là hệ thống xử lý nghiệp vụ, hệ thống hỗ trợ ra quyết định và hệ thống hỗ trợ điều hành. Trong đó: - Hệ thống xử lý nghiệp vụ (Transaction process Systems - TPS): Thu thập, phản ánh hàng ngày sự phát sinh của các hoạt động kinh tế của tổ chức, giúp cung cấp thông tin kinh tế để phục vụ việc kiểm soát hoạt động.
- Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System - DSS): Sử dụng các dữ liệu từ hệ thống xử lý nghiệp vụ để tổng hợp, phân tích thông tin theo yêu cầu của từng nhà quản lý ở cấp độ kiểm soát quản lý. - Hệ thống chuyên gia (Expert Systems - ES): Thông tin cung cấp từ các hệ thống mang tính khái quát, tổng hợp cao như thông tin về năng lực của nhà cung cấp, hiệu quả và năng lực của tổ chức, thị hiếu của khách hàng.Thông tin này được sử dụng để nhà quản lý cấp cao xây dựng chiến lược, chính sách trung và dài hạn. Đồng thời, giúp các nhà quản lý cấp cao trong việc dự đoán và định hướng tương lai. Phân loại theo nội dung kinh tế của quá trình sản xuất kinh doanh Phân loại theo nội dung kinh tế của quá trình sản xuất kinh doanh, hệ thống thông tin quản lý bao gồm: Hệ thống thông tin thị trường, hệ thống thông tin sản 16 xuất, hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin kế toán, hệ thống thông tin nhân sự.
Trong đó: - Hệ thống thông tin thị trường: Cung cấp thông tin liên quan đến thị trường như: Khách hàng, giá cả, sản phẩm cạnh tranh, các kênh phân phối. - Hệ thống thông tin kế toán: Cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ kinh tế tài chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích, lập kế hoạch, lập các báo cáo kế toán. - Hệ thống thông tin sản xuất: Cung cấp thông tin liên quan tới sản xuất như: Kế hoạch sản xuất, hàng tồn kho, chi phí sản xuất, công nghệ sản xuất. - Hệ thống thông tin tài chính: Cung cấp thông tin liên quan tới lĩnh vực tài chính như: Tình hình thanh toán các khoản nợ vay, tỷ giá ngoại tệ, tỷ lệ lãi vay, cho vay.
- Hệ thống thông tin nhân sự: Cung cấp thông tin về nguồn nhân lực và cách sử dụng nhân lực như: Thị trường nguồn nhân lực, xu hướng sử dụng nguồn nhân lực chính sách tuyển dụng, chế độ đãi ngộ, thông tin về các khoản thanh toán lương. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN (Accounting Information System - AIS) 1. Khái niệm Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System - AIS) là hệ thống thông tin ghi nhận, lưu trữ, xử lý các dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính và các dữ liệu liên quan đến việc lập kế hoạch, lập báo cáo kế toán nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho người sử dụng. Như vậy, có thể hiểu các dữ liệu về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh chính là các yếu tố đầu vào của hệ thống thông tin kế toán.
Quá trình xử lý dữ liệu là quá trình ghi chép, tổng hợp, phân tích các dữ liệu kế toán bằng các phương pháp kế toán thích hợp và sử dụng các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ. Đầu ra của hệ thống thông tin kế toán là các báo cáo kế toán. Các báo cáo kế toán sẽ cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán để đưa ra các quyết định sản xuất, kinh doanh.1: Quy trình xử lý, cung cấp thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán chính là sự giao thoa giữa lĩnh vực kế toán và hệ thống thông tin. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực kế toán hiện nay có xu hướng ngày càng phát triển và hầu hết được các doanh nghiệp áp dụng vào đơn vị.
Hệ thống Hệ thống Kế toán thông tin kế thông tin toán Hình 1.1: Mối quan hệ giữa kế toán và hệ thống thông tin 1. Phân loại hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán thường phân loại theo hai hai tiêu chí: Đặc điểm cung cấp thông tin và phương thức xử lý thông tin. Phân loại theo đặc điểm cung cấp thông tin Phân loại theo đặc điểm cung cấp thông tin, hệ thống thông tin kế toán gồm hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Theo cách phân loại này sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho từng đối tượng sử dụng thông tin.
- Hệ thống thông tin kế toán tài chính: Cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài. Những thông tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành. Kết quả đầu ra của thông tin kế toán tài chính được thể hiện trên các báo cáo tài chính. - Hệ thống thông tin kế toán quản trị: Cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về tài chính kinh tế đối với doanh nghiệp.
Thông tin này nhằm phục vụ cho quá trình lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định. Kết quả đầu ra của hệ thống thông tin kế toán quản trị là các báo cáo kế toán quản trị. Phân loại theo phương thức xử lý Phân loại theo phương thức xử lý, hệ thống thông tin kế toán gồm: Hệ thống thông tin kế toán thủ công, hệ thống thông tin kế toán máy tính và hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính. Theo cách phân loại này sẽ cung cấp thông tin làm cơ sở để đánh giá khả năng xử lý của hệ thống thông tin kế toán hiện hành.
- Hệ thống thông tin kế toán thủ công: Là toàn bộ công việc kế toán từ phân tích nghiệp vụ, ghi chép, lưu trữ, tổng hợp, lập báo cáo. Nguồn lực chủ yếu thực hiện đối với hình thức này là con người.