Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ GIAO TIẾP KINH DOANH MỤC TIÊU CHƯƠNG: Giúp người đọc: -Hiểu được thế nào là giao tiếp và giao tiếp trong kinh doanh -Hiểu được tại sao giao tiếp kinh doanh rất quan trọng với cá nhân và tổ chức -Chỉ ra và giải thích được các mục tiêu của giao tiếp kinh doanh -Miêu tả được các kiểu giao tiếp kinh doanh -Hiểu và giải thích được quá trình giao tiếp kinh doanh -Nhận dạng các rào cản giao tiếp và miêu tả được cách tháo gỡ chúng. -Hiểu và vận dụng tốt các nguyên tắc của giao tiếp kinh doanh NỘI DUNG CHƯƠNG: 1. Khái luận về giao tiếp và giao tiếp trong kinh doanh 1.
Tầm quan trọng của giao tiếp kinh doanh 1. Mục tiêu của giao tiếp kinh doanh 1. Các kiểu giao tiếp trong kinh doanh 1. Quá trình giao tiếp kinh doanh 1.
Các rào cản giao tiếp trong kinh doanh 1. Nguyên tắc giao tiếp trong kinh doanh 1. KHÁI LUẬN VỀ GIAO TIẾP VÀ GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH Con người luôn sống trong một xã hội nhất định. Trong quá trình sống và làm việc chung với mọi người, con người sử dụng phần lớn thời gian của mình để giao tiếp: trao đổi thông tin, kinh nghiệm; chia sẻ tâm tư tình cảm, niềm vui, nỗi buồn; hợp tác, giúp đỡ lẫn nhau.
Giao tiếp được sử dụng hầu như trong tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hoá, xã hội, đặc biệt là trong kinh doanh. Vì vậy, giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng nhất để thành công trong cuộc sống cũng như trong kinh doanh. Các kỹ năng nghe, nói, đọc và viết tốt như thế nào sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của những mối quan hệ cá nhân và giúp quyết định sự tiến triển trong sự nghiệp của cá nhân nói riêng và tổ chức nói chung. Trong tiếng Anh, người ta dùng từ “communication” để nói về giao tiếp.
Từ “communication” bắt nguồn từ từ Latin “communis” có nghĩa là chung. Khi những cá nhân giao tiếp, họ cố gắng thiết lập cái hiểu chung giữa họ. Vì vậy, giao tiếp kinh doanh là tiến trình thiết lập sự hiểu biết chung giữa mọi người trong môi trường kinh doanh. Giao tiếp là hành vi và quá trình, trong đó con người tiến hành trao đổi thông tin với nhau, nhận thức, đánh giá về nhau, tác động qua lại, ảnh hưởng lẫn nhau.
Giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin giữa các chủ thể tiến hành giao tiếp, một người-người gửi- gửi thông tin đến một hay nhiều người khác- người nhận. Người nhận sau khi nhận được thông điệp của người gửi sẽ gửi lại thông điệp phản hồi để chứng tỏ rằng đã nhận được thông điệp và hiểu nó. Do đó, giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin hai chiều. Trong kinh doanh, giao tiếp diễn ra thường xuyên, liên tục và xuyên suốt tất cả mọi hoạt động kinh doanh dưới đủ các hình thức giao tiếp khác nhau.
Thực chất, giao tiếp kinh doanh chính là hoạt động xác lập và vận hành mối quan hệ kinh tế, kinh doanh giữa các chủ thể nhằm thoả mãn những nhu cầu nhất định về lợi ích kinh tế, kinh doanh. Các chủ thể kinh doanh cần thiết phải xác lập mối quan hệ của mình với những cơ quan Chính phủ, các tổ chức phi Chính phủ, cộng đồng xung quanh doanh nghiệp, khách hàng, đối tác, giới truyền thông. Chính vì vậy, giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng nhất trong kinh doanh. TẦM QUAN TRỌNG CỦA GIAO TIẾP KINH DOANH Giao tiếp gắn với mỗi người từ lúc sinh ra cho đến khi mất đi, gắn với xã hội loài người thông qua sự đa dạng phong phú của nhu cầu.
Giaotiếp như mạch máu thông suốt và gắn kết mọi quan hệ phát sinh trong xã hội loài người. Phát triển kỹ năng giao tiếp là cần thiết đối với không chỉ sinh viên, mà còn cần thiết khi sinh viên bước vào công việc và với tư cách một cá nhân của toàn xã hội, giúp cho con người tự tin hơn trong công việc, trong cuộc sống. Kỹ năng giao tiếp còn có những ảnh hưởng tích cực đến các mối quan hệ trong công việc và trong cuộc sống nói chung. Kỹ năng giao tiếp tốt cùng với các điều kiện kỹ thuật khác là một trong những điều kiện tiên quyết mà các nhà tuyển dụng tìm kiếm ở các ứng viên cho các vị trí quản lý doanh nghiệp.
Giao tiếp là kỹ năng cần thiết tại nơi làm việc Những nhà kinh doanh chuyên nghiệp cho rằng việc giao tiếp hiệu quả được đánh giá cao trong những kỹ năng cần thiết để thành công trong kinh doanh, số lượng và các loại hoạt động giao tiếp liên quan đến công việc phụ thuộc vào lĩnh vực làm việc và cấp bậc chịu trách nhiệm. Ví dụ: người làm công việc bán hàng qua điện thoại sử dụng phần lớn thời gian làm việc của họ gọi điện cho những khách hàng tiềm năng; kế toán viên thu thuế đầu vào dành phần lớn thời gian của họ thực hiện và thao tác trên nguồn dữ liệu; những chuyên gia PR thu thập thông tin và viết các mẩu báo; và giám đốc nhân sự chú trọng vào các cuộc họp, huấn luyện nhân viên và chuẩn bị bản báo cáo. Một học giả Mỹ đã từng nói: “Sự thành công của một người chỉ có 15% dựa vào kỹ thuật chuyên môn, còn 85% phải dựa vào những quan hệ giao tiếp và tài năng xử thế của người ấy”. Kết quả điều tra độc giả của Tạp chí Kinh doanh Havard cũng đưa ra những con số rất đáng chú ý: - 100% số người được hỏi cho rằng: giao tiếp có vai trò đặc biệt quan trọng - Trong các lĩnh vực mua bán và xúc tiến thương mại – đầu tư thì giao tiếp nhờ kỹ năng nói được xếp vị trí cao nhất trong số 15 kỹ năng quan trọng cần thiết phải có.
- 90 % số giám đốc phụ trách nhân sự khẳng định rằng: giao tiếp vẫn tiếp tục đóng vai trò chủ đạo đảm bảo sự thành công trong hoạt động kinh doanh ở thế kỉ 21. - Các nhà quản trị sử dụng 75 -80 % thời gian làm việc trong ngày cho giao tiếp, có nghĩa là cứ 1 giờ làm việc thì họ dùng 45 phút cho việc giao tiếp. Cách thức và thời điểm giao tiếp kinh doanh khác nhau tùy thuộcvào phạm vi giao tiếp Doanh nghiệp phải có hệ thống giao tiếp nội bộ và bên ngoài hiệu quả để thành công. Các hoạt động bên trong phụ thuộc vào sự trao đổi thông tin hằng ngày giữa các nhân viên.
Việc thực hiện mục tiêu, hướng dẫn công việc, dữ liệu về tài chính, đơn đặt hàng của khách hàng, dữ liệu về hàng tồn kho, vấn đề về sản xuất và các giải pháp, và bản báo cáo sản xuất của nhân viên minh hoạ cho các giao tiếp nội bộ trog hoạt động của công ty. Tổ chức hoàn thành kế hoạch dài hạn và ra quyết định chiến lược bằng cách dựa vào những điều tra, báo cáo, kiến nghị, sự hội ý, đánh giá và dự đoán. Giao tiếp bên ngoài xây dựng sự tín nhiệm, đem đến các đơn đặt hàng và bảo đảm tiếp tục tồn tại và tăng trưởng. Giao tiếp bên ngoài hàng ngày bao gồm những cuộc điện thoại bán hàng, mẩu quảng cáo sản phẩm, các bài báo, mục tuyển dụng, giao dịch ngân hàng, và định kỳ báo cáo cho các cơ quan chính quyền,.
Giao tiếp bên ngoài có tác động lâu dài bao gồm thông tin sản phẩm mới, kế hoạch mở rộng nhà máy, tài trợ cho các hoạt động cộng đồng, và báo cáo năm. Giao tiếp hiệu quả làm tăng lợi ích cho cá nhân và tổ chức Đối với tổ chức Khi tiến hành các hoạt động chung, giữa các thành viên của tổ chức cần trao đổi thông tin với nhau, giúp hoạt động của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả. Trong quá trình giao tiếp, các nhà quản trị thường sử dụng các phương pháp: ám thị, thuyết phục, áp lực nhóm. để hướng hoạt động của nhân viên vào việc thực hiện các mục đích chung của tổ chức; các nhà đàm phán bàn bạc, thỏa thuận với đối tác để đạt được những hợp đồng mang lại lợi ích cho cả đôi bên; các nhân viên bán hàng thuyết phục người tiêu dùng mua sản phẩm của công ty.
Một tổ chức có nhiều bộ phận với những chức năng, nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Tổ chức chỉ có thể hoạt động hiệu quả một khi các bộ phận chức năng này phối hợp hoạt động với nhau một cách nhịp nhàng bằng con đường giao tiếp. Trong quá trình giao tiếp, con người còn tạo ra những cảm xúc, khuyến khích hành động của đối tác giao tiếp. Các nhà quản trị sử dụng các biện pháp động viên khuyến khích về vật chất và tinh thần để tạo ra những cảm xúc tốt đẹp, bầu không khí làm việc tốt, để đạt được hiệu quả công việc cao.
Giao tiếp làm con người chấp nhận chia sẻ thông tin với mọi người xung quanh, xích lại gần nhau hơn, tạo lập các mối quan hệ để cùng phối hợp hành động, làm cho cuộc sống tốt đẹp, hiệu quả hơn. Trong giao tiếp, người ta còn chia sẻ cảm xúc, tình cảm và tìm được sự đồng cảm, đồngđiệu, cảm thông và giải tỏa được cảm xúc của mình. Con người cũng tiếp thu được các kinh nghiệm xã hội, nhờ đó tâm hồn trở nên phong phú hơn, tri thức sâu sắc hơn, các tiêu chuẩn đạo đức như tinh thần trách nhiệm, nghĩa vụ, tính trung thực, lòng vị tha. được hình thành và thể hiện.
Con người còn đánh giá được chính bản thân mình, biết được điểm mạnh, điểm yếu và không ngừng phấn đấu để hướng tới “chân, thiện, mỹ”. Đối với cá nhân - Có được công việc như mong muốn: Giao tiếp hiệu quả hỗ trợ thiết kế một bản sơ yếu lý lịch có uy thế, viết một bức thư xin việc thuyết phục, phỏng vấn với tư thế đĩnh đạc và tự tin, và có được công việc như mong muốn. - Thăng chức: Phát triển trong nghề nghiệp phụ thuộc vào việc trao đổi năng lực chuyên môn với người khác và duy trì mối quan hệ hiệu quả với họ. - Lãnh đạo: Khả năng thúc đẩy và giúp những người khác thành công phụ thuộc ở sự hiểu biết, tính tự nhiên của con người và thành thạo các kỹ năng giao tiếp.
- Hiệu quả trong công việc: Thành quả công việc được nâng cao bởi khả năng nghe hiệu quả, nói rõ ràng, và viết có tính chuyên môn cao. - Quan hệ tốt đẹp với những người khác: Những mối quan hệ kinh doanh và quan hệ cá nhân thành công phụ thuộc vào sự tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau; giao tiếp có đạo đức, tức là với sự quan tâm và lòng trắc ẩn là cần thiết.